In unserer heutigen Zeit haben Unternehmen einen beispiellosen Zugang zu den besten Talenten der Welt. Dank der Remote-Technologie und der steigenden Akzeptanz von Homeoffice können Unternehmen Remote-Mitarbeiter:innen weltweit managen: Ein deutsches Unternehmen kann mit Freiberuflern aus Argentinien, Südafrika oder dem EU-Ausland wie Frankreich zusammenarbeiten. Eine Voraussetzung dafür ist in der Regel, dass in Ihrem Unternehmen Englisch gesprochen wird.

Die Anstellung von Freiberuflern und Arbeitskräften im Ausland kann zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich bringen. Zusätzlich zu finanziellen Vorteilen bedeutet die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen weniger Verwaltungsaufwand für Ihr Unternehmen. Weder Sozialleistungen noch Gehaltsabrechnungen oder steuerliche Verpflichtungen müssen verwaltet werden. Im Gegensatz zu Festangestellten fällt zudem der Aufwand für das Onboarding geringer aus.

Freelancer:innen sind selbstständig tätig, zahlen ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge und stehen nicht in einer Festanstellung. Dadurch können Unternehmen internationale Freiberufler:innen beschäftigen, ohne im jeweiligen Zielland eine Niederlassung oder ein Büro einrichten zu müssen.

Aus diesen Gründen engagieren viele Unternehmen ausländische Freelancer:innen. Betriebe, die sich diese neuen Märkte für den Einsatz von Fachkräften erschließen, haben einen Wettbewerbsvorteil denen gegenüber, die dies nicht tun.

Jobbörsen wie LinkedIn und Upwork vereinfachen die Suche nach Freelancer:innen. Viele Unternehmer sind sich jedoch nicht über die rechtlichen Aspekte im Klaren, die bei der Einstellung von Auftragnehmer:innen zu beachten sind, insbesondere bei grenzüberschreitenden Aufträgen. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation und Einhaltung der Vorschriften drohen Ihnen unter Umständen schwerwiegende Konsequenzen, wie z. B. eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung.

Dieser Leitfaden richtet sich an alle Unternehmen in der Welt, die internationale Mitarbeiter:innen einstellen möchten. Egal, ob Sie ein Kleinunternehmen führen oder im Auftrag eines Start-ups oder größeren Unternehmens einstellen, dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Anstellung freier Mitarbeitender.

Den Unterschied zwischen Freelancer:innen und Arbeitnehmer:innen verstehen

Der Unterschied zwischen Arbeitnehmer:innen und Freelancer:innen scheint auf den ersten Moment selbsterklärend, allerdings können die Grenzen schnell verschwimmen. Eine korrekte Unterscheidung ist jedoch rechtlich und finanziell von großer Bedeutung. Behörden auf der ganzen Welt achten auf die korrekte Einordnung von Arbeitsverhältnissen – dazu später mehr.

Bevor Sie sich informieren, wie Sie ausländische Freelancer:innen ordnungsgemäß beauftragen, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um sicherzugehen, ob diese Person rechtlich tatsächlich als Freelancer:in zählt. Wenn Sie einen Webdesigner mit der Erstellung einer neuen Landing-Page für Ihre Unternehmenswebsite beauftragen möchten, brauchen Sie einen Freelancer. Aber was ist, wenn Sie möchten, dass diese Person über mehrere Jahre hinweg regelmäßige Aktualisierungen vornimmt? Und was ist, wenn Sie das einzige Unternehmen sind, für das er arbeitet? So können, abhängig vom Auftrag, klare Abgrenzungen schnell verschwinden.

Was versteht man unter Freelancer:innen?

Freelancer:innen sind selbstständige Personen, die ihre Dienstleistungen für einen Kunden anbieten. Ihre freie Mitarbeit beschränkt sich in der Regel auf eine Projekt- oder befristete Basis, und sie haben ein hohes Maß an Kontrolle darüber, wie und wann sie arbeiten. Sie sind auch für die Zahlung von Steuern eigenverantwortlich und erhalten keine gesetzlichen Arbeitnehmerleistungen von den Unternehmen, für die sie arbeiten. In der Regel (aber nicht immer) arbeiten sie für mehrere Unternehmen, für die sie in Teilzeit und kurzfristig tätig sind.

