Aumente a eficiência do RH com automação para times remotos

A automação no RH é uma solução moderna já adotada pela maioria das empresas ao redor do mundo, para tornar mais eficiente a gestão de pessoas. Ela pode ser aplicada em inúmeras demandas, como:

• Checagem de conformidade legal e fiscal
• Elaboração e assinatura de contratos
• Onboarding
• Cálculo de salário e benefícios
• Processamento de pagamentos
• Jornadas de aprendizagem corporativa
• Avaliação de desempenho
• Feedbacks
• Comunicados corporativos personalizados

Com o crescimento do trabalho remoto e híbrido, aumenta a complexidade da gestão de RH, especialmente em equipes distribuídas em diferentes fusos horários, idiomas e culturas.

Neste artigo, veja como a automação ajuda a resolver alguns dos principais desafios do RH hoje em dia – e mais ainda no futuro.

Principais desafios de RH em equipes globais

1. Conformidade com diferentes obrigações legais e fiscais: cada país possui suas próprias leis, deduções e impostos trabalhistas. Por isso, é necessário ter um profundo conhecimento sobre conformidade legal em todos os países onde a empresa contrata, para evitar complicações jurídicas e fiscais. O compliance diz respeito a uma gama de fatores – como salário mínimo, jornada de trabalho e benefícios obrigatórios. Além de variar bastante de um país para outro, as leis e regras fiscais costumam ser atualizadas ao longo do tempo, o que exige ainda mais preparo do RH, do jurídico e também dos sistemas da organização para se adequarem corretamente e em tempo.
2. Gestão de folha de pagamento e benefícios além-fronteiras: é direito do funcionário ou do prestador de serviços receber a remuneração em dia, no prazo combinado em contrato. Além disso, muitos países exigem que os pagamentos sejam feitos na moeda de preferência do colaborador. Os benefícios trabalhistas também são regidos por lei e, mesmo que o contrato seja de prestação de serviço, as organizações costumam oferecer benefícios corporativos, como forma de melhorar a atração e retenção de talentos. Dessa forma, quando se trata de um time remoto global, o RH possui ainda mais responsabilidades, com diversas demandas a cumprir, como cálculos, execução dos pagamentos, e fornecimento de pacote de benefícios de acordo com a localização de cada colaborador.
3. Onboarding e experiência do funcionário: funcionários remotos costumam ter mais dificuldades de se integrar, pela distância física do restante do time. Quando o onboarding remoto é falho, isso se agrava ainda mais, gerando pouca eficiência no início de um contrato, baixo engajamento e, inclusive, um alto turnover (taxa de rotatividade).
4. Comunicação e diferenças culturais: contratar em outros países não é apenas uma tarefa burocrática complexa, mas também traz novas nuances na gestão de RH relacionadas às características culturais e sociais de cada país. Por isso, se a comunicação já é um dos principais quesitos de aprimoramento constante nas organizações, passa a ser ainda mais com times remotos e a forma com que cada colaborador interpreta mensagens, e adere a processos e hierarquias.

Como a automação aumenta a eficiência do RH

A automação é crescente no mundo todo, em todas as áreas. Foi ela, por exemplo, que promoveu a evolução da Indústria 4.0, permitindo a expansão de mercados em inúmeros setores, maior eficiência de custos e mitigação de riscos.

No RH, a automação também já se consolidou como uma solução altamente eficaz para melhorar a gestão – otimizando processos, reduzindo erros humanos e permitindo que a equipe de RH se concentre em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado para a organização.

Por exemplo, em relação à conformidade legal, a automação trouxe ao RH a rapidez e assertividade necessárias para fazer todas as checagens, de forma automática e personalizada de acordo com as especificidades de cada contrato e das leis locais.

A automação elimina tarefas repetitivas e manuais, como o processamento de folhas de pagamento, a gestão de benefícios e o monitoramento das horas trabalhadas, garantindo muito mais precisão e rapidez. Dessa forma, a automação ajuda a reduzir erros e falhas, uma vez que as ferramentas automatizadas seguem regras e protocolos pré-estabelecidos.

No recrutamento e seleção, a automação agiliza a triagem de currículos, agendamento de entrevistas e envio de notificações para os candidatos, aumentando a agilidade de todo o processo. O mesmo se aplica ao onboarding. Tarefas administrativas como o preenchimento de documentos e a integração do colaborador aos sistemas internos da empresa passam a ser realizados automaticamente, o que proporciona uma experiência mais eficiente e agradável para todos.

Outra vantagem da automação no RH é na coleta e análise de dados. Softwares de RH modernos reúnem informações valiosas em tempo real – como desempenho dos colaboradores, engajamento, aprendizagem, e feedbacks. A partir disso, é capaz de gerar relatórios em tempo real, assertivos e personalizados, apoiando a tomada de decisão baseada em dados no RH. No caso de grandes volumes de dados com equipes distribuídas, a automação torna os processos de auditoria e conformidade muito mais ágeis e transparentes.

