Vous envisagez de recruter des freelances ?
Cette forme de relation d'affaires offre de nombreux avantages pour vous en tant qu'employeur. Cependant, l'embauche de freelances comporte aussi son lot d’enjeux et parfois d’inconvénients.
En effet, en tant que client, vous n'avez pas la main sur la méthode de travail de l'entrepreneur ni sur le lieu où il opère, mais vous avez une obligation de résultat. Cependant, l'engagement contractuel que vous établissez avec votre freelance à travers le contrat de travail ou le contrat de prestation de services pourrait ne pas suffire pour assurer la protection de vos informations sensibles, données confidentielles et secrets commerciaux.
Alors, que faire en cas de violation de la confidentialité ? Un freelance peut-il signer un accord de confidentialité ? Que devrait inclure cet accord ?
Cet article vous aidera à rédiger un accord de confidentialité pour assurer la non-divulgation des données confidentielles de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un accord de non-divulgation ?
Un accord de non-divulgation, autrement dénommé accord de confidentialité (Non Disclosure Agreement soit l’acronyme NDA en anglais) est un type de document utilisé entre un employeur et un collaborateur (employé salarié ou freelance). Cet accord bilatéral, c’est-à-dire signé par les deux parties, interdit à l'employé de divulguer toute information confidentielle relative à l'entreprise avec laquelle il débute une relation contractuelle. Par la même occasion, cet accord de confidentialité protège votre organisation contre le vol, notamment en matière de propriété intellectuelle qui pourrait être commis par un tiers. C’est le cas lorsque le contractant diffuse les secrets commerciaux de l'employeur ou autres informations sensibles privilégiées.
Ce document a donc pour fonction de protéger légalement l'employeur contre la divulgation non autorisée des informations à caractère confidentiel de l'entreprise : informations financières, bases de données de clients, liste des personnes composant l’entreprise ou bien d’autres informations exclusives appartenant à la partie qui recrute.
Le saviez-vous ? En 2018, une étude a révélé qu'un tiers des employés aux États-Unis sont liés par ce type d'accord. En France, cet accord de confidentialité est souvent intégré dans le contrat de travail. Il comporte généralement une clause de non-concurrence et une clause de confidentialité pour protéger les informations sensibles et l'avantage concurrentiel de l'entreprise... Un document primordial en cas de litige qui peut tout à fait être exigé aux freelances avec qui vous travaillez !
NDA : un freelance peut-il signer un accord de confidentialité en France ?
Absolument, non seulement il est possible de faire signer un accord de confidentialité à vos freelances, mais cela est également recommandé. L'accord de non-divulgation (NDA) devrait être une composante essentielle de vos contrats avec les travailleurs indépendants chaque fois que le projet implique la manipulation d'informations sensibles.
Bien que la législation française n'impose pas cette obligation, nombre d'entreprises intègrent cet accord dans leurs contrats de prestation de services avec des travailleurs indépendants, notamment lorsqu'ils travaillent à distance. En effet, elles considèrent cet accord comme un élément clé de leur politique de travail à distance.
Cet accord n'est pas réservé uniquement à vos salariés à temps plein, et il est dans votre intérêt de protéger votre propriété intellectuelle et autres secrets d'entreprise avant de les partager avec le freelance. De la même manière que vous avez défini votre relation de travail avec le freelance en rédigeant les conditions du projet, sa durée et autres détails, il est crucial de faire de même avec vos données confidentielles. Un contrat de sous-traitance incluant des clauses de confidentialité est tout à fait envisageable.
Les travailleurs indépendants en France doivent-ils signer des clauses de non-concurrence ?
La confusion est courante entre les accords de confidentialité et les clauses de non-concurrence. Penchons-nous sur le sujet
- La clause de non-concurrence est un document qui empêche un salarié de travailler pour un concurrent pendant une certaine période après la fin de son contrat avec son employeur actuel.
- Quant à l’accord de confidentialité, ce document légal fait référence aux données sensibles qu’un salarié s’engage à ne pas divulguer.
- Un accord de confidentialité standard peut (mais ce n’est pas toujours le cas) contenir une clause de non-concurrence.
