Como executar a folha de pagamento em países estrangeiros

O trabalho remoto abriu muitas empresas para inúmeros novos mercados e oportunidades de expansão global. De acordo com o último Relatório sobre Contratações Globais do Deel Lab, as empresas da APAC estão contratando globalmente no ritmo mais rápido, enquanto a LATAM é a principal região para contratação.

Trabalhar com talentos de diferentes países é fundamental para aproveitar essas oportunidades. No entanto, esse mercado de talentos acessível globalmente também traz alguns desafios que você deve saber como superar, por exemplo, como pagar os funcionários internacionais.

Desde a conformidade fiscal e a folha de pagamento internacional até a navegação pelos métodos de pagamento e registros da folha de pagamento dos funcionários, além das leis trabalhistas locais, pode ser muito difícil lidar com isso.

Além disso, formar sua primeira equipe remota pode não ser o único motivo pelo qual você precisa se informar sobre métodos de pagamento internacionais e processos de folha de pagamento internacional. Por exemplo, seu funcionário baseado nos EUA pode estar em uma atribuição temporária ou você pode estar interessado em uma cooperação internacional única, baseada em projeto.

Neste guia para pagamento de funcionários internacionais, você aprenderá como escolher o melhor vínculo empregatício para um profissional internacional, quais são suas opções de pagamento internacional e como elas afetam seus requisitos fiscais e de conformidade.

O que considerar antes de pagar funcionários internacionais

Quando se trata de pagar funcionários remotos, há vários cenários possíveis. Você pode ser uma empresa dos EUA pagando temporariamente a funcionários estrangeiros. Ou você está enviando seu próprio funcionário para a França para trabalhar em um projeto. Talvez você esteja interessado em formar uma equipe remota espalhada pelo mundo ou em penetrar em mercados estrangeiros e, por isso, precisa de alguns funcionários estrangeiros para ajudá-lo a expandir.

Em todas essas situações, o sistema local de folha de pagamento que você costuma usar não será suficiente.

No entanto, antes de começar a procurar soluções alternativas para a folha de pagamento, há fatores que você precisa considerar para garantir a definição de um acordo internacional de funcionários que atenda às suas necessidades.

Vamos dar uma olhada em quais são esses fatores.

Escolhendo a relação de trabalho certa para suas necessidades de emprego global

Quando você decide recrutar funcionários no exterior, há duas abordagens comuns que podem ser adotadas: contratar prestadores de serviços ou contratar funcionários em tempo integral por meio de um employer of record (EOR).

Contratando prestadores de serviços

A contratação de prestadores de serviços oferece mais flexibilidade e, geralmente, tem um custo menor para a empresa contratante.

Se você contratar um profissional estrangeiro que trabalhará para a sua empresa no país de origem dele, será responsável apenas pelos honorários, não pelos benefícios e impostos locais que o acompanham. Esses são de responsabilidade deles, o que torna essa opção muito econômica. 

Entretanto, se o país de origem do profissional considerar sua parceria como um emprego regular, o status de trabalho dele poderá ser questionado de acordo com as leis trabalhistas locais. Com base em variáveis como o seu grau de controle sobre o prestador de serviços, a metodologia de trabalho adotada, a longevidade da parceria e as taxas acordadas, o governo do país anfitrião pode decidir contra você, o que pode ser oneroso.

Está querendo contratar prestadores de serviços em Gana, na Itália ou em Seychelles? Saiba mais sobre como fazer isso, em conformidade, com o suporte do Deel Shield. O Deel Shield oferece um nível mais alto de proteção contra classificações incorretas com a mesma grande flexibilidade e nível de serviço para você e seus prestadores de serviços.

Contratand funcionários com um EOR

Para garantir que você minimize os possíveis riscos comerciais ao contratar profissionais internacionais, considere contratar funcionários em tempo integral por meio de uma EOR, como a Deel.

Nesse caso, você deve considerar que eles têm direito a todos os privilégios e benefícios que as leis locais lhes concedem, e o empregador é obrigado a pagar impostos de acordo com as leis tributárias e de folha de pagamento do país de origem.

