Employer of Record oder eine lokale Niederlassung? 7 Merkmale, die darauf hinweisen, dass Sie wechseln sollten

Mit einem Unternehmen in neue Märkte zu expandieren kann aufregend sein, erfordert jedoch das Treffen wichtiger Entscheidungen – eine der relevantesten davon ist, ob Sie sich auf einen Employer of Record (EOR) verlassen oder in dem Land eine eigene lokale Niederlassung gründen sollten. Beide Alternativen haben ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen, und zu wissen, wann der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel ist, ist entscheidend für Ihre Wachstumsstrategie. Viele Unternehmen haben mit Themen wie der Einhaltung von Vorschriften, der Bewertung der finanziellen Bereitschaft und der Bewältigung der operativen Komplexität zu kämpfen.

Bei Deel haben wir Tausenden von Unternehmen durch unsere globalen EOR-, Gehaltsabrechnungs- und Unternehmensgründungsdienste zu einer nahtlosen Skalierung in über 150 Ländern verholfen.

Dieser Artikel beschreibt sieben wichtige Merkmale, die signalisieren, dass es an der Zeit sein könnte, von einem EOR zu einer eigenen Niederlassung zu wechseln – oder umgekehrt –, basierend auf Ihren Geschäftszielen, Ihrer finanziellen Situation und Ihrer Zuversicht in den entsprechenden Markt.

Wenn Sie diese Indikatoren verstehen, sind Sie in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Ihre Effizienz maximieren und Risiken minimieren, während Sie global expandieren. Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wie Sie mit dem richtigen Ansatz langfristigen Erfolg erzielen können.

1. Sie haben die Erprobung neuer Märkte abgeschlossen und möchten dort eine physische Präsenz aufbauen

Die Gründung einer eigenen Niederlassung könnte der ideale nächste Schritt sein, wenn Sie von Ihrem langfristigen Erfolg in einem bestimmten Markt überzeugt sind und vorhaben, Ihr Geschäft durch die Eröffnung von Auslandsniederlassungen oder -standorten zu erweitern.

Es gibt bestimmte Indikatoren, die Ihnen helfen können, Ihre Erfolgschancen einzuschätzen, darunter:

· Verfügbarkeit lokaler Fachkräfte
· vielversprechende Marktgröße
· stabiles Marktwachstum
· steigende Nachfrage
· reguliertes, wettbewerbsfähiges Umfeld

Aufgrund der ständigen Veränderungen der lokalen und globalen Märkte und Volkswirtschaften, des Aufkommens und Erstarken von Wettbewerbern sowie stetig ändernde Geschäftsanforderungen können Sie sich dem Erfolg in einem bestimmten Markt niemals sicher sein. Unternehmen, die agil sind und sich an Veränderungen anpassen, haben langfristig bessere Erfolgsaussichten.

Umfassende EOR-Dienstleistungen wie die von Deel ermöglichen Ihnen einen schnellen Einstieg in neue globale Märkte, in denen sich Chancen bieten. Gleichzeitig bietet sie Ihnen die Flexibilität, sich bei Bedarf schnell und einfach zurückzuziehen. Diese Schnelligkeit und Flexibilität sind besonders vorteilhaft für Unternehmen, die neue Märkte testen möchten oder kurzfristige Projekte anstreben, ohne sich langfristig zu binden. Wenn sich die Geschäfte gut entwickeln, können Sie sich entscheiden, mit Unterstützung unserer internen Expert:innen eine eigene ausländische Niederlassung zu gründen oder unser umfassendes EOR-Modell weiterzunutzen.

Deel hat die globale Expansion von Telin unterstützt und dabei die Kosten und den Zeitaufwand für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender erheblich reduziert.

2. Sie verfügen über das Kapital, um die Kosten für die Gründung einer lokalen Niederlassung zu decken

Die Kosten für die Gründung einer juristischen Person hängen von mehreren Faktoren ab, darunter das Land, die Art der Gesellschaft, die Anzahl der Mitarbeitenden und die lokalen Compliance-Anforderungen. Deel schätzt, dass etwa ein US-Unternehmen, das eine neue Gesellschaft in Großbritannien gründet, in der Regel mit Gesamtgründungskosten zwischen 70.000 und 113.000 Euro rechnen muss.

