Pendlerpauschale – Ein vollständiger Leitfaden

Die Pendlerpauschale ist für Millionen von Berufstätigen in Deutschland ein wichtiger steuerlicher Vorteil. Wer täglich zur Arbeit pendelt, kann die damit verbundenen höheren Kosten zumindest teilweise über die Steuererklärung geltend machen. Doch was genau ist die Pendlerpauschale? Wer hat Anspruch darauf? Und wie wird sie berechnet? In diesem umfassenden Leitfaden beantworten wir alle wichtigen Fragen rund um das Thema.

Was ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale (offiziell: Entfernungspauschale) ist eine steuerliche Vergünstigung für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Arbeitnehmende, Selbstständige und sogar Studierende können sie in ihrer Steuererklärung ansetzen, um die Kosten für den Weg zur Arbeitsstätte steuerlich geltend zu machen. Sie orientiert sich an der einfachen Strecke zwischen Wohn- und Arbeitsort.

Die Pauschale gilt unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel. Ob mit dem Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln – die Entfernungspauschale wird auf Grundlage der kürzesten Strecke zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte berechnet.

Die Entfernungspauschale ist in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Einkommensteuergesetz) geregelt. Sie wurde 2001 eingeführt, um die beruflich bedingte Mobilität steuerlich anzuerkennen. Seitdem wurde sie mehrfach angepasst. Aktuell beträgt sie 0,30 € pro Kilometer. Seit 2001 können ab dem 21. Kilometer 0,35 € und seit 2024 0,38 € angerechnet werden. Für dieses Jahr (2025) ist die Einführung des Kilometerbetrags von 0,38 € ab dem ersten Kilometer geplant.

Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale?

Grundsätzlich können alle steuerpflichtigen Personen die Pendlerpauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen, sofern sie eine regelmäßige Arbeitsstätte außerhalb der eigenen Wohnung aufsuchen. Dazu zählen:

• Angestellte
• Selbstständige
• Auszubildende
• Studierende
• Beamte
• Minijobber und Geringverdiener (unter bestimmten Voraussetzungen)

Nicht absetzbar ist die Pauschale jedoch für Fahrten im Rahmen von Dienstreisen oder beim Homeoffice.

Was ist die „erste Tätigkeitsstätte“?

Ein zentraler Begriff für die Berechnung der Pendlerpauschale ist die sogenannte erste Tätigkeitsstätte. Laut Einkommensteuergesetz ist dies der Ort, an dem Arbeitnehmende dauerhaft und regelmäßig tätig sind. Sie kann vertraglich festgelegt sein oder sich aus den tatsächlichen Arbeitsverhältnissen ergeben. Wer beispielsweise an drei Tagen pro Woche im Büro und an zwei Tagen im Außendienst arbeitet, hat das Büro als erste Tätigkeitsstätte.

Entscheidend ist: Nur der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann mit der Pendlerpauschale abgesetzt werden. Fahrten zu anderen Arbeitsorten oder Kund:innen fallen unter die Reisekosten und werden steuerlich anders behandelt.

Höhe der Pendlerpauschale – So wird sie berechnet

Die Berechnung der Pendlerpauschale erfolgt auf Basis der einfachen Entfernung (nicht Hin- und Rückweg) zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte. Für jeden vollen Kilometer gibt es:

• 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer
• 0,35 Euro ab dem 21. Kilometer (seit 2021)
• 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer (seit 2024)

Beispielrechnung:

Eine Arbeitnehmerin pendelt an 220 Tagen im Jahr 30 Kilometer zur Arbeit:

• Für die ersten 20 km: 20 km × 0,30 € × 220 Tage = 1.320 €
• Für die restlichen 10 km: 10 km × 0,38 € × 220 Tage = 836 €

Gesamte Kilometerpauschale= 1.320 € + 836 € = 2.156 €

Wichtig: Es wird immer nur die kürzeste Straßenverbindung zugrunde gelegt – es sei denn, ein längerer Weg ist verkehrstechnisch günstiger.

Pendlerpauschale und Steuerersparnis: Was bringt es?

