O que é risco de Estabelecimento Permanente e como evitá-lo

No atual mercado global em rápida expansão, as empresas estão ansiosas para entrar em novos territórios, recrutar os melhores talentos internacionais e estabelecer operações internacionais.

No entanto, essas oportunidades vêm acompanhadas de riscos significativos, especialmente no que diz respeito ao Estabelecimento Permanente (EP) - um conceito tributário que determina quando as empresas estrangeiras devem aderir às regulamentações tributárias locais em um país anfitrião.

Na Deel, reconhecemos as complexidades do EP e seus riscos potenciais, incluindo passivos fiscais inesperados e penalidades que podem comprometer a estabilidade financeira e operacional.

Este artigo fornece estratégias práticas para mitigar os riscos de EP, garantindo flexibilidade e compliance em seus empreendimentos globais. Com a experiência da Deel em folha de pagamento, compliance e contratação internacional, temos o compromisso de apoiar seu crescimento e, ao mesmo tempo, proteger sua empresa dos desafios regulatórios.

A definifição de EP: o que é estabelecimento permanente?

O termo "estabelecimento permanente" é um conceito tributário que se refere a quando um agente fiscal determina que uma empresa tem uma presença estável, contínua e tributável em um país estrangeiro. Às vezes, esse termo é definido em um tratado bilateral de imposto de renda entre o país anfitrião e o país de origem da empresa.

De acordo com as diretrizes da Organization for Economic Cooperation and Development (OECD Model Tax Convention), um estabelecimento permanente tem vários elementos. Ele é “fixo”, realizado em um “local” específico e com a finalidade de “negócios”.

A OCDE é o principal órgão multinacional que define as aplicações do EP. No entanto, cada país tem suas próprias medidas para identificar quando a atividade comercial deixa de ser esporádica ou de curto prazo e atinge um nível que levará ao EP e à subsequente dupla tributação.

As referências tradicionais usadas na maioria dos países para estabelecimento permanente são:

• Um local fixo de negócios, endereço, conta bancária ou outra presença física
• Atividade dos funcionários em um país anfitrião que gere receita diretamente
• Um período de tempo adequado para ativar o EP de acordo com decretos locais ou tratados fiscais
• Comando e controle da atividade dos funcionários pela empresa matriz

Se uma empresa for considerada como tendo um estabelecimento permanente, sua carga tributária aumentará significativamente. Qualquer receita obtida dentro desse país deve ser tributada de acordo com as leis tributárias nacionais (principalmente o imposto sobre valor agregado, mas não somente) e o período de tempo em que a empresa é considerada um estabelecimento permanente.

É importante observar que nem toda atividade comercial realizada em um país estrangeiro acionará esse risco de EP, pois nem todas as atividades comerciais geram receita. Os exemplos incluem ações preliminares, como negociação antecipada de contatos de vendas ou teste de mercado por meio de participação em feiras comerciais e coleta de informações relacionadas.

Os tipos de estabelecimento permanente

Existem vários tipos de estabelecimentos permanentes dos quais as empresas devem estar cientes. Explicamos cada um deles detalhadamente a seguir.

Estabelecimento fixo

Historicamente, ter um estabelecimento fixo é o fator determinante mais comum para um estabelecimento permanente.

Os estabelecimentos fixos podem incluir:

• Escritórios
• Filiais
• Fábricas
• Oficinas
• Minas
• Poços de gás ou petróleo

Em outras palavras, é uma instalação à qual uma empresa tem acesso quando realiza negócios em um país estrangeiro.

Estabelecimento permanente de construção ou projeto

Muitos acordos fornecem regras precisas com relação a canteiros de obras. De acordo com esses tratados, um canteiro de obras ou um projeto de construção ou instalação significa um EP somente se durar mais do que um determinado período de tempo. Esse período de tempo varia de acordo com o tratado.

Estabelecimento permanente de agência

Funcionários, que não são considerados agentes independentes, que trabalham como agentes de vendas e têm a capacidade de concluir contratos em nome de uma empresa também podem acionar o estabelecimento permanente. A condição decisiva é que a autoridade deve ser exercida rotineiramente e não de forma pontual. Além disso, a maior parte da discussão, elaboração e assinatura dos contratos deve ter ocorrido no país estrangeiro.

Estabelecimento permanente de serviços

Se uma empresa ou seus funcionários estiverem prestando serviços contínuos (por exemplo, serviços técnicos, gerenciais ou de consultoria) a outras empresas ou pessoas físicas em um país estrangeiro, isso também poderá desencadear o EP. O estabelecimento permanente de serviços difere de outros tipos de EP, pois pode não haver um tipo fixo de negócio. Portanto, outros elementos do estabelecimento permanente são levados em consideração, como o período de tempo ou a frequência do serviço.