Embora isso varie de acordo com o país, os funcionários geralmente recebem benefícios típicos de funcionários, como plano de saúde e previdência social. O empregador também é responsável pelo imposto de renda e possíveis retenções de impostos para o seguro-desemprego (que são bastante comuns).

A combinação exata de impostos e benefícios que você precisará pagar depende do país em que deseja contratar e de suas leis trabalhistas. Quando você usa a Deel para contratar funcionários da EOR, nós cuidamos de tudo e garantimos que você esteja em conformidade com os contratos, o salário mínimo, as rescisões e outras leis locais.

Considerações sobre pagamentos internacionais que você precisa fazer

Moeda e taxas de câmbio

Os funcionários em um país estrangeiro provavelmente usarão uma moeda diferente do dólar americano (ou qualquer outra moeda com a qual você normalmente opera). Trabalhar com moedas diferentes pode acarretar custos extras, que podem afetar o valor que você pagará ou o valor final que seu funcionário receberá. Por exemplo, dependendo da região e das tendências econômicas atuais, as transferências de dinheiro e as taxas de câmbio podem ser muito altas.

Esse é um dos desafios mais comuns do emprego internacional e algo que você deve considerar seriamente ao contratar em um novo país. Com o Global Payroll da Deel, esses cálculos são feitos para você.

Conformidade com as leis tributárias e requisitos legais dos funcionários

Um dos principais problemas que os empregadores enfrentam com profissionais internacionais é a dupla tributação.

Como seu funcionário terá de pagar impostos locais e você também terá de declarar impostos de acordo com o IRS (se estiver sediado nos EUA), o custo de um funcionário internacional pode ser desnecessariamente alto. Para evitar isso, você deve procurar profissionais de países que assinaram tratados fiscais com os EUA (ou com o país em que você está sediado). Dessa forma, você pode evitar pagamentos duplos de benefícios, previdência social e plano de saúde.

Escolha do método de pagamento correto

Há várias dezenas de métodos de pagamento disponíveis para pagar funcionários remotos internacionais.

Em alguns casos, talvez você tenha de recorrer às tradicionais transferências eletrônicas internacionais. No entanto, elas podem ser mais rápidas e econômicas, pois as taxas e as tarifas de câmbio podem ser altas. Várias carteiras digitais comumente usadas por prestadores de serviços internacionais, como PayPal, Payoneer e Wise, permitem mais flexibilidade. Entretanto, elas não estão disponíveis em todos os países.

Outra consideração importante ao escolher o método de pagamento correto é o tempo e a facilidade de processamento, pois nem todas as soluções são iguais. O On-Demand Payroll da Deel e as datas limite estendidas da folha de pagamento para clientes EOR proporcionam o máximo de flexibilidade na folha de pagamento para equipes de todos os tamanhos e locais.

Escolhendo melhor modelo para contratação de funcionários internacionais

Depois de descobrir como garantir que suas opções de pagamento internacional sejam compatíveis e convenientes, é hora de escolher qual modelo de contratação funcionará melhor para você.

Não há uma solução única, pois as vantagens e desvantagens dependem de suas necessidades e dos objetivos que deseja alcançar. As duas principais coisas que você deve ter em mente são:

• Escolha uma opção que não represente risco para sua empresa
• Garanta que seu departamento de recursos humanos não infrinja nenhuma lei trabalhista estrangeira ou local durante o processo

Uma vez que o trabalho de base esteja concluído, é hora de escolher entre as opções disponíveis.

Mantenha o funcionário na folha de pagamento de seu país de origem

Esse método exige menos trabalho administrativo do que qualquer outro, mas só é uma opção se o funcionário for realocado para um projeto curto ou uma atribuição breve. Alguns países permitem isso e o processo é relativamente simples, mas essa não é uma opção se você contrata profissionais locais ou espera que seus funcionários fiquem no exterior por longos períodos.

Essa opção não funciona ao contratar funcionários estrangeiros, pois eles têm obrigações com seu próprio país e provavelmente não têm identificação fiscal ou contas bancárias nos EUA para receber pagamentos dos EUA legalmente (condições semelhantes também podem se aplicar a pagamentos de outros países).

Não recomendamos essa opção, exceto em casos específicos.

