Guía completa sobre el trabajo remoto

La creciente tendencia del trabajo remoto en los últimos años es una realidad y, según relevamientos de PWC, al menos un 70% de compañías cuentan con una política para esta modalidad y más de la mitad de los colaboradores están preparados para continuar trabajando de esta manera a nivel local e internacional. Asimismo, el impacto en las dinámicas laborales se traduce en un desdibujamiento de las fronteras tradicionales del espacio, permitiendo a los trabajadores realizar sus tareas desde ubicaciones diversas y con horarios más flexibles que se adaptan a sus necesidades e intereses personales. Con ese mejor balance, las empresas ganan en productividad.

Ahora bien, esta transformación ha brindado innumerables ventajas, como mayor flexibilidad y acceso a un talento global, también ha planteado desafíos relacionados con la comunicación, la colaboración y la preservación de la cultura corporativa. Tener en claro los correctos pasos a seguir es vital para una implementación exitosa, y aquí te los compartimos.

¿Qué es el trabajo remoto?

El trabajo remoto se refiere a una forma de trabajar en la que los empleados desarrollan sus funciones fuera del lugar de trabajo tradicional (el centro de trabajo). Quienes trabajan así, no deben desplazarse hacia centros laborales, sino que tienen un espacio dedicado al trabajo en sus propios hogares (home office), o asisten a espacios compartidos (coworkings) o el sitio en el que se sientan más cómodos y a gusto (incluso como nómadas digitales). 

Sin embargo, hay algunas definiciones y conceptos sobre los que es necesario hacer aclaraciones:

• ¿Es lo mismo trabajar de forma remota que trabajar desde casa? Considera este concepto de tipo de trabajo como un término que cobija diferentes significados. Mientras que los trabajadores remotos pueden trabajar desde cualquier parte, trabajar desde casa significa exactamente lo que es: tu hogar es tu espacio de trabajo. Se trata de una nueva normalidad cada vez para más personas en muchas partes del mundo. 

• ¿Y el teletrabajo? Las líneas son un poco difusas. El teletrabajo es un término que solía aplicarse a una persona que trabaja remotamente la mayoría del tiempo aunque podía asistir a la oficina para una reunión de ser necesario, por lo que no eran trabajadores remotos completamente. Debido a esto, los tele-trabajadores son empleados principalmente a nivel local. El trabajo remoto ha ganado más impulso y las compañías están buscando más allá del talento local. Esta es la razón por la que muchas compañías no utilizan más el término ‘teletrabajador’ y optan por ‘trabajadores remotos’ en su lugar.

• ¿Respecto al equipo repartido? Algunos expertos discuten que remoto es una denominación para un trabajador individual. Por otra parte, el equipo repartido requiere que la compañía entera adopte esta actitud. Compañías y equipos que son distribuidos usualmente no tienen oficinas en ningún sitio, así que solo operan remotamente, por lo que para estas ocasiones el término que puedes usar es el de una compañía “completamente remota”.

Por otra parte, hay errores comunes que es necesario evitar:

• No significa estar disponible en todo momento, lo cual provocaría agotamiento o burnout.

• Los empleados remotos no son “flojos” y quieren evitar el trabajo; esta falacia tiene su origen en personas que basan su confianza en los empleados a partir de micro-gestión que les permite verlos en la oficina fácilmente y así supervisar su trabajo. Sin embargo, no hay evidencia de que los trabajadores a distancia sean menos comprometidos que sus colegas en una oficina tradicional.

• La comunicación no es difícil; si bien es un reto, puede hacerse mucho para solucionar este aspecto. Hay maneras de abordar el problema de la comunicación para cualquier persona que trabaje a distancia: una de ellas es emplear herramientas de videoconferencia como Zoom o equipos de Microsoft. Por ejemplo, puedes programar reuniones de todo el equipo para que todos se puedan ver y discutir temas importantes.

¿Cuándo elegir el trabajo remoto como modelo?

Si alguno de estos aspectos que aquí te compartimos hace eco en ti o en la estrategia de gestión de talento que tienes en mente, el trabajo remoto es lo que debes considerar:

Contratación global y acceso a talento diverso

¿Imaginas la posibilidad de tener un desarrollador IT en Perú, un asistente de Recursos Humanos en India y un ejecutivo de ventas en Argentina? Tener empleados distribuidos a nivel global es posible gracias a la contratación internacional. El trabajo remoto ha eliminado toda barrera geográfica para el reclutamiento y, en consecuencia, las empresas están contratando personal de diferentes orígenes y procedencias con habilidades especializadas que muchas veces son difíciles de conseguir en el plano local.

A su vez, esta capacidad para contratar más allá de las fronteras físicas no solo enriquece la diversidad de la fuerza laboral, sino que también brinda una perspectiva global invaluable para abordar los desafíos de un mercado cada vez más interconectado. Asimismo, tienes más posibilidad de incorporar talento altamente cotizado y demandado, a pesar de que el mercado laboral es cada vez más competitivo.

