De meeste HR-professionals zijn het erover eens dat het ontslaan van iemand het ergste deel van de baan is. Maar ontslagen van werknemers zijn een natuurlijk onderdeel van het arbeidsproces, en uiteindelijk bevind je je in een situatie waar het tijd is om een arbeidsrelatie te beëindigen.
Ontslagen zijn unieke en vaak moeilijke situaties die zorg en respect vereisen. Voorbereiding is cruciaal bij het sierlijk afhandelen van het ontslagproces van begin tot eind.
Moet je een freelancer ontslaan? Leer alles wat je moet weten over hoe en wanneer je een overeenkomst met een freelancer kunt beëindigen.
Soorten ontslag
Je kunt om veel redenen een werknemer willen ontslaan, en je moet je aanpak dienovereenkomstig aanpassen. Bijvoorbeeld, wangedrag van een werknemer vereist een andere aanpak dan een bedrijfsinkrimping. Hier zijn enkele andere gronden voor ontslag:
Slechte prestaties: De werknemer voldeed niet aan de verwachtingen of vereisten van hun baan. Slechte prestaties kunnen onder meer inhouden:
- Het niet halen van deadlines
- Het niet leveren van werk van hoge kwaliteit
- Het niet halen van verkoop- of productiviteitsdoelen
Wangedrag: De werknemer vertoonde onethisch of ongepast gedrag, zoals diefstal, seksuele intimidatie of discriminatie.
Schending van bedrijfsbeleid: De werknemer volgde de bedrijfsregels of -richtlijnen niet. Deze schending kan onder meer inhouden het niet volgen van veiligheidsprocedures zoals gepresenteerd in een werknemershandboek, het niet volgen van kledingvoorschriften, of het deelnemen aan activiteiten die niet zijn toegestaan door het bedrijf.
Inkrimping of herstructurering: Het management van het bedrijf besluit om het aantal werknemers te verminderen of het bedrijf te reorganiseren. Deze beslissing kan zijn om uitgaven te verminderen, een markt te verlaten of prioriteiten te verschuiven.
Merk op dat er specifieke juridische definities voor deze termen kunnen zijn, afhankelijk van de arbeidsregelgeving in jouw land, die van invloed zijn op de acties die je kunt ondernemen.
Hoe je voorbereidt op het ontslaan van een werknemer vanwege prestaties
Als je overweegt een werknemer te ontslaan vanwege prestaties, is het essentieel om goed voorbereid te zijn en een eerlijk en consistent proces te volgen.
Ontslag moet een laatste redmiddel zijn. Het is duur voor bedrijven (vooral gezien de kosten van het aannemen van een nieuwe werknemer) en kunnen emotioneel en financieel catastrofaal zijn voor de ontslagen werknemer. Voordat je overweegt een werknemer te ontslaan vanwege prestatiegerelateerde zorgen, werk dan te goeder trouw met hen samen om de relatie te verbeteren.
Breng je zorgen vroeg naar voren bij de werknemer in een prestatiebeoordeling
Tijdens een prestatiebeoordeling, neem stappen om prestatieproblemen zo snel mogelijk aan te kaarten. Sta de werknemer toe om eventuele problemen aan te pakken en hun prestaties te verbeteren voordat het een ernstiger probleem wordt.
Wees specifiek over wat je hebt waargenomen en hoe hun prestaties tekortschieten ten opzichte van de verwachtingen. Het kan nuttig zijn om voorbeelden te geven en begeleiding of ondersteuning te bieden over hoe de werknemer kan verbeteren.
Vraag naar belemmeringen binnen en buiten het werk
Vraag de werknemer of er factoren zijn die hen belemmeren om aan hun werkverwachtingen te voldoen, zowel binnen als buiten het werk. Scenario's kunnen persoonlijke uitdagingen omvatten, zoals gezinsverantwoordelijkheden of gezondheidsproblemen, of uitdagingen gerelateerd aan hun werkomgevingen, zoals een gebrek aan middelen of ondersteuning.
Het is even belangrijk om verwachtingen te verduidelijken als het is om te begrijpen waarom een werknemer aan die verwachtingen heeft voldaan. Zodra beide partijen op dezelfde pagina staan over verwachtingen, kun je werken aan het vinden van een geschikte oplossing.
Bijvoorbeeld, als te laat komen het probleem is, verduidelijk dan dat je kantoor stiptheid verwacht. Maar zeggen "niet te laat zijn" is niet genoeg: vraag de werknemer waarom ze te laat komen en wat het kantoor kan doen om een oplossing te vinden. Het kan helpen om het schema van de werknemer aan te passen of een openbaar vervoerspas te subsidiëren om hen op tijd op het werk te krijgen.
