Una carta de terminación es un documento formal y escrito que finaliza un vínculo laboral entre una empresa y un colaborador. Esta carta de terminación del contrato expone los motivos de la decisión, establece una fecha concreta de finalización y determina la suma de dinero que corresponde abonar por parte del empleador.
La salida de un colaborador de su puesto laboral implica cambios generales en el ambiente de trabajo.
Existen casos en los cuales un despido puede generar incertidumbre, mientras que en otras situaciones genera alivio a un equipo de trabajo estresado. Incluso, existen situaciones en las cuales los puestos de trabajo son temporales y su terminación se encuentra regulada por cláusulas dentro del contrato de trabajo inicial.
El contexto en el cual se presenta este documento, como despedida formal, es sumamente sensible e implica una gran cantidad de tensión. Es importante llevar a cabo esta comunicación de la mejor forma posible, a fin de acompañar el proceso de desvinculación y de terminación de un contrato de un colaborador tanto de manera empática como firme.
Esta práctica promueve una cultura de comunicación abierta, apoyándose en la transparencia, con el fin de crear un óptimo clima laboral. La salud mental de nuestros equipos de trabajo debe ser una prioridad en todo momento, incluyendo la instancia final de una relación comercial.
¿Por qué es importante utilizar una carta de terminación?
Las cartas de terminación o cartas de rescisión otorgan evidencia legal sobre la finalización de un acuerdo comercial, a la vez que permite a todos, incluida la parte de Recursos Humanos, a construir una relación sana y respetuosa con los profesionales con quienes se trabaja.
Es importante promover procesos claros y efectivos de offboarding al momento de desvincular a un colaborador a fin de evitar reclamos legales al respecto.
Las leyes laborales pueden no exigir específicamente este tipo de comunicación escrita, sin embargo se trata de una buena práctica de documentación que a su vez actúa como preaviso formal.
¿Qué debe incluir una carta de terminación?
Las leyes laborales y tipo de contrato varían según el país y la jurisdicción que aplique a la empresa, es por eso que deberemos cerciorarnos del marco legal previo a la redacción de la misma.
Sin embargo, existen algunas cláusulas del contrato que conforman una carta de terminación, los cuales destacaremos a continuación:
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Membrete de la empresa.
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Causas y motivos. Se deben expresar de manera clara y concisa las razones por las cuales se da por terminada la relación laboral, otorgando un fundamento que respalde la decisión en el cuerpo de la carta.
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Fecha de inicio y de finalización del contrato laboral vigente. Este punto aportará claridad en la fecha de terminación, o sea, al último día en que la persona debe presentarse a su puesto de trabajo y, en muchas ocasiones, determinará si corresponde pagar un pre-aviso o no.
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Datos completos tanto de la empresa empleadora como del colaborador afectado. Se puede incluir nombre completo de personas intermediarias como el jefe directo de la persona desvinculada o el responsable de Recursos Humanos.
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Compensación, indemnización y/o beneficios pendientes de pago. Es necesario dejar una constancia por escrito y firmada por el colaborador donde se especifiquen las sumas que corresponde abonar al empleador.
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Firma de ambas partes, lugar y fecha del comunicado.
Es importante destacar que se recomienda utilizar un lenguaje claro que evite tecnicismos. Esto facilitará la comprensión del contenido de la carta por todas las partes involucradas.
¿Cuál es la diferencia entre carta de terminación con causa y sin causa?
Existen, a grandes rasgos, dos tipos de cartas de terminación o carta de terminación de contrato.
Las cartas de terminación o carta de rescisión con causa se emiten cuando existe un motivo específico y justificado implicado en la decisión de desvincular a un colaborador que se vincula con su desempeño. Esto ocurre cuando se cometen faltas repetitivas y/o graves.
Las cartas de terminación sin causa se emiten cuando los motivos que llevan a tomar dicha decisión son externos al desempeño del colaborador. Estas situaciones se dan, por ejemplo, ante una reestructuración o decisión estratégica empresarial.
Garantizar el cumplimiento legal al terminar los contratos laborales.
Una carta de despido o carta de terminación de contrato laboral oficializa una instancia de cambio en el ámbito laboral, dejando una constancia escrita que protege a la empresa en caso de eventuales disputas legales.
Para reforzar el concepto de transparencia y comunicación abierta, es muy importante comunicar esta decisión al equipo de trabajo afectado de manera formal, otorgando un espacio que aporte claridad y fomente el diálogo, para así, llegar a una perfecta prestación de servicios.
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