Crecimiento y expansión ágil

¿Tienes una startup en crecimiento? El trabajo remoto es una modalidad que facilita la expansión en nuevas áreas geográficas sin la necesidad de establecer presencia física inmediata. Esto permite a las empresas probar mercados de manera ágil y tomar decisiones informadas antes de comprometerse con una inversión completa. Así que, ya sabes, si buscas eficiencia, agilidad y rentabilidad, este es el camino.

Estar al día con los mercados y sus necesidades

Si tienes clientes en diferentes regiones, la tarea de estar en permanente conocimiento de los cambios y las actualizaciones de los mercados puede ser todo un desafío. Una forma efectiva para que las organizaciones puedan estar a la vanguardia de las tendencias y demandas cambiantes es con el aprovechamiento del trabajo remoto. Porque, de esta forma, pueden establecer equipos en regiones diversas. Es mucho más fácil adaptarse a las necesidades locales y tener una respuesta más rápida a las oportunidades emergentes.

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Flexibilidad para empleados y aumento de la retención de talento

La Gran Renuncia es un fenómeno global del que tu empresa debe evitar (o, mejor dicho, debe actuar en consecuencia). Como se explica en un estudio de Gartner, los empleadores están manejando esta situación de crisis de talento de manera similar, es decir, no invierten en una experiencia del empleado superior y no cumplen con las nuevas demandas de la autonomía y flexibilidad. Es por esto que algunos empleados están eligiendo retirarse por completo de las formas tradicionales de empleo a tiempo completo, para lograr una mejor calidad de vida.

¿Qué puedes hacer al respecto? Ofrecer trabajo remoto brinda a los empleados una flexibilidad crucial para equilibrar sus responsabilidades laborales y personales. Asimismo, no solo contribuye a un mejor balance entre la vida profesional y la vida personal (estilo de vida posible con un trabajo flexible), también aumenta la satisfacción y la retención de los empleados.

Si logras ofrecer el manejo del tiempo por cuenta propia, además del trabajo remoto, ganarás muchos puntos como empleador. Porque la rigidez en el horario de trabajo está tradicionalmente asociado al trabajo presencial o trabajo de oficina y los empleados valoran más la posibilidad de administrar ellos mismos las horas de trabajo según los objetivos a lograr.

Mejora de la oferta de beneficios

Los trabajadores aprendieron que, tras la pandemia, no es necesario desplazarse diariamente hasta una oficina para cumplir los objetivos y entregar los resultados esperados. Es más, hay una buena parte de los empleados que experimentan un crecimiento en su productividad debido a esta forma de trabajo. ¿Quieres mejorar la oferta de beneficios de tu organización? Inclúyelo.

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Resiliencia ante interrupciones

Las empresas con capacidades de trabajo remoto bien establecidas están mejor preparadas para mantener la continuidad del negocio en condiciones adversas. En otras palabras, podríamos decir que el trabajo remoto proporciona una red y estructura de “seguridad” y “adaptación” frente a situaciones de crisis, como la que recientemente hemos vivido con la pandemia.

Reducción de costos operativos

Si permites que parte o la totalidad de la fuerza laboral realice sus tareas desde ubicaciones fuera de la oficina tradicional, ya sea desde sus hogares u otros lugares, puedes experimentar una reducción significativa en los costos fijos.

• ¿Tienes un espacio de oficina? Con el trabajo remoto, puedes prescindir del alquiler de un espacio de trabajo; tampoco es necesario que compres uno. En lugar de invertir en oficinas grandes y costosas, puedes permitir que tus empleados trabajen desde sus hogares o espacios de coworking.
• ¿Y qué hay de los servicios? Los costos como electricidad, calefacción, aire acondicionado, limpieza, mantenimiento y seguridad puedes descontarlos al no requerir una infraestructura física.
• Por ende, la demanda de suministros de oficina, como papel, tinta, consumibles y otros materiales, también disminuye.
• Lo mismo ocurre con la tecnología y equipamiento. Si bien es cierto que las empresas pueden proporcionar a sus empleados tecnología y equipos para trabajar desde casa, estos gastos suelen ser menores que los costos continuos de operar una oficina física.

Pasos para la implementación exitosa del trabajo remoto en una organización

Sigue estos pasos:

1. Comienza por una planificación inicial

En esta primera instancia debes evaluar los roles y funciones que consideras que son aptos para el trabajo remoto. Dependiendo del tipo de empresa y actividad económica, puede ser que tengas equipos que fácilmente pueden adaptarse a esta modalidad y otros que no. Por ejemplo, si tu empresa comercializa productos de fabricación nacional, los empleados de la fábrica no pueden prescindir del trabajo en la misma, pero sí quienes tienen roles más administrativos. No olvides definir claramente tus objetivos y los resultados esperados para que el programa de trabajo remoto sea un éxito.

Para agilizar esta tarea, puedes apoyarte en esta plantilla de política de equipo de trabajo remoto. Así podrás desarrollar y hacer cumplir pautas más sólidas.

