Gehaltsabrechnung: Best Practices für Unternehmen 2026

Eine zuverlässige Gehaltsabrechnung ist weit mehr als ein administrativer Prozess. Sie bildet die Grundlage für Vertrauen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und hat direkten Einfluss auf Zufriedenheit, Motivation und Bindung.

Mit zunehmender Internationalisierung und Remote-Arbeit wird Payroll jedoch immer komplexer. Unterschiedliche Steuervorschriften, Meldepflichten, Zahlungsfristen und lokale Arbeitsgesetze machen es für Unternehmen zunehmend herausfordernd, Gehälter korrekt und fristgerecht abzuwickeln – insbesondere bei verteilten Teams in mehreren Ländern.

Um Fehler, Verzögerungen und Compliance-Risiken zu vermeiden, benötigen Unternehmen klar definierte Prozesse, verlässliche Systeme und ein solides Verständnis der lokalen Anforderungen. In diesem Leitfaden zeigen wir bewährte Best Practices für eine effiziente, rechtssichere und skalierbare Gehaltsabrechnung – von der Vorbereitung über die Umsetzung bis hin zur kontinuierlichen Optimierung.

Erstellen Sie Richtlinien und Verfahren für Lohnabrechnungssysteme

Die Grundlage jedes guten Prozesses – insbesondere eines so komplexen wie der Lohnabrechnung – sind die standardisierten Vorgehensweisen und Richtlinien. Durch die Erstellung einer einzigen Quelle der Wahrheit („Single Source of Truth“) für Ihre Lohnabrechnungsprozesse sowie der Festlegung von Best Practices stellen Sie sicher, dass Ihre gesamte zuständige Abteilung nach den gleichen Standards arbeitet.

Ihre Lohnabrechnungsrichtlinien sollten folgende Punkte abdecken:

• Bestandteile der Lohnabrechnung
• Zahlungsplan
• Zahlungsmethoden
• Lohnabzüge
• Leistungen

Ihre Lohnabrechnungsverfahren sollten folgende Punkte abdecken:

• Dateneingabeprozesse
• Standards für die Berichtsverarbeitung
• Zahlungsprozesse
• Standards für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen
• Berechnungsprozesse
• Vor- und Nachbereitungen der Lohnabrechnung
• Berücksichtigung von Abwesenheiten

Um den Anfang zu machen, können Sie eine globale Lohnabrechnungsvorlage verwenden, um die täglichen Aufgaben der Lohnabrechnung und die Bezahlung jedes Mitarbeiters für einen einzelnen Zahlungszyklus zu identifizieren.

Wichtige Termine und Fristen der Lohnabrechnung für das gesamte Jahr eintragen

Ein Vorteil der Verwaltung der Lohnabrechnung ist, dass fast alle erforderlichen Fristen im Voraus bekannt sind. Integrieren Sie diese strategische Planung in den Zeitplan Ihrer verantwortlichen Mitarbeiter:innen der Lohnabrechnung, um Fehler bei der Lohnabrechnung und Strafen durch Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu vermeiden.

Sowohl Kleinunternehmer:innen als auch die Lohnbuchhaltung in Großunternehmen können gleichermaßen davon profitieren, sich Erinnerungen an Lohn- und Steuerfristen einzurichten. Die Fristen variieren je nach den Lohnabrechnungsgesetzen des Landes und dem Lohnabrechnungszeitplan.

Wie und wo Sie Benachrichtigungen einrichten, hängt von Ihrem Team und den verwendeten Tools ab. Die Automatisierung von Erinnerungen in einem kollaborativen Tool, das Sie bereits täglich verwenden, wie z. B. Slack, ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen empfangen werden. Alternativ können Sie Termine in einem gemeinsamen Google Kalender Ihres Teams erstellen und alle erforderlichen Mitglieder der Lohnabrechnungsabteilung zu den entsprechenden Ereignissen im Laufe des Jahres einladen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen korrekt klassifiziert sind

Das Verständnis der Mitarbeiterklassifizierung ist erforderlich, um die Lohnabrechnung korrekt durchzuführen. Sie müssen sicherstellen, dass Vollzeitmitarbeiter:innen oder Freelancer:innen korrekt eingeordnet sind, um die Arbeitnehmer:innen entsprechend zu bezahlen und ihnen die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren.