Mit dem kostenlosen, englischsprachigen Entity Setup Calculator von Deel können Sie die Kosteneffizienz der Gründung einer ausländischen Gesellschaft abschätzen. Wählen Sie Ihren Zielstandort, die Anzahl der Mitarbeiter:innen und geben Sie an, ob Sie zusätzliche Dienstleistungen benötigen, um eine maßgeschneiderte Schätzung sowohl der Anfangskosten als auch der laufenden Kosten für Instandhaltung und administrative Verwaltung zu erhalten. Der Rechner bietet einen Preisvergleich mit den EOR-Dienstleistungen von Deel, für die eine monatliche Gebühr ohne Vorabkosten für die Einrichtung anfällt.

Aufschlüsselung der Kosten

Unternehmen sollten bei der Gründung einer neuen ausländischen Niederlassung die folgenden Kostenpunkte beachten. Die Gebühren und Anforderungen variieren je nachdem, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und wo Sie eine Tochtergesellschaft gründen möchten.

• Expert:innen für Gründungen im Ausland: Expert:innen für Unternehmensgründungen sorgen für einen konformen und optimierten Gründungsprozess. Wenn Sie ein multinationales Unternehmen mit Tochtergesellschaften in mehreren Ländern gründen, sollten Sie Expert:innen beauftragen, die mit den Gesetzen, Vorschriften und Compliance-Anforderungen des jeweiligen Landes vertraut sind. Die Kosten variieren je nach Komplexität der Gründung, Standort und Erfahrungsniveau der Expert:innen. Beispielsweise müssen Arbeitgebende, die eine Niederlassung in Großbritannien gründen, mit Kosten zwischen 1.000 und 3.000 Euro für deren Fachwissen rechnen.

• Mindestkapitalanforderungen: In einigen Ländern müssen Unternehmen über ein bestimmtes eingezahltes Kapital verfügen, das sie für die Gründung und Geschäftstätigkeit einzahlen müssen. Diese Anforderungen stellen sicher, dass Unternehmen über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um ihren anfänglichen Verpflichtungen nachzukommen und verantwortungsbewusst zu handeln. In Deutschland beispielsweise beträgt der Mindestkapitalbetrag für die Gründung einer Gesellschaft 25.000 Euro.

• Registrierungsgebühren: Unternehmen müssen in der Regel Gebühren für die Registrierung einer Niederlassung bei den zuständigen Behörden des jeweiligen Landes entrichten, darunter fallen Gebühren für die Einreichung, Namensreservierung, Veröffentlichung und für Beratungsdienste. Die Kosten variieren von Land zu Land und können von der Größe des Unternehmens, der Branche und der Art der Registrierung (online oder persönlich) abhängen.

• Gebühren für die Arbeitgeberregistrierung: Bei der Arbeitgeberregistrierung teilen Sie den Behörden mit, dass Sie Arbeitgeber:in sind und Mitarbeitende einstellen werden. Die Gebühren richten sich nach der Art des Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeitenden und dem Standort. Beispielsweise zahlen Arbeitgebende in Großbritannien in der Regel zwischen 900 und 2.800 Euro, um das Unternehmen bei den Behörden zu registrieren.

• Gebühren für externe Rechtsberatung und Corporate Governance: In der Regel beauftragen Unternehmen Rechts- und Buchhaltungsexperten mit Fachkenntnissen in der Unternehmensgründung. So wird sichergestellt, dass Ihre Unternehmen korrekt strukturiert sind und allen geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Die Expert:innen können Sie entlang des Gründungsprozesses begleiten, von der Auswahl der geeigneten Unternehmensform bis hin zur Erstellung und Einreichung der erforderlichen Unterlagen. Arbeitgebende sollten die Kosten für Rechts- und Buchhaltungsdienstleistungen während der Unternehmensgründung, sowie die laufenden Kosten für Unternehmensführung und die Unterstützung des Sekretariats im Zuge der Entwicklung Ihres Unternehmens einkalkulieren. Auch hier variieren die Preise stark.

• Gebühren für Dokumente zur Unternehmensgründung: Sie müssen die erforderlichen Unterlagen zusammenstellen, um den rechtlichen Rahmen für die Niederlassung zu schaffen, die Steuerregistrierung und die Einhaltung der lokalen Steuergesetze zu erleichtern und die für den legalen Betrieb im Ausland erforderlichen Gewerbescheine und Genehmigungen zu erhalten. Die Gebühren variieren je nach Land.

