Comment rationaliser la mobilité internationale pour les entreprises

La mobilité des talents à travers les frontières est devenue une composante essentielle de la croissance et de l'innovation des entreprises. Cependant, à mesure que les entreprises s'étendent à l'international, les défis liés à la gestion d'équipes mobile et au travail à distance se sont également complexifiés.

De la coordination des missions internationales, des relocalisations d'employés et des visas de travail à l'intégration culturelle et à la conformité, les entreprises et services de gestion des RH sont confrontés à divers obstacles qui exigent des solutions innovantes.

La mobilité internationale est au cœur d'une entreprise mondiale efficace, car elle facilite l'accès à des viviers de talents diversifiés, favorise l'innovation interculturelle et permet une expansion stratégique sur de nouveaux marchés, stimulant ainsi la compétitivité et la croissance.

En tant qu'experts en gestion des ressources humaines et des talents à l'échelle mondiale, nous avons élaboré un guide sur les prévisions de mobilité internationale et des conseils pratiques pour élaborer une stratégie de mobilité internationale.

Principaux points de douleur pour les entreprises lors de la gestion de la mobilité internationale

La croissance internationale suggère une avancée productive pour les entreprises, mais l'expansion entraîne également une série de difficultés lorsqu'il s'agit de gérer la mobilité internationale.

Les défis les plus courants incluent des problèmes logistiques, de conformité et culturels.

Retards de traitement des visas

L'embauche et la relocalisation des employés nécessitent le traitement des visas comme une partie intégrante de la mobilité internationale. Cependant, les retards peuvent constituer un défi opérationnel majeur. Lorsque les entreprises embauchent ou relocalisent des employés à travers les frontières, le traitement des visas représente un obstacle bureaucratique qui peut perturber les calendriers de projet, entraver la collaboration des équipes et mettre à rude épreuve les ressources.

Défis de conformité

Se diversifier dans un vivier de talents international présente de nombreux avantages, tels que l'accès à des compétences diverses, des perspectives variées et des marchés mondiaux. Cependant, le processus exige une navigation attentive à travers divers cadres juridiques et réglementaires. Les problèmes de conformité possibles incluent les lois sur l'immigration, l'emploi, la fiscalité, les accords contractuels, et plus encore. Une mauvaise gestion des problèmes de conformité peut entraîner des responsabilités légales et entâcher la réputation, tandis que la négligence de la sécurité des données peut réduire la confiance des employés.

Dépassements de coûts

La relocalisation des employés à travers les frontières implique de multiples dépenses, allant des voyages d'affaires et du logement au soutien administratif et logistique. Ne pas estimer, surveiller et contrôler ces coûts avec précision peut entraîner des dépassements de budget. Assurer des économies de coûts exige une organisation efficace des ressources et une prise de décision stratégique.

Complexités logistiques

La coordination de la logistique, telle que le logement, le transport, l'équipement et les services d'installation pour les employés relocalisés, peut être chronophage et gourmande en ressources. Une mauvaise gestion de la logistique peut entraîner des retards, des inefficacités et de la frustration chez les employés, affectant finalement la productivité et le moral.

Intégration culturelle

Favoriser un environnement collaboratif entre employés issus de divers horizons culturels peut être complexe. Une intégration culturelle mal gérée peut entraîner des malentendus, des barrières de communication et des conditions compliquées pour les équipes.

Une gestion inadéquate de la mobilité internationale amplifie ces points de douleur et peut avoir des impacts négatifs significatifs sur les employés internationaux, tels que les suivants :

• La réduction de la satisfaction des employés due à l'isolement culturel, au manque de communication, aux attentes non satisfaites et à la perturbation de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• La baisse de productivité alors que les employés peinent à s'adapter à de nouveaux environnements, rencontrent un désalignement des objectifs et subissent des distractions logistiques. La mauvaise rétention des talents car les préoccupations non traitées et les expériences négatives entraînent une insatisfaction, ce qui conduit à la perte de compétences et d'expertise ainsi qu'à la dégradation de la réputation.

Pour résoudre ces points de douleur, il est nécessaire d'adopter une approche stratégique combinant des technologies innovantes, une planification minutieuse et des politiques de mobilité internationales complètes afin de garantir une expérience fluide et efficace pour l'entreprise et ses employés.

Stratégies pour simplifier la mobilité internationale

En adoptant les meilleures pratiques suivantes, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de mobilité internationale et relever tous les défis associés.

