Compilamos algumas das perguntas mais frequentes sobre a folha de pagamento de startups e compartilhamos as respostas. Confira!
1. Como eu configuro a folha de pagamento para minha startup?
Configurar a folha de pagamento é um dos primeiros passos ao contratar e integrar funcionários. Existem várias opções a serem consideradas, cada um com seus prós e contras. Considere as seguintes quatro opções como os métodos mais populares para configurar a folha de pagamento.
Opção 1: Forme uma equipe interna de folha de pagamento
Maior segurança e confidencialidade de dados
Configuração cara
Opção 2: Terceirze a folha de pagamento para um fornecedor externo
Delega a tarefa complexa e demorada de gerenciar a folha de pagamento
Processos desarticulados, e você precisará de vários fornecedores ao contratar em vários locais
Opção 3: Use um software de folha de pagamento
Economize tempo e dinheiro através de processos de folha de pagamento simplificados
Normalmente, é projetado para locais únicos e não se integra ao software de RH
Opção 4: Use um fornecedor de folha de pagamento global como a Deel
Plataforma centralizada para contratação global, folha de pagamento e RH
A escolha do fornecedor pode ser desafiadora, mas pode ser facilitada pela leitura de avaliações online
2. Quais são os requisitos legais para a folha de pagamento em minha jurisdição?
As startups devem seguir obrigações legais específicas para manter a conformidade ao preencher a folha de pagamento. As tarefas incluem o registro junto às autoridades fiscais relevantes, a retenção e a remessa de impostos sobre a folha de pagamento, a manutenção dos registros dos funcionários e o fornecimento de holerites. As leis e normas trabalhistas relevantes devem ser consideradas em todos esses processos. Se isso lhe parecer muito complicado, consulte o Guia da Contratação Global da Deel para obter respostas específicas para cada país.
Oferecemos não apenas um guia de contratação, mas também uma plataforma global de folha de pagamento que garante a conformidade por meio dos seguintes serviços:
- Especialistas internos em folha de pagamento em 100+ países
- Benefícios e deduções para funcionários, como plano de saúde
- Registro local junto às autoridades
- Contratos e documentos localizados
- Integração e desligamento em conformidade
3. Com que frequência devo processar a folha de pagamento da minha startup?
A frequência da folha de pagamento depende de vários fatores, inclusive das leis trabalhistas locais e da política de sua empresa. Ao escolher um período de pagamento, considere os requisitos legais da jurisdição local e a frequência mais adequada para sua empresa. Considere as preferências dos funcionários, a eficiência do processamento da folha de pagamento, o fluxo de caixa, etc.
As folhas de pagamento padrão podem ser executadas de forma:
- Semanal
- Quinzenal (a cada duas semanas)
- Semestral (duas vezes por mês)
- Mensal
A plataforma de folha de pagamento global da Deel torna o processamento da folha de pagamento fácil e eficiente, informando a você o cronograma de pagamento correto de acordo com os requisitos e normas locais.
Embora as programações de pagamento padrão incluam pagamentos quinzenais, semestrais e mensais, a Deel também oferece a conveniência da folha de pagamento sob demanda, permitindo que você processe pagamentos fora desses ciclos de pagamento. Isso oferece aos membros da sua equipe a opção de receber seus ganhos quando eles precisarem, em vez de ter que esperar pelo dia do pagamento.
Por meio desses pagamentos fora do ciclo, é possível adicionar um bônus ou uma despesa de última hora e pagar aos funcionários o salário integral até um mês antes, permitindo que eles cubram um custo inesperado com menos estresse.
4. Quais informações sobre os funcionários são necessárias para fins de folha de pagamento?
Para manter a conformidade, são necessários detalhes vitais para processar a folha de pagamento de funcionários globais e locais. Na maioria dos casos, são necessários os seguintes detalhes:
- Informações básicas do funcionário, como nome completo, endereço, número de registro de pessoa física ou número de identificação nacional
- Informações sobre retenção de impostos
- Detalhes da conta bancária para depósito direto
- Outros detalhes relevantes do emprego
A Deel garante que você tenha todas as informações necessárias, solicitando que você colete e armazene com segurança as informações e a documentação dos novos contratados. O novo funcionário pode preencher a maior parte dessas informações por meio do painel de autoatendimento da Deel.
5. Como faço para calcular e reter impostos sobre a folha de pagamento?
Determine as alíquotas de impostos federais, bem como os impostos locais e estaduais, com base na renda e na localização de seu funcionário. Calcule as deduções necessárias, como as retenções do Medicare e do imposto de renda, para subtrair da renda bruta do funcionário.
