Guia de pagamento de prestadores de serviços internacionais

A gig economy está crescendo mais rápido do que toda a economia dos EUA, o que significa que as empresas contratam mais prestadores de serviços independentes e freelancers do que nunca. Muitas empresas também estão explorando o pool de talentos globais pela primeira vez, procurando por prestadores de serviços independentes no exterior.

Uma das partes mais complexas da contratação de prestadores de serviços estrangeiros é o pagamento. Pagar profissionais autônomos é mais fácil do que pagar funcionários estrangeiros. No entanto, você ainda precisa escolher métodos de pagamento internacionais, navegar pelas taxas de pagamento internacional e cumprir os impostos estrangeiros.

Este guia irá orientá-lo através de diferentes opções de pagamento e implicações fiscais que você precisa saber ao trabalhar com prestadores de serviços internacionais.

Por que contratar prestadores de serviços estrangeiros independentes?

Graças à ascensão do mercado global de talentos, agora podemos trabalhar com pessoas de diferentes continentes, culturas, perspectivas e formações educacionais. Alguns dos benefícios mais significativos da contratação de prestadores de serviços internacionais são:

Novas e diversas perspectivas

Trabalhar com pessoas que não compartilham de nosso ambiente e cultura pode nos ajudar a ver as coisas de maneira diferente e trazer diversidade para nossa equipe. O ponto de vista de um prestador de serviços estrangeiro pode trazer novos e empolgantes insights para a mesa e ajudá-lo a entender melhor seus mercados estrangeiros com experiência em primeira mão.

Requisitos mínimos de treinamento

Prestadores de serviços independentes geralmente são trabalhadores qualificados e conquistam clientes com base no conhecimento e nas habilidades existentes. Sua experiência geralmente é ampla porque eles trabalham com vários clientes. Os prestadores também trabalham de forma independente, portanto, provavelmente estão familiarizados com várias ferramentas e softwares e não precisam de treinamento.

Eficiência de custos

Um prestador de serviços independente é autônomo e paga seus próprios impostos de renda. Às vezes, as taxas de um prestador podem ser mais altas do que as taxas horárias dos funcionários, mas o custo total do empregador de um funcionário é muito maior. O empregador não cobre os benefícios tradicionais dos funcionários e não retém os impostos federais sobre a folha de pagamento, o que torna a contratação de prestadores muito econômica.

2 problemas de conformidade para pagar prestadores de serviços estrangeiros

As empresas que contratam terceirizados estrangeiros devem evitar riscos legais e multas caras que possam seguir práticas de contratação impróprias. Evitar o risco se resume ao cumprimento das leis trabalhistas locais em relação à classificação do funcionário e às implicações fiscais.

1. Leis trabalhistas locais sobre classificação de funcionários

Se você é um empregador dos EUA que deseja contratar um prestador de serviços da Dinamarca, Canadá, Argentina ou Sri Lanka, por exemplo, terá que cumprir leis trabalhistas muito diferentes.

Os problemas surgem quando a definição de prestador de serviços independente no país da empresa não corresponde à do país do profissional estrangeiro.

De acordo com a lei dos EUA, um prestador de serviços independente é um indivíduo ou uma entidade que presta serviços ao público em geral, muitas vezes trabalhando em vários projetos e pagando seus próprios impostos locais. A empresa pode apenas controlar o resultado da obra, liberando o profissional para concluí-la quando e como preferir.

Se a empresa controlar todo o processo de trabalho, o prestador de serviços independente pode ser considerado um funcionário em tempo integral. A empresa deve pagar benefícios trabalhistas (por exemplo, impostos previdenciários, plano de saúde, plano de pensão e seguro-desemprego) por meio de retenção de impostos se o trabalhador for empregado. Não fazer isso é classificação incorreta do funcionário.

Em outros países, as regras relativas à classificação do trabalhador estrangeiro podem ser ligeiramente diferentes. Um especialista jurídico local pode ajudá-lo a garantir a conformidade total com seu contrato e evitar possíveis penalidades por erro de classificação do funcionário. Seu contrato de prestador de serviços independente deve delinear claramente o status do seu contratante.

Se o seu relacionamento não estiver alinhado com a definição de prestador de serviços independente do país, é melhor contratar seu trabalhador não americano como funcionário internacional em seu país local. Isso requer um conjunto diferente de processos de emprego, provavelmente a contratação por meio de um Employer of Record (empregador de registro).

2. Obrigações fiscais

Você não tem obrigação de reter impostos para seus profissionais independentes estrangeiros. No entanto, mesmo sem retenção de impostos, a declaração de impostos ainda é necessária se a receita de contratos estrangeiros for proveniente dos EUA.

Se você for uma empresa dos EUA pagando prestadores de serviços internacionais, precisará relatar esse valor ao IRS usando o Formulário 1042 e 1042-S, Foreign Persons' US Source Income Subject to Withholding. O IRS fornece orientação para facilitar essa determinação, mas resumimos aqui.

