Votre guide ultime pour créer une facture

Lancer une nouvelle entreprise est une aventure passionnante, remplie d'opportunités et de défis. La plupart des fondateurs de petites entreprises portent plusieurs casquettes, y compris celles des ressources humaines, de la comptabilité et des ventes. Ils doivent donc se familiariser avec des processus spécifiques, tels que l'envoi de factures et la structuration de la paie pour bien gérer l'entreprise.

Que vous ayez besoin de facturer vos services ou que vous soyez sur le point d'embaucher des sous-traitants, tôt ou tard, vous tomberez sur une facture. Savez-vous comment la remplir ? Ou en créer une de toutes pièces ?

Rassurez-vous - cet article est le guide ultime des factures : vous apprendrez ce qu'elles sont et quelles informations elles doivent inclure.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document commercial qui sert d'enregistrement d'une transaction entre un acheteur et un vendeur. Vous pouvez trouver une définition complète et une explication de l'utilisation d'une facture dans notre glossaire du travail à distance.

Quels éléments à prendre en compte dans une facture ?

Une facture est un document commercial formel. Bien que chaque facture puisse légèrement différer, il y a quelques éléments essentiels à intégrer.

• Un numéro de facture
• Une date
• Des coordonnées professionnelles
• Des descriptions de biens et services
• Des conditions de paiement

Analysons ces éléments plus en détail.

Numéro de facture

Chaque facture possède un numéro de facture unique qui sert de référence. Il existe plusieurs façons d'attribuer des numéros de facture, mais il est recommandé de maintenir une approche unique (nous en parlerons plus tard).

Date

Une facture doit être horodatée avec la date à laquelle elle est envoyée. L'exactitude est essentielle pour maintenir des comptes clairs et faciliter la référence à un travail précédent. La facture doit également indiquer une date limite pour le paiement.

Normalement, la date d'échéance est de 30 jours après la date de la facture (le jour où la facture est envoyée). Cependant, certaines transactions offrent un délai plus long pour aider à gérer le flux de trésorerie.

Coordonnées professionnelles

La facture doit indiquer clairement les coordonnées de l'acheteur et du vendeur, y compris le nom et le numéro de téléphone du client. Les coordonnées permettent de clarifier rapidement toute divergence et facilitent le suivi du paiement. Elles garantissent également la légalité du document. Un conseil : assurez-vous bien de l'exactitude de l'orthographe et des informations.

Descriptions des produits et services

Les factures se composent de détails par ligne. Chaque ligne décrit un produit ou un service rendu et inclut le coût unitaire, la quantité, les taux de taxe et le coût total. Ces lignes peuvent concerner des services basés sur un tarif horaire ou des produits réels.

Montant total

Le montant total de la facture doit refléter en détail tous les produits et services. Notez tout rabais appliqué et indiquez si la taxe de vente est incluse ou non.

Conditions de paiement

Les conditions de paiement sont intégrées à la facture pour éviter la moindre confusion. La facture doit inclure la date d'échéance du paiement, les éventuelles remises appliquées, les détails de paiement anticipé et les frais de retard.

Conseil de pro : Ajouter une note personnalisée est un petit geste qui peut avoir un grand impact. Par exemple, remerciez le client de faire affaire avec vous.

Qu'est-ce que le numéro de facture ?

Chaque facture comprend un numéro de facture qui est utilisé pour les références internes et externes. Normalement, ils sont ajoutés dans le coin supérieur droit du document.

Certaines entreprises demandent également que le numéro de facture soit utilisé comme référence pour les paiements électroniques.

Il existe quelques meilleures pratiques lors de l'attribution des numéros de facture. Par exemple, vous devriez conserver votre format de facturation choisi, surtout lorsque vous envoyez des factures récurrentes.

Il existe plusieurs façons d'attribuer des numéros de facture. En voici quelques-unes.

Séquentiel

De nombreux outils de facturation basés sur le cloud utilisent des formats de numérotation séquentielle, c'est pourquoi beaucoup d'entreprises choisissent d'assigner des factures en utilisant le même format.

Le premier numéro commence par le chiffre 1, puis les factures suivantes prennent le numéro suivant dans la séquence. Par exemple, la Facture n°001 sera la première, et la Facture n°002 suivra.

