¿Sientes que todos los días aparece un nuevo gasto en tu empresa? Tener el control de gastos es crucial para garantizar una buena salud financiera y mantener la competitividad en el mercado. Por eso, la capacidad de controlar los gastos de la empresa y tener una buena estrategia financiera es necesaria si quieres alcanzar objetivos a largo plazo y obtener mejores resultados. Ahora bien, una adecuada gestión de los gastos no solo tiene que ver con recortar gastos comerciales, sino con una estrategia financiera integral para asignar, optimizar y tener un registro detallado de cada peso que inviertas.
En este sentido, la tecnología es tu gran aliado. Según estudios realizados por Mckinsey, la implementación de herramientas tecnológicas como la automatización y la inteligencia artificial puede conducir a reducciones significativas en los costos indirectos. Se estima que las empresas pueden lograr reducciones de 15% a 20% en estos costos. Así, con una estrategia de control de gastos, es posible prevenir gastos innecesarios o no autorizados. ¿Te gustaría saber cómo beneficiarte de los mismos resultados? Aquí te compartimos cómo identificar y categorizar los gastos, además de consejos prácticos.
¿Por qué es importante el control de gastos?
El control de gastos en una empresa es esencial para asegurar su salud financiera y promover un crecimiento sostenible a largo plazo. Al mantener un equilibrio entre ingresos y egresos, se evitan desequilibrios financieros que puedan comprometer la estabilidad económica. Además, el control de gastos permite optimizar los recursos disponibles, mejorar la eficiencia operativa y tomar mejores decisiones basadas en una visión clara de los patrones de gastos y el flujo de caja. Esto proporciona flexibilidad financiera para adaptarse a cambios inesperados y prevenir problemas financieros graves en el futuro.
Pero, ¿cómo contribuye el control de gastos de la empresa al crecimiento? Veamos las principales razones:
- Asignación eficiente de recursos: al identificar y eliminar gastos no esenciales, podrás redireccionar esos fondos hacia áreas que generen un mayor retorno de la inversión. Por ejemplo, si se está gastando una cantidad importante de dinero en software de gestión que los empleados no utilizan con frecuencia, se podría eliminar este gasto e invertir esos recursos en capacitación para el desarrollo del talento.
- Disciplina financiera: al establecer políticas y procedimientos claros sobre su gestión, fomentarás una cultura de responsabilidad y seguimiento de gastos en todos los niveles. Esto no solo reducirá el riesgo de fraude o malgasto, sino que mejorará la transparencia y la rendición de cuentas. Por ejemplo, al asignar a cada empleado un límite mensual de gastos con la tarjeta corporativa y requerir la presentación detallada de recibos, se fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia.
- Estabilidad: al tener los costos bajo tu control, minimizarás los obstáculos que podrían surgir frente a cambios bruscos en el escenario económico. En otras palabras, podrás construir una base financiera lo suficientemente sólida como para resistir los desafíos y las turbulencias del mercado. Por ejemplo, si las pequeñas empresas mantienen un estricto control sobre sus gastos directos y tienen reservas financieras, podrán enfrentar como una caída en las ventas o un aumento repentino en los costos de producción.
- Inversión en áreas clave de expansión: el control de los gastos realizados permite identificar y eliminar costos innecesarios, liberando gastos financieros que pueden ser dirigidos hacia áreas estratégicas de crecimiento. Por ejemplo, una empresa que reduce sus gastos en publicidad tradicional puede invertir esos fondos en estrategias de marketing digital más efectivas, lo que puede conducir a una mayor visibilidad de la marca y un aumento en las ventas en línea. De esta forma, su gestión financiera es más eficiente.
Identificación y categorización de gastos
Una gestión efectiva de los gastos empresariales comienza con la identificación precisa y categorización de los mismos. Aquí te compartimos los principales tipos de gastos:
1. Operativos
Los gastos operativos son aquellos desembolsos de dinero necesarios para el funcionamiento diario y las actividades operativas en tu empresa. Algunos ejemplos:
- Costos de inventarios: como la adquisición y almacenamiento de inventarios. Para gestionarlos correctamente, es importante mantener un equilibrio adecuado entre el nivel de inventario y la demanda, además de negociar con los proveedores para obtener mejores precios y condiciones de pago.
- Inversión tecnológica: una adecuada inversión puede significar considerables ahorros a largo plazo y reducir costos asociados a las tareas comerciales y administrativas. Por ejemplo, la implementación de sistemas de gestión empresarial integrados puede optimizar los procesos comerciales, reducir los errores y aumentar la productividad del personal.