Die Pendlerpauschale senkt das zu versteuernde Einkommen und kann dadurch zu einer spürbaren Steuerersparnis führen – je nach Entfernung, Arbeitstagen und dem persönlichen Steuersatz. Sie wirkt sich nicht direkt als Rückzahlung aus, sondern indirekt durch die Reduzierung der Steuerlast. Die Pendlerpauschale reduziert also das zu versteuernde Einkommen. Sie senkt nicht direkt die Steuerlast, aber die Einkommensbasis, auf die Steuern berechnet werden.

Wer einen hohen Steuersatz hat, spart dadurch mehr Steuern als jemand mit niedrigem Einkommen. Die tatsächliche Steuerersparnis ergibt sich, indem man die Pauschale mit dem individuellen Grenzsteuersatz multipliziert. Der liegt – je nach Einkommen – zwischen ca. 20 % und 42 % (bzw. 45 % bei sehr hohem Einkommen). Liegt die individuelle Steuerlast zum Beispiel bei etwa 30 %, spart man bei einer Pendlerpauschale von 2.000 Euro rund 600 Euro Steuern.

Wichtig ist auch: Alle Arbeitnehmenden erhalten automatisch einen Pauschbetrag für Werbungskosten von 1.230 €. Die Pendlerpauschale wirkt sich nur dann aus, wenn die gesamten Werbungskosten diesen Betrag überschreiten.

Wer weiter entfernt wohnt oder nur wenige Tage Homeoffice macht, kann mit der Pendlerpauschale schnell auf mehrere Tausend Euro Werbungskosten kommen – und damit deutlich mehr Steuern sparen.

Je nach Fahrtstrecke und Einkommen kann die Pendlerpauschale pro Steuerjahr mehrere Hundert bis über 1.500 € Steuerersparnis bringen. Besonders lohnend ist sie, wenn man regelmäßig ins Büro fährt und längere Wege zurücklegt und je höher das Einkommen, desto stärker wirkt sich die Pauschale steuerlich aus.

Nachweise und Belege

Für die Geltendmachung der Pendlerpauschale sind grundsätzlich keine Belege erforderlich, da es sich um eine Pauschale handelt. Dennoch kann das Finanzamt Nachweise anfordern – etwa bei besonders weiter Entfernung oder unplausiblen Angaben.

Empfohlene Nachweise:

• Arbeitsvertrag oder Tätigkeitsnachweis
• Routenplaner-Ausdruck der kürzesten Strecke
• Arbeitszeitbescheinigung
• Fahrkarten (bei öffentlichen Verkehrsmitteln)
• Fahrtenbuch

Was ist bei mehreren Wohnsitzen zu beachten?

Wer mehrere Wohnsitze hat, kann nur eine Wohnung als Ausgangspunkt für die Pendlerpauschale ansetzen – in der Regel die Hauptwohnung. Bei einer doppelten Haushaltsführung gelten Sonderregelungen, etwa wenn der Arbeitsplatz zu weit vom Hauptwohnsitz entfernt ist und eine Zweitwohnung am Arbeitsort unterhalten wird. In diesem Fall können weitere Kosten steuerlich abgesetzt werden, z. B. Miete oder Heimfahrten.

Steuererklärung: Wo wird die Pendlerpauschale eingetragen?

Die Pendlerpauschale wird in Anlage N der Steuererklärung unter dem Punkt „Werbungskosten“ eingetragen. Dort gibt man die Entfernung, die Anzahl der Arbeitstage sowie das genutzte Verkehrsmittel an. Steuersoftware wie ELSTER oder WISO erleichtern die Eingabe und berechnen automatisch die Höhe der Pauschale.

Pendlerpauschale bei öffentlichen Verkehrsmitteln

Auch wer mit dem Bus, der Bahn oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährt, kann die Entfernungspauschale ganz normal geltend machen. Dabei ist nicht entscheidend, was das Ticket tatsächlich gekostet hat, sondern ausschließlich die Entfernung zur Arbeit zählt.