Le format séquentiel facilite le maintien de la cohérence et empêche les doublons de numéros de facture.

Chronologique

La méthode chronologique de facturation classe les factures selon la date à laquelle elles sont générées. Chaque numéro de facture commencera par le format de date. Un numéro de facture unique est ensuite ajouté.

Par exemple, si vous envoyez une facture le 31/10/2021 et que vous avez choisi le format de numéro unique 001, alors un numéro de facture chronologique sera 2021-10-31-001.

Par identifiant client

Les entreprises qui gèrent plusieurs clients différents peuvent choisir des identifiants clients uniques. Le processus est similaire à la numérotation chronologique avec une petite différence. Au lieu d'inclure la date avant le numéro unique, vous ajoutez l'identifiant client.

L'identifiant client peut être un numéro (comme 240) ou il peut être alphabétique (comme CAN). Par conséquent, le numéro de facture peut apparaître sous la forme 240-001 ou CAN-001.

Par ID de projet

Les numéros d'identification de projet fonctionnent de manière similaire aux numéros d'identification client, mais le numéro est basé sur les projets plutôt que sur les clients. Certaines entreprises, comme celles dans le secteur de la construction, trouvent cette méthode particulièrement efficace.

Encore une fois, l'identifiant de projet peut être numérique ou alphabétique et suivra le même format qu'un identifiant client.

Facture vs. addition - quelle est la différence ?

Imaginez une fête d'anniversaire dans votre restaurant favori. Après une soirée en bonne compagnie, avec des plats savoureux et des vins délicats, vous demandez à payer. Le serveur apporte l'addition (ou la note) et vous présentez immédiatement votre carte de crédit. Dans ce cas, le serveur a bien remis une addition et non une facture.

Les gens utilisent les termes facture et note de manière interchangeable. Bien qu'il existe des similitudes fondamentales, il y a une différence qui mérite d'être notée.

Tant une facture qu'une note détaillent le montant dû après une transaction commerciale. Cependant, l'échéance de paiement d'une facture est généralement à une date ultérieure. En revanche, une addition/note exige un paiement immédiat.

Une note est un sous-ensemble d'une facture commerciale, servant de demande de paiement. Même avec une légère différence dans les détails de paiement, certaines industries préfèrent utiliser le terme note plutôt que facture commerciale.

Facture vs. bon de commande - quelle est la différence ?

Certaines personnes confondent également une facture avec un bon de commande. Il est important de différencier ces deux documents car ils ont des fonctions différentes. Essentiellement, un bon de commande précède un achat, confirmant les coûts et détails de la transaction.

Une facture est générée par le vendeur et créée après l'achat ; elle demande le paiement et confirme les conditions. Un bon de commande est généré par l'acheteur et créé avant l'achat ; il confirme la commande et décrit les conditions.

Meilleures pratiques pour les factures

Le sujet de l'argent peut rendre toute discussion un peu tendue et gênante. Facturer un client pour de grosses sommes d'argent et faire des demandes de paiement peut être difficile, mais cela ne devrait pas être le cas. Il existe des manières professionnelles de demander un paiement à un client.

Voici quelques conseils pour créer (et envoyer) des factures professionnelles.

Rédigez clairement tous les détails

Certaines transactions commerciales sont simples. Par exemple, la facture de vente pour une commande en gros de tasses en céramique inclura la quantité, la description du produit et le coût par unité.

Cependant, certaines ententes commerciales impliquent plus de pièces mobiles. Ces détails devraient être décrits à titre informatif. Par exemple, un photographe de mariage peut inclure des offres spécifiques dans un forfait, comme un nombre d'heures déterminé le jour même, un nombre prédéfini de photographies, etc.

Il est important que la liste détaillée soit précise et mentionne des détails spécifiques. Si la facture concerne des biens physiques, vous devriez également inclure votre SKU et l'identifiant du produit.

Conseil principal : Indiquez clairement sur la facture si les taxes sont incluses ou non dans le coût.

Facturez au bon moment

Envoyez une facture dès que les services sont rendus ou que les produits sont livrés. Une fois le travail terminé, vous pouvez exiger le paiement. L'envoi d'une facture en temps opportun évitera un retard de paiement et aidera à gérer le flux de trésorerie. Toute pénalité pour retard de paiement doit être précisée dans les conditions de paiement.