Certifique-se de que você tenha os formulários fiscais necessários para manter a conformidade e evitar penalidades. A precisão e a pontualidade são essenciais e a plataforma da Deel ajuda a simplificar esses cálculos, auxiliando com os documentos de conformidade necessários e o registro de impostos junto às autoridades locais.
6. Como lidar com a folha de pagamento de prestadores de serviços ou freelancers?
A contratação de prestadores de serviços e freelancers pode beneficiar financeiramente uma pequena empresa ou uma startup, mas o gerenciamento da folha de pagamento exige uma abordagem diferente.
- Garanta acordos claros com os prestadores de serviços para diferenciá-los dos funcionários
- Acompanhe as horas ou o escopo do projeto para obter um pagamento preciso
- Estabeleça um sistema confiável para faturamento e processamento de pagamentos
- Deduza os impostos aplicáveis
- Mantenha registros adequados para fins de declaração de impostos
A Deel é um software especializado em folha de pagamento de prestadores de serviços que o ajuda a se manter organizado e em conformidade, garantindo um gerenciamento de folha de pagamento eficiente e tranquilo para funcionários e prestadores de serviços por meio de uma única plataforma.
7. Como posso garantir a confidencialidade da folha de pagamento e a segurança dos dados?
A confidencialidade e a segurança dos dados são considerações importantes ao gerenciar a folha de pagamento global e proteger os dados dos funcionários e as finanças da empresa.
As seguintes etapas otimizam a segurança:
- Limite o acesso aos dados da folha de pagamento ao pessoal autorizado
- Oriente os funcionários sobre a importância da segurança e da confidencialidade dos dados
- Armazene com segurança os dados da folha de pagamento em sistemas e bancos de dados seguros
- Mantenha-se atualizado com as normas relevantes de proteção de dados e privacidade
- Mantenha o software de folha de pagamento e os sistemas operacionais atualizados
- Estabeleça políticas e procedimentos para retenção e descarte de dados
Ao realizar a verificação do fornecedor, você pode confiar que a Deel leva a segurança dos dados a sério. Usamos protocolos de segurança de alto nível, como criptografia SSL, autenticação de dois fatores, certificação ISO 27001 e conformidade com SOC 2 e LGPD. Também temos uma equipe de segurança dedicada que monitora nossos sistemas 24 horas por dia, 7 dias por semana, para garantir que não haja vulnerabilidades ou riscos.
8. Qual é o processo de emissão de recibos de pagamento ou demonstrativos de funcionários?
O processo específico para a emissão de holerites ou extratos de funcionários pode ser diferente, dependendo do software e de vários fatores, mas as etapas a seguir geralmente estão incluídas:
- Reúna dados da folha de pagamento para o período de pagamento
- Calcule os ganhos e as deduções
- Prepare o holerite com base nas informações coletadas
- Inclua as informações exigidas por lei
- Determine o método de entrega preferido e garanta a confidencialidade durante a distribuição
- Mantenha os registros da folha de pagamento para futuras referências, auditorias ou possíveis contestações
Embora o processo seja normalmente manual e demorado, a Deel permite que você automatize a distribuição de holerites e faturas digitais para cada pagamento de prestador de serviços, economizando tempo e dinheiro.
9. Como lidar com o pagamento de horas extras e benefícios dos funcionários na folha de pagamento?
O gerenciamento do pagamento de horas extras e dos benefícios dos funcionários está incluído no processo da folha de pagamento. Uma vez que você entenda os regulamentos de pagamento de horas extras e os requisitos de benefícios para funcionários em sua jurisdição, poderá aplicar as etapas a seguir:
- Rastrear horas extras
- Calcular o pagamento de horas extras (geralmente com base em uma taxa horária mais alta)
- Incluir o pagamento de horas extras nos holerites
- Administrar os benefícios dos funcionários e deduzir as contribuições dos funcionários
- Garantir que a conformidade seja mantida em cada etapa
Com a Deel, é fácil fazer ajustes de pagamento na folha de pagamento global, pois você considera o pagamento de horas extras e benefícios recorrentes, garantindo que os funcionários sejam pagos com precisão e que o relatório da folha de pagamento global reflita os dados corretos.
10. O que devo considerar ao determinar a remuneração dos funcionários?
Embora existam padrões de mercado para uma remuneração justa e equitativa, é importante considerar os diferentes tipos de remuneração, benefícios para os funcionários e estratégias de remuneração para atrair (e reter) os melhores talentos.
Ao preparar um plano de remuneração, considere os seguintes detalhes:
- Orçamento da empresa
- Permanência competitiva no setor
- Remuneração que se alinha às necessidades e metas da empresa
- Conformidade com as leis locais
A Deel auxilia o processo fornecendo acesso a informações salariais valiosas para prestadores de serviços e funcionários.
Deseja mais informações? Confira como criar uma estratégia eficaz de remuneração para profissionais remotos.
