Tout savoir sur la conformité COBRA

La conformité COBRA désigne l’obligation légale pour les employeurs américains de proposer une couverture santé continue aux salariés éligibles et à leurs ayants droit après certains événements, comme une perte d’emploi.

Pour un employeur, rester conforme à la couverture COBRA permet d’éviter des litiges juridiques ou des sanctions financières aux USA.

Deel vous en dit plus sur la conformité COBRA ainsi que les obligations pour les salariés et les employeurs.

Qu’est-ce que COBRA ?

COBRA est l’acronyme de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act, une loi adoptée en 1986. Ce texte, qui modifie l*’Employee Retirement Income Security Act*, permet aux salariés de continuer à bénéficier de leur couverture santé pendant une certaine période après un événement imprévu.

Le programme COBRA est géré au niveau fédéral par le Department of Labor des États-Unis. Toutefois, plusieurs États disposent de dispositifs similaires, souvent limités aux petites entreprises.

Si vous êtes concerné par l’un de ces États, vous devez respecter à la fois les obligations fédérales et locales. Un expert PEO de Deel peut vous aider à comprendre les chevauchements entre les deux lois et à rester conforme, sans alourdir vos charges.

Êtes-vous obligé de proposer la couverture COBRA ?

COBRA s’applique aux employeurs ayant au moins 20 salariés sur au moins 50 % des jours ouvrables de l’année précédente. Vous devez également avoir proposé un régime de santé collectif sur cette période.

Déterminer si vous remplissez ces conditions ne se limite pas à compter vos effectifs. Par exemple, les employés à temps plein comptent chacun pour une unité, tandis que les temps partiels sont comptabilisés en fraction.

Cette fraction est calculée en divisant le nombre d’heures travaillées par l’employé par le nombre d’heures annuelles d’un temps plein (généralement 2 080 heures).

Qui paie la couverture COBRA ?

Les salariés qui bénéficient de COBRA paient en général l’intégralité des primes d’assurance. Dans certains cas, vous pouvez légalement facturer jusqu’à 102 % de la prime, afin de couvrir vos frais administratifs.

Si un salarié aux USA bénéficie d’une prolongation de COBRA en raison d’un handicap, vous pouvez facturer jusqu’à 150 % de la prime entre le 18e et le 29e mois. Un expert PEO peut vous aider à calculer ces montants.

Conformité COBRA : quelles sont vos obligations en tant qu’employeur ?

Si vous remplissez les critères d’éligibilité COBRA, vous devez proposer aux salariés concernés les prestations habituellement incluses dans votre couverture santé collective, telles que :

• les régimes de soins médicaux ;

• les régimes dentaires ;

• les régimes auditifs ;

• les régimes de soins visuels ;

• les plans de traitement des addictions ;

• les comptes de dépenses médicales ;

• les régimes de santé mentale.

En revanche, les congés payés, les régimes de retraite, d’invalidité ou d’assurance vie ne sont pas couverts par COBRA.

Qui peut bénéficier de la couverture COBRA ?

Les salariés éligibles à la couverture COBRA sont appelés bénéficiaires qualifiés (qualified beneficiaries). Il s’agit de toute personne couverte par votre régime de santé collectif la veille d’un événement ouvrant droit à COBRA.

Les bénéficiaires qualifiés peuvent inclure :

• les salariés à temps plein ou à temps partiel ;

• leurs conjoints ;

• leurs ayants droit ;

• les associés dans un partenariat ;

• les retraités (sauf ceux bénéficiant de Medicare).

En revanche, vous n’êtes pas tenu de proposer la couverture COBRA aux salariés :

• qui ont adhéré à Medicare l’année précédente ;

• qui ont refusé l’inscription à votre régime collectif ;

• ou qui n’y étaient pas éligibles.

Quels sont les événements ouvrant droit à COBRA ?

Un événement qualifiant (qualifying event) correspond à une situation qui entraînerait la perte de la couverture santé habituelle d’un salarié ou bénéficiaire.

Voici les cas les plus fréquents :

• une réduction du temps de travail ;

• une rupture de contrat (volontaire ou non) ;

• un divorce ou une séparation légale entre un salarié et son conjoint ;

• le décès du salarié ;

• une inscription à Medicare ;

• un départ en service militaire actif ;

• un changement de statut d’un ayant droit.

La conformité COBRA peut également s’appliquer si votre entreprise dépose le bilan, laissant vos salariés sans couverture.

Conformité COBRA : Qu’est-ce qu’une faute grave (gross misconduct) ?

La loi COBRA prévoit que vous n’êtes pas tenu d’assurer un salarié licencié pour faute grave, sans toutefois en donner une définition précise. En pratique, une faute grave peut inclure :

• un acte volontairement malveillant ou intentionnel ;

• une compréhension claire par le salarié de la gravité de ses actes ;

• un lien direct entre l’acte et son activité professionnelle.

