El periodo de aviso, también conocido como preaviso, es el tiempo que un empleado o empleador debe respetar para avisar sobre la finalización de una relación laboral. Esta instancia da cuenta de que la relación de trabajo termina. Quien asume la responsabilidad de darla por finalizada es quien debe avisar a la otra parte.
Así, esta condición no solo puede darse por parte del empleador en caso de despido. También puede ocurrir de forma unilateral. Asimismo, es importante tener en cuenta que los días de preaviso se encuentran regulados por la legislación laboral, los convenios colectivos o el estatuto de los trabajadores y puede variar según el país y las circunstancias específicas (en algunos casos puede tener una duración superior y en otros menor).
¿Cuál es la importancia del periodo de aviso?
La importancia del cumplimiento con el plazo de preaviso tiene que ver con brindar a ambas partes el tiempo necesario para la preparación y la realización de los ajustes que sean necesarios. Tanto para el empleado como para el empleador, este tiempo es crucial para una transición ordenada.
Por parte del trabajador, el tiempo de preaviso es útil para buscar nuevas oportunidades laborales. Al saber que la relación laboral está próxima a finalizar, puede explorar opciones, asistir a entrevistas de trabajo y hacer todas las gestiones necesarias para ser contratado en otro puesto y otra empresa.
Por otro lado, el preaviso también es beneficioso para el empleador, ya sea por despido o por baja voluntaria. Porque puede iniciar un proceso de búsqueda del reemplazo adecuado, con todas las tareas que eso implica: publicar la oferta, revisar diferentes currículums, hacer entrevistas y seleccionar el candidato más adecuado según el perfil requerido. En adición, el empleador puede tomar decisiones sobre cómo distribuir las tareas en todo el equipo para evitar interrupciones en las operaciones.
De esta forma, no solo Recursos Humanos debe administrar los beneficios globales durante la estadía de los trabajadores en la empresa, sino también considerar la última fase del ciclo de vida del empleado como igual de importante y gestionar acciones en consecuencia.
¿Cuánto dura el periodo de aviso?
La duración del periodo de aviso puede variar según la antigüedad del empleado en la empresa y las disposiciones legales específicas de cada país. Sin embargo, en líneas generales, se establecen plazos específicos, ya sea semanas o meses. También, pueden existir diferencias en relación al tipo de contrato laboral y la duración del contrato (por ejemplo, si son empleados con contrato indefinido o más bien se trata de contratos temporales), el tipo de puesto (directivos o administrativos) o determinados contratos específicos.
Durante este período, el empleado y el empleador tienen la responsabilidad de cumplir con las obligaciones laborales establecidas por el contrato de trabajo de forma profesional. Por lo tanto, el empleado debe llevar a cabo sus tareas con total normalidad y continuar con las responsabilidades asignadas sin perder la calidad en la realización del trabajo, el compromiso y dedicación. Por su parte, el empleador debe seguir facilitando las herramientas y recursos necesarios para que el trabajador lleve a cabo sus tareas de manera correcta.
Mantener la confidencialidad de la información de la empresa, un aspecto tan sensible para el negocio, es otro punto a tener en consideración. ¿Qué incluye? Los datos de los clientes y las estrategias comerciales y de marketing desarrolladas, entre otros.
Ahora bien, durante este período, es necesario que ambas partes cooperen para que la transición sea eficiente y precisa. Por parte de la empresa, esto va a ayudar a que la transferencia de responsabilidades y conocimientos garantice la continuidad del negocio sin inconvenientes. Por lo tanto, esto puede implicar la participación en reuniones de capacitación (en tanto traspaso de información clave), la redacción de manuales de procedimiento o la orientación al nuevo empleado.
¿Qué pasa si una de las partes incumple el periodo de aviso?
La falta de preaviso correspondiente por una de las partes puede traducirse en consecuencias en el plano legal o contractual. Por lo tanto, el incumplimiento puede derivar en sanciones o reclamaciones por parte de la otra parte implicada, la cual puede iniciar acciones legales para la protección de sus derechos e intereses.
Así, ambas partes deben cumplir con el aviso previo para la rescisión o extinción del contrato con los días de antelación que sean necesarios, ya sea por despido disciplinario, causa justificada o justa causa. Esto para evitar consecuencias como posibles sanciones o penalizaciones (pago de indemnizaciones, multas u otro tipo de obligación para compensar a la parte que resultó afectada) y para que no se genera una mala reputación de quien tomó dicha decisión.
Puede tener efectos negativos en la imagen profesional y las referencias laborales futuras tanto del empleado como del empleador. Además, cabe aclarar que incluso en un contrato por período de prueba se debe dar un preaviso. En la situación de acuerdo de trabajador independiente, esto va a depender de lo que se haya establecido por cada contrato en particular.
¿Cómo implementar un sistema de periodo de preaviso efectivo?
Aquí te compartimos consejos clave:
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Incluye cláusulas claras que hablen específicamente sobre el periodo de preaviso; establece cuál es la duración y de qué manera se debe comunicar.
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Crea o actualiza tu manual de empleados en el que se indique cómo es el paso a paso, cómo debe ser la notificación de finalización de la relación laboral, cuál es la duración del preaviso y cuáles son las posibles consecuencias sobre su incumplimiento.
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Comunica la política y el procedimiento interno sobre el tema. Asegúrate de que tu talento lo haya leído y abre canales de consultas para despejar sus dudas.
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Fomenta la transparencia para que tus trabajadores se sientan seguros al expresar su intención de renunciar.
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Construye un procedimiento para que la transición sea ordenada, en tu estrategia de offboarding (¿cómo se distribuye la carga de trabajo? ¿Cómo puede realizarse la transferencia de conocimientos?).
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Familiarízate con las leyes, las regulaciones laborales y el derecho laboral correspondientes para el cumplimiento de los requerimientos locales. Así sabrás cuál es la legislación que se aplica en tu país o de tus empleados. Puedes buscar asesoramiento legal para comprender plenamente los derechos laborales y responsabilidades.
Para saber más sobre este y otros temas, te invitamos a conocer nuestro set de políticas y plantillas para gestión de equipos.