11. Como lidar com a folha de pagamento de funcionários remotos ou internacionais?
A contratação e o pagamento de funcionários internacionais ou profissionais remotos apresentam desafios específicos a serem considerados. Primeiro, determine se você contrata talentos como prestadores de serviços ou funcionários de EOR.
Em seguida, considere as leis de conformidade fiscal, as normas de folha de pagamento, as restrições de pagamento internacional e as taxas de câmbio. É possível fazer parceria com uma empresa local para administrar a folha de pagamento ou usar um provedor global de folha de pagamento, como a Deel, para agilizar os pagamentos internacionais e reduzir o risco de não conformidade.
A Deel permite que as startups executem a folha de pagamento em mais de 100 países a partir de uma única plataforma, reduzindo a carga de uma administração demorada.
Saiba mais: Como pagar funcionários internacionais: folha de pagamento em países estrangeiros
12. Quais relatórios e documentos da folha de pagamento preciso manter?
Relatórios e documentos adequados da folha de pagamento são importantes para a manutenção de registros, garantia de conformidade e referências futuras. Alguns dos principais documentos a serem mantidos são os seguintes:
- Registros de folha de pagamento de funcionários
- Registro da folha de pagamento que resume as informações da folha de pagamento
- Relatórios de impostos sobre a folha de pagamento
- Registros de tempo e presença
- Relatórios de folha de pagamento de fim de ano
- Registros de pagamento
- Registros de benefícios
- Registros de impostos trabalhistas
- Qualquer modificação na documentação
Como você pode imaginar, o gerenciamento de toda essa documentação exige exatidão, precisão e atenção aos detalhes. A Deel armazena todas essas informações em um sistema acessível, com a opção de visualizar e baixar os relatórios de folha de pagamento do Deel HR quando necessário.
13. Qual é o processo para demitir funcionários e lidar com os últimos pagamentos?
A demissão de funcionários pode ser uma experiência difícil, que se torna ainda mais desconfortável com a discussão sobre questões financeiras. Seguir um processo específico ajuda a lidar com os últimos pagamentos sem estresse ou drama.
- Revisar o contrato ou as políticas de emprego, notificar o funcionário e fornecer uma carta de rescisão para registro
- Calcule o contracheque final, incluindo qualquer salário acumulado, salário não pago, folga remunerada não utilizada (PTO), enquanto contabiliza as deduções ou retenções
- Considerar a indenização por demissão, se aplicável
- Pagar os salários finais prontamente e de acordo com as leis trabalhistas locais
- Forneça um holerite ou declaração e documente o acordo final
- Considere os benefícios COBRA, se aplicável
Quer você esteja iniciando a rescisão ou lidando com a demissão de um funcionário da EOR, a Deel oferece uma maneira fácil de lidar com os pagamentos finais por meio da seção de integração da plataforma. Com a Deel, o processo de offboarding permanece em conformidade, simplificado e sem complicações.
14. Como faço para lidar com deduções e retenções na folha de pagamento?
Na maioria dos casos, é responsabilidade do empregador reter os impostos sobre a folha de pagamento do funcionário, distribuindo os fundos para as autoridades competentes mensal ou quinzenalmente.
Para manter a conformidade durante esse processo, há algumas considerações importantes:
- Compreender as leis e regulamentos aplicáveis que regem as deduções e penhoras da folha de pagamento em sua jurisdição
- Assegurar que você tenha autorização por escrito do funcionário para quaisquer reduções voluntárias, como contribuições para aposentadoria
- Identificar as deduções obrigatórias exigidas por lei (e calcular essas deduções com base na renda do funcionário e nas alíquotas de impostos aplicáveis)
- Analisar ordens de restrição, como sentenças judiciais, e entender os requisitos
- Calcular os requisitos de penhora com base nas instruções recebidas
- Manter linhas de comunicação com o funcionário
- Manter registros das deduções e retenções na folha de pagamento para referência futura
É importante garantir que essas etapas sejam seguidas com cuidado e precisão. A Deel reduz o erro humano e economiza tempo ao oferecer um recurso de dedução e retenção na folha de pagamento que funciona no piloto automático.
15. Posso oferecer depósito direto para pagamentos de funcionários?
O depósito direto é um método comum e conveniente de distribuição de salários aos funcionários, permitindo que as empresas transfiram eletronicamente os pagamentos para uma conta bancária designada.
Ao oferecer aos funcionários esse método de pagamento, é necessário obter autorização por escrito dos funcionários e garantir a segurança e a confidencialidade de seus dados bancários. Isso ajuda a integrar-se a um sistema de folha de pagamento, especialmente um que considere as leis e os regulamentos.
