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8 min

Die häufigsten Fehler bei einer Gehaltsabrechnung

Globale Payroll

Autor

Veröffentlicht

17 September, 2021

Letzte Aktualisierung

04 Februar, 2025

Inhaltsverzeichnis

22 übliche Fehler in der Entgeltabrechnung

Konsequenzen einer fehlerhaften Lohnabrechnung

Fazit

Vermeiden Sie Gehaltsabrechnungsfehler mit Deel

Die Entgeltabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Lohnauszahlung, die Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen gleichermaßen betrifft. Fehlerhafte Lohnabrechnungen können sowohl finanzielle als auch rechtliche Konsequenzen haben. Sie treten in jedem zweiten Unternehmen auf und umfassen falsche Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen, falsche Steuerabzüge, das Nichtbeachten von Ausschlussfristen, fehlerhafte Abrechnungszeiträume sowie Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Dieser Artikel beleuchtet die häufigsten Fehler und erklärt, wie diese vermieden werden können.

Hinweis: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar.

22 übliche Fehler in der Entgeltabrechnung

1. Falsche Abrechnung oder Zahlung

Eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist sowohl für Ihre Mitarbeiter:innen als auch für Ihre Freelancer:innen die Grundlage für eine gute, professionelle Beziehung. Dass bei jeder Lohnabrechnung der richtige Betrag gezahlt wird, ist mit Aufwand verbunden. Dennoch muss dies erledigt werden. In der Regel müssen Sie viele (manchmal sogar Hunderte) Stundenzettel durchsichten, um sicherzustellen, dass jeder einzelne von ihnen korrekt ist.

Fehlkalkulationen bei der Bezahlung von Mitarbeitenden oder Freelancer:innen in der richtigen Höhe können zu ernsthaften Problemen führen. Abzüge, wie beispielsweise Steuerabzüge, müssen korrekt berechnet und aufgeführt werden. Ein häufiger Fehler ist die falsche Anwendung der Steuerklassen. Eine falsche Steuerklasse kann dazu führen, dass zu viel oder zu wenig Steuern abgeführt werden. Es ist wichtig, die Steuerklasse regelmäßig zu überprüfen und bei Änderungen anzupassen.

Zum einen können Sie Ihre Angestellten versehentlich zu niedrig bezahlen. Das bedeutet, dass Sie ihnen ein geringeres Einkommen zukommen lassen, als ihnen zusteht. Das ist nicht nur unprofessionell, sondern kann auch zu Unmut innerhalb der Belegschaft führen.

Auch eine Überbezahlung ist ein ernsthaftes Problem und kann auf einen einfachen Fehler bei der Dateneingabe zurückzuführen sein. Mitarbeitenden mehr Geld zu geben, als sie verdient haben, ist ein schlechtes Geschäftsmodell. Ganz zu schweigen davon, dass es die Finanzen Ihres Unternehmens ernsthaft schädigen kann, wenn es unbemerkt bleibt. Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen.

2. Vernachlässigung der Lohnsummensteuer

Die Zahlung von Steuern ist eine der wichtigsten Aufgaben, wenn Sie ein Unternehmen besitzen. Der Staat verlangt von allen Unternehmen, dass sie eine Reihe von staatlichen und regionalen Steuern zahlen. Wenn Sie eine dieser Steuerzahlungen versäumen, kann dies zu Problemen mit dem Finanzamt führen.

Die Nichtbeachtung der Lohnsteuer führt zu Problemen mit den örtlichen Behörden. Die meisten dieser Steuern werden im Wege des Umlageverfahrens erhoben. Das bedeutet, dass eine einzige versäumte Zahlung zu hohen Geldstrafen führen kann, die sowohl große als auch kleine Unternehmen betreffen.

3. Versäumnis von Fristen oder dem Versand von Steuerformularen

Einige Gehaltsabrechnungen sind eng an bestimmte Steuerformulare gebunden. Es ist ein schwerwiegender Fehler, diese nicht einzureichen, sobald Sie Mitarbeitende oder Freelancer:innen engagieren. Es gibt eine Reihe von Formularen, die Sie einreichen müssen, und einige davon unterscheiden sich vielleicht sehr von den Ihnen bekannten.