  Hier sind einige der Standarddokumente:

  • Satzung oder Geschäftsordnung: Diese Dokumente beschreiben die grundlegende Struktur und Führung des Betriebs, einschließlich ihres Namens, ihres Zwecks, ihrer Eigentümerstruktur und ihrer Führungsaufgaben. Die Geschäftsordnung legt die Regeln und Vorschriften für den internen Betrieb der Gesellschaft fest, wie z. B. Abstimmungsverfahren, Anforderungen an Sitzungen und Aufgaben der Führungskräfte.
  • Betriebs- und Partnerschaftsvereinbarung (für GmbHs): Dieses Dokument enthält die spezifischen Bedingungen für den Betrieb einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), einschließlich der Eigentumsanteile, der Gewinn- und Verlustverteilung sowie der Rechte und Pflichten der Mitglieder.
  • Steueridentifikationsnummern: Dazu gehört die Beantragung einer Arbeitgeberidentifikationsnummer oder einer ähnlichen Steueridentifikationsnummer bei den zuständigen Steuerbehörden. Dies umfasst gegebenenfalls auch die Beantragung von Steueridentifikationsnummern für Gesellschafter:innen und Geschäftsführende.
  • Genehmigungen und Lizenzen: Die erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen hängen von der Art des Unternehmens und dem Geltungsbereich seiner Geschäftstätigkeit ab.

• Markenschutz und Schutz geistigen Eigentums: Dies dient dem Schutz geistiger Eigentumsrechte, wie z. B. Markennamen oder Erfindungen von Mitarbeitenden.

• Apostille, Beglaubigung und Notargebühren: Wenn ein Unternehmen international tätig ist, muss es möglicherweise verschiedene offizielle Dokumente, wie Verträge, Rechnungen, Ursprungszeugnisse oder Gerichtsbeschlüsse beglaubigen lassen und bei ausländischen Stellen oder Behörden einreichen. In einigen Ländern, in denen das Unternehmen gegründet wurde, ist eine professionelle Übersetzung dieser Dokumente in die Amtssprache erforderlich.

• Notar- und Beglaubigungsgebühren: In einigen Ländern ist die Unterschrift und formelle Bestätigung durch einen Notar erforderlich, dass Ihre Dokumente gültig und korrekt sind. Die Gebühren variieren je nach Land und Anzahl der zu beglaubigenden Dokumente.

• Buchhaltungsgebühren: Die Inanspruchnahme von Buchhaltungsdiensten hilft Unternehmen, ihre finanzielle Tragfähigkeit und langfristige finanzielle Stabilität bei der Gründung eines Unternehmens zu beurteilen. Damit sind auch erhebliche Gebühren verbunden, die von Ihrem Umsatzvolumen abhängen und davon, ob Sie Finanzprognosen, Buchführung, Erstellung von Jahresabschlüssen, Beratung zur Steuerstrukturierung oder andere Dienstleistungen benötigen.

• Versicherungsgebühren: Bei der Gründung einer neuen Niederlassung sollten sich Unternehmen die Zeit nehmen, die erforderlichen Versicherungen je nach Standort, Größe und Branche des neuen Unternehmens zu recherchieren und auszuwählen, um potenzielle Risiken zu minimieren und die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Zu den wesentlichen Versicherungen gehören in der Regel eine allgemeine Haftpflichtversicherung, eine gewerbliche Sachversicherung, eine Betriebsunterbrechungsversicherung, eine Arbeitsunfallversicherung, eine Berufshaftpflichtversicherung und eine Cyber‑Versicherung.

• Gebühren für die Umsatzsteuerregistrierung: Die Registrierung für die Umsatzsteuer (englisch: VAT) oder das entsprechende Äquivalent des Landes ermöglicht es einem Unternehmen, Umsatzsteuer auf steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen zu erheben und abzuführen, die innerhalb einer bestimmten Region verkauft werden. Die spezifischen Anforderungen und Gebühren für die Umsatzsteuerregistrierung variieren je nach Land.

• Gebühren für die Einrichtung eines Bankkontos: Ein Bankkonto ist in der Regel für die Verwaltung der Finanzen des Unternehmens unerlässlich, einschließlich des Empfangs von Geldern, der Durchführung von Zahlungen und der Abwicklung der Gehaltsabrechnung. In vielen Ländern ist die Eröffnung eines Bankkontos für ausländische Unternehmen, die in diesem Land tätig sind, obligatorisch. Die Länder haben unterschiedliche Bankvorschriften, die sich auf die Kosten für die Eröffnung eines Geschäftskontos bei der Gründung eines ausländischen Unternehmens auswirken können. Die Einrichtung eines Bankkontos ist in der Regel kostengünstig, aber es fallen Kosten für die Recherche und Auswahl des geeigneten Bankinstituts sowie für die Erfüllung von Sicherheitsanforderungen wie dem Know-Your-Customer-Verifizierungsprozess (KYC; deutsch: ‚kenne deinen Kunden‘) an.