Arbeitgeber:innen zahlen mehr für Mitarbeiter:innen als für unabhängige Freelancer:innen, da sie für jeden Mitarbeitenden Leistungen und Lohnsteuern abführen müssen. Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden falsch abrechnen, kann dies zur Umgehung von Steuern und Sozialabgaben wie Arbeitslosen- und Krankenversicherungsbeiträgen führen, was erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen kann.

Wenn Ihr Team sowohl unabhängige Freelancer:innen als auch feste Mitarbeitende einstellt, überprüfen Sie doppelt, ob sie korrekt klassifiziert sind. Sie können diese Bewertung verwenden, um Ihr Risiko einer Fehlklassifizierung zu bestimmen.

Überarbeiten und automatisieren Sie Ihr Lohnabrechnungssystem

Einer der größten Fortschritte in der HR-Software ist die Automatisierung der Lohnabrechnung. Automatisierte und digitalisierte Lösungen können Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung der Lohnabrechnungsabteilung zu verwalten und die Einhaltung von Lohnabrechnungsvorschriften und Steuererklärungen zu verbessern, indem sie Aufgaben übernehmen, wie:

• Zeiterfassung
• Berechnung von Überstunden, Boni und Gehaltserhöhungen
• Lohnabrechnungsberichte und Kostenaufstellungen
• Berechnung von Steuern und Abzügen
• Steuererklärungen

Verwenden Sie Echtzeit-Datenverfolgung und -analyse

Lohnabrechnungsteams können keine fundierten Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Daten treffen. Egal, ob Sie Informationen der Lohnabrechnung von Mitarbeiter:innen oder eine Kostenaufstellung Ihrer ausländischen Sozialversicherungsbeiträge überprüfen, Sie benötigen einen aktuellen Bericht.

Die globale Lohnabrechnungsplattform von Deel bietet beispielsweise einen globalen Überblick über alle Ihre Lohnabrechnungsdaten, sodass Sie datenbasierte Entscheidungen über die Lohnabrechnung treffen können, und das mit Berichten aus allen Standorten und Positionen.

Bieten Sie zugänglichere Zahlungsoptionen an

Die Einrichtung von Direktzahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeitenden anstelle des Versands von Papierchecks ist ein wichtiger erster Schritt zur Verbesserung Ihrer Lohnabrechnungsprozesse. Wenn Sie die Zahlungserfahrung Ihrer Mitarbeitenden weiter optimieren möchten oder ein globales Team mit unabhängigen Auftragnehmer:innen beschäftigen, können flexiblere Auszahlungslösungen sinnvoll sein.

Mitarbeitende, die Deel nutzen, haben Zugriff auf verschiedene Auszahlungsmöglichkeiten, darunter auch Optionen zur Umwandlung ihres Guthabens in digitale Währungen, sofern dies nach lokalen Vorschriften zulässig ist. Unternehmen können Freelancer:innen zudem frühzeitig über Deel Advance bezahlen.

Deel-Kunden können Freelancer:innen außerdem eine Deel Card zur Verfügung stellen, mit der sie ihr Guthaben direkt nutzen können, ohne es zuvor auf ein Bankkonto zu überweisen. Dies kann insbesondere in Ländern mit eingeschränktem Zugang zu internationalen Zahlungssystemen von Vorteil sein.

Suchen Sie nach einer Softwarelösung, die eine mobile Selbstbedienungsfunktion bietet

Die Verwendung einer Lohnabrechnungsplattform mit Funktionen der Selbstverwaltung entlastet Ihr Team für das Personalwesen von sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf Kernprojekte zu konzentrieren. Die Selbstbefähigung ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, einfache Aufgaben eigenständig zu erledigen, wie z. B. die Übermittlung von Zeiterfassungsinformationen, die Überprüfung vergangener und aktueller Gehaltsabrechnungen und die Einreichung von Steuerinformationen.