Grundsätzlich ist die Entfernungspauschale für öffentliche Verkehrsmittel begrenzt auf einen Höchstbetrag von 4.500 € im Jahr. Aber: Wenn Sie nachweisen, dass Ihre tatsächlichen Ticketkosten höher waren (z. B. bei teuren Jahreskarten oder Langstrecken), können Sie diese realen Kosten statt der Pauschale ansetzen – selbst über 4.500 € hinaus. Dazu brauchen Sie Kaufbelege und Quittungen und die Nutzung der ersten Tätigkeitsstätte muss nachvollziehbar sein.

Wenn Arbeitgebende ein Jobticket steuerfrei zur Verfügung stellen, darf man für diese Strecke keine Pendlerpauschale geltend machen. Übernehmen Arbeitgebende nur einen Teil der Kosten, kann man den Eigenanteil absetzen, sofern er nachweisbar ist.

Und wenn Sie z. B. einen Teil der Strecke mit dem Auto fahren (etwa zum Bahnhof) und dann mit dem Zug weiterpendeln, zählt trotzdem nur die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – das Verkehrsmittel spielt für die Pauschale keine Rolle, und Sie dürfen sie nicht doppelt ansetzen.

Besonderheiten bei Fahrgemeinschaften

Fahrgemeinschaften sind in Zeiten steigender Spritpreise beliebter denn je. Und sie lohnen sich nicht nur ökologisch und finanziell, sondern auch steuerlich. Im Zusammenhang mit der Pendlerpauschale gibt es hier einige Besonderheiten, die man beachten sollte – sowohl als Fahrer:in als auch als Mitfahrer:in. Steuerlich gilt hier:

• Egal ob Sie Fahrer:in sind oder regelmäßig mitfahren: Jede Person der Fahrgemeinschaft darf die Pendlerpauschale für sich selbst geltend machen – und zwar in voller Höhe. Es gibt keine Kürzung, nur weil man nicht selbst fährt.
• Auch wenn sich Fahrer:in und Mitfahrer:in täglich abwechseln, bleibt das steuerlich unerheblich – solange die Pendlerpauschale auf die einfache Entfernung beschränkt bleibt und nicht für Hin- und Rückfahrt berechnet wird.
• Als Fahrer:in kann man nicht zusätzlich zum Kilometersatz die realen Kosten für Benzin, Versicherung oder Verschleiß absetzen. Auch Mitfahrbeträge von anderen Pendler:innen werden steuerlich nicht berücksichtigt – sie beeinflussen also nicht die Pendlerpauschale.
• Ob Sie alleine oder mit drei anderen Kolleg:innen im Auto sitzen, ändert nichts an der Höhe der Pauschale. Alle Pendler:innen zahlen jeweils für sich – maximal jedoch für die einfache Strecke pro Arbeitstag.
• Auch wechselnde Fahrgemeinschaften sind kein Problem – die durchschnittliche Zahl der Arbeitstage mit Fahrgemeinschaft reicht als Nachweis.

Gerade bei wechselnden Fahrgemeinschaften oder unregelmäßigen Mitfahrgelegenheiten ist es sinnvoll, eine einfache Übersicht zu führen – etwa: Wer ist wann gefahren? Wie viele Tage wurde gemeinsam gependelt? Welche Strecke wurde zurückgelegt?

Falls das Finanzamt Nachweise verlangt (z. B. bei sehr langen Pendelstrecken oder ungewöhnlich vielen Tagen), sind Sie so gut vorbereitet.

Homeoffice und Pendlerpauschale

Im Zusammenhang mit Homeoffice und der Pendlerpauschale gibt es wichtige steuerliche Regeln, die sich seit der Corona-Pandemie teils verändert haben. Im Homeoffice entfällt der tägliche Arbeitsweg – und damit auch die Pendlerpauschale für diese Tage. Die Pendlerpauschale darf nur für die Tage angesetzt werden, an denen Sie tatsächlich zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren sind – also nicht für Homeoffice-Tage. Arbeitstage im Homeoffice sind explizit ausgeschlossen von der Entfernungspauschale. Für Tage im Homeoffice kann man aber seit 2023 die separate Homeoffice-Pauschale nutzen. Hierbei gilt:

• 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr (Stand 2024).