• Überweisung von Kapital auf das ausländische Bankkonto: Einige Länder verlangen bei der Gründung eines ausländischen Unternehmens eine Kapitaleinzahlung auf die neuen Geschäftskonten. In Deutschland beispielsweise ist bei der Gründung eine Bareinlage in Höhe von 25.000 Euro erforderlich, wobei mindestens die Hälfte dieses Betrags zum Zeitpunkt der Registrierung eingezahlt werden muss.

• Gebühren für Arbeitsverträge: Sobald Sie Ihre eigene Gesellschaft gegründet haben, können Sie legal lokale Fachkräfte einstellen. Unternehmen, die aus einem EOR-Modell aussteigen, müssen ihre eigenen lokalisierten Arbeitsverträge erstellen, die den regionalen Arbeitsgesetzen und -vorschriften entsprechen und die Beschäftigungsbedingungen korrekt darlegen, um sicherzustellen, dass beide Parteien ihre Rechte und Pflichten verstehen.

• Einrichtungsgebühren für Sozialleistungen für Mitarbeitende: Um Arbeitsverträge aufrechtzuerhalten, müssen Sie gemäß den gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Landes obligatorische Sozialleistungspläne einrichten und verwalten. Dazu können Krankenversicherung, Lebensversicherung, Altersvorsorge, gesetzlicher Urlaub und Freistellungen gehören. Die konkreten Gebühren für die Einrichtung von Sozialleistungen variieren je nach Art des Plans, Anzahl der Mitarbeitenden, Komplexität der Planausgestaltung und Dienstleister. Im Allgemeinen müssen Unternehmen jedoch mit Einrichtungsgebühren zwischen einigen hundert und mehreren tausend Euro pro Plan rechnen.

• Registrierung der Unternehmensadresse: Es ist zwar nicht in jedem Land, in dem eine juristische Person gegründet wird, zwingend notwendig, über eine physische Adresse zu verfügen, aber in der Regel ist es erforderlich, mindestens eine Dienstadresse anzugeben. In China beispielsweise müssen ausländische Unternehmen einen Sitz in China haben, bei dem es sich in der Regel um die physische Adresse der Niederlassung oder Tochtergesellschaft des Unternehmens handelt. Im Vereinigten Königreich müssen ausländische Unternehmen über eine Dienstadresse in Großbritannien verfügen, an die rechtliche Dokumente zugestellt werden können.

Unternehmen können diese Kosten für die Internationalisierung senken und weltweit eine lokale Präsenz etablieren, indem sie Mitarbeiter:innen über einen EOR wie Deel einstellen. Deel erhebt keine Einrichtungsgebühren im Voraus, was bedeutet, dass keine signifikanten Investitionen erforderlich sind und keine finanziellen Verluste oder Gebühren für die Auflösung der Niederlassung anfallen, wenn das Unternehmen scheitert oder sich entscheidet, einen Markt zu verlassen.

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3. Sie können die Mittel für laufende Personal-, Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Aufgaben aufbringen

Neben den initialen Kosten für die Gründung einer ausländischen Niederlassung müssen Unternehmen auch laufende Ausgaben einkalkulieren. Dazu gehören Buchhaltung, Steuern, Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Sozialleistungen sowie die Einhaltung regionaler Arbeitsgesetze.

Ein EOR übernimmt diese Aufgaben für Ihr Unternehmen, sodass Sie sich auf Ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren können. Wenn Sie jedoch zu Ihrer eigenen Niederlassung übergehen, fallen diese Kosten Ihrem Unternehmen zu. Außerdem können Sie wahrscheinlich nicht von den Vergünstigungen oder Sonderkonditionen profitieren, die der EOR durch seine Partnerschaften mit Versicherungsanbietern und Integrationspartnern erhält.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der durchschnittlichen laufenden Kosten für den Betrieb einer ausländischen Niederlassung. Die Kosten können je nach Größe und Komplexität der Organisation, der Branche, in der sie tätig ist, sowie dem Standort ihrer Mitarbeitenden und dem Ort ihrer Gründung erheblich variieren.

