Comenzar un nuevo negocio es un camino emocionante, lleno de oportunidades y desafíos. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas desempeñan múltiples roles, incluido el de RRHH, contabilidad y ventas, por lo que deben familiarizarse con procesos específicos, como el envío de cuentas de cobro y la gestión de pagos, para optimizar el negocio.
Ya sea que necesites por tus cobrar sus servicios o estés a punto de contratar trabajadores independientes, tarde o temprano, te toparás con una cuenta de cobro. ¿Sabes cómo diligenciarla o crear una desde cero?
No te preocupes: este artículo es la guía definitiva sobre cuentas de cobro: aprenderás qué son y qué información deben incluir.
¿Qué es una cuenta de cobro?
Contar los detalles involucrados en una transacción comercial puede ser complicado. Una cuenta de cobro resuelve este problema, ayudando a realizar un seguimiento de las transacciones detalladas en un acuerdo comercial. Entonces, ¿cuál es la definición de cuenta de cobro?
Una cuenta de cobro es un documento comercial que sirve como registro de una transacción entre comprador y vendedor. El documento tiene una marca de tiempo y describe las condiciones de pago, los costos unitarios, el envío, el manejo y otros rubros comerciales (y su costo).
En pocas palabras, una cuenta de cobro describe los bienes o servicios que has brindado y cuánto debe pagar tu cliente a cambio.
¿Para qué sirve una cuenta de cobro?
Las cuentas de cobro se utilizan en la mayoría de las transacciones comerciales profesionales. Esta sirve como solicitud de pago después de que se entregan o prestan los bienes o servicios. Ya sea un proyecto único o uno recurrente, una cuenta de cobro formaliza la transacción.
El uso adecuado de una cuenta de cobro ayuda con los siguientes beneficios:
- Solicitar el pago oportuno de los clientes
- Mantener registros financieros precisos
- Hacer seguimiento de pagos y contabilidad
- Protección legal
- Agilizar la presentación de impuestos
- Asistencia con análisis de negocios
¿Cuáles son los elementos esenciales de una cuenta de cobro?
Una cuenta de cobro es un documento comercial formal. Si bien cada factura puede desviarse ligeramente, hay algunos elementos esenciales que se deben incluir.
- Un número de cuenta de cobro
- Una fecha
- Información de contacto comercial
- Descripciones de los bienes o servicios
- Términos de pago
Exploremos más estos elementos.
Número de cuenta de cobro
Cada cuenta de cobro tiene un número único que sirve como pista de referencia. Hay varias formas de asignar estos números, pero se recomienda mantener un enfoque único (te contamos un poco sobre esto más adelante).
Fecha
Una cuenta de cobro debe tener la fecha de envío, la precisión es esencial para mantener los libros en orden y facilitar la referencia a un trabajo anterior. La cuenta de cobro también necesita una fecha límite de vencimiento del pago.
Normalmente, la fecha de vencimiento es 30 días después de la fecha de la cuenta de cobro (el día en que se envía). Sin embargo, algunas transacciones dan una ventaja mayor para ayudar a administrar el flujo de caja.
Información de contacto comercial
La cuenta de cobro debe indicar claramente la información de contacto tanto del comprador como del vendedor, incluidos el nombre y el número de teléfono. La información de contacto facilita la aclaración de discrepancias o el seguimiento del pago, y también garantiza la legalidad del documento, por lo que es importante que la ortografía y la información sean correctas.
Descripciones de Bienes y Servicios
Las cuentas de cobro consisten en hacer una lista detallada de los bienes o servicios por los cuales se están cobrando. Cada línea debe ser un ítem que incluya el costo por unidad, la cantidad, las tasas impositivas y el costo total. Estos ítems pueden ser servicios basados en una tarifa por hora o productos tangibles.
Importe total adeudado
El monto total de la cuenta de cobro debe reflejar todos los bienes y servicios detallados. Toma nota de cualquier descuento aplicado y si el impuesto a las ventas está incluido o no.
Términos de pago
Los términos de pago se incluyen en una cuenta de cobro para asegurarse de que no haya confusión. La cuenta de cobro debe incluir la fecha de vencimiento del pago, los descuentos aplicados, los detalles del pago anticipado y los cargos por pagos atrasados.
Sugerencia: agregar una nota personalizada es un pequeño gesto que puede ser muy útil. Agradece al cliente por hacer negocios contigo, por ejemplo.
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¿Cuál es el número de cuenta de cobro?
Cada cuenta de cobro incluye un número de factura que se utiliza tanto para referencias internas como externas. Normalmente, estos se agregan en la esquina superior derecha del documento.
Algunas empresas también solicitan que el número de cuenta de cobro se utilice como referencia para los pagos electrónicos.
Hay algunas buenas prácticas al asignar estos números. Por ejemplo, debes mantener el formato de cuenta de cobro elegido, especialmente cuando las envíes de forma recurrente.
