9 dicas para escolher uma PEO e folha de pagamento dos EUA

Para empresas buscando reduzir o trabalho administrativo, garantir a conformidade da folha de pagamento com regras que estão em constante mudança e melhorar a satisfação dos funcionários, investir na PEO (Professional Employer Organization) ou fornecedor de folha de pagamento certo deveria ser uma prioridade.

Enquanto o fornecedor de folha de pagamento é especializado em vários aspectos do processamento da folha de pagamento, uma PEO oferece uma gama maior de serviços, incluindo administração de RH, administração de benefícios, gerenciamento de riscos e compliance.

Essas soluções podem ajudar a otimizar processos internos, como cálculos e pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento, e ajudar empresas a reduzir custos. Considere os seguintes fatores ao avaliar seu próximo fornecedor de PEO ou folha de pagamento.

1. Qual é a escalabilidade e a flexibilidade dos serviços?

Conforme sua empresa cresce e evolui, seus softwares e ferramentas devem acompanhá-la. Para garantir o futuro do seu investimento, faça parceria com um fornecedor de PEO ou folha de pagamento que se adapte às mudanças em suas necessidades. Aqui está o que você deve buscar:

• Habilidade para lidar com um grande número de funcionários conforme você integra e gerencia novos contratados
• Infraestrutura suporte uma expansão geográfica
• Personalização do serviço para escolher as funções que você precisa
• Uma função de relatório que comporte um número crescente de dados
• Opções de benefícios que atendam as necessidades de seus funcionários
• Especialistas em compliance para ajudar você a navegar pelas mudanças em leis trabalhistas locais, estaduais e federais

Considere uma plataforma que permita que você execute a folha de pagamento localmente e ao mundialmente para facilitar o crescimento nacional e internacional do negócio.

Veja também: Centralização vs. descentralização da folha de pagamento

2. Quanto trabalho manual é necessário?

Escolher um fornecedor de folha de pagamento ou PEO com fluxos de trabalho automatizados reduz o trabalho manual envolvido nos serviços de folha de pagamento e RH. 85% dos funcionários que usam automação dizem que ela economiza tempo e aumenta a eficiência, eliminando tarefas que consomem muito tempo como, por exemplo, coleta de documentos, cálculos da folha de pagamento e entrega de recibos de pagamento.

Os processos automatizados também podem aumentar a precisão e a conformidade da sua equipe, pois os erros são reduzidos e a consistência é garantida. Isso é especialmente benéfico para relatórios e análises de dados, pois resulta em relatórios precisos e padronizados que fornecem à sua equipe percepções claras e valiosas sobre os custos da folha de pagamento, o desempenho dos funcionários e muito mais.

A plataforma escolhida também deve apresentar opções automatizadas de autoatendimento que permitam aos funcionários acessar e atualizar informações pessoais, visualizar recibos de pagamento, gerenciar a inscrição em benefícios e enviar solicitações de folga. Você também deve ser capaz de otimizar os fluxos de trabalho por meio de integrações com outros softwares, como software de contabilidade ou sistemas de rastreamento de candidatos.

3. Qual é a abrangência de seus pacotes de benefícios?

O gerenciamento e a administração de benefícios são inclusões padrão da PEO. Um pacote abrangente de benefícios para funcionários atrai os melhores talentos e aumenta a retenção de funcionários, pois os benefícios continuam sendo um dos principais motivadores da rotatividade no local de trabalho.

Quando implementados corretamente, os pacotes de benefícios aumentam a satisfação dos funcionários, contribuindo para uma cultura de trabalho positiva e posicionando sua empresa como um empregador preferencial.

Ao estabelecer um relacionamento de coemprego com um PEO, você obtém acesso a uma ampla gama de benefícios de grandes empresas a um custo competitivo, inclusive:

• Benefícios de saúde: assistência médica, doença grave, plano odontológico, plano oftalmológico, telessaúde, atendimento direto
• Seguros: seguro de vida, 401(k) e contribuições equiparadas pelo empregador, seguro de invalidez de curto e longo prazo, seguro contra acidentes e proteção de ativos

A PEO americana ideal também fornecerá suporte para tarefas administrativas, como o gerenciamento da conformidade com a ACA e a administração do COBRA. Os benefícios oferecidos pela PEO devem estar alinhados com as necessidades de seus funcionários e apoiar sua estratégia geral de gerenciamento de talentos.

