Como a Teamflow Economizou Uma Semana de Trabalho Administrativo Por Mês Com a Deel

A Teamflow é um espaço de escritório virtual em 2D onde equipes distribuídas podem se conectar instantaneamente e conversar em tempo real. Eles valorizam o retorno da sensação de estar no escritório — a energia de colaborar na mesma sala, a espontaneidade das conversas no corredor e a empolgação de sentir-se parte de uma equipe.

Flo Crivello, fundador e CEO da Teamflow, queria que sua empresa fosse 100% remota para que pudessem experimentar o mesmo dia a dia de seus clientes. Ele também queria que suas equipes internacionais tivessem a opção de ser contratadas como prestadores de serviços ou como funcionários, por isso procurou um Empregador Registrado.

Inicialmente, a Teamflow escolheu um concorrente da Deel para contratar e pagar sua equipe global com a promessa de um preço mais barato, mas a experiência se mostrou bastante difícil.

Os problemas com o provedor anterior começaram quando a Teamflow percebeu que havia mais de US$ 100.000 em saldo não reconciliado em sua conta. Eles entraram em contato com seu provedor EOR para uma explicação, e receberam a resposta de que o provedor havia cometido um erro ao usar dólares americanos em vez de pesos mexicanos ao processar a folha de pagamento mexicana.

Em vez de apenas descontar a diferença da conta, o provedor EOR retirou todo o valor do ciclo da folha de pagamento da conta da Teamflow. Segundo Chris Baugh, Chefe de Operações de Negócios na Teamflow, passaram-se mais de uma semana até que o provedor EOR admitisse o ocorrido, além de mais sete semanas de escalonamentos até que o provedor devolvesse o dinheiro à Teamflow.

"A cobertura total de suporte foi o maior problema porque eles não demonstraram nenhuma urgência para resolver o que era um erro significativo", disse Baugh.

Mas as frustrações não pararam por aí. A Teamflow enfrentou outro problema quando o provedor processou incorretamente o desligamento de um funcionário e continuou pagando o funcionário por mais de dois meses antes que o erro fosse detectado e corrigido.

Para a Teamflow — e para a maioria das empresas de software — uma parte significativa de suas despesas vem da folha de pagamento. Como esse custo central estava rotineiramente incorreto, decidiram encerrar os serviços desse provedor.

Até o processo de desligamento apresentou desafios — levou mais de duas semanas, com o provedor estabelecendo regras arbitrárias e não documentadas.

Na tentativa de evitar trabalhar com outro provedor EOR que realizasse tudo manualmente, com potencial para erros semelhantes na folha de pagamento, a Teamflow buscou uma nova solução. Eles queriam compromisso, automação, suporte rápido e eficiência. A Deel atendeu a todos os requisitos (e mais), então a Teamflow entrou em contato.

"Escolhemos a Deel principalmente por seu compromisso extremo com a missão e pela priorização do sucesso do cliente", disse Baugh.

No fim, a Teamflow recuperou cerca de uma semana de tempo administrativo por mês desde que trocou para a Deel.

Graças à Deel, a Teamflow conseguiu melhorar significativamente processos que ajudaram a otimizar suas tarefas de RH.

No que diz respeito à automação, integraram a Deel com o Quickbooks. A equipe aprecia porque pode sincronizar rapidamente todos os dados e encerrar a contabilidade no final do mês mais rapidamente, com muito mais precisão, evitando problemas nas demonstrações financeiras. Com o provedor anterior, houve um grande erro por causa do processamento manual da folha de pagamento internacional, o que fez a Teamflow passar quase dois meses solicitando suporte até que o problema fosse resolvido.

Com a Deel eles contam com um Gerente de Sucesso do Cliente dedicado, que os orienta e apoia em todos os processos, resolvendo problemas mais rapidamente; com o provedor anterior, enfrentavam longas esperas e escalonamentos que não levavam a lugar algum.

Também passaram a realizar desligamentos voluntários de forma mais rápida e simples: tudo pode ser feito em três etapas simples na plataforma da Deel e, anteriormente, tudo era tratado por e‑mail com um processo arbitrário e longo que exigia mais coordenação com os funcionários. Além disso, o provedor anterior continuou pagando o funcionário desligado por mais de dois meses.