Proposez des options de paiement en ligne

Dans le passé, les entreprises réglaient leurs comptes en remettant de l'argent liquide. Avec l'évolution de la technologie, la banque en ligne est devenue la norme. Elle profite aux deux parties dans la transaction commerciale, offrant un processus de paiement facile et pratique.

Les options de paiement en ligne encouragent les paiements ponctuels et améliorent l'expérience client.

Il existe plusieurs façons de faciliter la gestion des paiements en ligne. Envisagez les options suivantes comme point de départ.

• Fournissez les coordonnées bancaires en ligne (et assurez-vous qu'elles sont exactes)
• Exigez une preuve de paiement sur votre adresse e-mail.
• Fournissez un numéro de référence facile à inclure pour le client.
• Investissez dans une plateforme de comptabilité en ligne qui simplifie les processus financiers.

Définissez des conditions de paiement claires

Normalement, les entreprises accordent à leurs clients un délai de 30 jours pour régler le solde. Cependant, ces conditions de paiement peuvent être modifiées en fonction de ce qui convient le mieux à votre entreprise et de la relation que vous entretenez avec votre client.

Quel que soit le mode de paiement que vous choisissez, il est important de préciser ces détails sur la facture. Par exemple, de nombreuses entreprises demandent que le montant total soit payé en un seul versement. Certaines entreprises exigent un acompte ou un paiement partiel avant que les services ne soient rendus, tandis que d'autres accordent jusqu'à 90 jours pour effectuer le paiement.

Maîtrisez bien votre secteur d'activité et la complexité de vos projets.

Utilisez la facturation récurrente lorsque cela est pertinent

Si vous faites régulièrement des affaires avec le même client, il est judicieux d'utiliser un système de numérotation de factures récurrentes. Les factures récurrentes deviennent plus faciles à produire en utilisant des plateformes de comptabilité. Les avantages sont clairs : une amélioration du flux de trésorerie, un gain de temps sur l'administration et l'automatisation des processus de paiement.

Conseil de pro : Si vous avez un client sous contrat de maintenance, vous pouvez suggérer un prélèvement automatique. Gardez à l'esprit que le processus de facturation doit toujours avoir lieu afin que l'argent ait une trace écrite.

Accompagnez la facture d'un email

Recevoir une facture pour un montant important peut être déconcertant. Adoucissez le choc en envoyant un e-mail avec la demande de paiement.

Prenez le temps de remercier le client pour son achat et noter toute information supplémentaire dans un email. En fonction de votre relation avec le client, vous pouvez même ajouter une touche d'humour ! Prendre le temps de rédiger un email avec la facture peut faciliter le recouvrement du paiement.

Travaillez uniquement lorsque le paiement est effectué

N'hésitez pas à suspendre le travail ou à arrêter les projets si un client ne paie pas à temps. Pour vous protéger, incluez une clause stipulant que le travail dépend du paiement ponctuel. Comme une facture n'est pas un document légal, vous devez définir tous les accords à l'avance.

Comment créer une facture ?

Les factures ont évolué, passant de documents manuscrits à des factures électroniques, et maintenant à des factures en ligne et mobiles. Les fondateurs d'entreprises traditionnelles préfèrent encore rédiger des factures à la main sur papier, tandis que les entreprises modernes ont adopté des approches plus efficaces.

Aujourd'hui, les factures numériques sont faciles à rédiger, modifier et envoyer. Nous vous recommandons de créer une facture en ligne et de l'envoyer à vos clients par e-mail. Le processus est efficace, économique et pratique pour les deux parties.

Utiliser un modèle de facture est le moyen le plus simple pour commencer. Les plateformes de logiciels de comptabilité proposent des modèles et un générateur de factures que vous pouvez mettre à jour pour inclure les détails de votre entreprise. Assurez-vous d'inclure toutes les informations nécessaires lors de la création de votre facture.

Si votre entreprise n'investit pas dans une plateforme comptable, il existe de nombreux modèles gratuits que vous pouvez télécharger sur Internet - il vous suffit de faire une recherche rapide sur Google.

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