So unterscheiden sich etwa die steuerlichen Pflichten bei der Beauftragung ausländischer Freelancer:innen erheblich von denen regulärer Arbeitnehmer:innen. Vergewissern Sie sich, dass Sie darüber informiert sind, welche Formulare Sie für neu eingestellte Mitarbeiter:innen benötigen und wann Sie diese einreichen müssen.

Viele Arbeitgeber:innen tappen auch in die Falle, dass sie sich auf ihre Angestellten konzentrieren und ihre unabhängigen Auftragnehmer völlig vergessen. In den USA ist die Nichtübermittlung der 1099 Steuerformulare ist einer der häufigsten Fehler, die Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung machen.

4. Inkonsequente oder unregelmäßige Gehaltsabrechnungen

Die Verwaltung einer so anspruchsvollen Aufgabe wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung bringt Sie in verschiedene unvorhersehbare Situationen, insbesondere wenn Sie viele Mitarbeitende oder Freelancer:innen im Ausland haben. Die Bewältigung der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine der Hauptursachen für Frustration und Inkonsistenz bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Unabhängig davon, auf welche Herausforderungen Sie stoßen, sollte ein Dienstleister von Lohn- und Gehaltsabrechnungen einen Weg finden, diese zu bewältigen und eine stabile und konsistente Lohn- und Gehaltsabrechnung für seine Mitarbeitende weltweit zu gewährleisten.

5. Verspätete Lohn- und Gehaltszahlungen

Die Führung eines Unternehmens kann sehr unvorhersehbar sein, und Kampagnen und Produkteinführungen kommen meist zu spät. Es gibt jedoch eine Sache, die niemals zu spät kommen darf: die Gehaltszahlung der Mitarbeitenden.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte genau zum festgelegten Zeitpunkt erfolgen. Das schafft Vertrauen und gibt den Mitarbeitenden ein Gefühl der Stabilität.

Sicherlich kann sich der Zahltag ein- oder zweimal im Jahr ein wenig verspäten, aber dafür sollte es eine gute Erklärung geben und Sie sollten Ihre Teams im Voraus informieren.

6. Ausbleibende Zahlungen

Das Einzige, was schlimmer ist als ein verspätetes Gehalt, ist ein Gehalt, das überhaupt nicht kommt. Viele Arbeitnehmer:innen und Freelancer:innen würden Unternehmen, die dies tun, bei der erstbesten Gelegenheit kündigen.

Als Verantwortlicher für die Gehaltsabrechnung sollten Sie dafür sorgen, dass alle Ihre Mitarbeitende am Zahltag ihr Gehalt erhalten.

Ein verpasster Zahltag ist nichts, was Ihre Mitarbeitende auf die leichte Schulter nehmen würden. Außerdem werden Ihre Angestellten dadurch demotiviert und es wird ein ungünstiger Präzedenzfall geschaffen. Ganz zu schweigen davon, dass es dem Ruf Ihres Unternehmens schadet.

7. Inkorrekte Einstufung von Arbeitnehmer:innen als Freelancer:innen und umgekehrt

Bevor Sie einen Arbeitnehmer:in auf Ihre Lohn- und Gehaltsliste setzen, müssen Sie die Art des Arbeitsverhältnisses, das Ihr Unternehmen mit ihm hat, klassifizieren. Je nach Art des Arbeitsverhältnisses müssen Sie möglicherweise eine andere Art von Lohnabrechnung einreichen.

Wenn Sie einen Angestellten als Freelancer:in behandeln oder umgekehrt, kann das im Nachhinein zu ernsthaften Problemen führen. Abgesehen von den unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten gibt es noch viele andere Aspekte, die sie unterscheiden.