Planifier avant l'affectation

Les responsables des ressources humaines et les dirigeants d'entreprise devraient prendre le temps de mener des évaluations approfondies pour comprendre les besoins des employés et de leurs familles. Avec ces informations, vous pouvez développer des programmes pré-affectation sur mesure pour fournir des informations sur le nouveau lieu, la culture et l'environnement de travail.

Collaborer avec des experts en immigration et des spécialistes de la relocalisation permet d'obtenir une expertise et des connaissances à jour sur les réglementations en matière d'immigration, de conformité et d'exigences logistiques. Les experts offrent également des conseils pour élaborer une stratégie de mobilité globale solide qui garantit l'efficacité et la conformité.

Établir des règlements et directives clairs

Créez des règlements bien définis décrivant le processus de mobilité, y compris les attentes, avantages et responsabilités. Offrez aux employés un guide de relocalisation détaillé pour les aider à vivre en douceur leur transition.

Les politiques et directives de relocalisation servent de feuille de route pour l'organisation et les employés, simplifiant les processus administratifs tout en répondant aux préoccupations des employés. Tirer parti des conseils d'experts sur la relocalisation des employés fournit aux entreprises les outils nécessaires pour bien maîtriser la mobilité internationale.

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Utilisez un employeur de référence (EOR) avec un support intégré pour les visas et l'immigration

S'associer à un fournisseur EOR avec un support intégré pour les visas et l'immigration aide à rationaliser l'embauche internationale et la relocalisation des employés. Lorsque vous signez un contrat EOR, l'EOR devient l'employeur officiel, vous permettant d'embaucher dans les nombreux pays où il possède une entité.

Aujourd'hui, Deel est le plus grand fournisseur d'EOR au monde, avec plus de 20 000 employés actifs répartis sur plus de 100 filiales. Chacune de ces filiales est exclusivement détenue et gérée par Deel. Aucun recours à des prestataires tiers.

Supposons qu'un travailleur souhaite s'installer dans un pays où il n'a pas la citoyenneté. Dans ce cas, Deel peut vérifier son éligibilité au visa, parrainer son visa et commencer le processus de demande de visa pour l'aider à obtenir l'autorisation nécessaire pour vivre et travailler dans le pays concerné.

En confiant la responsabilité administrative à nos experts locaux, vous réduisez les risques de non-conformité et la lourde charge des opérations manuelles de votre équipe. Deel veillera également à ce que les contrats soient conformes aux lois et réglementations du travail de chaque pays, gérera la paie à l'échelle internationale et maîtrisera la conformité fiscale.

Le parrainage de visa EOR permet aux responsables des ressources humaines de se recentrer sur la croissance stratégique, le développement des talents et l'amélioration de l'expérience employé.

En utilisant la plateforme internationale de Deel, vous pouvez rationaliser votre processus de mobilité internationale de la manière suivante :

Les clients peuvent demander un soutien pour les visas et l'immigration sur la plateforme Deel, vous aidant à vérifier l'éligibilité des visas et à embaucher des travailleurs à distance en quelques étapes simples.

Notre outil de demande de visa vous aide à suivre l'état d'une demande de visa. Les employeurs peuvent suivre son statut, vérifier l'éligibilité au travail des candidats, compiler la documentation nécessaire, comprendre les coûts et les délais, et bien plus encore.

La plateforme de Deel fournit des lettres de vérification d'emploi et d'autres documents RH pour les demandes bancaires, les contrats de location, les certificats de voyage, etc.

Prioriser le soutien aux employés

Pour que la mobilité soit une opportunité pour tous les employés, votre package de relocalisation doit aller au-delà de l'aide financière afin de garantir que les employés reçoivent des incitations, de la formation et du soutien. En plus du soutien en matière de visa et d'immigration, envisagez de fournir les éléments suivants :

• Ateliers de compétences et formation culturelle pour aider les communautés marginalisées à développer leurs connaissances, compétences et réseaux nécessaires pour saisir les opportunités de mobilité
• Avantages flexibles de type cafétéria et avantages divers pour permettre aux travailleurs de choisir ce qui est pertinent pour maintenir leur style de vie, les aider à être mobiles et soutenir leurs familles
• Une période d'adaptation de quelques semaines de congé ou une réduction temporaire des responsabilités pour s'occuper de tâches administratives telles que l'ouverture de comptes bancaires, l'inscription des enfants à l'école et la familiarisation avec leur nouveau domicile

Voir aussi : Les 3 meilleurs méthodes pour embaucher à l'international

Maintenir une communication régulière

Echangez régulièrement avec les employés à toutes les étapes de la relocalisation et encouragez leurs retours. La communication aide à renforcer le moral des employés tout en identifiant de manière proactive les défis à résoudre.