Workflow Builder da Deel para automatizar tarefas repetitivas

A Deel é líder global em automação de RH, através de uma plataforma completa e integrada, e também de plugins para o Slack.

Uma das ferramentas que a Deel oferece é o Workflow Builder, para automatizar tarefas administrativas do onboarding e da gestão de pessoas que tomam tempo e estão suscetíveis a falhas e erros quando feitas manualmente.

O que faz o Workflow Builder Deel:

• Elabora contratos e rescisões
• Envia informações automáticas de onboarding
• Responde perguntas dos colaboradores
• Emite equipamentos para os times (em mais de 150 países)
• Agiliza a configuração dos equipamentos e o acesso aos sistemas da empresa
• Distribui cursos de treinamento conforme programado

Saiba mais sobre o Workflow Builder da Deel

Melhores práticas para implementação de automação no RH

Listamos abaixo quatro boas práticas que sua empresa deve seguir ao implementar automação no RH:

1. Escolha o software de RH certo para sua demanda

Ao escolher um software de RH, é fundamental considerar as funcionalidades, o suporte multilingue, a integração com diferentes sistemas de pagamento, e a conformidade com a legislação dos países onde a empresa contrata. Opte por plataformas flexíveis o suficiente para atender às necessidades de cada país e também da sua empresa.

Também é importante que o software seja capaz de unificar o RH para todos os colaboradores e lideranças, independente de sua localização. A escalabilidade do software também é um ponto importante, pois deve permitir que os times cresçam sem que haja gargalos operacionais na plataforma.

Portanto, garanta que suas escolhas para automatizar o RH sejam por soluções robustas, adaptáveis e seguras.

2. Integre a automação de RH aos fluxos de trabalho já existentes

A automação de RH deve entrar na empresa para otimizar os processos, e não emperrá-los ainda mais. Por isso, é importante que a tecnologia implementada permita uma integração fácil da automação ao trabalho já em andamento na organização – como fluxos de gestão de folha de pagamento, recrutamento e gestão de desempenho. Assim, você cria um fluxo de trabalho coeso, diminuindo redundâncias e aumentando a eficiência sem causar interrupções.

Isso requer uma análise cuidadosa dos processos atuais e um mapeamento de quais tarefas podem ser automatizadas. É essencial que a transição para um RH automatizado seja feita gradualmente, garantindo que o novo sistema se encaixe de um jeito fácil, ágil e preciso nos processos já estabelecidos, sem interromper operações críticas.

3. Garanta conformidade e segurança

A automação no RH envolve a coleta, o armazenamento e o tratamento de dados sensíveis – como informações pessoais e de pagamento dos colaboradores. Portanto, garantir conformidade e segurança é essencial.

A escolha de um software de RH que siga as regulamentações locais e internacionais de segurança e privacidade de dados – como LGPD no Brasil ou GDPR na Europa – é crucial para evitar penalidades. Além disso, ferramentas tecnológicas de segurança, como criptografia de dados e autenticação de dois fatores, asseguram que as informações estejam protegidas contra acessos não autorizados. Dessa forma, a empresa cumpre o compliance, protegendo os dados de todos os stakeholders, e garantindo a continuidade das operações.

4. Treine as equipes de RH para otimizar as ferramentas de automação
Para que a automação seja realmente eficaz, é fundamental que as equipes de RH recebam treinamento em IA. Ele deve ser contínuo e personalizado, permitindo que os profissionais compreendam todas as funcionalidades da inteligência artificial no RH e como integrá-las em suas rotinas diárias.

O letramento em IA no RH inclui desde a gestão da folha de pagamento até a análise de dados para tomada de decisões estratégicas de promoção, reconhecimento, aprendizagem, mentoria, desligamento, e outros fatores sob responsabilidade do RH.

Investir no desenvolvimento de habilidades digitais para a equipe de recursos humanos se tornou um diferencial competitivo das organizações, maximizando a automação e promovendo uma gestão de RH mais eficiente e inovadora.

Como a Deel aprimora a automação de RH

A plataforma da Deel possui inúmeros diferenciais, atendendo mais de 30 mil empresas atualmente ao redor do mundo. Dentre eles, estão:

• Centralização da folha de pagamento e das checagens de conformidade legal em mais de 150 países
• Processos automatizados para elaboração de contratos, execução de pagamentos e oferta de benefícios
• Integração ágil, fácil e segura com os sistemas de RH e jurídicos já existentes nas empresas
• Plataforma fácil de integrar aos sistemas internos e com uma interface amigável que permite programar ações em poucos cliques
• Relatórios em tempo real para uma visão mais clara e assertiva sobre todo os times

Leve a sua automação de RH para outro nível! Conheça melhor a plataforma Deel ou agende uma demonstração de 30 minutos com um de nossos especialistas para saber mais sobre nossas soluções.