Quais atividades aumentam o risco de EP?

Há uma série de atividades que uma empresa pode realizar e que a colocam em um risco maior de ser considerada um estabelecimento permanente. Essas atividades incluem:

• Administrar a empresa em um local específico e definido de forma regular ou contínua
• Ter funcionários que visitam o mesmo local para realizar trabalhos em nome da empresa quando visitam um país
• Ter acesso a uma instalação que não é usada exclusivamente para negócios, mas que ainda permanece no comando da empresa
• Enviar um agente a um país estrangeiro para fechar um negócio ou trabalhar em nome da empresa de forma a gerar receita
• Ter a palavra “vendas” no título de um funcionário
• Fazer visitas esporádicas a um país estrangeiro para fornecer manutenção em suas ofertas de produtos, como assistência técnica ou treinamento
• Usar um endereço de correspondência em um país estrangeiro para a localização ou a conta bancária da sua empresa
• Retenção de imposto de renda e previdência social de funcionários
• Recebimento de pagamentos de clientes que trabalham no mesmo país e retenção de impostos como resultado

Como a pandemia global afetou o risco de EP e a mobilidade global?

Muitos órgãos fiscais em vários países do mundo concordam em renunciar à exposição de estabelecimentos permanentes devido às proibições de viagens e ao deslocamento de trabalhadores devido à Covid-19.

A OCDE lista cenários como o de profissionais internacionais que não podem se deslocar para seu país de trabalho. Dessa forma, eles se tornaram trabalhadores remotos temporários que precisam realizar seu trabalho em seu país de origem. Isso pode, involuntariamente, transferir o direito primário de tributação do país de trabalho para o país de origem.

A OCDE observa que alguns acordos têm condições que podem permitir que os dias sejam trabalhados no país de origem e ainda assim dar ao país de trabalho o primeiro direito de tributação.

Quais são os riscos se um estabelecimento permanente não for gerenciado adequadamente?

• Se um risco de estabelecimento permanente não for gerenciado de forma eficaz por uma empresa, ela enfrentará várias ameaças e consequências. Essas ameaças e consequências incluem:
• Penalidades e cobranças de juros
• Possíveis problemas regulatórios
• Requisitos de relatórios do empregador, incluindo folha de pagamento e seguridade social
• Aumento das auditorias das autoridades fiscais, o que consome tempo e recursos valiosos de uma empresa
• Obrigações tributárias corporativas
• Questões de imigração para funcionários
• Possível custo fiscal imprevisto em um território se os registros apropriados de IVA não tiverem sido feitos
• Danos à reputação da empresa

Como você pode proteger sua empresa do risco de estabelecimento permanente?

Felizmente, há uma série de medidas que podem ser tomadas para minimizar o risco de estabelecimento permanente da sua empresa e, ao mesmo tempo, atingir suas metas de contratação internacional e expansão global.

Trabalhando com um especialista tributário local

Quanto mais cedo você buscar orientação de agentes fiscais com experiência em países estrangeiros em que você opera, melhor. Isso se deve ao fato de que obter uma boa consultoria tributária com antecedência permite que você se antecipe a quaisquer problemas que possam surgir com a residência permanente e o status de contribuinte estrangeiro. Os insights podem incluir itens como aprender sobre as taxas de impostos locais, planejar os impostos devidos e evitar o risco de ações legais.

Um representante dependente também pode auxiliar sua empresa revisando todos os contratos de serviço com funcionários e parceiros comerciais locais, oferecendo orientação sobre obrigações fiscais locais e ajudando a proteger sua empresa de quaisquer obrigações fiscais importantes relacionadas ao risco de EP.

Estabelecendo uma entidade comercial local

Você também pode considerar a criação de uma subsidiária estrangeira em seu país de operações comerciais. Isso apresenta benefícios fiscais para a sua empresa e elimina o risco de EP, pois você está em conformidade com as autoridades fiscais locais como uma subsidiária estrangeira:

• Opera de forma autônoma em relação à empresa matriz
• É responsável por seus próprios ativos e passivos
• É considerada uma entidade legal separada para fins de tributação e supervisão regulatória

Um aspecto a ser lembrado ao considerar a criação de uma entidade comercial local, entretanto, é que essa é uma tarefa muito cara e demorada.

Trabalhando com um Employer of Record

Como o custo de estabelecer uma entidade em um país estrangeiro é muito alto, muitas empresas também consideram trabalhar com um Employer of Record, às vezes chamado de PEO internacional. Essa empresa atua como seu empregador oficial e legal para trabalhadores estrangeiros e é responsável pela apresentação de todos os impostos do empregador e do empregado de acordo com todas as regras fiscais locais.

Como a Deel pode ajudar

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