Hay varias formas de asignar números de cuenta de cobro. Estos son solo algunos de ellos:
Secuencial
Muchas herramientas de software de facturación en la nube utilizan formatos de numeración secuencial, por lo que muchas empresas optan por asignar facturas con el mismo formato.
El primer número comienza con un número 1, y luego las siguientes cuentas de cobro toman el siguiente número en la secuencia. Por ejemplo, cuenta de cobro n.° 001 será la primera y la cuenta de cobro n.° 002 seguirá.
El formato secuencial facilita la coherencia y evita la duplicación de números.
Cronológico
El método cronológico de facturación clasifica las cuentas de cobro según la fecha en que se generan. Cada número de cuenta de cobro comenzará con el formato de fecha. A partir de entonces, se añade un número único.
Por ejemplo, si envías una cuenta de cobro el 31-10-2021 y has elegido el formato de número único 001, el número de cuenta de cobro cronológico será 2021-10-31-001.
Por ID de cliente
Las empresas que administran varios clientes diferentes en un anticipo pueden elegir identificaciones de clientes únicas. El proceso es similar a la numeración cronológica con una pequeña diferencia: en lugar de incluir la fecha antes del número único, agrega la identificación del cliente.
El ID de cliente puede ser un número (como 240) o puede ser alfabético (como CAN). Como resultado, el número de cuenta de cobro puede aparecer como 240-001 o CAN-001.
Por ID de proyecto
Los números de ID de proyecto funcionan de manera similar a los números de ID de cliente, pero el número se basa en proyectos en lugar de clientes. Ciertas empresas, como las de la construcción, encuentran este método particularmente eficiente.
Nuevamente, la ID del proyecto puede ser numérica o alfabética y seguirá el mismo formato que la ID del cliente.
Cuenta de cobro vs factura: ¿cuál es la diferencia?
Imagina una celebración de cumpleaños en tu restaurante favorito. Después de una velada de comida sabrosa, buen vino y buena compañía, pides pagar. El mesero traerá la cuenta y tú inmediatamente pasarás tu tarjeta de crédito. En este caso, el camarero ha entregado una factura y no una cuenta de cobro.
La gente usa los términos factura y cuenta de cobro indistintamente. Si bien hay similitudes fundamentales, hay una diferencia que vale la pena señalar.
Tanto una cuenta de cobro como una factura describen cuánto dinero se debe después de una transacción comercial. Sin embargo, la fecha límite de pago de una cuenta de cobro suele ser posterior. Por otro lado, una factura exige el pago inmediato.
Una factura sirve como una solicitud de pago. Incluso con la ligera diferencia en los detalles de pago, algunas industrias prefieren usar el término factura en lugar de cuenta de cobro.
Cuenta de cobro vs. orden de compra: ¿cuál es la diferencia?
Algunas personas también confunden una cuenta de cobro con una orden de compra. Es importante diferenciar entre los dos documentos, ya que tienen diferentes propósitos. Esencialmente, una orden de compra precede a una compra, confirmando los costos y los detalles de la transacción.
El vendedor genera y crea una cuenta de cobro después de la compra, solicita el pago y confirma los términos. Una orden de compra es generada por el comprador y creada antes de la compra, y confirma la orden y describe los términos.
Mejores prácticas de cuentas de cobro
El tema del dinero puede hacer que cualquier discusión se sienta un poco tensa e incómoda. Enviar una cuenta de cobro a un cliente por grandes cantidades de dinero y realizar solicitudes de pago puede ser un desafío, pero no tiene por qué serlo. Existen formas profesionales de solicitar el pago a un cliente.
Aquí hay algunos consejos para crear (y enviar) cuentas de cobro profesionales.
Redactar un desglose claro
Algunas transacciones comerciales son sencillas. Por ejemplo, la cuenta de cobro por un pedido al por mayor de tazas de cerámica incluirá la cantidad, la descripción del producto y el costo por unidad.
Sin embargo, algunos acuerdos comerciales involucran más partes móviles. Estos detalles deben resumirse con fines informativos. Por ejemplo, un fotógrafo de bodas puede incluir ofertas específicas dentro de un paquete, como un número determinado de horas al día, un número específico de fotografías, etc.
Es importante que la lista detallada sea minuciosa y mencione detalles específicos. Si la cuenta de cobro involucra bienes físicos, también debe incluir el SKU y la identificación del producto.
Sugerencia: deja claro en la cuenta de cobro si los impuestos están incluidos en el costo o no.
Envía tu cuenta de cobro en el momento adecuado
Envía tu cuenta de cobro tan pronto como se presten los servicios o se entreguen los productos. A medida que el trabajo está completo, puedes exigir el pago. Enviar una cuenta de cobro a tiempo evitará demoras en el pago y ayudará a administrar el flujo de caja. Cualquier sanción por pagos atrasados debe describirse en los términos de pago.