Documenteer prestatieproblemen
Een schriftelijk verslag biedt een objectief beeld van de prestaties van de werknemer tijdens hun dienstverband en kan worden gebruikt om je ontslagbeslissing te verdedigen indien nodig.
Documenteer alle gesprekken of vergaderingen met de werknemer over hun prestaties, inclusief alle gegeven feedback of coaching, en bewaar dit in hun personeelsdossier.
Er zijn enkele beste praktijken om te volgen bij het documenteren van werkprestaties:
- Definieer meetbare en realistische verwachtingen
- Standaardiseer alle prestatieproblemen voor elke werknemer
- Gebruik specifieke en objectieve taal om de prestatieproblemen van de werknemer te beschrijven
- Geef voorbeelden van het gedrag of werk van de werknemer dat onbevredigend is geweest
- Sta de werknemer toe om prestatiegesprekken te bekijken en te erkennen, indien geschikt
- Houd je documentatie georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk
- Volg alle relevante wetten of bedrijfsbeleid met betrekking tot documentatie
Ontwikkel een prestatieverbeteringsplan om het probleem aan te pakken
Een prestatieverbeteringsplan is een proactief actieplan dat gezamenlijk wordt ontwikkeld door management en een werknemer om prestatieproblemen aan te pakken en een werknemer te helpen hun werk te verbeteren. PiPs zijn geschikt als je de prestatieproblemen van de werknemer kunt aanpakken door extra ondersteuning en begeleiding.
Het is essentieel om open en transparant te zijn met de werknemer over het proces en hen te betrekken bij het ontwikkelen van de PiP. Je HR-afdeling kan begeleiden hoe je een prestatieverbeteringsplan ontwikkelt dat past bij de doelen en het beleid van je bedrijf, maar het algemene doel is om middelen te identificeren die de werknemer kunnen helpen slagen en verbeteren:
- Identificeer specifieke prestatieproblemen: Beoordeel het werk, verzamel feedback van leidinggevenden of collega's, of bespreek problemen rechtstreeks met de werknemer om specifieke voorbeelden van het gedrag of werk dat onbevredigend is geweest, te identificeren
- Identificeer gebreken in vaardigheid of training: Bepaal of de werknemer mogelijk gebreken heeft met betrekking tot vaardigheid of training die hebben bijgedragen aan de problemen
- Stel duidelijke doelen: Stel specifieke en meetbare doelen voor hoe de werknemer hun prestaties kan verbeteren, rekening houdend met eventuele gebreken in vaardigheids- of training
- Schets een plan: Bepaal hoe aanvullende training te bieden. Betrek de werknemer bij de ontwikkeling van het plan en zorg ervoor dat het realistisch en haalbaar is
- Beoordeel en evalueer de voortgang: Een prestatieverbeteringsplan moet lang genoeg duren om een werknemer de tijd te geven om te verbeteren. Stel specifieke benchmarks en deadlines voor voortgang in en bied feedback en ondersteuning om hen te helpen de doelen van de prestatieverbeteringsplan te bereiken. Het is essentieel om objectief en eerlijk te zijn bij het evalueren van de voortgang. Als de werknemer onvoldoende vooruitgang heeft geboekt, kan het nodig zijn om het plan aan te passen of andere opties te overwegen, zoals aanvullende training of ontslag.
Hoe je je voorbereidt op het ontslaan van een werknemer wegens wangedrag of schending van bedrijfsbeleid
Ontslag wegens wangedrag of schending van bedrijfsbeleid vereist duidelijke en grondige documentatie als bewijs. Dit bewijs kan getuigenverklaringen, video- of audio-opnames, e-mails of andere relevante documentatie omvatten.
Bekijk de beleidsregels en procedures van het bedrijf om ervoor te zorgen dat het ontslag de procedure volgt. Raadpleeg HR-professionals of juridisch adviseurs om ervoor te zorgen dat je alle relevante wetten en regelgeving volgt tijdens het proces. Je moet mogelijk rekening houden met de potentiële impact van het ontslag op de carrière van de werknemer, evenals eventuele mogelijke juridische implicaties die kunnen ontstaan.
Hoe je je voorbereidt op het ontslaan van een werknemer wegens inkrimping of herstructurering
Werknemers ontslaan om niet-prestatiegerelateerde redenen kan tijd en moeite kosten. Om je voor te bereiden, maak je een duidelijk beleid dat de criteria voor inkrimping en het te volgen proces schetst. Deze stap zorgt ervoor dat het bedrijf eerlijke beslissingen neemt in het beste belang van het bedrijf.
