Cómo DevBase automatizó más de 20 procesos de contratación y recursos humanos con Deel

DevBase es una empresa de desarrollo de software que ofrece soluciones de software personalizadas a empresas de todos los sectores. Es un experto en el desarrollo de productos personalizados, desarrollo web, desarrollo móvil y más. Con un equipo de ingenieros experimentados, DevBase ha entregado exitosamente numerosos proyectos para una amplia gama de clientes.

Lo que diferencia a DevBase de la competencia es su modelo de trabajo totalmente remoto, por lo que puede brindar servicios a clientes de todo el mundo. Todos los profesionales cualificados son contratados a través de Deel, lo que garantiza que el contrato de cada miembro del equipo cumpla plenamente con la normativa, independientemente de dónde viváis.

Inicialmente, los fundadores de DevBase procesaron manualmente todos los pagos internacionales utilizando transferencias internacionales y plataformas como Wise y Payoneer. Sin embargo, la empresa comenzó a expandirse rápidamente y no podían seguir haciéndolo ellos mismos. Pero delegar esto a su equipo de RR. HH. fue un reto, ya que cada plataforma de pago tenía sus propias credenciales únicas. Necesitaban una solución integral que agilizara el proceso de pago y garantizara el cumplimiento de las prácticas de contratación.

Al principio, los fundadores optaron por uno de los competidores de Deel. Sin embargo, era más caro y menos fácil de usar que otras plataformas del mercado. Cuando se enteraron del incomparable número de opciones de retiro y de la solución integral de Deel, se cambiaron rápidamente.

Eventualmente, DevBase migró todos los contratos globales a Deel y, con la ayuda del CSM de Deel, lograste que la migración de más de 130 trabajadores fuera perfecta.

DevBase utiliza Airtable, una plataforma de base de datos, para gestionar su presupuesto y almacenar todos los datos de tus trabajadores. El problema era que, a medida que creaban los contratos, añadían gastos y despedían trabajadores en Deel, tenían procesos duplicados en los que necesitaban añadir manualmente los datos de Deel a Airtable para que todo estuviera sincronizado. Dedicaban unas 5 horas a la semana a eso, y se estaba haciendo difícil porque el equipo de RRHH no es grande. Necesitaban la automatización para mantenerse al día con la plantilla y seguir realizando todas las tareas que necesitaban.

With Deel's API, Mastroberti, together with Javier Maso and Daniel Ballarini, automated and integrated everything in the employee lifecycle they have at Airtable with a middleware application they created. That way, they can send all expense creations, cancellations, contract changes, and more from Airtable to Deel.

Onboarding automation: DevBase sends job offers to candidates over Airtable. After the candidate accepts the job offer, the contract is automatically created in Deel, signed by the Head of HR, and sent to the contractor thanks to Deel's API. When the contractor signs the Deel's contract, their status changes both in Deel and Airtable to “Onboarding”. Because of the API integration, with just a few clicks, a process that used to take up to 1 hour of manual work is now seamlessly automated.

Expenses: Initially, DevBase workers had to submit their expenses through Airable, where they keep all their accounting and budgeting, and they also had to log them into the Deel platform so the expense was approved and the amount added into their invoices. Once they integrated Deel with Airtable, they could automatically sync the expenses in the two platforms ensuring that every submitted expense will be paid on time through Deel, and correctly reflected in their budget with Airtable, saving a lot of time.

Contract amendments: Thanks to Deel's API, DevBase can now make custom amendments to existing contracts in Deel and instantly update them in Airtable. This way, the team can have all the workers’ information easily synced across systems.

The DevBase team also customized the automation with the Deel team, so they can get automatic email notifications in case there’s some element in the contract amendment that needs to be manually reviewed. ** Contracts terminations:** To automate the end-to-end contract lifecycle, DevBase together with Deel's API team, are building a custom integration, so any time a contract is terminated in Deel, it’s also terminated in Airtable.

Usually, HR staff represents 10-15% of the total headcount. But with Deel’s API automation, it’s different for DevBase.

“We still are a 5% HR staff company for 130 people right now. That’s extremely lean for any company. It’s a great KPI that shows us we’re extremely productive because of all the integrations we have. Deel played a huge role in this efficiency and productivity we have. All of the validations that the recruiting team used to do, thanks to Deel, are now done automatically.” said Mastroberti.