Comment créer un processus efficace d'intégration IT

C'est votre premier jour de travail et vous découvrez que votre équipement est introuvable, que l'accès à vos outils ne fonctionne pas. Ça vous rappelle des souvenirs ?

La préparation informatique peut rapidement donner une mauvaise première impression de l'entreprise.

Évidemment, plus le poste est complexe, plus l'intégration informatique doit être solide et complète. Réussissez votre processus d'intégration informatique grâce à nos conseils et meilleures pratiques, ainsi qu'à notre liste de contrôle.

Qu'est-ce que l'intégration informatique ?

Le processus d'intégration informatique est une partie essentielle de votre programme d'intégration de vos équipes. Cela consiste principalement à :

• Créer des comptes d'entreprise
• Installer de nouvelles technologies et matériel informatique pour vos nouveaux employés.
• Former à l'utilisation de ces outils.
• Vous assurer qu'ils connaissent les directives de sécurité pour leurs comptes et appareils.

Pourquoi l'intégration informatique est-elle importante ?

Rien n'est plus frustrant que de commencer un nouvel emploi sans ordinateur portable, boîte mail et sans savoir où se trouvent vos informations de connexion pour les sites et plate-formes nécessaires.

La bonne intégration de vos équipes est importante pour une productivité efficace. Peut-on en dire autant de l'intégration informatique ? Sans aucun doute. Après tout, si votre nouvel employé ne peut pas travailler, que fait-il ? Il pourrait se sentir mal à l'aise, sous pression en culpabilisant de ne pas avancer sur ses premières missions, et frustré du manque de soutien de votre part.

Les statistiques montrent que près d'un tiers des employés quittent leur poste dans les 90 premiers jours en raison d'une mauvaise intégration.

L'intégration de vos équipes doit être complète, bien réfléchie selon les besoins et l'intégration informatique est indéniablement un élément crucial du processus. Vos nouveaux talents souhaitent se sentir bienvenus et utiles. Si vous ne leur fournissez pas les bons outils, ils se sentiront mis à l'écart. Un processus d'intégration bien conçu contribue clairement à améliorer la rétention de vos employés.

Les meilleures pratiques pour l'intégration informatique

Tout d'abord, le meilleur processus d'intégration informatique doit passer par une approche cohérente et structurée pour l'ensemble de vos équipes.

Tous les employés impliqués dans ce processus devraient avoir accès à une liste de contrôle ou un modèle indiquant ce qui est nécessaire et à quel moment. Cette transparence concerne aussi vos nouvelles recrues qui devraient savoir dès le départ les sessions de formation à suivre.

Mettre en place des systèmes d'intégration automatisés dès le jour de la signature du contrat de votre nouvel employé est le meilleur moyen d'éviter tout retard.

Utilisez une liste de vérification d'intégration informatique.

Une liste de vérification d'intégration informatique répertorie toutes les actions nécessaires pour équiper vos nouvelles recrues des outils qu'elles utiliseront dans leur poste. La liste de vérification doit être disponible à tout moment pour toutes les parties concernées.

Astuce : Assurez-vous que tous les membres de vos équipes puissent mettre à jour la liste de contrôle et voir les actions terminées et en attente.

Créez un email type pour expliquer les systèmes IT

Un email type peut présenter aux nouvelles recrues la technologie et les appareils dont elles ont besoin pour travailler. Il doit énumérer tous les appareils et identifiants utiles.

Tout ceci est appliquable facilement grâce à un processus d'intégration informatique automatisé.

Conseil : Chaque poste nécessitera différentes plateformes et connexions, nous vous recommandons donc d'avoir un e-mail type d'intégration informatique par département ou équipe.

En voici un exemple que nous avons créé pour un membre de l'équipe marketing :

Planifiez des réunions d'intégration en direct pour votre nouvelle recrue.

Les événements virtuels et/ou physiques restent importants, notamment pour les formations ponctuelles. Surtout lorsque vous intégrez de nombreuses nouvelles recrues, vous organiserez régulièrement des événements d'orientation pour les guider sur les bases de la sécurité informatique, les proxys résidentiels statiques, etc. C'est le moment idéal pour répondre aux questions et renforcer le contenu de vos documentations écrites.