Cependant, en ce qui concerne les travailleurs indépendants en France, les clauses de non-concurrence ne sont pas couramment utilisées. Les travailleurs indépendants collaborent généralement avec plusieurs clients, souvent issus du même secteur, ou du moins partageant des missions semblables. Ainsi, l'ajout d'une clause de non-concurrence à leur contrat limiterait le nombre de personnes avec qui ils pourraient travailler et affecterait directement leur potentiel de revenus.
Certains pays, comme les USA, et plus particulièrement l’État de Californie, refusent même de faire appliquer ce type d’accords pour des freelances.
Pourquoi devriez-vous faire signer un accord de confidentialité à votre freelance ?
Comme nous l'avons déjà mentionné, cet accord empêche le freelance de divulguer à des tiers des informations confidentielles sans votre autorisation écrite préalable.
Outre la protection de votre savoir-faire, la divulgation des informations sensibles et d'autres secrets commerciaux, ce contrat de freelance :
- Assure que vous détenez tous les droits de propriété intellectuelle (c'est-à-dire le résultat du travail du freelance) ;
- Exige que le freelance vous informe des éventuels conflits d'intérêts avant le début de votre relation professionnelle ;
- Vous aide à résoudre un éventuel litige entre votre entreprise et le freelance par le biais d'une procédure d'arbitrage plutôt que d’un long procès au pénal.
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Que faire si l’auto-entrepreneur ne se conforme pas à l’accord de confidentialité ?
Un auto-entrepreneur n'a pas le droit de divulguer des informations confidentielles à une tierce partie, que ce soit par négligence ou délibérément. Si l’indépendant ne respecte pas ce présent accord et que vous constatez une divulgation non autorisée de vos informations confidentielles, vous avez le droit de :
- Mettre fin immédiatement à votre contrat avec lui,
- L'assigner en justice pour réclamer des dommages et intérêts.
Quels sont les éléments indispensables à intégrer dans un accord de non-divulgation ?
Si vous n'avez jamais conçu un accord de non-divulgation, aussi connu sous le nom de NDA (Non Disclosure Agreement) ou accord de confidentialité, vous vous interrogez sûrement sur son contenu. Dans cette partie, nous vous présentons les composantes fondamentales d'un tel accord, mais n'oubliez pas que vous pouvez le personnaliser en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Voici les points clefs d'un accord de non-divulgation pour freelances :
- Accord de confidentialité : Indiquez clairement que la nature de l’obligation légale de ce document est un accord de confidentialité.
- Parties concernées : Précisez les noms de votre entreprise et de l'auto-entrepreneur. Si ce dernier envisage de faire appel à des sous-traitants dans le cadre d’un contrat de sous-traitance, il doit vous en informer et vous fournir leurs noms pour qu'ils soient inclus dans l'accord de confidentialité.
- Informations confidentielles : Décrivez avec précision les informations confidentielles qui ne doivent pas être partagées avec des tiers.
- Obligations des parties : Décrivez les obligations que chaque partie doit respecter selon l'accord. Un accord de confidentialité est bilatéral, il ne concerne pas qu’une seule partie, au risque d’annuler la validité légale de ce document.
- Exclusions : Ajoutez toute exclusion à l'accord de confidentialité, si cela s’avère nécessaire.
- Durée de l'obligation contractuelle : Définissez la période pendant laquelle le contractant n'est pas autorisé à divulguer des informations privilégiées.
- Conséquences en cas de violation : Définissez les conséquences d'une violation de l'accord et la manière dont elles seront mises en œuvre : mise en demeure, accord à l’amiable ou bien en usant des grands moyens dans la Cour Pénale.
Nombre d'employeurs peinent à définir précisément les informations confidentielles à inclure dans le contrat de freelance. Il est pourtant essentiel de réfléchir aux secrets de fabrication que vous devez communiquer à votre prestataire pour qu'il puisse mener à bien sa mission.
Voici quelques exemples d'informations qui pourraient être qualifiées de confidentielles :
- Données financières
- Prévisions commerciales
- Listes de clients
- Secrets de fabrication
- Opérations et processus internes
- Stratégies marketing
- Projets d'entreprise
- Résultats de recherche
- Code source
- Bulletins de salaire et dossiers RH des employés
Comment élaborer un accord de confidentialité ?