HR-Kosten

Im Durchschnitt macht der Personalbereich 1,47 % der Betriebskosten eines Unternehmens aus, einschließlich (aber nicht limitiert auf) Kosten im Zusammenhang mit:

• Aus- und Weiterbildung
• HR-Technologie
• Vergütungspaket Ihres HR-Teams
• Talentbeschaffung und Onboarding, einschließlich der Ausarbeitung von Arbeitsverträgen, der Überarbeitung von Compliance-Dokumenten, der Registrierung von Mitarbeitern und mehr

Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung beträgt für die meisten Unternehmen zwischen 15 % und 30 % ihres Gesamtumsatzes. Dazu gehören:

• Gehälter und Sozialleistungen für Mitarbeitende in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware
• Steuererklärung
• Sozialabgaben

Wenn Sie die Lohnabrechnung in mehreren Ländern durchführen, müssen Sie die Kosten für die Einstellung einer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person in jedem Land einkalkulieren, um die Einhaltung der lokalen Lohn- und Arbeitsgesetze sicherzustellen.

Die geschätzten laufenden Gesamtkosten für die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens in Großbritannien betragen:

• 49.000 bis 57.000 Euro pro Jahr mit einer Niederlassung
• 6.308 Euro pro Jahr mit einem EOR wie Deel

Kosten für die Überwachung der Compliance

Die durchschnittlichen jährlichen Kosten für die Einhaltung der Vorschriften können in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzwesen bis zu 9.000 Euro pro Mitarbeiter:in betragen. Unternehmen in schwächer regulierten Branchen kommen in der Regel mit weniger aus. Zusätzlich zu den Gehaltspaketen des internen Compliance-Teams wird das Budget für Software und Dienstleistungen verwendet, wie z. B.:

• Recherche zu gesetzlichen Vorschriften
• Tools für Risikobewertung und Schulungsprogramme
• Kosten für externe Rechtsberatung und Beratungsdienstleistungen

Körperschaftsteuern

Wenn Sie eine ausländische Niederlassung gründen, begründen Sie damit eine steuerpflichtige Präsenz in diesem Land. Infolgedessen erheben die meisten regionalen Behörden eine direkte Steuer auf die Einnahmen oder Gewinne Ihres Unternehmens, um die lokale Infrastruktur und öffentliche Dienstleistungen wie Bildung und Gesundheitswesen zu finanzieren. Die Körperschaftssteuersätze variieren erheblich in Abhängigkeit von Faktoren wie dem Standort, der Rentabilität, den Einnahmen und der Branche des Unternehmens. Beispielsweise beträgt der Hauptsatz der Körperschaftsteuer im Vereinigten Königreich 25 %, der auf die Gewinne eines Unternehmens erhoben wird.

Örtliche Vertretung

In einigen Ländern müssen Unternehmen lokale Vertreter:innen, ansässige Geschäftsführer:innen, leitende Angestellte oder Bevollmächtigte benennen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Unternehmen die lokalen Gesetze und Vorschriften einhalten und die Regierung eine Kontaktperson zur Verfügung hat. Die Kosten für die Ernennung einer lokalen Vertretung für Ihr ausländisches Unternehmen können je nach Standort, Komplexität des Unternehmens und Umfang der erforderlichen Dienstleistungen erheblich variieren.

Einrichtung einer physischen Adresse

In einigen Ländern und Rechtsordnungen ist für die Gründung eines Unternehmens eine örtliche, physische Adresse erforderlich, was mit erheblichen Immobilieninvestitionen verbunden ist. Zusätzlich zu den Mietkosten müssen Unternehmen die Kosten für Kautionen, Versicherungen, Maklergebühren, Versorgungsleistungen, Internet- und Telefonverträge, Möbel und Ausrüstung einkalkulieren.

Durch die Nutzung eines EOR-Dienstes wie der All-in-One-Lösung von Deel für globale Gehaltsabrechnung, Personalwesen und Compliance können Unternehmen die Compliance-Risiken und Kosten vermeiden, die mit der Unterhaltung einer eigenen lokalen juristischen Person im Ausland verbunden sind.

Wenn Sie bereits ausländische Unternehmen besitzen, kann Deel Sie bei der konsolidierten Unternehmensverwaltung unterstützen. Nutzen Sie Deel mit Ihren Unternehmen und standardisieren Sie Ihre globale Gehaltsabrechnung, Ihr Personalwesen und die Einhaltung von Vorschriften für Ihre Belegschaft mit unserer zentralen Plattform.