Créez une liste de contrôle IT type pour vos process

Avoir une liste de contrôle facilement accessible et visible pour toutes les parties prenantes simplifie leur intégration informatique.

Toutes les équipes concernées peuvent vérifier à quelle étape se trouve vos nouvelles recrues. Par exemple, ont-ils déjà reçu l'équipement ?

**Astuce : **Suivre toutes ces étapes permettra de créer un processus d'intégration informatique sans accroc pour vous et vos nouveaux employés.

Coordonnez-vous avec le recruteur pour déterminer de quels logiciels/appareils votre nouveau talent aura besoin

Chaque nouveau membre de l'équipe aura besoin d'accéder à différents outils et plateformes. Demandez à leur recruteur quels outils sont propritaires et nécessaires.

Pour certains postes, comme la vente, le support client et le service client, il est essentiel d'avoir une liste de contrôle spécifique des éléments dont ils auront besoin et des niveaux d'accès.

Configurez des comptes utilisateurs et licences logicielles

Après avoir échangé avec le responsable du recrutement, commencez à configurer les comptes et identifiants du nouvel employé.

Chaque personne a généralement besoin d'au moins une adresse e-mail professionnelle, d'un numéro de téléphone et/ou de portable, ainsi que d'un compte utilisateur sur Teams/Slack.

Astuce : Vous pouvez même les mettre dans une liste et automatiser les messages Slack à votre nouvel employé avec ses identifiants de connexion et son accès dès son premier jour.

Commandez du matériel

Tout retard de votre part entraîne une perte de productivité de leur part. Ne gâchez pas tout ce précieux temps, surtout lorsque l'on considère les nombreuses heures nécessaires pour qu'un employé commence à fonctionner à 100 % de ses capacités.

Conseil : Si votre nouvel employé travaille à distance, assurez-vous que son équipement lui parvienne avant sa date de début. Sinon, installez son bureau pour lui et testez son ordinateur et son téléphone avant qu'il n'arrive.

Planifiez des réunions pour aider à la configuration de nouveaux comptes.

Le premier jour de votre nouvelle recrue, planifiez des réunions avec les coéquipiers concernés pour les aider à configurer et utiliser de nouveaux comptes et logiciels. L'une de ces réunions peut être avec l'administrateur informatique responsable des dépannages ou de la sécurité.

De plus, assurez-vous que les nouvelles recrues ont reçu tout le matériel nécessaire.

Conseil : les réunions permettent d'évaluer leurs connaissance sur les outils importants. N'hésitez pas à planifier des réunions de suivi dès que vos équipes rencontrent la moindre difficulté.

Fournissez tous les documents et manuels pour former aux logiciels et programmes de l'entreprise

Dans le cadre du processus d'intégration informatique de vos nouvelles recrues, donnez-leur accès à tous les documents de formation des systèmes utilisés.

Par exemple, de nombreuses entreprises disposent de manuels de formation ou de tutoriels vidéos pour expliquer les différents logiciels. Pensez à programmer un rappel pour les partager à vos nouvelle recrues.

Informez vos nouveaux talents sur les directives de sécurité et la conformité informatique.

La sécurité et la conformité sont essentielles. Cependant, ces sujets de formation sont généralement détaillés et peuvent être complexes, couvrant des thèmes tels que l'observabilité des données open source. Automatisez l'envoi de sessions courtes sur la sécurité et la conformité à votre nouvelle recrue afin qu'elle puisse assimiler les informations.

Astuce : Vous pouvez également utiliser une stratégie de formation ludique pour aborder des sujets complexes tels que la conformité et la sécurité.

Faites un point à la fin de la première semaine pour vous assurer qu'ils maîtrisent le logiciel

Tous vos efforts d'intégration pour fournir à vos nouvelles équipes des identifiants, de la technologie et des logiciels ne sert à rien rien si elles ne savent pas se servir des outils.