Sollte ein Freiberufler über längere Zeit ausschließlich für ein einzelnes Unternehmen arbeiten und faktisch wie ein Arbeitnehmer agieren, besteht die Gefahr der Scheinselbstständigkeit. Eine Scheinselbstständigkeit liegt dann vor, wenn eine Person formal in der Selbstständigkeit arbeitet, tatsächlich aber wirtschaftlich und organisatorisch überwiegend in die Abläufe eines Auftraggebers eingebunden ist, von diesem Weisungen erhält und keine unternehmerischen Risiken trägt.

Bei Unsicherheiten über eine mögliche Scheinselbstständigkeit können Sie sich an die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung wenden. Dort können Auftraggeber:innen und Freelancer:innen bereits vor dem Projektstart prüfen lassen, ob das Risiko einer Scheinselbstständigkeit besteht.

Angestellte sind Arbeitnehmer:innen, die gesetzliche Leistungen erhalten und ihre Arbeit nach den Wünschen des Unternehmens erledigen müssen. Sie müssen etwa an obligatorischen Einführungsschulungen, Besprechungen und Leistungsbeurteilungen teilnehmen.

Im Gegenzug erstattet das Unternehmen die entsprechenden Ausgaben, stellt Hilfsmittel zur Verfügung, investiert in die Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter und bietet bezahlten Urlaub sowie Sozialleistungen.

Zwei weitere Möglichkeiten, ausländische Mitarbeiter:innen anzustellen

Wenn Sie sich für ausländische Talente interessieren, von der zunehmenden „Global Mobility“ der Arbeitskräfte Gebrauch machen möchten und sich nicht sicher sind, ob Freelancer:innen das Richtige für Sie sind, gibt es zwei weitere Möglichkeiten: die Eröffnung einer lokalen Tochtergesellschaft oder die Inanspruchnahme einer globalen Professional Employer Organization (oder eines Employer of Record). Beide Optionen ermöglichen es Ihnen, Vollzeitmitarbeiter:innen im Ausland einzustellen.

Die Eröffnung einer regionalen Niederlassung umfasst die Gründung einer neuen juristischen Person im Ausland, die die Arbeitnehmer:innen als örtliche Angestellte einstellt. Sie müssen lokale Bankkonten, Betriebsgenehmigungen und Steuernummern einrichten, was einen erheblichen juristischen Aufwand bedeutet.

Die Eröffnung einer Niederlassung im Ausland kann eine effiziente Lösung sein, wenn ein Unternehmen plant, mehrere Arbeitnehmer:innen in einem bestimmten Land einzustellen. Amazon hat beispielsweise eine Tochtergesellschaft namens Amazon Canada, um Mitarbeiter in Kanada einzustellen. Für die meisten Unternehmen ist dieser Prozess jedoch zu komplex, vor allem wenn sie Mitarbeitende aus mehreren Ländern einstellen wollen (und nicht nur aus einem anderen Land).

Für die meisten Unternehmen ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) oder einer internationalen Professional Employer Organization (PEO) die bessere Option, da sie weniger komplex ist und die Einstellung in mehreren Ländern ermöglicht. So können Sie ohne Risiko neue Märkte erschließen und Talente aus der ganzen Welt akquirieren.

Ein EOR richtet in Ländern auf der ganzen Welt lokale Niederlassungen ein und kümmert sich für Ihr Unternehmen um die Einstellung von Mitarbeiter:innen und die Gehaltsabrechnung, z. B. Arbeitsverträge, internationale Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen. Er stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Gesetze des Landes einhält, in dem Sie Mitarbeiter:innen einstellen möchten, damit Sie sich auf andere, wichtige Geschäftsanforderungen konzentrieren können.

Technisch gesehen stellen EORs Mitarbeitende in Ihrem Namen ein, was es Ihnen ermöglicht, legal mit ausländischen Mitarbeiter:innen zu arbeiten, ohne eine eigene ausländische Tochtergesellschaft zu haben. Dies trifft jedoch nicht auf die Beauftragung von Freelancer:innen zu, denn EORs stellen in der Regel nur Vollzeitbeschäftigte ein. Einige EOR-Unternehmen bieten Ihnen jedoch auch diese Möglichkeit an. Erfahren Sie, wie Deel Sie bei der Einstellung ausländischer Arbeitnehmer:innen und der Arbeit mit Freelancer:innen im Ausland unterstützt.