Veja também: Guia de benefícios para funcionários globais

4. Eles possuem especialistas internos?

A escolha de um fornecedor com uma equipe interna de especialistas jurídicos e em folha de pagamento não só o ajuda a lidar com questões complexas de impostos e conformidade, mas também aprimora sua experiência diária como cliente. Veja como:

• O conhecimento aprofundado das regras da folha de pagamento, dos requisitos de conformidade e das leis trabalhistas fornece a você uma orientação precisa e adaptada às necessidades da empresa
• Respostas rápidas a solicitações de informações e resolução imediata de questões complexas de RH ou jurídicas evitam atrasos ou erros comuns em caso de dependência externa
• A qualidade consistente do serviço favorece um relacionamento de trabalho positivo e permite que os especialistas tenham uma compreensão mais profunda de sua empresa
• O controle direto sobre a segurança e a confidencialidade dos dados protege as informações confidenciais dos funcionários e reduz os riscos de violação de dados

Por outro lado, a seleção de um fornecedor que terceirize a folha de pagamento e o conhecimento jurídico pode levar a atrasos na comunicação, pois as informações precisam passar por canais adicionais.

Esses fornecedores também podem ter menos controle sobre a qualidade dos serviços terceirizados, o que pode afetar a precisão e a conformidade da folha de pagamento e dos processos jurídicos e introduzir riscos de segurança.

5. Qual é a facilidade de uso da plataforma?

Uma plataforma intuitiva de PEO ou de folha de pagamento acelerará a adesão da sua equipe ao produto, reduzirá os erros do usuário e melhorará a experiência geral do funcionário.

Testar a experiência da plataforma pode ser um desafio sem acesso aos serviços de PEO ou ao fornecedor da folha de pagamento. No entanto, há algumas maneiras de contornar essa limitação, inclusive com orientações sobre a plataforma.

Considere o seguinte:

• Avalie a intuitividade da navegação da plataforma e se você consegue encontrar o que está procurando de forma rápida e eficiente
• Verifique se há fluxos de trabalho simplificados e eficiência de tarefas, com a plataforma orientando os usuários em cada etapa da tarefa necessária
• Avalie a capacidade de customização e personalização da plataforma e se as funções podem ser ajustadas para atender às suas necessidades comerciais
• Informe-se sobre o acesso a recursos de treinamento e suporte, como onboarding e treinamento para sua equipe de RH
• Solicite uma demonstração ou um período de teste para experimentar a plataforma em primeira mão

6. Quais são os recursos de gerenciamento de dados e geração de relatórios?

A escolha de um fornecedor de folha de pagamento ou de PEO com análise de dados e relatórios personalizáveis o ajudará a promover melhorias significativas em suas operações de recursos humanos. A plataforma certa deve fornecer insights sobre custos globais de emprego, relatórios de folha de pagamento, tendências da força de trabalho, controle do número de funcionários e muito mais.

Ao explorar os recursos de dados de uma plataforma, procure por:

• Relatórios padronizados de folha de pagamento em todos os países
• Opções de relatórios personalizáveis
• Acesso a dados em tempo real
• Capacidade de gerar relatórios para países específicos, tipos de funcionários ou outros segmentos exclusivos
• Acesso a dados de benchmarking salarial e insights comprovados do setor
• Práticas de segurança e privacidade de dados para proteger informações confidenciais dos funcionários e garantir a conformidade com as normas de proteção de dados

7. Como eles protegem suas informações?

Como proprietário de uma empresa, você precisa realizar a devida diligência para entender as medidas de segurança de dados e os protocolos de conformidade do fornecedor. Uma segurança robusta e confiável garante que as informações dos funcionários estejam sempre protegidas, que a conformidade com as normas de proteção de dados seja mantida e que os riscos de segurança cibernética sejam mitigados.

Considere os seguintes fatores de segurança ao avaliar um possível provedor de PEO ou de folha de pagamento:

• As práticas de criptografia de dados devem estar ativas durante o trânsito e em repouso
• As práticas de segurança interna devem incluir controles de acesso personalizáveis e treinamento de funcionários sobre segurança de dados
• Procedimentos e políticas claros devem estar em vigor para lidar com violações de dados
• A plataforma deve ser submetida a auditorias ou avaliações de segurança externas regulares por empresas terceirizadas independentes

Analise o status de credenciamento do fornecedor, como ser credenciado pela ESAC (Employer Services Assurance Corporation), pelo IRS (Internal Revenue Service) ou qualificado como PEO certificado pela CPEO (Certified Professional Employer Organization).