Zum Beispiel werden bei Arbeitnehmer:innen die Beiträge vom Gehalt einbehalten, was bei Freelancer:innen nicht der Fall ist. Ganz zu schweigen davon, dass für die Einstellung von Vollzeitbeschäftigten andere Steuerformulare erforderlich sind als für die Beauftragung von Freelancer:innen.

Diese falsche Einstufung ist einer der schwerwiegenderen Fehler bei der Gehaltsabrechnung, den Sie um jeden Preis vermeiden sollten.

8. Falsche Berechnung von Überstundenvergütung oder Boni

Es ist ein gravierender Fehler, von Ihren Mitarbeitenden zu erwarten, dass sie über die normale Arbeitszeit hinaus arbeiten, ohne dies zu belohnen. Das kann Ihre Belegschaft demotivieren oder verursachen, dass sie sich ganz von Ihnen abwenden. Zusätzlich wurden Gesetze wie der Fair Labor Standards Act (Gesetz über gerechte Arbeitsnormen) in den USA erlassen, nach denen Sie Ihren Mitarbeitenden Überstunden bezahlen müssen.

Es gibt keine feste Überstundenvergütung, aber die meisten Arbeitgeber:innen entscheiden sich für 150 % bis 200 % des regulären Stundensatzes des Mitarbeiters.

Die Bezahlung von Überstunden an Freelancer:innen ist ein wenig schwieriger. Da Sie bei den meisten Freelancer:innen keine Zeiterfassung vornehmen, ist es schwieriger festzustellen, wann sie Überstunden geleistet haben. Sie können Prämien zahlen, wenn Aufgaben schnell oder besonders gut erledigt wurden.

Dies gilt auch für Ihre regulären Mitarbeitenden. Wenn sie gute Arbeit leisten, sollten Sie sie über die Gehaltsabrechnung oder auf anderem Wege belohnen.

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9. Falsche Angabe von Brutto- und Nettolohnsumme

Dies ist ein grundlegender Fehler, was die Lohnabrechnung betrifft, der sich einfach vermeiden lässt - es erfordert nur ein wenig Konzentration und Routine. In der Regel ist es jedoch ziemlich einfach. Wichtig ist, dass Sie die Begriffe nicht verwechseln.

Das Bruttoeinkommen ist der Betrag, der Ihrem Arbeitnehmer zusteht, bevor Abzüge, Steuern oder Beiträge einbehalten werden. Das Nettoeinkommen ist alles, was ein Arbeitnehmer verdient hat, abzüglich der Steuern, Beiträge oder sonstiger einbehaltenen Ausgaben.

10. Keine sachgemäße Lohndokumentation

Eine ordnungsgemäße Lohndokumentation ist essentiell. Fehlerhafte oder unvollständige Dokumentationen können zu Nachfragen und Unsicherheiten führen.

Eine mangelhafte Belegung kann sowohl zu internen Problemen, als auch zu Problemen bei der Steuererklärung oder anderen externen Aufgaben führen. Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, müssen Sie über alles Buch führen, insbesondere über die Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung schützt Sie rechtlich und ermöglicht es Ihnen, die Verbesserungen oder Verschlechterungen in allen Bereichen Ihres Unternehmens zu identifizieren. Von Geschäftsvorgängen und Änderungen bis hin zur Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Sie über alles Schrift führen. Eine sorgfältige und korrekte Dokumentation ist daher unerlässlich.

11. Versäumnis, Arbeitnehmer:innen für arbeitsbedingte Verletzungen zu entschädigen

Wenn sich Arbeitnehmer:innen bei der Arbeit und/oder bei der Ausübung von Geschäftstätigkeiten verletzen, haben sie Anspruch auf verschiedene Arten der Entschädigung. Bezahlter Urlaub und die Übernahme von Arztkosten sind nur einige davon. Wenn Sie diese Leistungen nicht erbringen, sei es sofort oder durch eine spätere Zahlung, kann Ihr Unternehmen verklagt werden.