Se o seu contratado for estrangeiro, mas trabalhar nos EUA, você precisará atender a certas condições para evitar o pagamento de impostos:

O estrangeiro não residente que você contratou só pode passar até 90 dias nos EUA durante um ano fiscal
Ele precisa ter um escritório ou qualquer tipo de local de negócios em um país estrangeiro
Ele não pode ganhar mais de $ 3.000

Se você não atender a essas condições, sua empresa precisará relatar e reter a receita para o prestador de serviços estrangeiro. Nesse caso, o contratado precisa fornecer a você um número de identificação individual de contribuinte (ITIN).

É possível obter isenção de impostos para “serviços pessoais independentes” apenas se o país de origem do contratado tiver um tratado fiscal com os EUA. Para reivindicar esta isenção de imposto de renda e retenção de impostos, o contratante deve enviar o formulário 8233 para a empresa.

4 maneiras de pagar prestadores de serviços estrangeiros

Você pode abordar pagamentos a prestadores de serviços independentes de várias maneiras. Normalmente, os profissionais independentes cobram do cliente pelo trabalho, e o cliente os paga usando um método de pagamento previamente acordado, na data de vencimento indicada na fatura.

Os prestadores de serviços podem exigir uma forma de pagamento diferente de seus clientes:

1. Pagar adiantado

Alguns prestadores de serviços independentes exigem pagamentos adiantados: seus clientes precisam pagar por seus serviços integralmente antes de iniciar o projeto.

Embora isso minimize os riscos de um prestador não ser pago, aumenta o risco para o cliente. Se o trabalho fornecido estiver incompleto ou você não estiver satisfeito com o resultado, pode ser um incômodo obter um reembolso e talvez seja necessário contratar ajuda jurídica para resolver a disputa.

No entanto, se você trabalha com um prestador de serviços há muito tempo, pagar adiantado pode ser um sinal de boa fé que pode melhorar seu relacionamento cliente-profissional.

2. Pagar após a conclusão de um projeto

Pagar o prestador de serviços independente depois de atingir um marco ou concluir o trabalho é a opção mais segura para o cliente. No entanto, pode aumentar o risco para o profissional.

Seu prestador de serviços independente pode diminuir esse risco comunicando claramente os termos do projeto e assinando um contrato de prestação de serviços.

3. Pagar uma entrada

Ao contrário de pagar antecipadamente ao seu prestador de serviços, pagar uma entrada significa pagar apenas uma parte do custo total do serviço.

As entradas são uma ótima solução se você trabalhar com um profissional independente pela primeira vez. Dar uma entrada e pagar parcialmente pelo projeto proporcionará segurança ao prestador de serviços, incentivando-o a fazer um ótimo trabalho prontamente.

4. Pagar por hora

Você pode optar por pagar o profissional independente por hora em um cronograma de pagamento que você concordar.

Se o projeto for de longo prazo, defina o cronograma de pagamento no contrato, para que o prestador de serviços saiba quando esperar o dinheiro: semanalmente, mensalmente ou semestralmente.

5 métodos para pagamentos de prestadores de serviços estrangeiros

Quando você descobrir a melhor maneira de proteger seu negócio e aproveitar os benefícios de trabalhar com um prestador de serviços internacional, precisará determinar a melhor maneira de fazer pagamentos internacionais.

Nenhum método funciona para todas as empresas, então você precisa comparar várias opções de pagamento com base na velocidade, taxas adicionais, segurança, disponibilidade e preferências do prestador de serviços.

1. Transferência bancária internacional (SWIFT)

Uma rede global de transferência de dinheiro, SWIFT, é usada para conectar instituições financeiras em todo o mundo. Empresas em todo o mundo pagam seus prestadores de serviços por meio de transferências bancárias internacionais, pois existem cerca de 11.000 membros bancários nessa rede, disponível em aproximadamente 200 países.

Um dos benefícios mais significativos do uso do SWIFT é a segurança da rede. No entanto, alguns contratantes podem não preferir esse método de pagamento porque as transferências eletrônicas internacionais podem ter altas taxas bancárias e taxas de câmbio desfavoráveis.

2. Ordem de pagamento internacional

Ordens de pagamento internacionais, embora desatualizadas, são outra maneira de enviar dinheiro ao seu prestador de serviços internacional. Esses pagamentos são uma alternativa ao dinheiro e se parecem com os tradicionais cheques em papel.

As ordens de pagamento internacionais podem não cumprir as leis tributárias locais e exigir muito trabalho. A transação pode ser extremamente lenta, pois você deve comprar fisicamente a ordem de pagamento no correio, banco, ponto de venda da Western Union, etc. Ao receber a ordem de pagamento do pagador, o beneficiário (prestador de serviços internacional) terá que depositar o pagamento também fisicamente.

Assim como nas transferências bancárias internacionais, as taxas e taxas de câmbio podem aumentar significativamente o custo para o pagador e o valor total recebido pelo prestador de serviços.

3. Carteiras digitais

Uma carteira digital é uma forma de transferência de dinheiro online, usada cada vez mais para pagar profissionais estrangeiros. Geralmente é um serviço online onde você pode armazenar seu dinheiro e fazer pagamentos online ou transferir dinheiro para sua conta bancária.

