El análisis de personas es fundamental para la gestión de talento humano remoto, porque a través de esta se pueden identificar los mejores perfiles como así también detectar oportunidades de crecimiento interno.
Asimismo, la necesidad de aumentar la productividad y superar los objetivos del negocio requiere de procesos automatizados y la elaboración de reportes eficientes, sin sesgos, que ayuden a concretar estos desafíos.
En todo este escenario, los KPIs de recursos humanos resultan claves para medir y analizar. Veamos cuáles son los principales.
¿Qué son las KPIs en Recursos Humanos y por qué son importantes?
El KPI de Recursos Humanos es una abreviatura de la palabra en inglés Key Performance Indicator, es decir, indicadores de desempeño. En el departamento de Recursos Humanos, los KPI son una unidad de medida para conocer el rendimiento de distintos aspectos que hacen a la gestión del talento en su totalidad (abarcando todo el ciclo de vida del empleado).
Hay otros aspectos relevantes a tener en cuenta:
- Objetivos: los KPI ayudan al logro de objetivos. En función de lo que queramos lograr, se puede elegir un KPI relevante.
- Fuente: se debe tener en claro el origen o procedencia de la data sobre la que se basan nuestros KPI.
Por lo tanto, en el marco del people analytics, estos indicadores de Recursos Humanos son importantes para dicho departamento porque con ellos se puede medir la efectividad de sus procesos. Como es el caso de la selección de personal y la capacitación corporativa. Así, los KPIs en recursos humanos son esenciales para el seguimiento y establecimiento de objetivos estratégicos.
10 KPIs imprescindibles para los equipos de RR.HH.
Estos son los KPI que se deben seguir e incorporar en el cuadro de mando como indicadores de gestión relevantes:
1. Tasa de productividad de los empleados
El análisis del rendimiento y desempeño de los colaboradores es un punto fundamental en la evaluación desde el departamento de RR.HH. En línea con esto, la productividad laboral es un factor clave y decisivo. La tasa de productividad puede medirse y seguirse de manera personalizada por cada trabajador. Ahora, la fórmula dependerá del tipo de trabajo y sector en el que se encuentre el personal.
Por ejemplo, en el caso de Ventas, generalmente la fórmula es la siguiente: total de ventas en un período determinado / total de empleados en la organización. Esto revela cuál es la productividad individual, aunque también puede aplicarse de forma grupal.
Otras opciones incluyen las horas trabajadas (es decir, cuántas horas le demanda a cada uno de los vendedores obtener una venta, para posteriormente tener el dato promedio y así evaluar a todo el grupo).
2. Costo de contratación
Entre los indicadores clave de rendimiento, se puede evaluar cuánto cuesta cada empleado para la empresa. Así, el costo de contratación está directamente relacionado con el puesto de trabajo de una empresa y el proceso de selección.
Por lo tanto, pueden contemplarse gastos iniciales de dicho proceso o no. En este último caso, la fórmula no solo atañe al momento en que las personas se incorporan a la empresa como empleados, sino también otras inversiones como lo son las capacitaciones y las curvas de aprendizaje implicadas.
La fórmula básica para este KPI es el siguiente: (costos internos de selección + costos externos de selección) / número total de personas contratadas. A los costos internos y externos se le pueden sumar las inversiones en materia de desarrollo de habilidades (ya sean blandas o duras), según lo que se desee seguir.
3. Índice de ausentismo laboral
La tasa de absentismo mide cómo es la ausencia de los trabajadores en la empresa, sea por el motivo que sea. Esto incluye razones justificadas como accidentes laborales, bajas médicas, retrasos o sin motivo. Asimismo, este indicador puede discriminarse por razón, si se desea hacer un análisis y seguimiento más profundo o exhaustivo.
¿De qué manera puede aprovecharse el índice de ausentismo en el trabajo? Por ejemplo, para hacer predicciones en cuanto a las bajas en los diversos equipos (se puede diferenciar por departamento) o inconvenientes en el desarrollo y funcionamiento de la organización.
Un dato no menor es que, en relación con el valor medio de la hora de trabajo, el impacto del ausentismo se puede verificar en la incidencia de los costos de la compañía.
Si deseas calcular este índice, puedes aplicar la siguiente fórmula: (el total de horas no trabajadas por bajas / el total de horas contempladas para trabajar) * 100.
4. Índice de rotación de empleados
¿Cuántas renuncias hay en tu empresa por año? La rotación es un tema clave que pone al descubierto inconvenientes relacionados con la retención del personal, como puede ser la falta de oportunidades de desarrollo profesional, la falta de beneficios extras, una cultura organizacional deficiente, un mal clima laboral, entre tantas otras opciones.