• für maximal 210 Tage

• auch ohne separates Arbeitszimmer.

• Zwar kann man beide Pauschalen kombinieren, aber nicht am selben Tag. Eine doppelte Geltendmachung ist nicht erlaubt: Entweder Homeoffice-Pauschale oder Pendlerpauschale pro Tag.

• Auch wenn Sie nur 1–2 Mal pro Woche zur Arbeit fahren, dürfen Sie die kürzeste oder verkehrsgünstigste Strecke ansetzen – das bleibt unverändert. Die Entfernungspauschale bezieht sich auch hier stets auf die einfache Wegstrecke, unabhängig von der Häufigkeit.

Wer teils im Büro, teils zu Hause arbeitet, sollte die Arbeitstage sorgfältig dokumentieren – z. B. in einem Kalender oder Zeiterfassungstool. Denn nur tatsächliche Fahrten zählen für die Entfernungspauschale und nur tatsächliche Homeoffice-Tage zählen für die Homeoffice-Pauschale. Genaue Nachweise helfen dabei, Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden – vor allem bei wechselnden Arbeitsmodellen.

Beim Homeoffice müssen Sie bei der Pendlerpauschale also genau differenzieren zwischen Präsenztagen und Homeoffice-Tagen. Wer beides strategisch kombiniert, kann steuerlich das Optimum herausholen – vorausgesetzt, die Dokumentation stimmt.

Pendlerpauschale bei Teilzeitarbeit

Bei Teilzeitarbeit gelten für die Pendlerpauschale grundsätzlich die gleichen Regeln wie für Vollzeitkräfte mit einer 5-Tage-Woche – allerdings mit ein paar wichtigen Besonderheiten, die Sie beachten sollten. Denn wie oft und wann man zur Arbeit fährt, hat direkten Einfluss auf die steuerliche Absetzbarkeit. Auch Teilzeitkräfte können die Pendlerpauschale also in voller Höhe nutzen – sofern sie regelmäßig zur Arbeit fahren.

Entscheidend für die Höhe der Pendlerpauschale ist nicht das Arbeitszeitmodell (etwa eine 4-Tage-Woche), sondern die Anzahl der Arbeitstage, an denen man tatsächlich zur Arbeitsstätte fährt. Bei Teilzeit gilt also: weniger Fahrten = geringere Pauschale. Die Pauschale wird nicht anteilig reduziert, weil man weniger Stunden arbeitet – sie gilt voll, solange man den Arbeitsweg zurücklegt.

Gerade bei Teilzeitmodellen mit unregelmäßigen Wochentagen (z. B. Montag, Mittwoch, Freitag) sollten Sie Ihre Arbeitstage sauber dokumentieren, etwa in einem Kalender. Das hilft, wenn das Finanzamt Nachweise verlangt.

Als Teilzeitkraft erreicht man die Werbungskostenpauschale möglicherweise nicht automatisch. Die Pendlerpauschale wirkt sich steuerlich aber erst aus, wenn die Werbungskosten insgesamt über 1.230 € liegen. Daher lohnt es sich, zusätzlich weitere Werbungskosten zu sammeln.

Teilzeitkräfte profitieren von der Pendlerpauschale also genauso wie Vollzeitbeschäftigte – aber nur anteilig, abhängig von den tatsächlichen Fahrten zur Arbeit. Wer seine Arbeitstage gut dokumentiert und zusätzliche Werbungskosten geltend macht, kann auch mit wenigen Wochenstunden eine spürbare Steuerentlastung erzielen.

Pendlerpauschale bei Schichtarbeit

Bei Schichtarbeit gelten dieselben Grundregeln für die Pendlerpauschale wie bei regulären Arbeitszeiten – allerdings gibt es ein paar besondere Punkte, die Schichtarbeiter:innen unbedingt beachten sollten. Vor allem die Schichtpläne, die Anzahl der Fahrten und die Dokumentation der Arbeitstage spielen eine zentrale Rolle für die steuerliche Anerkennung.

