Esta publicación ha sido creada en alianza con Tukel, Inc. Contabilidad pensando en pymes de Estados Unidos.
La contabilidad y el compliance son los fundamentos para un negocio exitoso y sostenible, tanto como tus obligaciones fiscales.
Como dependerás de las finanzas de tu empresa para tomar decisiones comerciales inteligentes y gestionar tus requisitos de compliance tributario, debes evaluar tus necesidades contables y garantizar el pleno cumplimiento normativo de tu empresa.
¿Necesitas un auxiliar contable, un contador o un CPA (contador público certificado)?
Un contable o contador profesional no es estrictamente necesario para la mayoría de las PYMES. Si tienes recursos internos, puedes llevar a cabo estas tareas internamente, pero asegúrate de tener una política contable y mantener tus libros financieros de manera consistente.
Un CPA (contador público certificado) es un profesional autorizado que puede realizar auditorías, revisiones y compilaciones, mientras que un contable o un contador normal (si no es un contador público certificado) no puede hacer esto ni aprobar los resultados. Los contadores públicos también tienen la autoridad para representar a un cliente ante las autoridades tributarias.
Los servicios de un CPA suelen ser más costosos y requieren mucho más cuidado, rigor y cooperación/tiempo administrativo por parte de los propietarios. Muchas PYMES no necesitan estos servicios y pueden adquirirlos cuando los necesiten, reduciendo así sus costos.
Los estados financieros de tu empresa serán necesarios por algunas razones principales:
- Aunque las autoridades tributarias no exigen que las PYMES (en EE.UU, generalmente empresas con menos de $26 millones en ingresos en los últimos 3 años) mantengan libros financieros, necesitarías un estado de resultados simple (y probablemente un balance general después de cierto punto) para poder preparar tus declaraciones de impuestos.
- En caso de una inspección, la autoridad tributaria consideraría que tus argumentos son más defendibles (y a veces como un requisito mínimo) si aplicas una política contable coherente a las finanzas y los libros en orden se mantienen según lo requerido.
- Tú, como accionista, y también tus inversionistas actuales/potenciales dependerán de las finanzas para tomar decisiones y hacer proyecciones comerciales. Por lo tanto, es necesario valorar si es necesario subcontratar la contabilidad desde el principio.
- Si vas a pedir un préstamo, es posible que también necesites tus libros y estados financieros.
Es muy recomendable que tengas una política contable y que también mantengas en orden tus libros financieros según esa política. Los extractos bancarios y los documentos de cobro/pago no son libros ni registros financieros; son lo que se denomina documentos justificativos.
Si no estás preparado para tener un contador en tu empresa, es recomendable contratar a un consultor profesional para asegurarte de que tus libros estén bajo control.
¿Tienes tu estado de resultados y balance?
Necesitarás un balance y un estado de resultados de tu empresa para evaluar tu situación financiera y rentabilidad, proyectar tus obligaciones fiscales, analizar ratios sectoriales, etc.
Un balance es una fotografía de tu situación financiera en un momento determinado (como “al 31 de diciembre de 2022”), que muestra los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa.
Un estado de resultados muestra el desempeño financiero de la empresa en un período de tiempo determinado (como un mes determinado como “agosto de 2022” o un año determinado como “del 1 de enero al 31 de diciembre de 2022”)
Además de esto, es posible que debas informar tu balance anual y tu declaración de ingresos al presentar declaraciones de impuestos.
Contabilidad a base de efectivo vs. en base a lo devengado vs. US GAAP
Los US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) son principios de contabilidad para las empresas de Estados Unidos o las que cotizan en Wall Street.
No todos los estados financieros son iguales. Es necesario comprender qué base contable se utiliza para generarlos. Tus estados financieros, como el balance y el estado de resultados, reflejan tu situación financiera y dependen de la metodología contable utilizada.
Según la contabilidad a base de efectivo, los ingresos se registran como esto cuando se recibe el efectivo y los gastos se deducen cuando realmente se pagan. Para las PYMES, generalmente la autoridad fiscal permite la contabilidad e impuestos en efectivo.
Sin embargo, si utilizas la contabilidad en base a lo devengado, los ingresos y gastos se registran a medida que se generan, incluso si no hay ingresos o retiros de efectivo reales. Este método es la norma general y representa un estatus más preciso de la empresa. Las políticas contables más estrictas, como las metodologías US GAAP e IFRS, ambas se basan en lo devengado. (IFRS: Normas Internacionales de Información Financiera, conocidas por sus siglas en inglés IFRS (International Financial Reporting Standards), son estándares técnicos contables).
