DevBase s’est servi de Deel pour automatiser plus de 20 processus de recrutement et RH

DevBase est une société de développement de logiciels proposant des solutions logicielles personnalisées aux entreprises de tous les secteurs. C'est une experte en développement de produits personnalisés, en développement web, en développement mobile, etc. Avec une équipe d’ingénieurs expérimentés, DevBase a livré avec succès de nombreux projets pour un large éventail de clients.

Ce qui distingue DevBase de ses concurrents est son modèle de travail entièrement à distance, ce qui lui permet de fournir des services à des clients partout dans le monde. Tous les professionnels qualifiés sont recrutés par l'intermédiaire de Deel, ce qui garantit que le contrat de chaque membre de l'équipe est pleinement conforme, quel que soit son lieu de résidence.

Au départ, les fondateurs de DevBase traitaient manuellement tous les paiements internationaux en utilisant des virements internationaux et des plateformes telles que Wise et Payoneer. Cependant, l’entreprise a commencé à se développer rapidement, et elle ne pouvait pas continuer à le faire elle-même. Mais il était difficile de déléguer cette tâche à l’équipe RH, car chaque plateforme de paiement avait ses propres informations d’identification. L’entreprise avait besoin d’une solution tout-en-un qui simplifie le processus de paiement et garantisse des pratiques d’embauche conformes.

Dans un premier temps, les fondateurs ont opté pour l’un des concurrents de Deel. Cependant, elle était plus chère et moins conviviale que les autres plateformes du marché. Lorsqu’ils ont découvert le nombre inégalé d’options de retrait et la solution tout-en-un de Deel, ils ont rapidement changé.

DevBase a fini par migrer tous les contrats mondiaux vers Deel et, avec l'aide du CSM de Deel, elle a facilité la migration de plus de 130 travailleurs.

DevBase utilise Airtable, une plateforme de base de données, pour gérer son budget et stocker toutes les données de ses travailleurs. Le problème, c'est qu'au moment de créer les contrats, d'ajouter des dépenses et de licencier des employés à Deel, ils avaient des processus dupliqués où ils devaient ajouter manuellement les données de Deel à Airtable pour que tout soit synchronisé. Ils y consacraient environ 5 heures par semaine, mais cela devenait difficile parce que l'équipe des ressources humaines n'est pas nombreuse. Ils avaient besoin d’automatisation pour suivre le rythme des effectifs et continuer à effectuer toutes les tâches dont ils avaient besoin.

With Deel's API, Mastroberti, together with Javier Maso and Daniel Ballarini, automated and integrated everything in the employee lifecycle they have at Airtable with a middleware application they created. That way, they can send all expense creations, cancellations, contract changes, and more from Airtable to Deel.

Onboarding automation: DevBase sends job offers to candidates over Airtable. After the candidate accepts the job offer, the contract is automatically created in Deel, signed by the Head of HR, and sent to the contractor thanks to Deel's API. When the contractor signs the Deel's contract, their status changes both in Deel and Airtable to “Onboarding”. Because of the API integration, with just a few clicks, a process that used to take up to 1 hour of manual work is now seamlessly automated.

Expenses: Initially, DevBase workers had to submit their expenses through Airable, where they keep all their accounting and budgeting, and they also had to log them into the Deel platform so the expense was approved and the amount added into their invoices. Once they integrated Deel with Airtable, they could automatically sync the expenses in the two platforms ensuring that every submitted expense will be paid on time through Deel, and correctly reflected in their budget with Airtable, saving a lot of time.

Contract amendments: Thanks to Deel's API, DevBase can now make custom amendments to existing contracts in Deel and instantly update them in Airtable. This way, the team can have all the workers’ information easily synced across systems.

The DevBase team also customized the automation with the Deel team, so they can get automatic email notifications in case there’s some element in the contract amendment that needs to be manually reviewed. ** Contracts terminations:** To automate the end-to-end contract lifecycle, DevBase together with Deel's API team, are building a custom integration, so any time a contract is terminated in Deel, it’s also terminated in Airtable.

Usually, HR staff represents 10-15% of the total headcount. But with Deel’s API automation, it’s different for DevBase.

“We still are a 5% HR staff company for 130 people right now. That’s extremely lean for any company. It’s a great KPI that shows us we’re extremely productive because of all the integrations we have. Deel played a huge role in this efficiency and productivity we have. All of the validations that the recruiting team used to do, thanks to Deel, are now done automatically.” said Mastroberti.