2. Selecciona las herramientas digitales adecuadas

En aras de facilitar la comunicación y colaboración a distancia, debes investigar y seleccionar las mejores herramientas que permitan tener a tus empleados en sintonía. Esto no solo abarca plataformas de videoconferencia, como Zoom, para que los compañeros de trabajo estén en contacto. También todo lo relacionado con la mensajería instantánea, como Slack, y las aplicaciones de gestión de proyectos para visualizar avances y progresos, como Trello. Las tecnologías de la información son tus aliados para este modelo de trabajo que hace foco en una mayor productividad.

Asimismo, tus empleados remotos deben contar con los implementos informáticos necesarios para desempeñar sus tareas, como una notebook adecuada. Descubre cómo puedes enviar equipos con Deel.

Entregar equipos de trabajo a tus colaboradores puede ser sencillo

Una política de entrega de equipo de trabajo te ayuda a establecer pautas sobre cómo pedir, distribuir y usar correctamente los equipos.

3. Adopta estrategias para mantener la cultura empresarial y la conexión entre equipos

Solo así podrás garantizar la cohesión y el éxito continuo de tu organización. Para eso, puedes recurrir a estrategias como:

• Eventos virtuales de cultura empresarial: organiza sesiones virtuales donde los líderes compartan historias y ejemplos que ilustren los valores y la misión de la empresa. Invita a miembros de diferentes equipos y ubicaciones para que compartan sus propias perspectivas.
• Comunicación de valores y misión: planifica eventos virtuales que celebren ocasiones especiales y tradiciones culturales, como aniversarios de la empresa, días festivos y reconocimientos. Estos eventos refuerzan los lazos entre los equipos y mantienen viva la cultura organizacional.

4. Considera las habilidades y enfoques clave para liderar equipos de manera remota

Puedes aplicar las siguientes prácticas recomendadas para un buen liderazgo:

• Emplea cada aplicación y herramienta de comunicación de forma oportuna.
• Proporciona actualizaciones regulares sobre el progreso del proyecto y las metas alcanzadas.
• Realiza reuniones individuales con los miembros del equipo para discutir sus desafíos y preocupaciones.
• Muestra interés genuino por el bienestar del personal en reuniones 1:1.
• Coordina reuniones virtuales en horarios que sean convenientes para todos los miembros del equipo, considerando las diferencias horarias.
• Establece métricas claras y medibles para evaluar el éxito de cada proyecto y reconoce el esfuerzo.

Puedes profundizar sobre este tema en esta guía de habilidades esenciales de liderazgo y en este artículo sobre liderazgo situacional.

5. Fomenta la comunicación abierta, la confianza y la claridad en las expectativas

Para eso, puedes programar reuniones virtuales con una determinada frecuencia (por ejemplo, semanal) para que todos los miembros del equipo puedan compartir sus avances, desafíos y sugerencias para mejorar la colaboración. Asimismo, puedes emplear plataformas de chat como Slack o Microsoft Teams para mantener conversaciones rápidas y fluidas, como te hemos recomendado anteriormente.

6. Mantén la motivación y el compromiso del equipo en un entorno de trabajo virtual con estos consejos

Una forma de mantener ambos aspectos en positivo es por medio de la celebración de los logros y el reconocimiento al esfuerzo. A propósito, puedes destacar los éxitos semanales en un canal de comunicación grupal y elogia a los miembros del equipo por sus contribuciones. Otra manera de potenciar el compromiso laboral es con la organización de webinars o talleres en línea en los que los empleados puedan adquirir nuevas habilidades relevantes para su trabajo.

Por último, recuerda revisar todos tus procesos actuales, incluyendo la fase de onboarding para adaptarla a esta modalidad.

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Usa esta guía para asegurar que cada detalle del proceso de onboarding asincrónico esté cubierto durante los primeros tres meses,

Consejos prácticos para empleadores remotos

Algunos consejos a los que puedes recurrir:

• Al asignar un proyecto, detalla los objetivos específicos que deben lograrse y cómo se evaluará el éxito.
• Crea canales de chat en Slack dedicados a proyectos específicos para facilitar la comunicación.
• Agenda una reunión semanal de videoconferencia para revisar avances y abordar cualquier problema.
• Realiza revisiones trimestrales en las que destaquen los logros y se ofrezcan sugerencias para mejorar.
• Establece pautas de comunicación respetuosa en chats y correos electrónicos.
• Permite que los empleados propongan soluciones y enfoques para los desafíos.

Consejos prácticos para trabajadores remotos

Aquí tienes consejos prácticos que te ayudarán:

• Elige un sitio de tu hogar con buena iluminación y una silla cómoda para mantener la comodidad y la concentración, para montar tu oficina.
• Comienza y finaliza tu jornada laboral a las mismas horas todos los días para establecer límites claros.
• Crea listas de tareas diarias y asigna plazos realistas.
• Establece intervalos en tu horario laboral para tareas personales, como hacer ejercicio o cocinar.
• Cierra tu computadora y apaga las notificaciones al finalizar tu jornada laboral para desconectar y prevenir el agotamiento.
• Establece metas laborales por semana que sean realistas.
• Reconoce y celebra tus logros, incluso los pequeños avances. Por ejemplo, date un pequeño premio al finalizar una tarea importante.

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