Ya que la base contable que utilices tendría un impacto significativo en tu base imponible y también en tu balance, debes evaluar cuál es más conveniente adoptar según tu estructura empresarial. Por ejemplo, la contabilidad a base de efectivo puede ser más adecuada para ti si tienes una pequeña empresa.
Las empresas con ciertos criterios deben mantener sus libros según el US GAAP en Estados Unidos o si cotiza en Wall Street, que es una metodología contable más estricta y descriptiva. Muchas pequeñas y medianas empresas prefieren mantenerlo simple y utilizar la contabilidad a base de efectivo o en base a lo devengado (ambas pueden clasificarse como "Otra base contable integral") a menos que sus inversionistas lo requieran o si al inicio del ciclo de vida de la empresa logran cumplir con los mandatos de los US GAAP.
Es muy difícil y costoso cambiar la metodología contable y fiscal después. Te recomendamos evaluar esto al crear tu empresa e incluso consultar consejo profesional sobre cuál se adapta mejor a tu negocio.
Requisitos de documentación de transacciones
La autoridad tributaria requiere que justifiques todas las transacciones de tu empresa documentándolas y archivándolas durante al menos 5 años (y debes hacer esto para protegerte en caso de una inspección fiscal). Estos documentos pueden incluir facturas, recibos, contratos, timesheets, formularios de impuestos y extractos bancarios.
Además, los inversionistas también pueden solicitar los documentos como prueba de los gastos y como garantía de que no has mezclado gastos personales y comerciales. Por esto, debes determinar cómo almacenar y hacer copias de seguridad de los documentos de tu empresa.
Gastos de investigación y desarrollo
Los gastos de investigación y desarrollo son gastos incurridos en el proceso de búsqueda, desarrollo y mejora de nuevos productos y servicios, como desarrollo de software, formulación de productos, diseños de procesos, etc.
Es posible que no se permita la deducción de algunos de estos gastos, pero es posible que sea necesario capitalizarlos. El tratamiento de los gastos internos de I+D es muy complejo y puede cambiar a lo largo de los años, lo que afectará la rentabilidad y los impuestos declarados.
Políticas internas
Las políticas contables establecen el método utilizado, mantienen la coherencia y aumentan la eficiencia. Estas políticas sirven como evidencia de que las transacciones contables se evalúan sistemáticamente y se procesan de manera consistente, según lo dispuesto por las autoridades tributarias.
Las políticas también pueden resultar útiles para una revisión general de los estados financieros por parte de inversionistas potenciales. Por esto, es necesario respaldar tus procedimientos contables con políticas, como metodología, activos fijos, gastos de viaje y entretenimiento, gastos no deducibles, etc.
Partes relacionadas y precios de transferencia
Tu empresa estadounidense puede tener partes relacionadas, como propietarios, accionistas, subsidiarias, empresas matrices y/o empresas propiedad de cualquiera de estas.
Las transacciones entre tu empresa estadounidense y las partes relacionadas deben fijar un precio en concordancia con el principio de plena competencia y es posible que deban indicarse en tu declaración de impuestos anual. Para garantizar que las transacciones de tu empresa cumplan con las regulaciones de precios de transferencia, impuestos y divulgación, debes identificar a tus partes relacionadas, tener contratos que te respalden e informar a quien prepara tus impuestos.
Inversionistas y tabla de capitalización
Especialmente para los accionistas e inversionistas de tu empresa, es necesario tener una tabla de capitalización actualizada para hacer un seguimiento de la propiedad del equity y asegurar que se contabilice correctamente. Te recomendamos hacer que tu abogado corporativo mantenga tu tabla de capitalización.
Gestión del inventario
Si tu empresa tiene artículos de inventario que produce o compra para vender, debes evaluar cómo rastrearlos de manera eficiente y calcular el costo de los bienes vendidos. También debes hacer recuentos físicos regulares de las existencias. Puedes utilizar un sistema de gestión de inventario online para que te ayude a hacer un seguimiento de la cantidad y el valor en dólares de todo.
Incentivos fiscales
La autoridad tributaria y ciertos estados ofrecen muchas exenciones e incentivos fiscales, especialmente para ayudar a las pequeñas y medianas empresas, como apoyo a I+D, incentivos y ayudas para la recuperación de COVID y exenciones del impuesto sobre la renta.
Gastos deducibles vs. gastos no deducibles
Solo puedes deducir gastos relacionados con las actividades comerciales de tu empresa, aunque es posible que no se permita específicamente la deducción de ciertas cosas, como las multas.
Los gastos personales (incluso los de los propietarios o accionistas) generalmente no son deducibles. Para garantizar el compliance tributario, debes evaluar cuáles de tus gastos son deducibles o no y tener en cuenta no mezclar tus gastos personales con los de la empresa.