Bei Schichtarbeit darf die Pendlerpauschale für jeden Tag angesetzt werden, an dem man zur Arbeit gefahren ist – unabhängig von der Uhrzeit (Früh-, Spät- oder Nachtschicht), also unabhängig davon, wie oft am Tag man fährt oder wann man zurückfährt. Entscheidend ist, dass man tatsächlich zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren ist.

Schichtarbeit umfasst häufig Dienste an Wochenenden oder Feiertagen. Diese Tage kann man ebenfalls bei der Pendlerpauschale berücksichtigen – solange man tatsächlich zur Arbeit gefahren ist. Es zählen nicht die Wochentage, sondern die Anzahl der tatsächlichen Fahrten zur Arbeit pro Jahr.

Bei Schichtarbeit ist die Arbeit nicht gleichmäßig über das Jahr verteilt, was bei der Steuerprüfung zu Rückfragen führen kann. Deshalb ist es sinnvoll, Schichtpläne, Dienstkalender oder Einsatzlisten aufzubewahren und eine Aufstellung der tatsächlichen Arbeitstage zu machen (z. B. Excel-Tabelle oder Kalendernotizen). Diese Unterlagen helfen, die angesetzten Arbeitstage nachvollziehbar zu belegen – gerade bei ungewöhnlichen oder häufig wechselnden Arbeitszeiten.

Pendlerpauschale bei Nutzung eines Dienstwagens

Auch bei einem Dienstwagen gelten besondere Regeln für die Pendlerpauschale – denn man nutzt in diesem Fall ein Fahrzeug, das Arbeitgebende zur Verfügung stellen. Ob man die Pauschale in diesem Fall absetzen kann, hängt davon ab, wie der Dienstwagen versteuert wird und wer die Fahrten zur Arbeit bezahlt. Die Pendlerpauschale soll die eigenen Fahrtkosten zur Arbeit steuerlich entlasten. Wenn Sie aber einen Dienstwagen haben und Arbeitgebende die Kosten tragen, können Sie nicht zusätzlich die Pauschale geltend machen – außer, Sie müssen die Fahrten zur Arbeit selbst versteuern.

Darf der Firmenwagen privat und beruflich genutzt werden, wird der geldwerte Vorteil in der Regel pauschal versteuert mit 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat für die Privatnutzung und 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Monat für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. In diesem Fall darf man die Pendlerpauschale ansetzen, um die zusätzliche Steuerbelastung durch die 0,03-%-Regel abzumildern.

Wenn Arbeitgebende den Dienstwagen ausschließlich dienstlich bereitstellen (z. B. Sie dürfen ihn nicht privat nutzen) und Sie nichts versteuern müssen, können Sie die Pendlerpauschale nicht absetzen – denn Sie tragen keine eigenen Kosten.

Fahren Sie freiwillig mit dem eigenen Auto zur Arbeit, obwohl Sie einen Dienstwagen hätten nutzen dürfen, wird es schwierig mit der Pauschale. Das Finanzamt erkennt die Pauschale nur an, wenn Sie aus triftigen Gründen Ihr eigenes Fahrzeug nutzen (z. B. die Nutzung eines eigenen PKW ist günstiger, keine private Nutzung des Dienstwagens erlaubt) und keine Erstattung vom Arbeitgeber bekommen.

Wenn Sie Ihren Dienstwagen also versteuern müssen, können Sie die Pendlerpauschale als Werbungskosten ansetzen, um Ihre Steuerlast zu senken. Wichtig ist: Es gibt keine doppelte steuerliche Begünstigung – entweder Sie zahlen Steuern für den Arbeitsweg (z. B. über die 0,03-%-Regel), oder Sie bekommen keine Pauschale.

Pendlerpauschale für Studierende und Azubis

Bei Studierenden und Auszubildenden gelten für die Pendlerpauschale besondere Regeln – denn ob und wie sie diese steuerlich geltend machen können, hängt stark von ihrer individuellen Situation ab.

