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Notre guide pour mettre en place un SIRH dans votre entreprise

Préparez vos équipes à l’arrivée d’un nouveau logiciel SIRH, apprenez à le configurer et optimisez vos processus RH grâce à ce nouvel outil.

Équipe Deel
Written by Équipe Deel
juin 8, 2024
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Besoin d'une solution pour onboarder vos équipes globales?
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Points à retenir

  1. La mise en place d’un logiciel SIRH se déroule en six étapes : collecte des données, importation des données, révision des profils, modification des informations, choix des managers et onboarding continu des collaborateurs.
  2. Les équipes RH peuvent se préparer en définissant des objectifs clairs, en se documentant sur les options offertes par le système d’information RH, et en suivant une approche en plusieurs phases.
  3. Avec Deel, un SIRH conçu pour une gestion internationale, vous pouvez facilement suivre l’évolution de vos équipes internationales en un seul endroit.

Pour la plupart des équipes, jongler entre des tableaux Excel pour gérer les documents et les données RH fonctionne assez bien… jusqu’au moment où ça ne fonctionne plus.

À partir d’un certain point, l’éparpillement des données, la désorganisation de la documentation et le travail manuel qui en découle entraînent des erreurs, des lenteurs et de la frustration. La solution ? Un logiciel SIRH.

Que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale, un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) peut vous aider à rationaliser vos processus de recrutement, à réduire les erreurs et le travail manuel, tout en permettant à votre équipe de prendre des décisions éclairées basées sur des données fiables.

Ce guide s’adresse aux équipes prêtes à oublier la gestion RH manuelle et chronophage pour enfin mettre en place leur premier SIRH avec Deel. Vous êtes déjà au point sur les SIRH ? Consultez notre guide sur la migration de vos données RH vers Deel HR.

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) est un logiciel conçu pour améliorer les fonctions RH du quotidien, optimiser les processus RH et simplifier la gestion du personnel. 

Ce type de logiciel RH inclut généralement les modules suivants :

  • gestion des employés ;
  • gestion des demandes et approbations de congés ;
  • stockage des dossiers des employés ;
  • suivi des présences ;
  • fonctions de libre-service pour les employés.

Avec Deel HR, vous pouvez également gérer les avantages sociaux, les systèmes de paie internationaux, la fourniture d’équipements, et bien plus. Deel HR est un SIRH global qui permet aux professionnels des ressources humaines de gérer toute leur équipe internationale en un seul endroit. Cela inclut vos employés directs, les employés sous contrat de portage et les prestataires indépendants, partout dans le monde.

Utiliser un SIRH, c’est centraliser et simplifier vos processus RH tout en assurant la conformité aux obligations légales internationales. La solution SIRH Deel offre une valeur ajoutée considérable en facilitant la gestion administrative, la gestion des feuilles de temps, la prise des congés et le suivi des talents. Grâce à cette numérisation, vous gagnerez du temps et améliorerez l’efficacité de vos équipes RH.

Fluidifiez votre gestion RH

Redéfinissez vos processus RH pour centraliser vos informations.

 

SIRH vs. HCM vs. HRMS

Les SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines), HCM (gestion du capital humain) et HRMS (systèmes de gestion des ressources humaines) sont trois types de logiciels RH offrant différents niveaux de services pour la gestion des talents et la gestion des performances.

SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines)

Un SIRH se concentre sur la gestion des données RH, telles que les dossiers des employés, les congés, la paie et la conformité légale. Cet outil permet une gestion efficace du personnel et une centralisation des informations cruciales pour le service RH.

HCM (gestion du capital humain)

Le HCM va au-delà des fonctionnalités de base d’un SIRH en incluant des outils pour le développement des talents, la planification des passations de poste, la formation et le développement. Il est idéal pour les équipes RH qui cherchent à optimiser le développement et la gestion des compétences de leurs employés.

HRMS (systèmes de gestion des ressources humaines)

Le HRMS combine les fonctionnalités des SIRH et des HCM, offrant une solution complète pour la gestion des processus RH, y compris la gestion des performances, la gestion des compétences et l’analyse des données RH. Il inclut souvent des modules de gestion de projet, de paramétrage avancé et de gestion des notes de frais.

 

Chaque type de logiciel répond à des besoins spécifiques en matière de gestion des ressources humaines et peut apporter une valeur ajoutée considérable à votre organisation en fonction de vos objectifs et de votre stratégie RH.

 

Comment préparer votre premier SIRH

Pour que votre SIRH soit efficace sur le long terme, il doit répondre aux besoins spécifiques de votre équipe. Pour trouver l’outil idéal, vous devez définir vos objectifs commerciaux en amont, élaborer un plan de mise en place et préparer votre département RH en vue de cette migration technique.