Cuenta bancaria personal vs. cuenta bancaria empresarial
Asegúrate de que todas las cuentas bancarias y de PSP de tu empresa estén a nombre de la empresa, no a ti ni a ninguna otra persona. Debes mantener tus finanzas personales y empresariales en cuentas bancarias separadas.
A un solo clic puedes escribirnos para hacernos las preguntas que tengas, programar un demo de producto, encontrar soluciones estratégicas y mucho más.
Gobernanza y operaciones
Además de los requisitos legales y fiscales, es necesario considerar muchos aspectos de la gobernanza y las operaciones para gestionar y mantener un negocio exitoso.
Estructura de gobierno corporativo
Accionistas (asamblea general)
Los accionistas de la empresa nombran y le conceden a la junta directiva ciertos poderes y deberes para el gobierno corporativo mediante la emisión de un cronograma de autoridad.
Directores (junta directiva)
Luego, la junta directiva contrata a los funcionarios de la empresa para gestionar las operaciones diarias, guiados por su propio subconjunto de cronograma de autoridad y políticas de la empresa aprobadas por los directores.
Gerentes (por ejemplo, CEO, CFO, CTO, CMO)
En las pequeñas empresas, por lo general, los accionistas, los miembros de la junta directiva y los gerentes pueden ser las mismas personas.
Podrá ser necesaria una asamblea general al menos una vez al año según los estatutos de la sociedad para la ejecución de nombramientos y mandatos. También se recomienda proteger el velo corporativo.
¿Cómo eliminar o agregar a alguien como accionista o cofundador?
La eliminación o incorporación de accionistas o cofundadores debe hacerse de conformidad con los estatutos y los acuerdos de compra de acciones (SPA) de la empresa. Te sugerimos que consultes con tu abogado corporativo para obtener más información.
¿Cómo eliminar o agregar a alguien de la junta?
La eliminación de los miembros de la junta directiva debe hacerse de acuerdo con los estatutos de la empresa y debe responder a una decisión de la asamblea general. Ten en cuenta que un miembro de la junta directiva o un director puede ser diferente al accionista o al gerente de la empresa (por ejemplo, el CEO o CFO).
Seguro
Es posible que necesites diferentes tipos de seguro para proteger tu negocio contra riesgos potenciales. Algunos seguros son obligatorios (como la compensación laboral si tienes empleados en EE.UU., etc.) y otros son opcionales (como los de seguridad, privacidad de datos, pérdida de negocios, etc.).
Tus requisitos de seguro pueden diferir según tus propios riesgos comerciales, la industria, las licencias, el entorno operativo, el lugar, etc. Es posible que debas trabajar con profesionales para evaluar tus riesgos y requisitos.
Seguridad y compliance de datos
Tanto si tienes un negocio online como offline, debes cumplir con las normas de seguridad de datos, política de privacidad, GDPR, política de cookies, etc.
Además de los requisitos legales, es posible que también quieras tomar precauciones para proteger los datos de piratas informáticos y violaciones de datos.
IP, marcas comerciales, activos
Puedes proteger tu propiedad intelectual, como marca, nombre comercial o desarrollo de productos, mediante el registro de una marca comercial, patente, acuerdos comerciales, etc. Además, es posible que estos activos también deban reflejarse en tus registros financieros.
Financiar tu empresa
Puedes financiar tu empresa de muchas maneras, por ejemplo, consiguiendo inversores, inyectando capital propio o préstamos. Claramente, los inversionistas de capital son el mejor camino a seguir, pero si te estás autofinanciando, puedes considerar inyectar capital u otorgarle un préstamo a tu empresa. Puedes discutir las opciones con tu contador o abogado corporativo.
Es muy importante contabilizar estos fondos correctamente, ya que los registros contables se incluyen en las declaraciones de impuestos y también pueden utilizarse en los tribunales en caso de una disputa con accionistas o inversionistas.
Pagarse a sí mismo como empleado o freelancer
Si eres propietario de una empresa estadounidense fuera de EE.UU. sin un SSN o un permiso de trabajo/residencia, no se te puede tratar como empleado. Sin embargo, tu empresa aún te puede pagar bajo diferentes figuras, como un freelancer o a través de dividendos.
Por Cenk Tukel, fundador y CEO de Tukel, Inc. Accounting and licensed U.S. CPA
Disclaimer: esta guía ha sido creada con fines informativos y no debe considerarse asesoramiento profesional o legal. Consulta con un profesional, como un contador certificado, para obtener ayuda.
.svg)
