Comment Family Care a Intégré Un Système De Paie Conforme en Trois Mois Avec Deel

Family Care est une organisation à but non lucratif qui fournit des services de soutien aux familles, aux aidants et aux personnes en situation de handicap, et est un prestataire enregistré pour le National Disability Insurance Scheme (NDIS). Family Care est basée à Shepparton, dans la région de Victoria, et dessert les districts environnants.

En mars 2023, Family Care a reçu un avis indiquant que son prestataire de paie mettait fin à son service dans seulement trois mois — un défi majeur pour toute organisation.

« Il était essentiel que nous trouvions rapidement un nouveau système de paie auprès d'un fournisseur de qualité », explique Heather Hall, directrice des services opérationnels de Family Care.

Dans le même temps, l'organisation devait migrer vers une nouvelle plateforme RH. Elle recherchait des systèmes intégrés de paie et de RH — plutôt que deux systèmes autonomes qui ne communiquaient pas entre eux.

Compte tenu de l'ampleur et de la gravité du défi, Family Care a décidé de faire appel à PayGroup by Deel. Les organisations se sont rencontrées le 1er avril 2023. En l'espace de 30 jours, PayGroup by Deel avait mis en place un test opérationnel prêt à être utilisé.

« La solution la plus simple pour eux aurait été : ‘C'est trop difficile ; le délai est trop court’, mais PayGroup a fait plus que nécessaire pour assurer la transition, en nous intégrant dans un délai de deux mois », déclare Hall.

Ce n'est pas seulement la rapidité de PayGroup qui a impressionné Family Care, mais aussi sa planification, son service et sa fiabilité. PayGroup a élaboré un plan de mise en œuvre du changement et l'a exécuté en respectant tous les délais. Ils ont nommé un chef de projet dédié, qui a collaboré avec notre chef de projet. Ils ont travaillé ensemble jusqu'à ce que tout soit prêt et opérationnel.

« Depuis la mise en production, PayGroup a été très réactif pour résoudre les problèmes et adapter le système à nos besoins. »

En trois mois, PayGroup by Deel avait lancé la paie de Family Care — avec la conformité au centre des préoccupations.

« Il n'y a aucun doute sur l'intégrité et l'exactitude des données ou des rapports », explique Hall. « Nous ne doutons pas d'être conformes à nos obligations en matière de Superannuation (régime de retraite australien), de reporting, de PAYG, etc. »

Le nouveau système de paie est simple d'utilisation, si bien que la transition pour le personnel s'est faite en douceur. « Il est facile pour le personnel de saisir les feuilles de temps et les demandes de congé, et simple pour les superviseurs de les approuver. »

Maintenant que l'intégration (onboarding) est terminée, PayGroup by Deel travaille avec Family Care pour personnaliser la paie afin de répondre précisément aux besoins de l'organisation.