De acuerdo con Huffpost, perder a un empleado puede costar entre 1,5 y 2 veces su salario. Por este motivo, este KPI es tan importante, porque puede significar un costo significativo.
El cálculo de la tasa de rotación en una empresa es bastante sencillo: cantidad de empleados que renuncian o son despedidos por la empresa en un año / la media de empleados de ese mismo año.
5. Nivel de satisfacción
En relación con el KPI antes mencionado, el ambiente laboral es esencial para determinar una alta o baja tasa de rotación interna. Pero, ¿cómo saber si el clima que se vive dentro de la empresa es agradable o no? ¿Cómo calcular esta percepción?
Se puede recurrir a herramientas como las encuestas de clima laboral, en el que se pregunte a los empleados cómo lo califican en una escala del 1 al 10. Luego, solo debes calcular el número promedio para obtener el resultado final y así tener el nivel de satisfacción correspondiente.
Esto te permitirá detectar problemas que influyen en el curso normal de tu empresa e incorporar las mejoras correspondientes.
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6. Retención de talento
La retención del talento es un KPI que demuestra cuán estable es una empresa en materia de personal. Con este indicador puedes saber cuál es el promedio de duración de un empleado en la organización, con el propósito de aplicar estrategias que incentiven a incrementarlo a largo del tiempo.
Desde luego, las razones pueden estar vinculadas con el ambiente de trabajo, la retribución monetaria o la relación con los demás empleados.
La fórmula correspondiente para calcular la retención de talento es dividir la cantidad de trabajadores que se incorporaron a la empresa en un período determinado entre la cantidad que permaneció durante ese mismo período.
7. Tiempo promedio en lograr un objetivo
El tiempo medio ayuda a determinar qué tan eficiente es un proceso de selección, por ejemplo. En simples palabras, este KPI sirve para saber si los procesos están funcionando de forma adecuada. Lo ideal es que el tiempo medio se reduzca a medida que se evalúa cada objetivo, ya que los empleados son más productivos a medida que transcurre el tiempo.
Por lo tanto, para calcular el tiempo promedio en lograr un objetivo se debe dividir la cantidad de horas que se insumieron para alcanzar un objetivo en particular y la cantidad de horas totales que trabaja.
8. Índice de competitividad salarial
¿Qué tan competitivo es el salario que ofrece tu empresa? Este indicador es clave si se quiere trabajar situaciones como una baja retención de personal. Porque se pueden hacer comparaciones en relación con otras empresas del mismo sector o industria.
La fórmula es la siguiente: salario promedio que ofrece la empresa en particular / salario promedio de todo el sector.
Ahora, ¿cómo leer los resultados de este cálculo?
- Si el resultado es menor a 1: la empresa paga poco en comparación al resto.
- Si el resultado es mayor a 1: la empresa paga más.
9. Coste de nuevas contrataciones
Este KPI es útil para detectar si están mejorando los costes implicados en los nuevos procesos de selección y reclutamiento. Su implementación es similar al KPI sobre coste de contratación, pero vinculado solo a las nuevas incorporaciones.
Cabe destacar que el costo de la contratación dependerá de si esta será externa o interna. En el primer caso, el costo será más alto y el tiempo de dedicación del área de RR.HH., también ya que hay que desplegar el proceso de reclutamiento hacia afuera de la empresa.
Esto incluye, en primer lugar, saber cuáles son las características que debe tener el personal a contratar, generar un aviso y dar difusión a través de los principales canales. También, recibir los CV, hacer una selección de los candidatos y luego realizar las entrevistas.
Por otro lado, el costo de contratación interna será más rápido y se necesitará menos inversión porque no se requiere de un gran aparato que sustente todo el proceso de selección.
Ante todo, los empleados a reubicar a través de la promoción interna, ya están en la empresa y ya fueron seleccionados y entrevistados para incorporarse a la misma. Y, en segundo lugar, porque se cuenta con la referencia de los propios CEO o gerentes de la compañía para validar las cualidades o características de los candidatos.
10. Índice de compromiso
¿Cómo saber qué tan comprometidos son los empleados de una organización? Para esto, se puede recurrir al índice de compromiso, el cual permite conocer el grado de sentimiento de pertenencia del personal. ¿De qué manera?
Hay que recurrir a la implementación de encuestas de satisfacción o de experiencia del empleado, con preguntas clave. Por ejemplo: ¿cómo resultó tu primer día de trabajo? Y establecer una escala numérica del 1 al 10 o del 1 al 5. Luego, se debe calcular el promedio de respuestas. ¡Y listo!
¿Cómo determinar los KPI para RR.HH.?