4. Sie haben sich mit dem Gründungsprozess und dem Zeitaufwand vertraut gemacht

Unternehmen, die eine neue ausländische Niederlassung gründen, müssen mehrere zeitaufwendige Schritte durchlaufen, bevor sie Ihre ersten regionalen Mitarbeitenden einstellen können. Arbeiten Sie hingegen mit einem EOR-Anbieter zusammen, überspringen Sie den gesamten bürokratischen Aufwand und können sofort mit der globalen Einstellung von Mitarbeitenden beginnen.

Der Gründungs- und Registrierungsprozess, einschließlich der Beschaffung von Lizenzen, kann zwischen zwei Wochen und zwei Jahren dauern und umfasst die folgenden Schritte:

• Auswahl eines Standorts
• Auswahl der Unternehmensstruktur
• Beantragung eines Firmennamens
• Zusammenstellung und Vorbereitung der rechtlichen Dokumente
• Beschaffung der erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen
• Registrierung der Gesellschaft bei den Behörden
• Eröffnung eines Geschäftskontos
• Beschaffung von Steueridentifikationsnummern
• Einrichtung von Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssystemen
• Einstellung von Mitarbeitenden

Die beschriebenen Schritte können je nach Land und Gesellschaftsform variieren, aber die Einholung der erforderlichen behördlichen Unterlagen und Genehmigungen ist oft ein langwieriger und ineffizienter Prozess. Unerwartete Probleme mit Anträgen, wie fehlende Dokumente oder unvollständige Informationen, können den Genehmigungsprozess zusätzlich verlangsamen.

Einige EORs, wie Deel, können Ihnen bei der Gründung Ihres eigenen Unternehmens beratend und unterstützend zur Seite stehen, einschließlich der Gründung der juristischen Person, der Registrierung und der laufenden Anforderungen. Wir können Ihnen helfen, den Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen erfüllen, sodass Sie in kürzester Zeit startbereit sind.

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5. Ihr HR-Team beherrscht die lokalen Arbeitsgesetze

Wenn Sie einen EOR einsetzen, kümmern sich örtliche, interne HR-Fachleute um die rechtlichen und Compliance-Aspekte Ihrer globalen Belegschaft. Wenn Sie jedoch eine lokale Niederlassung gründen, liegen diese administrativen Aufgaben in Ihrer Verantwortung.

Sollten Sie nicht vorhaben, ein Team lokaler Personalfachleute einzustellen, um Ihre neue HR-Funktion am Standort Ihrer neuen Einheit zu verwalten, müssen Sie Ihr bestehendes HR-Team mit den lokalen Arbeitsgesetzen und Vorschriften in Bezug auf die folgenden Punkte vertraut machen:

• Mindestlöhne
• Vergütung der Überstunden
• Klassifizierung von Arbeitnehmenden
• Arbeitszeiten
• Pausenzeiten
• Einstellung und Kündigung von Mitarbeiter:innen
• Arbeitsverträge
• Gewerkschaften und geltende Tarifverträge
• Sozialleistungen wie Urlaub, Elternzeit und Renten
• Probezeiten
• Hintergrundüberprüfungen
• Zahlungsmethoden
• Zahlungsfristen
• Zahlungspläne
• Lohnsteuer und Compliance
• Lohnunterlagen
• Kündigung

Es kann viele Monate dauern, bis ein Unternehmen vor Ort ein HR-Team aufgebaut oder sein bestehendes Personal für diese stark von der Region abhängigen Aspekte geschult hat. Eine ineffektive Arbeitsweise kann zu erheblichen Geldstrafen, Reputationsschäden und sogar strafrechtlicher Verfolgung führen.

EORs wie Deel verfügen über lokale HR-Fachleute in Ländern weltweit, die in der Lage sind, lokale Arbeitsverträge, Mindestlöhne und vorgeschriebene Sozialleistungen in jedem neuen Land, in dem Sie Mitarbeitende einstellen möchten, zu verwalten. Sie können die Einstellungs- und Austrittsprozesse von Mitarbeitenden optimieren und so sicherstellen, dass die Mitarbeiter:innen schnell und konform einsatzbereit sind.

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6. Sie möchten Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen lokalen Lohnbuchhaltungsdienstleister auslagern

Wenn Sie einen EOR nutzen, sorgen sich deren interne Fachkräfte um die komplexen lokalen Vorschriften und verwalten die Lohnabrechnung in Ihrem Namen und in jedem Land, in dem Sie tätig sind. Wenn Sie jedoch eine lokale Niederlassung gründen, übernehmen Sie die Verantwortung für diese wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Aufgabe.

