¿Estás luchando por cumplir con tu trabajo y satisfacer las demandas de tus clientes? ¿Te resulta difícil gestionar los proyectos de varios clientes al mismo tiempo y mantener un trabajo de alta calidad, sin caer en el burnout?
Gestionar las relaciones con los clientes, mitigar los riesgos de compliance, garantizar un flujo de trabajo constante y recibir pagos a tiempo puede resultar abrumador. Pero no te preocupes, hemos creado este artículo para ofrecerte consejos, herramientas y técnicas de expertos que te ayudarán a gestionar tu carga de trabajo de forma eficaz mientras mantienes relaciones positivas con tus clientes. Entonces, siéntate, relájate y empecemos.
¿Por qué trabajar con varios clientes?
Involucrar una variedad de clientes diferentes ofrece varias ventajas:
- Más oportunidades de ingresos: aumenta tus ganancias al tener más oportunidades de generar ingresos con múltiples clientes.
- Distribución de riesgos: ayuda a distribuir el riesgo y crea más estabilidad, como diversificar las inversiones en una cartera, o reducir la exposición a contratiempos financieros si un cliente se va.
- Red ampliada: tener una clientela variada te permite construir una red de amplio alcance y potencialmente asegurar futuras colaboraciones. Ofrecer constantemente trabajo de alta calidad a múltiples clientes mejora tu reputación en la comunidad profesional.
- Conjunto de habilidades mejorado: la diversificación de tus clientes también mejora tus habilidades al darte mayor credibilidad, volverte más adaptable y flexible, y hacerte más atractivo para posibles empleadores o aliados.
- Empoderamiento: fortalece tu capacidad de negociación, permitiéndote negociar con confianza términos, tarifas y condiciones con múltiples fuentes de ingresos, destacando tu demanda y brindándote la libertad de elegir proyectos alineados con tus intereses o valores en lugar de puramente por necesidad.
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¿Qué retos puedes esperar?
Sin embargo, gestionar varios clientes también trae consigo varios desafíos:
- Gestión adecuada del tiempo: es crucial cuando se trata de lidiar con varios clientes, ya que implica realizar un seguimiento de las tareas, plazos y reuniones de cada uno de ellos, asegurando una organización personal para evitar sentirse abrumado.
- Desequilibrio entre vida personal y laboral: existe el riesgo de burnout al hacer malabares con muchos proyectos, lo que podría provocar largas jornadas laborales y una disminución de la calidad del trabajo, esto afectaría tu reputación profesional. La comunicación clara y la gestión de las expectativas del cliente son vitales para evitar promesas excesivas y entregas insuficientes, ya que cada cliente naturalmente considera su proyecto como una máxima prioridad.
- Preocupaciones de compliance: tratar con múltiples contratos, particularmente con clientes internacionales, puede generar preocupaciones y limitaciones contractuales, como variaciones en los términos de los freelancers, criterios de clasificación y leyes laborales, lo que lleva a malentendidos y disputas legales entre los clientes. Ser consciente de estas limitaciones y estar preparado para ellas es esencial para equilibrar los compromisos y mantener relaciones sólidas con los clientes.
Una vez consideradas las ventajas y los retos, es hora de profundizar en cómo gestionar múltiples clientes siendo freelancer:
1. Usa un generador de contratos para acuerdos de freelancers que cumplan con los requisitos legales
Cuando se trata de varios clientes, el primer paso es redactar claramente el acuerdo laboral y proteger tus intereses mediante la firma de un acuerdo de freelancer. Al interactuar con clientes de distintos países y jurisdicciones, es importante establecer el sistema judicial y legal qué se encargará de cualquier disputa, asegurarse de que el contrato se alinee con las leyes locales que se aplican a tu caso y establecer detalles importantes como:
- Alcance del trabajo
- Requisitos de tiempos
- Precio, método de pago y moneda
- Confidencialidad
- Propiedad intelectual
- Uso de equipo de trabajo
- Exclusividad
- Conflictos de interés
- Responsabilidad e indemnización
- Mecanismos de resolución de disputas
- Ley aplicable y jurisdicción
2. Implementa un software de gestión de proyectos desde el principio
Las cosas pueden desorganizarse incluso cuando tienes pocos clientes. Es una buena idea organizar tu trabajo en un sistema de gestión de proyectos que te de una visión holística de todas tus actividades laborales en una sola plataforma.
Las herramientas de gestión de proyectos, como Jira, Trello y Hive, pueden ayudar a gestionar y priorizar tareas y plazos en función de la urgencia y la importancia, con técnicas de programación para garantizar una atención equilibrada a todas las necesidades del cliente y canales de comunicación para la colaboración, la comunicación y la retroalimentación.
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3. Establece expectativas y no tengas miedo a decir que no (pero tampoco tengas miedo a decir que sí)
Al trabajar con varios clientes, es importante saber la carga que puedes manejar y cuándo podrías estar comprometiéndose demasiado. Establece expectativas claras y cronogramas realistas; no dudes en rechazar trabajo adicional mientras fomentas el potencial para un compromiso futuro. No tengas miedo de proponer fechas límite en el futuro lejano o preguntar si el cronograma es flexible. Si les gusta tu trabajo, esperarán.