Je kunt verplicht zijn om werknemers van tevoren op de hoogte te stellen van een aanstaande ontslagronde. In deze situaties is het essentieel om transparant en eerlijk te zijn over de redenen voor het ontslag. Hoe je het nieuws presenteert, kan een aanzienlijke impact hebben op de werknemer en de algehele perceptie van het bedrijf. Overweeg het aanbieden van outplacementondersteuning of een ontslagvergoeding om hen te helpen bij de overgang naar een nieuwe baan.
Begrijp de toepasselijke ontslagwetten van je locatie
Het is essentieel om de wetten van het land waar je werknemers ontslaat te volgen. Arbeidswetten kunnen verschillen tussen landen, en het niet volgen van lokale wetten kan leiden tot boetes en schade aan de reputatie van je bedrijf. Samenwerken met een lokale expert is essentieel om een onrechtmatige ontslagrechtszaak te voorkomen.
Bijvoorbeeld, in Brazilië maakt arbeidsrecht deel uit van de grondwet, en werknemers zijn vaak bekend met hun arbeidsrechten en -aanspraken. In de EU moeten werkgevers en werknemers elkaar van tevoren op de hoogte stellen en een opzegtermijn vaststellen voordat ze een arbeidsrelatie beëindigen.
Een internationale werkgever van registratie (EOR) kan waardevolle ondersteuning en begeleiding bieden bij het begrijpen van internationale ontslagwetten.
Deel is wereldwijd de grootste EOR-aanbieder, met meer dan 20.000 actieve werknemers onder onze 95+ entiteiten. Onze interne arbeidsexperts hebben lokale kennis van de wettelijke vereisten voor het informeren van een werknemer over ontslag. Ze kunnen werkgevers helpen bij het navigeren door culturele overwegingen en respectvol en professioneel communiceren.
Ontdek hoe de overstap naar Deel Teamflow één week administratie per maand bespaart door vrijwillige ontslagen direct op het Deel-platform in slechts drie stappen te verwerken.
At-will werkgelegenheid is niet de norm
In de VS is de meeste werkgelegenheid at-will. Dat betekent dat werkgevers doorgaans een werknemer kunnen ontslaan zonder opgave van reden of voorafgaande kennisgeving. Echter, at-will ontslag is elders in de wereld zeldzaam.
In Canada, bijvoorbeeld, moet je voorafgaande kennisgeving geven of extra betaling in plaats van de kennisgeving. De vereiste opzegtermijn neemt over het algemeen toe naarmate de werknemer langer bij het bedrijf heeft gewerkt.
Je kunt iemand niet ontslaan binnen een beschermde klasse
Een beschermde klasse is een groep mensen met specifieke kenmerken of eigenschappen die door de wet worden beschermd, zoals ras, religie, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, nationale afkomst en handicap. Werkgevers mogen een werknemer niet ontslaan op basis van een van deze beschermde kenmerken.
In de VS mag een werkgever werknemers niet ontslaan omdat ze een overtreding op de werkplek hebben gemeld of geweigerd hebben een leugendetectortest te ondergaan.
Deel is payroll en compliance ontworpen voor de wereldwijde werknemers. Begin vandaag nog met inhuren, waar je maar wilt.
Het voorbereiden en houden van de ontslagvergadering
Ontslagvergaderingen moeten persoonlijk plaatsvinden of via face-to-face videogesprekken voor externe teams, en volg deze stappen:
Stap 1: Bereid documentatie voor: Verzamel ondersteunende documenten en bereid een ontslagbrief voor. De ontslagbrief moet de laatste werkdag van de werknemer bevatten, een uitleg over eventuele aanvullende voortgezette voordelen of ontslagvergoeding, en details over hun laatste salaris
Stap 2: Breng een getuige van HR mee: De HR-getuige kan begeleiding bieden bij het ontslagproces en ervoor zorgen dat de vergadering professioneel wordt gevoerd en in overeenstemming is met bedrijfsbeleid en -procedures
Stap 3: Volg een kort, professioneel ontslagscript: Focus op het uitleggen van de redenen voor het ontslag en de stappen die hebben geleid tot de beslissing. Sta de werknemer toe vragen te stellen, maar voorkom dat het gesprek uitloopt in een lange discussie. Je moet duidelijk maken dat de beslissing is genomen en niet onderhandelbaar is. Vermijd uitdrukkingen zoals "Het spijt ons" of "Ik voel me slecht." Deze taal kan je beslissing verzwakken en vragen oproepen over of je voldoende inspanning hebt geleverd om het probleem dat tot het ontslag heeft geleid op te lossen. Dergelijke uitdrukkingen kunnen een werknemer frustreren
Je zou een ontslagscript voor een werknemer als volgt kunnen structureren:
Na ontslag: salaris en voordelen
De ontslagvergadering moet ook uitleggen welke voordelen de ontslagen werknemer zal ontvangen.