Anstatt ein internes Team einzustellen oder zu schulen, das sich mit lokalen Lohn- und Steuervorschriften, Steuersätzen, verfügbaren Zahlungsmethoden, Wechselkursen sowie Einreichungs- und Zahlungsfristen auskennt, entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, ihre Lohnbuchhaltung an ein lokales Dienstleistungsunternehmen auszulagern.

Die Nutzung mehrerer isolierter lokaler Lohnbuchhaltungsservices kann jedoch die globale Lohnbuchhaltung für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, erschweren. Dies veranlasst einige Unternehmen dazu, einen globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister zu beauftragen, der externe Drittpartner für die lokale Lohnbuchhaltung einsetzt. Die Qualität und Erreichbarkeit des Supports variieren jedoch stark.

7. Sie sind bereit, Ihr laufendes Compliance-Risiko zu übernehmen

Als rechtliche Arbeitgebende Ihrer internationalen Mitarbeitenden übernehmen EOR oft die volle Haftung, wenn ein Compliance-Risiko oder ein Verstoß auftritt. Wenn Sie jedoch eine eigene Niederlassung gründen, sollte die Einhaltung der Compliance Ihre oberste Priorität sein.

Sofern Sie nicht vorhaben, ein lokales Compliance-Team einzustellen, das Sie absichert, müssen Sie Ihre bestehenden Compliance-Verantwortlichen mit den folgenden Themen vertraut machen:

• Vorschriften zur Datenerfassung
• Datenschutzgesetze
• Vorschriften zum Schutz geistigen Eigentums
• Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuerberichterstattung
• Arbeitsgesetze und -vorschriften

Wie erwähnt kann es viele Monate dauern, bis ein Unternehmen vor Ort eine Compliance-Abteilung aufgebaut oder seine bestehenden Compliance-Beauftragten geschult hat, um mit den Details der unterschiedlichen Gesetze und Vorschriften umzugehen. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu empfindlichen Geldstrafen, Reputationsschäden und sogar strafrechtlicher Verfolgung führen.

EORs mit Expertise in der globalen Lohnbuchhaltung wie Deel können Ihnen helfen, die Lohnbuchhaltung in über 100 Ländern mit einer einheitlichen Plattform zu optimieren. Eliminieren Sie die laufende Verwaltung von lokalen Compliance-Anforderungen, Steuern, Sozialleistungen und mehr.

Mit Deel können Sie die Mitarbeiterinformationen automatisch aus Ihrer HR-Plattform synchronisieren und Ihre internationalen Mitarbeiter:innen nahtlos einstellen. Sobald sie eingestellt sind, übernehmen wir für sie die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Anstelle der Verwendung mehrerer Lohnabrechnungsplattformen, können Sie die Gehälter und Steuern Ihres Teams in einem einzigen System überprüfen. Möchten Sie einen Bonus oder eine Last-Minute-Ausgabe hinzufügen? Fügen Sie diese in Sekundenschnelle hinzu. Unsere Lohnbuchhalter:innen stellen sicher, dass alle Ihre Zahlungen den lokalen Vorschriften entsprechen. Sie kümmern sich um alles, von Steuern und behördlichen Meldungen bis hin zur Abwicklung von Zahlungen in Ihrem Namen in den entsprechenden Ländern.

EORs wie Deel übernehmen die volle Verantwortung für die Einhaltung lokaler und globaler Gesetze und Vorschriften. Sie stellen sicher, dass

• Arbeitsverträge von Rechtsfachkräften geprüft und vierteljährlich aktualisiert werden, da sich die Arbeitsgesetze ständig ändern
• alle obligatorischen lokalen Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Renten für Sie abgewickelt werden
• Ihre Mitarbeitenden korrekt klassifiziert werden, um Risiken durch Fehlklassifizierungen zu vermeiden
• Sie Zugang zu geprüften Datenschutz- und Vertraulichkeitsvereinbarungen haben
• alle Daten in Übereinstimmung mit weltweit anerkannten Datensicherheitsprogrammen und -rahmenwerken wie der DSGVO verarbeitet werden
• alle erforderlichen Lohnsteuern, Sozialabgaben und sonstigen staatlichen Gebühren korrekt und pünktlich gezahlt werden
• die Gehalts- und Lohnabrechnungen und alle anderen Personalverwaltungsaufgaben übernommen werden

Unser Compliance Hub bietet Ihnen Zugang zu den neuesten regulatorischen Aktualisierungen und Risikowarnungen und bietet Ihnen Compliance-Leitlinien und umsetzbare Warnmeldungen

EOR vs. lokale Niederlassung: Häufige Missverständnisse

Hier gehen wir auf einige häufige Missverständnisse und Bedenken in Bezug auf EOR und Unternehmen ein, damit Sie fundierte strategische Entscheidungen über Ihre globale Expansion treffen können.