Quelle est la durée de la couverture COBRA ?

La durée de la couverture COBRA dépend de l’événement déclencheur. La protection débute à la date de survenue de l’événement qualifiant.

Elle peut se prolonger pendant :

• 18 mois en cas de réduction d’heures ou de fin de contrat (hors faute grave) ;

• 29 mois si le bénéficiaire est reconnu comme handicapé au sens du Social Security Act ;

• 36 mois en cas de décès du salarié, divorce ou séparation légale, ou encore en cas d’adhésion du salarié à Medicare.

En cas de second événement qualifiant (par exemple, réduction du temps de travail suivi d’une reconnaissance de handicap), la couverture peut être prolongée.

Enfin, vous pouvez choisir d’étendre volontairement la durée de couverture au-delà de ces délais.

La couverture COBRA peut-elle être interrompue de manière anticipée ?

Oui, vous pouvez mettre fin à la couverture COBRA d’un salarié avant son terme dans les cas suivants :

• Le salarié ne paie pas ses cotisations dans les délais ;

• Vous mettez fin à votre régime collectif d’assurance maladie ;

• Le salarié ne remplit plus les critères d’invalidité ;

• Vous suspectez une fraude ou un comportement abusif ;

• Le salarié rejoint un autre régime collectif ou devient éligible à Medicare.

En cas de résiliation anticipée, vous devez envoyer une notification formelle au salarié concerné.

Comment informer les salariés de la couverture COBRA ?

La conformité COBRA impose certaines obligations de communication aux employeurs, en plus de la mise en place de la couverture elle-même. Vous devez notamment :

• Informer les salariés et leurs conjoints, au moment de leur adhésion, de leurs droits initiaux à la couverture COBRA ;

• Avertir les bénéficiaires qualifiés de leur droit à poursuivre leur couverture après un événement qualifiant ;

• Notifier l’assureur ou l’administrateur du régime lorsqu’un événement déclencheur survient.

Vous disposez de 30 jours pour informer l’administrateur du régime (assureur) après un événement. L’administrateur dispose ensuite de 14 jours pour prévenir le bénéficiaire concerné.

Conformité COBRA : le délai de réponse pour un salarié

Une fois notifié, le bénéficiaire dispose de 60 jours pour répondre à votre avis d’éligibilité COBRA. Passé ce délai, il perd définitivement son droit à la couverture et ne pourra plus y adhérer.

Quelles sanctions en cas de non-conformité COBRA ?

La non-conformité COBRA peut entraîner des sanctions financières importantes :

• Le Département du Travail (DOL) peut infliger une amende allant jusqu’à 110 $ par jour et par bénéficiaire qualifié ;

• Sur une période de 18 mois (durée classique de la couverture), si vous oubliez d’offrir la couverture à un salarié ayant un conjoint et deux enfants, cela peut représenter jusqu’à 40 000 $ d’amende ;

• Les bénéficiaires lésés peuvent également vous poursuivre en justice au niveau fédéral, ce qui peut aboutir au paiement de dommages-intérêts et aux frais de justice ;

• Enfin, l’IRS (service des impôts américain) peut vous imposer une taxe d’accise supplémentaire pour défaut de conformité.

Comment garantir votre conformité COBRA ?

Pour rester en conformité COBRA, vous devez suivre et couvrir chaque année les bénéficiaires éligibles. Derrière cette tâche, en apparence simple, se cache en réalité un processus rigoureux impliquant les données suivantes :

• L’analyse de votre effectif et du nombre d’heures travaillées pour vérifier votre éligibilité ;

• La sélection d’un administrateur de régime adapté ;

• L’identification des bénéficiaires qualifiés ;

• La collecte des paiements via la paie pour couvrir les primes COBRA ;

• L’évaluation des événements déclencheurs ouvrant droit à la couverture ;

• La notification des bénéficiaires et de l’administrateur en cas de déclenchement de la couverture ;

• La gestion des ajustements de paie et de fiscalité après le versement de la couverture.

Un logiciel SIRH peut vous aider à automatiser ces tâches et à détecter d’éventuels écarts de conformité. Grâce à l’automatisation, vous limitez les erreurs, sécurisez votre conformité COBRA et réduisez la charge administrative pesant sur vos équipes RH.

Déléguez la conformité COBRA à Deel

Gérer la conformité COBRA en interne peut vite devenir un casse-tête. Entre l’éligibilité, les événements déclencheurs, les délais réglementaires et la gestion de la paie, votre équipe RH risque d’être submergée.

La plateforme RH tout-en-un de Deel est conçue pour faciliter la conformité. Nous vous aidons à mettre en œuvre vos politiques COBRA et à intégrer les couvertures dans votre paie à travers des processus fiables.

Deel peut également suivre pour vous les évolutions réglementaires autour de COBRA, afin que votre conformité suive le rythme de la croissance de votre entreprise et de l’évolution de vos plans de couverture.

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