Die Begriffe „internationale PEO“ und „PEO“ werden oft synonym verwendet. Internationale PEOs ähneln jedoch mehr den EORs, die sich von normalen PEOs deutlich unterscheiden.

Ordnen Sie Ihre Freelancer:innen korrekt ein

Sobald Sie sich vergewissert haben, dass Ihr neuer Mitarbeiter tatsächlich ein Freelancer ist, und bestimmt haben, aus welchem Land seine Bezahlung stammen wird, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ihn entsprechend klassifizieren. Insbesondere müssen Sie ihn entsprechend der Klassifizierung verwalten und die richtigen Unterlagen einreichen.

Wenn Sie dies nicht tun, können Sie wegen Scheinselbstständigkeit angeklagt werden. Vermeiden Sie eine falsche Einstufung um jeden Preis: Die Strafen für eine falsche Einstufung sind empfindlich und belaufen sich mitunter auf zweistellige Millionenbeträge für Anwaltskosten und Steuernachzahlungen.

Ihr bester Schutz gegen eine falsche Klassifizierung (abgesehen von der korrekten Verwaltung Ihrer Freelancer:innen und Angestellten) besteht darin, das Verhältnis so genau wie möglich in einem Vertrag für Auftragnehmer:innen zu beschreiben. Wir gehen weiter unten auf Vereinbarungen mit Freelancer:innen ein.

Das Klassifizierungsverfahren für ausländische Freelancer:innen

Wie bereits erwähnt, regeln die Bundesgesetze der jeweiligen Länder das Verhältnis zwischen Auftraggebern und Dienstleistern unterschiedlich. Wenn eine Person in einem Land Freelancer:in ist, bedeutet dies nicht, dass dies auch automatisch in einem anderen Land der Fall ist. Wenn Sie Freelancer:innen im Ausland einstellen, sollten Sie besonders darauf achten, dass die Person nach den örtlichen Gesetzen im Zielland nicht als Arbeitnehmer:in gilt. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze, die definieren, ob jemand als Freelancer:in zu betrachten ist. Viele Regierungen haben zudem ihre Richtlinien in den letzten Jahren überarbeitet.

In einigen Ländern ist es außerdem erforderlich, eine Lizenz für Freelancer:innen zu erwerben, um das Risiko einer falschen Klassifizierung zu vermeiden. In einigen Ländern wird der Begriff „Freelancer“ bzw. „Freiberufler“ nicht verwendet. Stattdessen werden andere Begriffe und Klassifizierungen gebraucht, wie z. B. Unternehmer, Selbstständiger, Einzelunternehmer, usw. Achten Sie darauf, dass Sie je nach Struktur des Arbeitsverhältnisses die richtigen Compliance-Dokumente verwenden.

In unserem Leitfaden für das globale Recruiting gehen wir im Abschnitt über die Einhaltung örtlicher Vorschriften auf diese unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Länder ein.

Um sicherzugehen, dass Sie keine falsche Klassifizierung vornehmen, sollten Sie von einer Rechtsberatung Gebrauch machen. Diese kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, wie die lokalen Gesetze ein Arbeitsverhältnis auslegen, und rechtliche Fragen klären, wie zum Beispiel, ob ausländische Freelancer:innen eine Arbeitserlaubnis benötigen, wenn sie für deutsche Unternehmen angeworben werden.

Sehen Sie auch unseren Leitfaden an, der die beste Vorgehensweise erklärt, wenn ein ausländischer Freelancer dazu übergeht, einem Arbeitnehmer zu ähneln.

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Erstellen Sie einen rechtssicheren Vertrag für Freelancer:innen

Ein solider schriftlicher Vertrag ist unerlässlich, wenn Sie Freelancer:innen anstellen, insbesondere wenn sie sich im Ausland befinden. Ein schriftlicher Vertrag schützt sowohl Sie als auch die Freiberufler:innen vor einer Scheinselbstständigkeit, er beugt Missverständnissen vor und stellt sicher, dass beide Parteien ihren Teil der Abmachung einhalten.

Kostenlose Vertragsvorlagen mögen zwar zeitsparend erscheinen, doch Sie sollten sie nicht verwenden. Sie enthalten in der Regel nicht alle erforderlichen Elemente und gelten nur für die Gesetze eines Landes. Im Falle eines Rechtsstreits sind sie keine Absicherung.