Faça uma parceria com uma empresa local

Se a sua empresa estiver concentrada apenas em um país ou região, você poderá fazer uma parceria com uma empresa que possa atuar como empregador oficial, cuidando da folha de pagamento, dos benefícios, da proteção legal e da tributação. Eles criarão e assinarão contratos de trabalho em seu nome, e você poderá formar uma parceria com eles, delineada em um contrato por escrito. Você pode remeter o custo dos salários para eles, e eles podem distribuí-los a todos os seus funcionários de forma legal e em conformidade.

Embora pareça uma solução sem riscos, a parceria com uma empresa estrangeira em que você possa confiar e com a qual possa criar uma sólida relação de trabalho não é fácil e não acontecerá da noite para o dia. Além disso, essa abordagem não funcionará se você começar a contratar em vários países, pois isso consumirá muito tempo e recursos, portanto, considere também seus planos de longo prazo ao pensar nisso.

Use um provedor de folha de pagamento global

Para agilizar os pagamentos internacionais e reduzir o risco de não conformidade, considere a possibilidade de usar um provedor de folha de pagamento global.

Trabalhar com um provedor de folha de pagamento global permite que você cumpra as leis locais e internacionais sem a necessidade de estabelecer uma entidade legal (subsidiária estrangeira) em qualquer um dos países em que você busca profissionais.

Na Deel, cuidamos do processo de folha de pagamento para você, inclusive:

• Benefícios e tributação dos funcionários
• Registro local junto às autoridades
• Pagamento de salários e impostos (quando aplicável)
• Criação e entrega da folha de pagamento
• Contratos e documentos localizados
• Integração e desligamento em conformidade

Se estiver contratando funcionários em vários países, considere a possibilidade de usar um sistema de folha de pagamento global centralizado que permita o pagamento de todos os seus funcionários - funcionários da EOR, prestadores de serviços e funcionários diretos, em um só lugar.

Contratação de profissionais como prestadores de serviços internacionais

Se quiser trabalhar com profissionais internacionais diretamente, sem fazer parceria com nenhuma entidade, você pode contratar prestadores de serviços. Ao contratar prestadores de serviços internacionais, você é responsável apenas pelos honorários e precisa apresentar um formulário de imposto (se estiver sediado nos EUA).

De acordo com suas leis trabalhistas e de folha de pagamento, taxas de impostos e limitações, seus prestadores de serviços apresentarão formulários de impostos e pagarão o que for necessário em seu próprio país. Você também tem liberdade para organizar sua forma de trabalho e métodos de pagamento diretamente com eles.

Saiba mais sobre os benefícios de trabalhar com prestadores de serviços.

Lembre-se de que não é permitido estabelecer um vínculo empregatício sob o pretexto de uma contratação, ou você corre o risco de classificação incorreta e as consequências potencialmente graves que isso pode acarretar. Por exemplo, no caso dos EUA, você precisará considerar a legislação trabalhista nos níveis federal e estadual. A lei coreana inclui dez fatores para determinar a classificação do profissional, desde os deveres do contratado até o salário básico. E na Índia, há uma chance maior de classificação incorreta se um contratado trabalhar por mais de 240 dias.

Leia mais sobre os riscos de erro de classificação e como evitá-los.

Outra opção é contratar profissionais por meio de um employer of record (EOR). Certifique-se de não estar exposto a riscos relacionados à conformidade, escolhendo a opção certa para suas necessidades comerciais atuais e planos futuros.

Aproveite as várias opções de pagamento internacional e desfrute das oportunidades de talentos globais de classe mundial e da flexibilidade que os negócios remotos oferecem.

A Deel facilita a folha de pagamento internacional

O pagamento de sua força de trabalho internacional não deve ser um obstáculo ao seu sucesso. Embora descobrir o melhor método de pagamento ou como lidar com diferentes moedas e cobranças bancárias possa ser complicado, existe uma solução para você: O Global Payroll da Deel.

A Deel obteve uma classificação de 4,8/5 na Trustpilot com mais de 2.400 avaliações. Os clientes citam o excelente suporte ao cliente da nossa equipe, a entrega de fundos extremamente rápida e a plataforma fácil de usar como alguns dos muitos motivos pelos quais eles continuam a confiar na Deel para suas necessidades de folha de pagamento, RH e conformidade.

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