2. No operativos
Además de los gastos operativos, también existen los no operativos. Estos se caracterizan por no estar vinculados directamente con las operaciones principales de tu empresa. A continuación, te compartimos algunos ejemplos de este tipo de gasto que puedes encontrarte en tu día a día:
- Impuestos: se trata de obligaciones financieras impuestas por las autoridades gubernamentales sobre las ganancias, las ventas y la propiedad, entre otros aspectos. Aunque son inevitables, su gestión eficiente puede ayudar a minimizar su impacto en los resultados financieros.
- Indemnizaciones: como consecuencia de litigios legales o acuerdos de conciliación, por ejemplo, son gastos que deben pagarse a empleados o terceros como compensación por daños o pérdidas.
- Multas financieras: pueden surgir por el incumplimiento de normativas locales, de seguridad laboral o fiscales. Por eso, es importante estar al día con los cambios en las regulaciones y las leyes en el país que opera tu empresa y en los países en los que viven tus empleados.
3. Gastos fijos
En este caso, los gastos corresponden a desembolsos que tu empresa tiene con regularidad. Se caracterizan por ser esenciales para el normal funcionamiento de la organización. Por ejemplo:
- Alquiler de oficinas: necesario si tienes empleos que desarrollan sus funciones en el establecimiento de tu empresa.
- Servicios de empresas externas: honorarios pagados a empresas externas por servicios profesionales, como servicios de contabilidad, servicios legales y de consultoría, entre otros. Siempre que esté previsto que haya una relación a largo plazo, por medio de un contrato, para que sea considerado como fijo.
- Suministros y servicios: como electricidad, agua, gas, teléfono, internet, así como servicios de limpieza, seguridad y de mantenimiento.
- Salarios: son uno de los mayores gastos de las empresas. Para una gestión eficaz de la nómina que permita la optimización de tus recursos, puedes implementar estrategias como la evaluación regular de la estructura de compensación y la automatización de la nómina.
4. Gastos variables
Estos gastos varían a lo largo del tiempo, según el nivel de actividad de tu organización. Por lo tanto, están relacionados con la cantidad de servicios prestados o bienes producidos. En otras palabras, estos gastos aumentan o disminuyen en la medida que también lo hace el volumen del negocio. Estos son los más comunes:
- Comisiones de ventas: lo recomendable es establecer estructuras de incentivos alineadas con los objetivos comerciales, monitorear y evaluar el desempeño de los equipos de ventas y ajustar las políticas de comisiones según sea necesario.
- Contrataciones: si aplicas un proceso estructurado que te permita contratar al talento más idóneo para tu empresa, podrás reducir el tiempo de contratación y los gastos asociados a la búsqueda de candidatos y el tiempo de entrenamiento.
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5. Gastos directos
Estos son los costos que se pueden asociar directamente con la producción de bienes o servicios particulares. Son fácilmente identificables y cuantificables, ya que están directamente vinculados a la actividad productiva. Por ejemplo:
- Costo de los materiales utilizados para fabricar un producto específico: como la madera para construir muebles o los ingredientes para elaborar un plato de comida, se consideran gastos directos. Estos costos varían en proporción al nivel de producción, es decir, cuanto más se produce, mayor será el gasto en materiales directos.
6. Gastos indirectos
Los gastos indirectos son aquellos que no se pueden asignar directamente a un producto o servicio en particular. Estos costos son necesarios para el funcionamiento general del negocio, pero no están directamente relacionados con la producción en sí. Por ejemplo:
- Gastos de administración: como los salarios del personal administrativo, el alquiler de oficinas, los servicios públicos, los gastos de publicidad, el seguro y el mantenimiento de las instalaciones, se consideran gastos indirectos. Estos costos no varían directamente con el nivel de producción y, por lo tanto, son más difíciles de asignar a productos específicos.
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Consejos prácticos para implementar un control efectivo
Revisa estos consejos útiles para que puedas implementar un sistema de control de gastos que funcione en tu empresa:
1. Apóyate en herramientas tecnológicas
Con el stack tecnológico adecuado, puedes hacer que este proceso que implica el control de gastos de una empresa sea verdaderamente eficiente. Así, las empresas pueden lograr una administración financiera más sólida, lo que contribuye significativamente al crecimiento y la estabilidad a largo plazo. En el contexto de la gestión de Recursos Humanos, este concepto se traduce en la suite de herramientas digitales y plataformas tecnológicas que el departamento de RR.HH. emplea para llevar a cabo sus operaciones. Este conjunto de herramientas permite automatizar procesos, mejorar la comunicación interna, gestionar el talento de manera efectiva, garantizar el cumplimiento de las regulaciones laborales y que la toma de decisiones esté basada en datos.