Laatste salaris
Het laatste salaris moet onbetaalde lonen, overuren of andere compensaties bevatten. Er kunnen wetten zijn over wanneer je dit salaris moet verstrekken. In sommige Amerikaanse staten vereisen de wetten bijvoorbeeld dat je de laatste cheque onmiddellijk bij ontslag verstrekt. In andere staten kun je wachten tot de volgende geplande salariscyclus.
Ontslagvergoeding
Ontslagvergoeding is doorgaans een eenmalige betaling die werknemers helpt bij de overgang naar een nieuwe baan of de kosten dekt tijdens het zoeken naar nieuw werk. De werkgever en werknemer kunnen het bedrag van de ontslagvergoeding onderhandelen, of het kan worden vastgesteld door het arbeidscontract of de collectieve arbeidsovereenkomst.
De Fair Labor Standards Act stelt dat een ontslagpakket optioneel is in de VS. In andere landen kunnen werknemers recht hebben op een bepaald aantal weken ontslagvergoeding op basis van hun dienstverband.
Ontslagpakket
Naast een eenmalige contante betaling kan een ontslagpakket ook doorlopende ziektekostenverzekering, de diensten van een outplacementprogramma zoals loopbaancoaching, visum- of migratieondersteuning en versnelde aandelenopties omzetting bevatten.
Land-specifieke voordelen
Je kunt wettelijk verplicht zijn om specifieke voordelen te bieden. In bijvoorbeeld de VS stelt de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) bijvoorbeeld dat ontslagen werknemers en hun gezinnen gedurende een bepaalde periode gebruik kunnen blijven maken van hun zorgverzekering.
Unemployment benefits
In some countries, terminated employees may be eligible for unemployment benefits. The company may be required to submit the necessary documentation to the employee or the government to help them apply for these benefits.
Andere landen kunnen eisen dat niet gebruikte vakantiedagen of opgebouwd jaarlijks verlof worden uitbetaald.
Werkloosheidsuitkeringen
In sommige landen kunnen ontslagen werknemers in aanmerking komen voor werkloosheidsuitkeringen. Het bedrijf kan verplicht zijn om de benodigde documentatie aan de werknemer of de overheid te verstrekken om hen te helpen bij het aanvragen van deze uitkeringen
De werknemer uit het bedrijf laten vertrekken
Rond de rol van de werknemer na hun vertrek af met deze resterende huishoudelijke stappen:
Verwijder ze uit bedrijfstools en -accounts
Als onderdeel van standaard uitdiensttredingsprocedures, verwijder de werknemer uit alle bedrijfstools of -accounts. Verzamel bedrijfseigendommen, zoals computerapparatuur, toegangspas of gereedschap.
Kondig het vertrek aan bij de rest van het team
De rest van het team kan merken als een collega niet langer aanwezig is, dus het kan nodig zijn om het vertrek van de werknemer aan te kondigen bij de rest van het team. Weten dat een collega zijn baan heeft verloren, kan zorgen veroorzaken, zelfs als andere werknemers hun baan behouden.
Wees respectvol en professioneel bij het maken van deze aankondiging en vermijd het bespreken van gevoelige of vertrouwelijke informatie. Wees voorbereid om eventuele vragen of zorgen aan te pakken.
Neem een vervanger aan
Als de rol van de ontslagen werknemer belangrijk is voor de bedrijfsvoering, kan het nodig zijn om een vervanger aan te nemen. Je kunt de gelegenheid aangrijpen om de nieuwe rol te herstructureren - een duidelijk idee hebben van de vereiste vaardigheden en verantwoordelijkheden zal je helpen een geschikte nieuwe werknemer te vinden.
Ben je geïnteresseerd in het aannemen van een internationale werknemer? Ontdek hoe eenvoudig het aannameproces kan zijn.
Deel vereenvoudigt het aannemen – en ontslaan – van werknemers over de hele wereld
Het ontslaan van een werknemer kan een nachtmerrie zijn voor human resources en de hele organisatie. Gelukkig beheert het juridische team van Deel het complexe juridische proces van ontslagen op case-by-case basis namens jou. We hebben al meer dan 5000 ontslagen conform de wet afgehandeld, dus je kunt erop vertrouwen dat elk ontslag sierlijk en respectvol wordt afgehandeld, waar je werknemers ook wonen.
Boek vandaag nog een demo om meer te leren.
Disclaimer: Dit artikel is bedoeld voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. Raadpleeg een juridisch expert voor contractadvies.
.svg)