Mesmo com o depósito direto, ainda é importante fornecer recibos de pagamento ou extratos para manter um registro dos pagamentos dos funcionários.
Como um software robusto, a Deel oferece uma variedade de opções de pagamento, incluindo depósito direto, cartões de pagamento e até mesmo criptomoedas, garantindo a conformidade em todo o processo da folha de pagamento.
16. Como lidar com a folha de pagamento para remuneração por equity ou stock options?
As startups costumam usar remuneração em equity e stock options para atrair funcionários talentosos, e é importante lidar com essas opções e relatá-las com precisão para fins de obrigações fiscais.
Para começar, é essencial entender seu plano de remuneração em equity ou programa de stock options e garantir que ele esteja alinhado com o valor justo de mercado (Fair Market Value ou FMV). Em seguida, calcule o lucro tributável, retenha os impostos aplicáveis e informe o lucro tributável.
Os fundadores e empreendedores de startups devem garantir que os funcionários recebam declarações ou documentação que detalhem a atividade de remuneração por equity ou stock option, assegurando que os funcionários entendam as implicações tributárias para sua declaração de imposto de renda pessoal e relatórios.
A Deel ajuda as startups a concederem participação acionária à equipe global, auxiliando com os requisitos adicionais necessários às autoridades fiscais locais.
Por exemplo:
- Relatar a concessão às autoridades locais
- Receber aprovação prévia das autoridades fiscais locais, incluindo a avaliação do equity concedido
- Submeter o equity para aprovação antes da concessão, quando necessário
17. Como lidar com a folha de pagamento durante fusões, aquisições ou reestruturações?
Fusões, aquisições e reestruturações introduzem um período de mudanças para empresas e funcionários, mas a folha de pagamento precisa permanecer consistente. Planejamento, coordenação e comunicação cuidadosos são essenciais para lidar com a folha de pagamento durante essas épocas de transição.
A maioria dos provedores leva mais de seis meses para ser configurada; até mesmo pequenas alterações podem introduzir um longo processo de ida e volta. Isso não só causa frustração, mas também atrasa a implementação de fusões e aquisições, prolongando ainda mais o contrato de serviços de transição (Transitional Services Agreement ou TSA).
Algumas dicas práticas que você deve ter em mente incluem:
- Revisar as obrigações legais e contratuais
- Alinhar rapidamente os sistemas de folha de pagamento (incluindo remuneração e benefícios)
- Abordar a classificação dos funcionários
- Garantir a conformidade com os requisitos legais
- Transferir os dados dos funcionários e treinar a equipe da folha de pagamento
A folha de pagamento global da Deel permite que as empresas configurem a folha de pagamento de toda a equipe em menos da metade do tempo médio. O sistema de economia de tempo permite alterações facilmente na plataforma, com suporte direto ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, da equipe de especialistas da Deel.
As empresas podem continuar a executar a folha de pagamento global em mais de 100 países, com a opção de revisar todos os salários em uma plataforma centralizada e fazer pagamentos para toda a equipe com uma única fatura.
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18. Quais recursos ou ferramentas estão disponíveis para o gerenciamento da folha de pagamento da startup?
Existem várias ferramentas e recursos para ajudar as startups a simplificar a folha de pagamento e, ao mesmo tempo, manter a conformidade. Essas ferramentas são especialmente úteis ao gerenciar uma equipe global de prestadores de serviços, funcionários em tempo integral e outros contratos.
Considere o software a seguir na lista obrigatória para startups em crescimento:
- Software de folha de pagamento para automatizar cálculos de folha de pagamento, retenções de impostos e muito mais
- Sistema de Informações de Recursos Humanos ( SIRH ) para otimizar as funções de RH, incluindo folha de pagamento, registros de funcionários e administração de benefícios
- Sistemas de tempo e presença para controlar horas, horas extras e licenças
- Software de contabilidade que inclui a funcionalidade de folha de pagamento
- Calculadoras de folha de pagamento online
- Recursos e guias de conformidade, como o site do IRS
- Comunidades e fóruns online para fundadores de startups e profissionais de folha de pagamento para compartilhar conhecimento e oferecer suporte
Em vez de gerenciar vários aspectos da folha de pagamento usando várias ferramentas, as integrações da Deel reúnem todos esses recursos em um único local. O gerenciamento da folha de pagamento torna-se fácil quando se usa a plataforma centralizada da Deel, que se integra a recursos valiosos para a folha de pagamento de startups.
Tenha a Deel ao seu lado
Na Deel, oferecemos tudo o que você precisa para gerenciar e escalar uma equipe global. Nossa solução de folha de pagamento centralizada simplifica a contratação, a folha de pagamento e a conformidade em apenas um sistema, dando a você mais tempo para se concentrar no crescimento de seus negócios.
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