Por ejemplo, si optas por soluciones especializadas, puedes eliminar tareas manuales tediosas y propensas a errores. Tal es el caso de Deel para gerentes de finanzas. Con esta solución, puedes olvidarte de las hojas de cálculo dispersas y de los posibles errores en los pagos de salarios. ¿Cómo? Revisa todos los salarios de tu equipo en un solo lugar antes de financiar la nómina con un clic. No importa si pagas a los miembros del equipo por hora, o de forma mensual o quincenal. Calcularemos lo adeudado y te enviaremos una factura mensual. Pero no solo puedes automatizar los pagos a trabajadores independientes, también la generación de facturas y los impuestos para poder pagar a todo el equipo en cuestión de minutos.
2. Invierte en la formación de tu equipo
Una forma práctica de que todo tu equipo comprenda y cumpla con las políticas de control de gastos es por medio de la capacitación. Cuando tus empleados están bien formados al respecto, esto significa que están equipados de forma tal que pueden tomar decisiones financieras que están alineadas con los objetivos de la empresa.
Para eso, puedes desarrollar programas de formación específicos que aborden temas como procedimientos, recursos y mejores prácticas para el control de gastos interno. Asimismo, puedes promover la participación de tus empleados con oportunidades para que hagan preguntas, participen en discusiones y compartan experiencias relacionadas.
3. Realiza análisis regulares y reportes de gastos
Otro consejo es la realización de análisis y la revisión de reportes de gastos con frecuencia para identificar tendencias y patrones en el comportamiento financiero de tu empresa. Por ejemplo, podrías detectar áreas de gastos que tienen aumentos significativos o que tienen una tendencia a la baja. Así, un análisis mensual puede revelar que los gastos de marketing han aumentado considerablemente en los últimos meses, lo que podría requerir una revisión de las estrategias de marketing y un ajuste en el presupuesto asignado a este departamento.
Por otra parte, los ajustes a tiempo te permitirán evitar gastos innecesarios. Esto incluye la implementación de medidas de reducción de costos en áreas identificadas como excesivas, y la reasignación de presupuestos hacia áreas de mayor prioridad o potencial de retorno de la inversión.
A propósito, Global Payroll de Deel te permite estar al tanto del gasto con informes globales en tiempo real. Así, puedes acceder a informes de bruto a neto que facilitan la comprensión de los gastos con solo dar un vistazo, y comparar los costos de los empleadores, las bonificaciones, los impuestos y más entre tus entidades en una moneda estándar. Además, puedes consolidar las discrepancias de moneda con una visualización unificada de todos los costos en tu moneda preferida. Utiliza la vista variaciones para detectar rápidamente cualquier error entre los ciclos de nómina.
4. Crea una clara política de gastos
Una manera de prevenir abusos o malentendidos es con la creación de una política de gastos en la que se establezcan pautas y límites para el uso de los recursos financieros, para que se utilicen de forma responsable. Ahora bien, ¿qué tener en cuenta al diseñarlo?
- Define el alcance: indica qué tipos de gastos estarán cubiertos por la política. Por ejemplo, dentro del alcance de la política de gastos se incluyen los viajes de negocios relacionados con reuniones con clientes o conferencias profesionales, así como las compras de suministros de oficina y material informático necesarios para la operación diaria de la empresa.
- Redacta procedimientos claros: deben ser lo más detallados posible, sobre la solicitud, aprobación y registro de gastos. En cada etapa, indica quién es responsable. Por ejemplo, para solicitar un reembolso por gastos de viaje, los empleados deben completar un formulario de solicitud de reembolso, adjuntar todos los recibos pertinentes y enviarlo al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación.
- Hazlo flexible y adaptable: diseña la política de control de gastos de manera que pueda ajustarse a diferentes situaciones y necesidades empresariales. Así, si un empleado necesita realizar una compra urgente que no está cubierta por los procedimientos habituales, podría comunicarse con su supervisor para obtener una aprobación excepcional. A su vez, estaría sujeta a comprobación posterior por parte del departamento financiero.
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5. Integra tu software de contabilidad
La integración de sistemas te permite acceder a un panorama completo y en tiempo real sobre el estado financiero de tu organización. Con la centralización de los datos, como consecuencia de las integraciones, puedes eliminar la necesidad de realizar tareas manuales de entrada de datos y consolidar la información de diferentes fuentes.
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