Organigramme du processus d'intégration informatique

Pré-intégration

• Coordonnez-vous avec le recruteur pour déterminer de quels logiciels/appareils le nouvel employé aura besoin
• Configurez des comptes utilisateurs et licences logicielles
• Commandez les matériaux utiles et nécessaires (ordinateur portable, moniteur, câbles, téléphone)
• Envoyez les documents si le nouvel employé est un travailleur à distance

Jour 1

• Fournissez identifiants et mots de passe pour tous les comptes prévus
• Préparez le bureau du nouvel employé avec ses appareils (s'il est au bureau) et la technologie de l'entreprise
• Planifiez des réunions pour aider à la configuration de nouveaux comptes
• Fournissez les documents et manuels pour les logiciels et programmes importants.
• Expliquer comment utiliser au mieux les équipements de bureau
• Fournissez au nouvel employé le contact de la personne IT responsable du dépannage

Semaines 1 - 4

• Informez vos nouveaux employés sur les directives de sécurité.
• Faites un point à la fin de chaque semaine pour vous assurer qu'ils comprennent comment utiliser chaque logiciel.
• Si nécessaire, organisez des sessions de formation pour un accompagnement supplémentaire.

Automatisation de l'intégration informatique

Combiner la création de plusieurs comptes pour votre nouvelle recrue et la nécessité de valider une liste de contrôle de sécurité et de conformité laisse beaucoup de place à l'erreur humaine.

Dans un processus d'intégration manuel, vous pourriez négliger certaines étapes. Par exemple, votre employé pourrait manquer des identifiants essentiels pour son premier jour de travail.

Une expérience d'intégration incohérente peut laisser votre nouvelle recrue sans accès à un programme dont elle pourrait avoir besoin pour accomplir une tâche. Vous perdez la motivation et l'énergie des premières heures de travail de votre jeune talent.

Automatiser votre processus d'intégration crée un processus structuré et transparent pour vos nouvelles recrues. Pour chaque élément de votre liste de contrôle d'intégration informatique, vous ou le membre de l'équipe responsable recevrez une notification lorsqu'il faudra envoyer un e-mail ou configurer un compte.

N'oubliez pas votre checklist informatique de départ

Le processus de départ est presque aussi important que celui d'intégration. Un processus de départ clair et complet est essentiel pour garantir la sécurité des données de votre entreprise, la récupération de l'équipement et pour prévenir les violations de données.

Vous avez donc besoin d'un processus d'intégration et de départ informatique.

Maintenir une bonne relation avec un ancien employé, annuler les licences de compte que vous pourriez payer, et assurer la sécurité de l'entreprise prouvent que votre checklist de départ IT est aussi bonne que votre liste de contrôle d'intégration.

Annulez tous les comptes, connexions, etc.

Mettez-vous un rappel pour annuler toutes les licences de votre futur ex-employé et révoquez tous les comptes et accès le jour de son départ. Près de 50 % des employés ont encore accès à certaines données de leur ancienne entreprise, un très mauvais point pour la conformité.

Récupérez tous les appareils

Assurez-vous que votre ex-employé renvoie son ordinateur portable, moniteur, téléphone, etc. (s'il est à distance) ou le laisse au bureau. Si vous avez utilisé une liste de contrôle d'intégration informatique, vous avez déjà listé ce que vous leur avez donné, il devrait donc être facile de cocher la liste de retour.

Automatisez votre processus et vos tâches d'intégration IT avec Deel.

La bonne plateforme peut vous aider à minimiser le travail manuel et les erreurs, améliorer ainsi la productivité de vos équipes dès leur première semaine. L'expérience d'intégration est complexe et à multiples facettes, mais avec Deel, vous pouvez en créer une qui fonctionne quasiment en toute autonomie pour plus de sérénité et de structure.

Deel Engage offre une vue approfondie du processus d'intégration de vos nouvelles recrues et de leurs progrès dans ce processus.

Chaque partie prenante peut voir ce que leur nouvelle recrue a appris et les formations qu'elle doit encore suivre depuis la plateforme. Cela permet également de réduire les erreurs humaines : l'utilisation du générateur de flux de travail pour automatiser le processus et accroître la transparence diminue la probabilité d'erreurs.

Deel IT standardise les opérations d'équipement et de logiciel avec une solution informatique axée sur le global. Ainsi, vous pouvez gérer l'intégration, le départ et tout le reste en quelques clics, où que vous soyez.

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