L'intégration des plugins Deel Engage avec Slack aide à maintenir une communication régulière entre les dirigeants, employeurs et employés de la manière suivante :

• Le plugin de congés simplifie la manière dont vous et vos employés suivez, demandez et analysez l'utilisation des congés payés sans quitter Slack
• Le plugin Connections aide votre équipe à se connecter et renforcer les relations grâce à des sujets de discussion informels, des groupes d'intérêt et des rencontres aléatoires
• Le plugin one-on-ones aide les managers et leurs subordonnés directs à préparer, mener et suivre leurs 1-à-1 plus efficacement sans quitter Slack
• Le plugin des enquêtes éclair aide à créer et cultiver une culture de responsabilité, afin que les équipes se sentent écoutées, vues et habilitées à impulser le changement
• Le plugin d'annonces permet aux organisations d'envoyer en masse des messages ciblés à l'intérieur de Slack et suivre les accusés de réception sans encombrer les canaux avec des annonces générales non lues
• Le plugin kudos aide les équipes à reconnaître les réalisations individuelles et collectives et à garder une trace de chaque petit compliment
• Le plugin d'organigramme offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les structures de reporting, les changements d'informations, les anniversaires, et bien plus encore
• Les agents de support sur la plateforme 24/7 aident à rationaliser les processus de mobilité internationale en répondant rapidement à vos questions.

Planification de la réintégration

Planifier la réintégration réduit les potentielles difficultés qui peuvent survenir après la mission. Développez des stratégies de réintégration pour garantir une transition en douceur vers le pays d'origine après la fin de la mission ou l'expiration du visa dans le pays d'accueil.

Décrivez de manière proactive les étapes, attentes et mécanismes de soutien pour la réintégration. Prenez en compte les changements auxquels les employés pourraient être confrontés, aidez-les à tirer parti de leurs compétences nouvellement acquises et établissez des procédures pour faciliter une réintégration fluide dans les opérations de l'entreprise.

Exploitez la technologie RH internationale pour plus d'efficacité

Les EOR, comme Deel, soutiennent également les ressources humaines à l'échelle mondiale, vous permettant de gérer l'ensemble de vos équipes — des employés directs aux travailleurs internationaux — depuis une plateforme centralisée et en libre-service :

• Embauchez des travailleurs indépendants dans plus de 150 pays
• Embauchez des employés sans entité
• Offrez des avantages localisés
• Envoyez l'équipement partout
• Effectuez des vérifications d'antécédents
• Offrez des espaces de travail dans le monde entier
• Payez des équipes internationales et automatisez le dépôt des taxes, les contributions et déductions des avantages sociaux, la création et la distribution des bulletins de paie
• Définissez des autorisations personnalisées et des paramètres d'approbation pour accorder des accès logiques et cohérents à vos équipes Intégrez (et gérez les départs) des travailleurs en toute conformité avec des contrats localisés qui prennent tout en compte, du salaire minimum à la documentation spécifique au pays
• Gérez les données du personnel avec un système d'enregistrement unique, y compris les congés, dépenses, documents, changements de rémunération, primes et promotions
• Utilisez des informations sur les salaires
• Automatisez la collecte des documents de conformité
• Suivez les coûts mondiaux avec des analyses de rapports en temps réel
• Restez à jour avec les réglementations et exigences de conformité

Voir aussi : 8 façons d'utiliser la technologie RH pour faciliter la mobilité internationale

Simplifiez la mobilité internationale avec Deel

En adoptant des stratégies efficaces et en exploitant la puissance de la technologie, les organisations peuvent maîtriser sans difficulté les complexités bureaucratiques, les processus d'immigration et les défis logistiques qui accompagnent souvent la mobilité internationale.

Faites confiance à nos experts en immigration pour tout gérer, de l'évaluation de l'éligibilité à la collecte des documents requis, en passant par les parrainages de visa, le dépôt des demandes de visa et la collaboration avec les gouvernements locaux.

Cela semble être la solution idéale ? En savoir plus sur le soutien en matière de visa et d'immigration de Deel, ou réservez un créneau de 30 minutes avec un expert pour obtenir des réponses à vos questions.