Ist ein EOR eine vorübergehende Lösung?

Nein. Es gibt ein weitverbreitetes Missverständnis, dass ein EOR keine dauerhafte Lösung ist und Sie eine lokale Niederlassung gründen müssen, bevor Sie die Grenzen eines EOR überschreiten und eine lokale steuerpflichtige Präsenz oder eine feste Niederlassung (Permanent Establishment - PE) benötigen. In Wirklichkeit gibt es nur sehr wenige Länder, die strenge Gesetze bezüglich der Grenzen eines EOR haben. Tatsächlich mindert die Nutzung eines EOR, der Mitarbeitende offiziell für Sie einstellt, Ihre Risiken einer festen Niederlassung.

Sind die Geschäftsaktivitäten mit einem EOR eingeschränkt?

Nein. Möglicherweise befürchten Sie, dass bestimmte Geschäftstätigkeiten, die in einem anderen Land ausgeübt werden, die Aufmerksamkeit der lokalen Steuerbehörden auf sich ziehen könnten. Da der EOR jedoch die Dienstleistung aus dem Land der Arbeitgebenden an einen anderen Standort exportiert, sind die Steuerbehörden an vielen Geschäftstätigkeiten nicht interessiert.

Es ist etwa unwahrscheinlich, dass die Arbeit eines Ingenieurs ‘Auslöser für eine feste Niederlassung ist, da die Dienstleistung keine Einnahmen innerhalb des Landes generiert. Arbeitgebende sollten sich jedoch bewusst sein, dass der EOR Ihnen als Kundenunternehmen die Umsatzsteuer in Rechnung stellt, wenn über einen EOR eingestellte Mitarbeitende direkt mit dem lokalen Markt interagieren.

Oftmals stehen die Steuerbehörden EOR-Vereinbarungen positiv gegenüber, da diese stark reguliert sind und für die Einbehaltung und Abführung von Steuern an die lokalen Steuerbehörden verantwortlich sind. EORs stellen sicher, dass alle erforderlichen Steuern und Arbeitgeberbeiträge direkt an die lokale Behörde gezahlt werden, und zwar konform und fristgerecht.

Ist die Gründung einer Niederlassung kostengünstiger?

Nein. Ein weiteres weitverbreitetes Missverständnis ist, dass, sobald ein Unternehmen eine bestimmte Größe auf einem Markt erreicht hat, eine Niederlassung kostengünstiger ist als ein EOR. Diese Annahme berücksichtigt jedoch nicht, dass ein EOR mehr als nur eine Lösung für die Talentakquise ist. Vielseitige EORs übernehmen auch die globale Lohnbuchhaltung, die Aufgaben der Personalabteilung und robuste Compliance-Lösungen.

Sobald ein Unternehmen aus einem EOR-Vertrag aussteigt, muss es in jedem Land, in dem es internationale Mitarbeitende einstellen möchte, eigene Niederlassungen gründen. Dies ist mit einem erheblichen laufenden Zeit- und Finanzaufwand verbunden. Alternativ kann ein EOR-Partner wie Deel Ihr Unternehmen in über 150 Ländern durch seine hundertprozentigen eigenen Niederlassungen unterstützen.

EOR oder Niederlassung – mit Deel ist alles möglich

Die Abwägung, ob Sie eine juristische Person gründen oder eine Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR) eingehen, ist eine wichtige strategische Entscheidung, die sorgfältig bedacht sein sollte.

Mit Deel müssen Sie sich bei dieser Entscheidung nicht unter Druck gesetzt fühlen. Wir bieten Ihnen fachkundige Beratung, um Ihnen zu helfen, den besten Weg für Ihr Unternehmen in verschiedenen Wachstumsphasen zu wählen. Unsere Dienstleistungen umfassen sowohl EOR als auch die Gründung von Niederlassungen, sodass Sie in über 150 Ländern Mitarbeitende einstellen und tätig sein können, während Sie gleichzeitig die Compliance, die Personalverwaltung und die Gehaltsabrechnung vereinfachen.

Mit unserer All-in-One-Plattform können Sie Ihre globale Strategie auf die spezifischen Anforderungen jedes Standorts zuschneiden.