Die Verwendung einer Plattform, die Selbstverwaltung und mobile Nutzung bietet, ist ideal, da Mitarbeiter:innen und für die Entgeltabrechnung zuständige Personen jederzeit und überall auf die Plattform zugreifen können. Dies trägt zu einer besseren Benutzererfahrung und einer höheren Effizienz bei.

Implementieren Sie eine starke Datenschutzrichtlinie

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Daten online speichern, Lohnabrechnungssoftware verwenden oder die Lohnabrechnung durch Drittanbieter auslagern, müssen Sie der Datensicherheit besondere Aufmerksamkeit widmen. Zuständige Personen verarbeiten sensible und personenbezogene Daten wie Bankinformationen und Mitarbeiterakten. Daher müssen entsprechende Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, um diese Informationen zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Cloud-basierte Lösungen sind in der Regel eine sichere Option für viele Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Dennoch liegt es in Ihrer Verantwortung zu bestimmen, welche Lösung für Ihr Unternehmen und dessen Daten am besten geeignet ist. Entscheiden Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem ausgelagerten Lohnabrechnungsdienstleister, ist zudem eine ordnungsgemäße Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) erforderlich.

Lagern Sie Ihre Lohnabrechnung für mehr Expertise und Kapazitäten aus

Viele Unternehmen erreichen irgendwann den Punkt, an dem die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsprozesse die ressourcenschonendste Lösung für das Management darstellt. Häufig ist dies der Fall, wenn die Belegschaft stark wächst und das interne Lohnabrechnungsteam die Prozesse nicht mehr allein bewältigen kann. Andere Unternehmen entscheiden sich für das Outsourcing der Lohnabrechnung, sobald sie beginnen, international Mitarbeitende einzustellen.

Wenn Ihr Führungsteam eine globale Expansion plant, kann es sinnvoll sein, den Übergang zu einem ausgelagerten Lohnabrechnungsanbieter in Betracht zu ziehen. Die Vorteile des Outsourcings bestimmter Lohnabrechnungsaufgaben umfassen:

• Reduzierte Kosten
• Zeitersparnis
• Zugriff auf Fachwissen
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung
• Erhöhte Datensicherheit und besserer Compliance-Schutz

Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden um ehrliches und konstruktives Feedback

Ihre Mitarbeiter:innen können den Lohnabrechnungsprozess am besten beurteilen und ihr Feedback kann Ihnen helfen, zukünftige Erfahrung zu verbessern. Verwenden Sie Pulsumfragen, um die Zufriedenheit Ihres Teams mit dem aktuellen Lohnabrechnungsprozess und der Gehaltsabrechnungssoftware zu ermitteln. Die Erfahrung der Mitarbeitenden ist von entscheidender Bedeutung für die Zufriedenheit.

Welche Probleme gibt es, die Ihrem Personalwesen möglicherweise nicht bewusst sind? Haben sie das Gefühl eines reibungslosen Ablaufs und dass sie schnell sowie fehlerfrei bezahlt werden? Was können Sie tun, um die Bezahlung der Mitarbeiter:innen am Ende des Monats zu verbessern?

Vereinfachen Sie Ihre Lohnabrechnung mit einer globalen Plattform

Wenn Sie internationale Mitarbeitende haben, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie komplex die globale Lohnabrechnung ist. Aber internationale Zahlungen sollten Sie nicht davon abhalten, ein globales Team einzusetzen.

Mit Deel können Sie die Lohnabrechnung mit nur einem Klick finanzieren und Lohnsteuern automatisch berechnen. Unsere mehrfachen Währungsoptionen und verschiedenen Auszahlungsmethoden erleichtern es Ihrem Team, pünktlich und jedes Mal in über 90 Ländern bezahlt zu werden.

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