Es gibt keinen Einheitsvertrag für Freelancer:innen. Nehmen Sie sich also die Zeit, einen Vertrag zu erstellen, der die örtlichen arbeitsrechtlichen Vorschriften beider involvierten Länder berücksichtigt. Denken Sie daran, dass die Vorschriften auch die Dauer des Vertrags bestimmen. Überprüfen Sie den Vertrag regelmäßig und passen Sie ihn an, wenn sich der Umfang der Tätigkeit ändert.

Wir haben für Sie einen detaillierten Leitfaden für das Verfassen eines Vertrags für Freelancer:innen.

Zu den wichtigsten Elementen gehören:

• Arbeitsumfang mit einer Beschreibung der vom Freelancer angebotenen Dienstleistungen
• Vergütung (und ggf. Spesen)
• Klassifizierung und Verhältnis beider Beteiligten, einschließlich Haftungs- und Entschädigungsklauseln
• Eigentumsrechte der Leistungen und Ergebnisse (unter Berücksichtigung der lokalen Gesetze zum Schutz des geistigen Eigentums, die von Land zu Land unterschiedlich sind)
• Vertraulichkeits- und Datenschutzklauseln (und ggf. eine Geheimhaltungsklausel)
• Eine Wettbewerbsverbotsklausel, die es Freelancer:innen untersagt, innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Vertragsabschluss für einen Wettbewerber zu arbeiten
• Kündigungsklauseln, die die Laufzeit des Vertrags regeln
• Anwendbares Recht, das klarstellt, welche lokalen Gesetze im Falle von Rechtsstreitigkeiten gelten

Korrekte Steuerabführung

Unternehmen, die Freelancer:innen einstellen, müssen sich nicht um die Lohnsteuer kümmern. Die Verantwortung für die Meldung der Selbstständigkeitssteuer (und der Steuerabzüge) liegt allein beim Auftragnehmer.

Je nach Land des Auftragnehmers ist das Unternehmen jedoch dafür verantwortlich, die Gesamtvergütung zusammenzustellen und auf den entsprechenden Steuerbescheinigungen anzugeben. Zudem kann für deutsche Auftraggeber:innen eine Steuerabzugsverpflichtung entstehen.

Steuerabzugsverpflichtung bei Freelancer:innen im Ausland

Bei der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen wird häufig die Steuerabzugsverpflichtung nach § 50a Abs. 1 Nr. 3 EStG bei beschränkten Steuerpflichtigen übersehen. Diese Pflicht greift, wenn ein ausländischer Dienstleister für bestimmte Leistungen (wie Überlassung von Urheberrechten oder Know-how in technischen und kreativen Bereichen) entlohnt wird.

Der ausländische Freelancer kann so unter bestimmten Voraussetzungen in Deutschland beschränkt steuerpflichtig werden. Diese beschränkte Steuerpflicht führt dazu, dass der Auftragnehmer auf die inländischen (deutschen) Einkünfte Einkommensteuer in Deutschland abführen muss. In diesem Fall muss der deutsche Auftraggeber die Einkommensteuer für den Freelancer an das Finanzamt abführen, ähnlich wie beim Lohnsteuerabzug.

Profitieren Sie von voller Compliance bei der Beauftragung ausländischer Freelancer:innen mit Deel

Es ist möglich, Freelancer:innen auf der ganzen Welt zu beauftragen und zu managen, jedoch ist es kompliziert und risikobehaftet. Deel bietet eine einfache Lösung: Wir helfen Unternehmen auf der ganzen Welt, schnell und legal mit globalen Freelancer:innen und Mitarbeiter:innen zu arbeiten.

Unsere All-in-One-Lösung bietet:

• Verträge, die mit den lokalen Arbeitsgesetzen konform sind
• Formularerfassung und elektronische Einreichung bei den zuständigen Behörden, egal ob in den USA oder Deutschland
• Globale Gehaltsabrechnung, einschließlich mehrerer Zahlungsmethoden, lokaler Auszahlungen und Währungen
• Compliance-Dokumentation zur Vermeidung von Fehlklassifizierungsrisiken weltweit
• Effiziente Einstellung von Vollzeitbeschäftigten und Freelancer:innen (und einfache Umwandlung zwischen beiden)

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Haftungsausschluss: Dieser Beitrag dient zu Informationszwecken und sollte nicht als Rechtsberatung angesehen werden. Wenden Sie sich für weitere Informationen an einen Rechtsexperten, z. B. einen Anwalt für Arbeitsrecht.