Évaluez et définissez vos objectifs

Établir un plan

  • Créez un calendrier de mise en place.
  • Définissez et approuvez un budget.
  • Identifiez les parties prenantes et les membres de l’équipe impliqués dans le projet SIRH.

Auditer vos informations RH actuelles

  • Rassemblez vos documents RH actuels en un seul et même endroit.
  • Identifiez les sources d’information exactes versus inexactes.
  • Déterminez les contrôles d’accès pour les équipes et les individus.

Définir vos objectifs pour le SIRH

  • Voulez-vous consolider les données RH et les données de paie sur une seule plateforme ?
  • Cherchez-vous à mieux comprendre et anticiper vos coûts ?
  • Souhaitez-vous produire des rapports plus personnalisés ?

Établir une liste des besoins du système

  • Identifiez les fonctionnalités et les fonctions que vous attendez de votre futur SIRH.
  • Pensez à des caractéristiques comme la création de profils de travailleurs localisés ou l’utilisation d’intégrations spécifiques.
 
En suivant ces étapes, vous augmentez vos chances que le SIRH choisi réponde aux besoins de votre organisation, tout en facilitant la gestion des ressources humaines, de la paie, des congés et bien plus.
 

Mobilisez votre équipe

La mise en place d’un SIRH nécessite une collaboration étroite entre plusieurs membres de votre équipe. Choisir un chef de projet pour faire le lien entre votre fournisseur et votre équipe de mise en œuvre facilitera le processus. Identifiez qui sera responsable des tâches suivantes.

  • Recueillir les besoins des différents départements. Établissez un cahier des charges clair pour définir le périmètre du projet et les attentes de chaque département en matière de SIRH.
  • Former les membres de l’équipe à l’utilisation du système. Assurez une prise en main facile et une formation complète pour tous les utilisateurs afin d’optimiser la gestion du personnel et la gestion administrative.
  • Collecter, migrer et éditer les données RH. Centralisez les données RH, migrez-les vers le nouveau système et assurez-vous de leur exactitude. Cela inclut la gestion des feuilles de temps, des congés et des notes de frais.
  • Superviser la configuration et les tests. Veillez au paramétrage et à la mise à jour du système, en organisant des tests pour garantir le bon fonctionnement des processus RH.
  • Élaborer un plan de communication pour le déploiement à l’échelle de l’entreprise. Préparez un plan de communication détaillé pour informer tous les employés du déploiement du nouveau SIRH, incluant les entretiens professionnels et l’accueil des nouveaux utilisateurs.

En mobilisant votre équipe et en définissant clairement les rôles et responsabilités des uns et des autres, vous pouvez assurer une mise en œuvre efficace et réussie de votre projet SIRH.



Choisissez le meilleur logiciel RH pour votre équipe

Préparez un cahier des charges pour recueillir des informations détaillées auprès des fournisseurs et identifier le SIRH idéal pour votre équipe. Évaluez le coût de chaque outil, leur capacité à soutenir une équipe en croissance, ainsi que les intégrations et options supplémentaires disponibles.

Testez les principales options des SIRH pour découvrir leurs fonctionnalités et workflows. Pour une liste complète des critères à considérer lors de l’évaluation des plateformes SIRH, consultez notre guide sur le choix d’un SIRH pour votre entreprise.

6 étapes pour mettre en place un logiciel RH

Une fois que vous avez choisi votre solution RH idéale et préparé vos différentes équipes, il est temps de mettre en place votre nouveau système. Chez Deel, nous facilitons au maximum l’intégration d’un SIRH dans votre écosystème technologique. Voici les étapes du processus.

1. Collectez vos données 2. Importez vos données dans Deel HR 3. Révisez votre liste du personnel

Rassemblez toutes les données RH de votre personnel, consolidez-les dans un seul document et exportez-le au format CSV pour faciliter la migration des données vers le nouveau système d’information des ressources humaines.

Nous vérifions et confirmons les informations des employés, et notre équipe d’onboarding vous assiste dans l’importation des données existantes pour une transition en douceur vers Deel HR.

Une fois toutes les informations migrées, contrôlez le rendu final dans Deel HR, pour vous assurer qu’aucune information ne s’est perdue en route. Cette vue d’ensemble vous permet de vérifier les rôles, les équipes, les pays et d’autres détails importants.

4. Modifiez les profils des employés

5. Définissez les responsables et subordonnés directs

6. Ajoutez de nouveaux employés au besoin

Mettez à jour les informations de vos employés selon vos besoins et définissez les permissions d’accès pour des uns et des autres pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données RH.

Configurez les responsables et les subordonnés pour refléter la structure hiérarchique de votre organisation. Les responsables peuvent être définis lors du processus d’onboarding ou plus tard, au travers des profils individuels.

Intégrez de nouveaux employés à tout moment au travers de la plateforme. Les nouveaux profils seront localisés selon leur pays de résidence. Pour simplifier le processus, les employés peuvent importer leurs propres documents, signer des contrats de travail et effectuer d’autres tâches administratives sur le portail — en libre-service.