Parte del trabajo o las funciones de los profesionales de Recursos Humanos tienen que ver con la evaluación del rendimiento de los empleados, la planificación de las necesidades de la empresa y la administración del personal. Y es aquí donde los KPI entran en juego, si se pretendes optimizar y hacer más eficiente los equipos. Te compartimos consejos para su identificación y determinación:
1. Cerciorarse de que cumplan con las características fundamentales
Para definir un KPI de forma eficiente y correcta, con el propósito de evitar arrastrar errores, recuerda seguir la conocida regla SMART de los objetivos:
- Específico: el KPI debe ser específico. Por lo tanto, debe hacer referencia directa a una acción determinada. Un ejemplo puede ser la rotación de personal (tasa de rotación) y el planteamiento de qué porcentaje se quiere reducir.
- Medible: es importante medir para detectar fallas y oportunidades de mejora. Ahora, el indicador debe ser capaz de ser medido.
- Alcanzable: deben contemplarse metas y objetivos capaces de ser alcanzados, es decir, realistas.
- Relevantes: la elección de las métricas debe estar en línea con lo que es realmente relevante para el negocio (en tanto también añadan valor).
- Temporales: debe limitarse el tiempo de medición, en un periodo concreto.
2. Es fundamental contar con la cantidad de KPI justa
Un error muy frecuente es querer abarcar la mayor cantidad de indicadores posibles. Sin embargo, plantear 20 es demasiado. Lo recomendable es escoger entre 5 a 10 que estén alineados directamente con lo que se quiere lograr para el negocio.
3. Determina el tipo de KPI que necesitas
Hay dos tipos de KPI, de acuerdo con lo que se pretenda medir. Por un lado, los KPI cualitativos que se usan para la medición de opiniones y todo lo que incide -en este caso- con la calidad de los procesos de Recursos Humanos.
Por lo tanto, estos indicadores contribuyen a llegar a conclusiones relacionadas con la satisfacción de los empleados, por ejemplo, en el marco de una evaluación de experiencia del empleado.
Por otro lado, tenemos los KPIs cuantitativos que se emplean para medir distintos factores. Uno de ellos pueden ser los niveles de productividad de los equipos de trabajo.
2 herramientas imprescindibles para seguir los KPIs de recursos humanos
Pero, ¿cómo llevar al terreno práctico estos KPI una vez que los has identificado? Para incorporarlos a tu empresa, requieres de diversas herramientas que te permitan procesar la información que necesitas. Aquí te compartimos algunos ejemplos:
Encuestas para empleados
Las encuestas son un excelente recurso para recabar información que luego pueda procesarse para arribar a conclusiones relevantes. Por ejemplo, en relación con el clima laboral o los principales motivos de absentismo laboral.
Generalmente, hay dos formas de emplearlas. Ya sea porque se pretende profundizar sobre determinados aspectos de la experiencia de los colaboradores, por lo que su aplicación es de forma ocasional.
En cambio, las encuestas de realización periódica son las que los trabajadores suelen completar con una frecuencia semanal, quincenal o incluso mensual.
Sistemas de Información para Recursos Humanos
En este caso, es más que una herramienta. Más bien, el SIRH es un software desarrollado especialmente para el departamento de RR.HH. con la finalidad de ofrecer todas las herramientas y funciones necesarias para mejorar la gestión del capital humano de todo tipo de organización (de todos los tamaños y sectores del mercado).
La tecnología es uno de los grandes aliados de RR.HH., para todo tipo de desafío, como el que supone la movilidad global o la gestión de equipos distribuidos y la retención de talento en un contexto de alta demanda de los perfiles más cotizados.
En lo que se refiere a este software de Recursos Humanos, hay muchas razones para tener uno. Y en este otro artículo, te contamos cuáles son las principales.
A propósito, ¿sabías que Deel HR ofrece reporting? Con esta función, puedes acceder a reportes que te ayuden a gestionar de una mejor manera tu equipo de trabajo.
Aprovecha los datos para tomar mejores decisiones
Recapitulando, aquí hemos visto qué son los indicadores clave para la gestión de Recursos Humanos, cómo determinarlos, cuáles son los principales y qué tipo de herramientas puedes implementar en tu empresa como fuentes de información para los KPIs de Recursos Humanos.
Sobre lo que no quedan dudas es que los datos son uno de los pilares más importantes y el área de Recursos Humanos no es la excepción, sino todo lo contrario. Los datos tangibles, precisos y objetivos aportan mucho valor para el crecimiento organizacional.
Si quieres seguir profundizando sobre cómo sacarle el jugo a herramientas de RR.HH. para impulsar el éxito organizacional, tenemos un regalo para ti. ¡Descarga la guía sobre cómo elegir un SIRH para tu empresa! Es gratis.
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