Si vous recherchez un guide pas à pas pour rédiger l'intégralité de l'accord, vous êtes au bon endroit.
Étape 1 : Notez le nom des parties impliquées et leurs coordonnées, ainsi que la date de commencement de l'accord.
Étape 2 : Précisez, tout au long du contrat, le nom de votre entreprise désigné comme « Le Client » et le nom de l'auto-entrepreneur comme « Le Prestataire ».
Étape 3 : Dans la première clause, définissez les informations confidentielles que votre prestataire indépendant sera tenu de garder secrètes et de restituer une fois la mission accomplie. Par exemple, le savoir-faire de l'entreprise peut être transmis au prestataire sous forme écrite, orale ou électronique ; ces informations confidentielles doivent donc aussi être spécifiées dans l'accord.
Étape 4 : Établissez sous quelles conditions le prestataire ne sera pas autorisé à divulguer les informations privilégiées auxquelles il a accès.
Étape 5 : Déterminez la durée de la confidentialité et de non-utilisation. Cette période commence généralement à la date de commencement du contrat et se termine quelque temps après la fin de votre collaboration avec le prestataire.
Étape 6 : Indiquez les exceptions éventuelles au contrat - les situations dans lesquelles le prestataire sera autorisé à discuter des informations confidentielles ou les types d'informations pour lesquels l'accord ne s'applique pas.
Étape 7 : Intégrez une clause concernant les divulgations requises par la loi. Si un tribunal, par exemple, exige que le prestataire divulgue des informations confidentielles, il doit en informer le client en temps opportun pour que ce dernier puisse réagir de manière appropriée, soit en renonçant à ces informations, soit en demandant une ordonnance de non-divulgation.
Étape 8 : Indiquez à qui appartiennent les informations confidentielles et que le prestataire indépendant est tenu de restituer toutes les données utilisées une fois la mission terminée - il n'est pas autorisé à les conserver ou à les dupliquer.
Étape 9 : Ajoutez la clause de redressement par injonction qui stipule que le prestataire est pleinement conscient des dommages irréparables que la diffusion des informations confidentielles du client pourrait causer à l'entreprise, et qu'il accepte que le client ait droit à un redressement par injonction en cas de violation de l'accord.
Étape 10 : Incluez la clause de non-sollicitation, qui est une clause contre la concurrence déloyale, qui protège vos clients contre le risque d'être approchés et "détournés" par votre prestataire indépendant après la fin de votre contrat.
Étape 11 : Traitez de l'indemnisation - il s'agit ici de décrire les conséquences d'une violation de l'accord.
Étape 12 : Ajoutez la section relative au droit applicable afin de définir le droit en vertu duquel l'accord est conclu.
Étape 13 : Intégrez la clause d'intégralité de l'accord, qui stipule que l'accord de confidentialité contient l'ensemble de l'accord entre le prestataire et le client.
Étape 14 : Enfin, n'oubliez pas la clause de divisibilité, qui préserve la validité de l'accord de confidentialité même si une partie ou une section de celui-ci est jugée invalide ou illégale.
Mieux vaut prévenir que guérir
Un accord de confidentialité soigneusement rédigé est un outil crucial pour votre entreprise. Il vous aide à engager des prestataires freelances avec confiance. Ce contrat vous protège contre d'éventuels dommages et vous offre une meilleure maîtrise du traitement des données que vous devez partager avec vos sous-traitants pour les besoins du projet pour lequel il collabore avec vous.
Il existe de nombreux modèles d'accords de confidentialité sur le web, vous pouvez consulter le modèle de DNA proposé par Deel. Toutefois, à moins que vous ne soyez un expert juridique, il est préférable de faire appel à un professionnel pour vous aider à rédiger un accord de confidentialité sur-mesure pour votre entreprise.
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Point important : cet article a été rédigé à des fins d'information et ne doit pas être considéré comme un conseil juridique. De nombreuses variantes entrent en ligne de compte lors de la rédaction d’un NDA, comme le respect du RGPD, par exemple.
Consultez un expert juridique pour obtenir des conseils sur les contrats et les clauses de confidentialité avec vos freelances.
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