En suivant ces étapes, vous pourrez mettre en place un projet SIRH efficace, optimisant la gestion des ressources humaines, la gestion administrative et la gestion des temps de présence. Deel HR, avec sa facturation sous forme d’abonnement, vous offre une solution complète pour la gestion de la paie, la gestion des talents et la numérisation de vos processus RH.

Et après ? Les choses à vérifier après la mise en place de votre SIRH

Après avoir mis votre logiciel en place, vous devez maintenant vous assurer de sa performance, et vous ajuster si besoin. Suivez ces étapes pour maximiser les résultats de votre SIRH et assurer le succès de votre équipe.

Intégrez votre SIRH à d’autres systèmes

Réduisez les tâches manuelles, simplifiez les workflows et évitez les erreurs humaines en intégrant Deel HR avec vos outils de suivi des feuilles de temps, de gestion de la formation, d’évaluations de performance et de traitement des candidatures. Deel s’intègre avec plus de 15 outils et applications RH populaires pour une utilisation fluide. Vous pouvez aussi utiliser l’API Deel pour créer des intégrations personnalisées, adaptées à vos besoins spécifiques et intégrées à vos outils métier.

Grâce à notre configuration intégrée, la configuration ne prend que quelques minutes et peut être réalisée directement par votre équipe, sans besoin de soutien technique supplémentaire.

Testez votre nouveau SIRH

Avec les profils de votre équipe ajoutés et les intégrations complétées, vous pouvez tester la plateforme. Recueillez les avis des testeurs pendant cette phase et des utilisateurs finaux après le lancement.

Toutes les données des employés ont-elles été correctement ajoutées ? Pouvez-vous créer un bulletin de paie sans problème ? Les automatisations fonctionnent-elles comme prévu ?

Organisez des formations et diffusez des ressources

Deel HR a été conçu pour être simple et convivial, permettant aux responsables RH et aux nouveaux employés de naviguer facilement dans le système. Le service clients de Deel fournira des tutoriels vidéo utiles pour vous guider dans l’utilisation de la plateforme ainsi que des ressources pour faciliter vos premiers pas.

Déploiement du SIRH et onboarding de l’entreprise

Une fois la formation terminée, fixez une date de déploiement pour votre nouveau système d’information des ressources humaines. Passez le message à l’ensemble de l’entreprise pour annoncer votre nouveau SIRH, les instructions d’inscription et les personnes à joindre en cas de pépin. Ces messages peuvent varier en fonction du rôle et du statut des destinataires, bien sûr. 

Lorsque vous allez déployer Deel HR à l’échelle de l’entreprise, tous vos employés recevront une invitation à rejoindre la plateforme. Une fois connectés, ils seront invités à compléter une liste de tâches simples, comme ajouter leurs coordonnées bancaires — si nécessaire.

Retirez en toute sécurité vos anciens fichiers et documents

Maintenant que les informations de vos employés sont centralisées sur une plateforme en ligne, vous pouvez archiver ou supprimer les fichiers Excel que vous utilisiez jusque-là. Pensez à conserver ces fichiers pendant quelques semaines après la mise en place du SIRH, au cas où vous ayez besoin de consulter les données originales. Marquez clairement les documents comme « inactifs » et changez les contrôles d’accès en « lecture seule » pour éviter leur utilisation.

 

En suivant ces étapes, vous garantissez une gestion sécurisée de vos données RH et facilitez la transition vers votre nouveau système d’information des ressources humaines.

Découvrez Deel HR : la plateforme RH mondiale qui évolue avec vous

Deel HR est une solution logicielle RH tout-en-un qui vous permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de vos employés et contractuels en un seul endroit. Cela comprend les employés directs en France, les contractuels indépendants en Inde et les employés EOR (employer of record) au Royaume-Uni, par exemple.

 

Avec Deel HR, vous pouvez :

  • Économiser plus de 18 000 € par an en consolidant plusieurs systèmes de gestion RH en un seul.
  • Obtenir une vue d’ensemble complète de votre équipe avec des tableaux de bord en temps réel, des données sur vos d’effectifs, des rapports de paie et des intégrations API.
  • Augmenter l’engagement des employés avec les plugins Deel Engage qui favorisent les connexions entre les talents et les nouvelles recrues, améliorant ainsi l’expérience collaborateur pour tous.
  • Acquérir une visibilité globale en gérant l’onboarding, le traitement des bulletins de paie et la conformité dans n’importe quel pays à partir d’un seul outil.

Pour soutenir les équipes en croissance, Deel HR est gratuit pour les entreprises comptant jusqu’à 200 employés. Apprenez-en plus sur notre SIRH mondial.

Avec Deel, développez vos équipes à distance et à l'international, en toute simplicité. Vous voulez vous lancer ?

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