8. Qual é a capacidade de resposta do atendimento ao cliente?

O atendimento ao cliente desempenha um papel fundamental na seleção de um fornecedor de PEO ou de folha de pagamento dos EUA, devido ao seu impacto direto na experiência geral e na eficiência das funções de RH e na administração da folha de pagamento.

Um fornecedor com um atendimento ao cliente ágil e eficiente garante a resolução oportuna de problemas, suporte confiável e orientação especializada, criando uma experiência tranquila e satisfatória para os clientes.

Aqui estão seis etapas que você pode seguir para avaliar o atendimento ao cliente de um fornecedor:

• Pesquise a reputação do fornecedor em relação ao atendimento ao cliente lendo depoimentos de clientes atuais, principalmente no que diz respeito à capacidade de resposta, ao profissionalismo e à eficácia da equipe de suporte.
• Avalie os canais de comunicação disponíveis do fornecedor para suporte ao cliente, como telefone, e-mail, bate-papo ao vivo ou um portal de suporte online
• Informe-se sobre o tempo de resposta às solicitações dos clientes e a disponibilidade da equipe de suporte ao cliente
• Explore a disponibilidade de documentação, perguntas frequentes e bases de conhecimento, como o help desk da Deel, que abordam dúvidas comuns e permitem que você encontre soluções de forma independente
• Analise o Acordo de Nível de Serviço (SLA) para obter detalhes sobre o suporte ao cliente, como tempos de resposta esperados, tempos de resolução e procedimentos de suporte
• Solicite um período de teste para experimentar o serviço de atendimento ao cliente da plataforma em primeira mão e observe sua capacidade de resposta e profissionalismo

9. Como eles garantem a conformidade legal e com a folha de pagamento?

Ao avaliar um fornecedor de PEO ou de folha de pagamento dos EUA, priorize a conformidade para proteger a estabilidade financeira, a reputação e as perspectivas de crescimento de longo prazo da sua empresa.

Os lapsos de conformidade podem resultar em ônus financeiros inesperados, como multas altas, ações judiciais e o impacto de danos à reputação, como o desgaste dos funcionários ou a dificuldade de contratação. Ao fazer parceria com um fornecedor de folha de pagamento ou PEO em conformidade, você protege sua estabilidade financeira, evitando despesas inesperadas associadas a multas e disputas legais.

Com a Deel, as empresas minimizam o risco de não conformidade para fornecer uma base sólida para as operações globais:

• Especialistas internos: a equipe de mais de 200 especialistas internos em impostos, folha de pagamento e assuntos jurídicos da Deel ajuda você a navegar na folha de pagamento internacional, nas regulamentações trabalhistas e na conformidade fiscal entre jurisdições.
• Contratos localizados: adaptamos os contratos para que se alinhem às leis trabalhistas locais, reduzindo as lacunas de conformidade e os erros nas contratações globais.
• Revisão contínua: os contratos são atualizados regularmente para permanecerem alinhados com as mudanças nos requisitos legais locais.
• Manutenção centralizada de registros: todos os documentos são armazenados em um único local, proporcionando visibilidade clara do status de conformidade.
• Conformidade da documentação: a Deel garante a documentação necessária para a configuração de equipes em conformidade em diferentes países.

Veja também: Checklist de Compliance da Folha de Pagamento

Simplifique a folha de pagamento e o gerenciamento de RH nos EUA com a Deel

A Deel facilita o gerenciamento da folha de pagamento e do RH, quer você esteja contratando em um estado, em todo o país ou em todo o mundo. Como uma solução de RH completa para equipes globais, a Deel permite que você gerencie tudo o que precisa para contratar e pagar sua equipe, tudo em uma única plataforma.

Com uma classificação de facilidade de uso de 9,3 no G2, os depoimentos de clientes descreveram o uso da Deel como "uma experiência perfeita com uma interface amigável e recursos avançados que facilitam o manuseio de processos complexos de folha de pagamento e pagamento".