En el mundo del trabajo independiente, no es raro que los clientes sean muy intensos a ratos y luego desaparezcan, así que no rechaces nuevas oportunidades bajo la premisa de que un cliente existente podría "volver a contactarte en cualquier momento".
Si un cliente se retrasa o decide hacer una pausa, no querrás quedarte con tiempos muertos y sin dinero. Mantén el flujo de trabajo y, si te preocupa que la relación con un cliente se haya enfriado, pídele su feedback, esto te dará insights valiosos.
4. Mantén una buena comunicación
Como trabajador independiente, una gran parte de tu tiempo lo dedicarás a comunicarte con tus clientes (asegúrate de cobrar por ello). Y al igual que cuando un cliente desaparece y te quedas preguntándote qué pudo haber salido mal, tu cliente también empieza a preocuparse por sus proyectos cuando te quedas callado. Puedes resolver fácilmente esta incertidumbre con una comunicación coherente y transparente.
Aquí te damos algunos consejos para asegurarte de mantener una buena comunicación:
- Envía actualizaciones semanales: ya sea que tu cliente lo solicite o no, enviarles un resumen semanal un viernes por la tarde sobre lo que se ha completado, lo que sigue y tu disponibilidad para responder preguntas siempre será apreciado.
- Explora formas alternativas de comunicación: las herramientas de grabación de video como Loom son una excelente manera de darle al cliente lo que parece ser toda tu atención, pero en el momento que más te convenga. En lugar de hacer una llamada cada vez que quieras compartir el progreso o las ideas del proyecto, graba un video rápido con pantalla compartida y envíales el enlace para que puedan responder en sus propios tiempos.
- No evites las formas de comunicación instantánea: es una excusa común escuchar a los freelancers (particularmente aquellos en industrias más tradicionales) ignorar las apps de mensajería instantánea en favor y preferir los e-mails porque "no quieren tener a sus clientes encima". El problema es que el e-mail puede tomar más tiempo y llegar a ser ineficiente, es fácil que las cosas queden enterradas y puede dejarte a ti y a tus clientes con muchas dudas durante más tiempo del necesario.]
Con herramientas de mensajería instantánea como Google Chat, Slack o Microsoft Teams, es más fácil participar en debates, colaborar en múltiples proyectos para el mismo cliente y mantener un seguimiento de comunicación organizado. Esto no significa que debas responder al instante. Simplemente reaccionar con un check ✅ es una forma rápida y sencilla de confirmar que viste el mensaje y, al mismo tiempo, generar confianza.
5. Automatiza la facturación y los retiros de pagos
Recibir un pago siempre será bueno, pero cuando se hace malabares con varios clientes, con diferentes tarifas, métodos y cronogramas de pago, solicitar y recibir un pago puede convertirse rápidamente en un trabajo en sí mismo.
El software de contabilidad ofrece plantillas y generadores de facturas para agilizar y automatizar tu proceso de facturación. También hay varios métodos de pago disponibles para freelancers, que ofrecen pagos rápidos, asequibles y convenientes a clientes locales e internacionales.
Esta plantilla está revisada por expertosy diseñada en formato .doc para que la puedas editar fácilmente con tus elementos personalizables.
6. Simplifica la gestión fiscal y el mantenimiento de registros
Ahhhh, el pasatiempo favorito de todo trabajador independiente… los impuestos.
Con suerte, a estas alturas ya habrás abierto una cuenta bancaria comercial para diferenciar claramente entre las finanzas del trabajo y las personales cuando llegue la temporada de impuestos. Pero, ¿también has guardado de forma segura todas tus facturas, formularios de impuestos y recibos para poder informar con precisión tus ingresos, deducciones y créditos, evitar incumplir los plazos, responder a consultas o auditorías de las autoridades fiscales y realizar una buena planificación financiera para el año siguiente? ¿No?, yo tampoco.
Al gestionar varios clientes, la carga administrativa durante la temporada de impuestos puede llevar mucho tiempo y ser estresante, por lo que puedes utilizar un software de contabilidad que recopile y almacene de forma segura estos registros para todos tus clientes en una ubicación central o contratar a un asesor fiscal para que lo haga por ti, lo cual te ahorrará una gran cantidad de tiempo y energía.
Gestiona múltiples clientes con Deel
Hoy en día, muchos freelancers optan por acuerdos de trabajo con clientes que usan Deel, la plataforma de RR.HH, compliance y pagos para gestionar la relación laboral. Prefieren este sistema porque permite crear contratos de trabajo legales, facturación automatizada, pagos más rápidos, métodos de pago flexibles, menores tarifas, pagos por adelantado y acceso a los mismos beneficios y perks que los empleados, todo desde una única plataforma.
Si quieres gestionar mejor las relaciones con tus clientes, regístrate en Deel y disfruta de la experiencia para freelancers más fluida que existe.
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