12. Überholter Wissensstand von Gesetzen und Vorschriften

Es gibt Hunderte von Gesetzen und Gesetzesvorlagen, die sich mit der Bezahlung Ihrer Arbeitnehmer:innen im nationalen und internationalen Umfeld befassen. Die gängigsten dieser Gesetze betreffen den Mindestlohn und den Urlaub.

Unabhängig davon, ob Sie Angestellte oder einen Freelancer:innen bezahlen, müssen Sie sich an einige Vorschriften halten. Diese unterscheiden sich je nach Ihrer Situation, dem Umfang Ihres Unternehmens und vielen anderen Faktoren.

13. Keine Software für die Gehaltsabrechnung verwenden

Wir leben im digitalen Zeitalter, und es lässt sich mit ziemlicher Sicherheit sagen, dass es für alles eine App gibt.

Während eine App auf Ihrem Handy für die Zeiterfassung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung vielleicht zu einfach oder zu unsicher ist, gibt es Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

Alles, was Sie machen müssen, ist, sich etwas Zeit für die Dateneingabe zu nehmen (z. B. die Sozialversicherungsnummern der Mitarbeiter oder das Datum, an dem sie bei Ihnen angefangen haben zu arbeiten), und die Software erledigt den Rest.

  • Sie müssen nicht durchgehend Überprüfungen durchführen
  • Sparen Sie Geld, indem Sie eine kleinere Lohnbuchhaltungsabteilung unterhalten
  • Sie müssen nicht mehr zur Bank gehen oder die Gehälter am Computer auszahlen. Die Gehaltsabrechnungssoftware berechnet und zahlt alle Beträge aus.
  • Sparen Sie wertvolle Zeit

Dies sind nur einige der Vorteile, die sich aus der Automatisierung Ihrer Gehaltsabrechnung ergeben.

14. Überstürzte Lohnabrechnung und Verwaltung

Einer der am häufigsten übersehenen Fehler bei der Gehaltsabrechnung liegt in der zugehörigen Verwaltungsarbeit. Dies wird besonders deutlich, wenn neue Mitarbeitende eingestellt werden und diese den Prozess der Gehaltsabrechnung durchlaufen. Die Dokumentation wird manchmal übereilt erstellt, um eine offene Stelle schnellstmöglich zu besetzen.

Das ist ein kardinaler Fehler, denn dadurch können sich neue Mitarbeitende schnell verloren fühlen. Abgesehen davon, können Fehler bei der Dateneingabe im Nachhinein zu schwerwiegenden Fehlberechnungen führen!

Vermeiden Sie diesen Fehler, indem Sie jeden Einstellungsprozess planen und sich die Zeit nehmen, den Papierkram gegebenenfalls noch einmal zu überprüfen. So können Sie den Einstellungsprozess verbessern und die Gehaltsabrechnung schneller abwickeln.

15. Vergessen eines Feiertags

Wenn Ihre Zahltage auf feste Daten fallen, wie der 31. jeden Monats, kann es passieren, dass sie im Laufe des Jahres auf Feiertage fallen. Die Banken sind an diesem Tag geschlossen, sodass sich Ihre Zahlungen um mindestens einen Tag verspäten, was zu Unzufriedenheit bei Ihren Angestellten und Freelancer:innen führen kann.

Auch wenn dies keine großen Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat, sollten Sie vorausschauend planen und diese Tage berücksichtigen, um Verspätungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vermeiden.

16. Fehlende Berücksichtigung aller steuerpflichtigen Positionen bei der Steueranmeldung

Es kommt vor, dass Arbeitgeber:innen nur den Grundlohn der Arbeitnehmer:innen angeben und andere steuerpflichtige Posten, die in den Steuererklärungen enthalten sein müssen, völlig außer Acht lassen. Das kann zu ernsthaften, rechtlichen Problemen führen, selbst wenn es sich um einen Versehen handelt.

So sind etwa Aktienoptionen oder verschiedene Arten von Rabatten, die Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten, ebenfalls steuerpflichtig und müssen daher dem Finanzamt gemeldet werden.