A maior vantagem das carteiras digitais é que você pode transferir dinheiro com apenas alguns cliques (ou um clique se for cliente Deel) e combiná-lo com diferentes métodos de retirada: SWIFT, PayPal, Payoneer, etc.

4. Criptomoeda

Pagar prestadores de serviços em criptomoedas pode ajudá-lo a evitar altas taxas de câmbio e taxas bancárias. As moedas digitais estão ganhando popularidade e se tornaram um grande benefício que pode atrair talentos globais para sua empresa. Velocidade e baixo custo são as vantagens mais significativas de pagar sua força de trabalho contratada em criptomoeda e o número de opções que eles têm ao sacar dinheiro.

A Deel suporta pagamentos em várias criptomoedas, como USD Coin, Bitcoin e Ethereum.

5. serviços de transferência de dinheiro

Um serviço de transferência de dinheiro é uma solução online que permite que os proprietários de empresas enviem dinheiro aos prestadores de serviços. A maioria permite que você envie dinheiro instantaneamente sem a taxa associada aos pagamentos SWIFT.

PayPal
O PayPal está disponível em mais de 200 países e suporta 25 moedas. As taxas de transação são bastante baixas: 2,9% + $ 0,30 nos EUA e 3,9% + taxa de câmbio para transferências internacionais. O PayPal permite o pagamento internacional por meio de um cartão de crédito da empresa e transferências de dinheiro para uma conta bancária local.
Se você trabalha com vários prestadores de serviços, pode usar a opção PayPal MassPay para economizar tempo e fazer vários pagamentos de uma só vez.

Revolut
A Revolut oferece um sistema de transferência de dinheiro e negocia pagamentos em ouro e criptomoedas sem taxas ocultas. O serviço também oferece um cartão que atualmente suporta cerca de 130 moedas locais.
Você pode escolher entre diferentes opções de assinatura, dependendo das necessidades da sua empresa, do número de contratados e de sua localização.

Payoneer
A Payoneer tem presença global como o PayPal e oferece várias opções para retirada de dinheiro, sendo uma delas o próprio Mastercard. A Payoneer envia o cartão para todo o mundo, então pode ser uma excelente alternativa para seus prestadores de serviços já que eles podem utilizar o dinheiro assim que chegar na conta.
No entanto, as taxas do Payoneer são substancialmente mais altas: elas cobram pelo carregamento do cartão de débito, câmbio e transferência de dinheiro para sua conta bancária.

Wise
O Wise é outro método de pagamento internacional com a taxa de câmbio mais justa, permitindo pagamentos em bancos locais em várias moedas, mas está disponível apenas em cerca de 59 países.
Se você não trabalha com grandes somas de dinheiro e seus prestadores de serviços internacionais moram em um dos países suportados, a TransferWise pode ser uma boa opção.

Perguntas frequentes sobre pagamento de prestadores de serviços estrangeiros

Encontre respostas adicionais para qualquer dúvida sobre a contratação de prestadores de serviços estrangeiros.

Quais documentos fiscais eu preciso para contratar empreiteiros estrangeiros?

Como empregador, você precisa de um documento legal para provar que seu prestador de serviços independente não é cidadão dos EUA.

O Formulário W-8BEN do IRS, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting, é usado para prestadores de serviços independentes estrangeiros para coletar informações importantes, como ITIN (International Taxpayer Identification Number) e outras informações gerais.

O formulário W-8BEN é apenas para pessoas físicas; se você contratar um prestador de serviços estrangeiro que atue como uma entidade, forneça a ele o Formulário W-8BEN-E. Você não precisa enviar o Formulário W-8BEN para o IRS, mas precisa mantê-lo registrado para cada prestador de serviços estrangeiro que contratar.

Preciso emitir 1099 para empreiteiros estrangeiros?

Não. O Formulário 1099-NEC (e o Formulário 1099-MISC em alguns casos) é emitido para prestadores de serviços independentes baseados nos Estados Unidos que receberam mais de US$ 600 em um ano fiscal.

Contanto que seu prestador de serviços independente não seja cidadão dos EUA e não esteja obtendo renda de fonte americana, você não precisa coletar 1099 para eles.

Preciso assinar um contrato de contratante independente com um contratante estrangeiro?

Todo empregador deve assinar um contrato de prestação de serviços com seus profissionais independentes, seja o trabalhador cidadão americano ou estrangeiro.

Um contrato bem elaborado pode ajudar na resolução de qualquer disputa. Também serve para definir claramente a natureza de sua relação de trabalho, o escopo do trabalho, as condições de pagamento e a propriedade do trabalho que o contratado realiza para você, especialmente no que diz respeito à propriedade intelectual.

As cláusulas de proteção que você deve incluir em seu contrato de prestador de serviços estrangeiro podem depender das leis e regulamentos locais, portanto, peça ajuda a um especialista jurídico local para garantir que seu contrato seja à prova de balas.

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