Studierende und Auszubildende, die regelmäßig zur Hochschule oder zum Ausbildungsbetrieb fahren, können die Entfernungspauschale nur dann absetzen, wenn sie auch eine Steuererklärung mit steuerpflichtigem Einkommen abgeben. Das ist z. B. der Fall, wenn sie:

• während des Studiums oder der Ausbildung arbeiten (Mini- oder Teilzeitjob),
• eine duale Ausbildung oder ein duales Studium machen,
• eine vollwertige Berufsausbildung absolvieren und steuerpflichtige Bezüge erhalten.

Wenn sie kein steuerpflichtiges Einkommen haben, bringt ihnen die Pauschale aktuell keine Rückzahlung.

Für Studierende und Auszubildende ist wichtig, zwischen Erststudium und Zweitstudium bzw. Ausbildung zu unterschieden. Bei einem Erststudium gelten die Fahrtkosten als Sonderausgaben (max. 6.000 € jährlich), bei einem Zweitstudium und einer Ausbildung als Werbungskosten.

Studierende und Azubis können die Pendlerpauschale also grundsätzlich nutzen, müssen aber zwischen Sonderausgaben (Erststudium) und Werbungskosten (Zweitstudium, Ausbildung) unterscheiden. Wer aktuell kein Einkommen hat, profitiert später durch einen Verlustvortrag – wer schon arbeitet, kann sich direkt eine Steuerersparnis sichern. In jedem Fall lohnt es sich, die Fahrtkosten sauber zu dokumentieren und in der Steuererklärung anzugeben.

Pendlerpauschale clever nutzen

Die Pendlerpauschale ist ein effektives Mittel, um die Steuerlast für Berufstätige zu senken – besonders bei Fernpendlern mit langen Arbeitswegen. Sie ist leicht geltend zu machen, erfordert in der Regel keinen Beleg und gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Dennoch sollte man auf korrekte Angaben achten und im Zweifelsfall Nachweise bereithalten.

Um die Pendlerpauschale optimal zu nutzen, sollten Sie die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage genau dokumentieren – vor allem bei Teilzeit, Schichtarbeit oder Homeoffice. Kombinieren Sie die Pauschale mit weiteren Werbungskosten (z. B. Arbeitsmittel, Fortbildungen), um den Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 € zu übersteigen und eine höhere Steuererstattung zu erzielen. Bei längeren Strecken kann sich außerdem die Begründung einer verkehrsgünstigeren Route oder von einem Umweg lohnen. Wer zusätzlich von Arbeitgebenden einen Fahrtkostenzuschuss oder ein Jobticket erhält, sollte prüfen, ob sich die steuerliche Pauschale dennoch lohnt oder die tatsächlichen Kosten günstiger angesetzt werden können.

Die wichtigsten Tipps auf einen Blick:

• Nur einfache Strecke zählt
• Homeoffice-Tage gesondert behandeln
• Ab 21. Kilometer höhere Pauschale nutzen
• Keine Belege nötig, aber auf Plausibilität achten
• Auch bei Fahrgemeinschaften, Teilzeit- und Schichtarbeit und während des Studiums und der Ausbildung möglich

Ein durchdachter Umgang mit der Pendlerpauschale kann am Ende des Jahres mehrere hundert Euro Steuerersparnis bringen – und ist damit für alle Pendler ein lohnenswerter Baustein der Steueroptimierung.

Employer of Record wie Deel können Ihrem Unternehmen beim richtigen Umgang mit der Pendlerpauschale helfen – besonders bei flexiblen Arbeitsmodellen. Deel unterstützt Unternehmen dabei, internationale Arbeitskräfte legal und effizient zu beschäftigen – einschließlich der Einhaltung lokaler Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsgesetze. Das komplette HR-Paket von Deel mit integrierten Personallösungen ist auf die Anforderungen von global und dezentral operierenden Unternehmen zugeschnitten. Damit wickeln Sie problemlos die Personalverwaltung für Ihre Mitarbeitenden in mehr als 100 Ländern ab.

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