Ofrece opciones de pago online
En el pasado, las empresas saldaban cuentas entregando efectivo. A medida que la tecnología ha evolucionado, la banca en línea se ha convertido en la norma. El uso de esta beneficia a ambas partes en la transacción comercial, brindando un proceso de pago fácil y conveniente.
Las opciones de pago online fomentan los pagos a tiempo y mejoran la experiencia del cliente.
Hay varias formas de facilitar la gestión de los pagos online, considera lo que te contamos a continuación como punto de partida.
- Indica los detalles bancarios necesarios para operaciones online (y asegúrate de que sean precisos)
- Insiste en que te envíen el comprobante de pago a tu dirección de correo electrónico
- Indica un número de referencia fácil para que el cliente lo incluya
- Invierte en una plataforma de contabilidad online que agilice los procesos financieros
Definir términos de pago claros
Normalmente, las empresas dan a sus clientes 30 días para liquidar el saldo. Sin embargo, estos términos de pago se pueden cambiar según lo que funcione mejor para tu negocio y la relación con tu cliente.
Independientemente de las condiciones de pago que elijas, es importante estipular estos detalles en la cuenta de cobro. Por ejemplo, muchos proveedores solicitan que el monto total se pague en un solo pago. Algunos exigen un depósito o anticipo antes de prestar los servicios, mientras que otras permiten hasta 90 días para realizar el pago.
Guíate por la naturaleza de la industria y la complejidad del proyecto.
Usa las cuentas de cobro recurrentes cuando sea relevante
Si haces negocios regularmente con el mismo cliente, es aconsejable utilizar un sistema de numeración de cuentas de cobro recurrentes. Estas se volvieron más fáciles de crear al usar plataformas de contabilidad online y los beneficios incluyen flujo de caja mejorado, ahorro de tiempo en la administración y automatización de procesos de pago.
Sugerencia: si tienes un cliente retenedor, puedes sugerir una orden de débito. Ten en cuenta que el proceso de cobro aún debe realizarse para que el dinero tenga un registro en papel.
Acompaña la cuenta de cobro con un correo electrónico
Recibir una cuenta de cobro independiente por un gran número puede ser molesto. Suaviza el golpe enviando un correo electrónico con la solicitud de pago.
Tómate el tiempo para agradecer al cliente por hacer negocios contigo y toma nota de cualquier información adicional en un correo electrónico. Dependiendo de tu relación con el cliente, ¡incluso puedes agregar un poco de humor ligero! Tomarse el tiempo para redactar un correo electrónico con la cuenta de cobro puede ayudar a cobrar el pago fácilmente.
Solo haz el trabajo cuando se realice el pago
No seas tímido para retener el trabajo o detener proyectos si un cliente no realiza un pago a tiempo. Para protegerte, incluye un disclaimer de que la entrega del trabajo depende de que se te pague a tiempo. Como una cuenta de cobro no es un documento legal, debes delinear todos los acuerdos de antemano.
¿Cómo crear una cuenta de cobro?
Las cuentas de cobro han evolucionado de documentos escritos a mano a generados electrónicamente, y ahora online y móviles. Los dueños de negocios tradicionales aún prefieren las cuentas de cobro escritas a mano en papel, mientras que las empresas modernas han adoptado enfoques más eficientes para recibir estas.
Hoy en día, las cuentas de cobro digitales son fáciles de redactar, modificar y enviar. Te recomendamos crearla de forma online y enviarla a tus clientes por correo electrónico, el proceso es eficiente, rentable y conveniente para ambas partes.
Usar una plantilla de cuenta de cobro es la forma más fácil de comenzar. Las plataformas de software de contabilidad ofrecerán plantillas y un generador de cuentas de cobro que puedes actualizar para incluir los detalles de tu negocio. Asegúrate de incluir toda la información necesaria al crearla.
Si tu empresa no invierte en una plataforma de contabilidad, hay muchas plantillas gratuitas que puedes descargar de Internet.
Ejemplos de cuentas de cobro
Hay diferentes tipos de cuentas de cobro, cada una con un propósito único. La naturaleza de tu negocio y la forma en que prestas tus servicios afectarán el tipo de cuenta de cobro que envíes.
Los siguientes tipos de cuentas de cobro pueden considerarse orientativas.
- Pro-forma: una cuenta de cobro preliminar con un desglose de costos estimados para gestionar las expectativas
- Comercial: declaración de aduana utilizada para la exportación a través de fronteras internacionales
- Notas de crédito: se utilizan cuando ha habido un error en una cuenta de cobro emitida anteriormente, como una cantidad incorrecta o bienes dañados.
- Timesheet: un costo calculado sobre los servicios prestados por hora
- Retenedora: creada para cobrar el pago anticipado de productos vendidos o servicios prestados
- Recurrente - utilizada para repetir transacciones, enviada a los clientes en intervalos
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