17. Verstöße gegen die DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten fest. Bei der Gehaltsabrechnung müssen diese Regeln strikt eingehalten werden, um hohe Bußgelder zu vermeiden. Dies betrifft insbesondere die sichere Speicherung und den Schutz der Daten.

Stellen Sie sicher, dass alle Daten konform verarbeitet und gespeichert werden.

18. Überlastung der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in der Regel von einer einzigen Abteilung durchgeführt, die dafür sorgt, dass alle Mitarbeiter die richtige Lohn- und Gehaltsabrechnung zur richtigen Zeit erhalten.

Doch egal, wie gut Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem funktioniert, diese Abteilung wird früher oder später überfordert sein - die Übersicht über Verträge, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Gehälter, Lohnsteuern, freie Tage und vieles mehr zu behalten, kann überwältigend werden. Deswegen ist es notwendig, die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung nicht zu überlasten.

Vor allem kleine Unternehmen leiden darunter, da es keine eigene Abteilung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt. Das bedeutet in der Regel, dass es dem Unternehmer obliegt, endlose Stundenzettel durchzugehen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter für die gesamte Arbeitswoche zu überprüfen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem kleinen Unternehmen bringt einige Herausforderungen mit sich, die nur mithilfe von Expert:innen oder Fachleuten bewältigt werden können.

19. Nicht berücksichtigte Ausschlussfristen

In Deutschland gibt es bestimmte Ausschlussfristen für die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis. Werden diese Fristen nicht beachtet, können Ansprüche verfallen. Daher ist es wichtig, diese Fristen genau zu kennen und einzuhalten.

20. Fehler im Abrechnungszeitraum

Ein weiterer, häufiger Fehler ist die falsche Angabe des Abrechnungszeitraums. Es muss sichergestellt werden, dass der Abrechnungszeitraum korrekt und vollständig erfasst wird, um Missverständnisse und Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden.

21. Inkorrekte und fehlende Sachbezüge und Zuschläge

Sachbezüge und Zuschläge müssen korrekt berechnet und in der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden. Fehler hierbei können zu Ungerechtigkeiten und Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter:innen führen. Es ist wichtig, die genauen Regelungen und Berechnungsgrundlagen für Sachbezüge und Zuschläge zu kennen und anzuwenden.

22. Fehlerhafte Datengrundlage

Eine Lohnabrechnung ist grundsätzlich dann fehlerhaft, wenn darin genannte Informationen falsch sind. Dies können jegliche relevante Informationen der Arbeitnehmer:innen sein, sei es eine falsche Hausnummer oder ein falsch berechnetes Nettogehalt ist. Überprüfen Sie die Daten regelmäßig auf Aktualität und Vollständigkeit.

Konsequenzen einer fehlerhaften Lohnabrechnung

Der Arbeitgeber ist für das korrekte Abführen der Lohnsteuer verantwortlich. Ist die Lohnabrechnung fehlerhaft, haftet er gemäß § 42d EStG dafür. Führt er zu wenig Lohnsteuer ab, kann das Finanzamt ihn in Verantwortung nehmen, wobei er ein Rückgriffrecht auf die Arbeitnehmer:innen hat. Anders verhält es sich bei den Sozialabgaben, für die der Arbeitgeber Schuldner ist und diese innerhalb von drei Gehaltszahlungen nachträglich einziehen kann, wenn er sie vergessen hat.

Bei Unsicherheiten sollte der Arbeitgeber das Finanzamt konsultieren, um rechtliche Konsequenzen bei einer Lohnsteuer-Nachschau zu vermeiden.

Fazit

Eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung ist für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens und die Zufriedenheit seiner Mitarbeitenden von großer Bedeutung. Durch regelmäßige Überprüfungen, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, wie der Gewerbeordnung, und eine sorgfältige Dokumentation können die häufigsten Fehler vermieden werden. Dies trägt nicht nur zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei, sondern schützt das Unternehmen auch vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.

Die Berücksichtigung der genannten Aspekte kann dazu beitragen, dass Lohnabrechnungen fehlerfrei erstellt werden und sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen zufrieden sind.

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