Tout savoir sur la prime de vacances et comment la calculer

Que ce soit pour financer un voyage ou alléger des dépenses de famille, la prime de vacances est un avantage social particulièrement apprécié des salariés, un vrai atout pour leur pouvoir d’achat. Mais, quelles sont ses conditions d’attribution ? Pourquoi la verser à ses salariés ? Comment la calculer ? Avec Deel, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la prime de vacances, ses modalités et comment la calculer, même à l’international.

NDLR : Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Pour toute question spécifique, consultez un professionnel du droit.

Qu’est-ce que la prime de vacances ?

Définition

La prime de vacances est un complément de salaire accordé aux employés qu’ils peuvent dépenser dans le budget de leurs congés payés. C’est l’un des avantages sociaux qu’une entreprise peut proposer. Elle s’ajoute à l’indemnité de congés payés déjà prévue par le Code du travail en France. Un vrai « coup de pouce » qui aide financièrement vos salariés à profiter pleinement de leur temps off !

Côté légal, le versement de la prime de vacances est intégré au « variable » de la rémunération, ce qui veut dire qu’elle est intégrée dans l’assiette des cotisations sociales du collaborateur, et qu’elle est soumise à l’impôt sur le revenu.

Quelles sont les conditions d’attribution d’une telle prime ?

En France, la prime de vacances n'est pas définie par le droit du travail. Néanmoins, elle peut rester une obligation légale si elle est prévue par :

• Les conventions collectives ou accords d’entreprise : si le secteur d’activité ou accord collectif de l’entreprise le stipule, comme ceux de la branche Syntec ou la convention collective du BTP, alors l’employeur est dans l’obligation de verser une prime de vacances aux salariés de l’entreprise.
• Le contrat de travail : il peut mentionner une prime de vacances, auquel cas le versement de cette dernière devient une obligation légale pour l’employeur.
• Usage d’entreprise : ce type de prime peut être versé au compte-goutte et de façon plus ou moins aléatoire par l’entreprise. On qualifie cette pratique d’« usage » qui peut être acceptable s’il n’est pas discriminatoire et reste le même pour l’ensemble des salariés.
• Décision unilatérale de l’employeur : ce dernier peut choisir de mettre en place une prime de vacances à titre volontaire, en définissant les conditions et modalités.

Côté salarié, les critères d’attribution de la prime dépendent de son entreprise ou de l’accord collectif. Cela peut varier en fonction de l’ancienneté, du nombre de jours ouvrables travaillés, de son grade hiérarchique, de sa catégorie professionnelle ou encore de son départ effectif en congé durant la période de référence. Encore une fois, ces critères ne doivent en aucun cas être discriminatoires ou porter atteinte aux droits des salariés sous peine de possibles sanctions légales.

Bon à savoir : la prime de vacances n’est pas la même chose que des chèques vacances, qui permettent de financer des dépenses spécifiques liées aux loisirs et au tourisme, ou une indemnité de congés payés, destinée à compenser la perte de salaire pendant les congés.

Pourquoi donner une prime de vacances à ses salariés ?

La prime de vacances n’est pas qu’un simple avantage social ou une contribution financière. Cela peut être un réel atout pour fidéliser les collaborateurs et booster l’attractivité de l’entreprise sur le marché du travail.

En montrant que vous favorisez le bien-être de vos salariés et un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, vous augmentez l’engagement des collaborateurs pour l’entreprise et boostez ainsi leurs performances au travail. Cela favorise une culture d’entreprise positive, qui peut limiter la gestion des conflits au sein des équipes, l’absentéisme ou les départs.

Comment calculer le montant de la prime de vacances ?

Le montant de la prime de vacances est calculé en fonction de ce qui est stipulé dans le contrat de travail, l’accord de branche ou la convention collective. Ce sont ces textes qui vont expliciter le type de calcul et le versement d’une prime de vacances, et cela peut donc varier d’une entreprise à une autre, et d’un secteur à un autre.

Certains secteurs comme le BTP (bâtiment et travaux publics) ont une méthode de calcul fixe pour l’ensemble des entreprises du milieu. Dans ce cas précis, la prime est égale à 30 % de l’indemnité de congés payés et calculée sur une base de deux jours ouvrables par mois ou 150 heures de travail. La convention collective des bureaux d’études techniques Syntec, quant à elle, prévoit un autre mode de calcul : la prime doit représenter au minimum 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés et une partie doit être versée entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre.

La prime de vacances peut aussi être déterminée en fonction du nombre de jours de congés, comme c’est le cas pour de nombreuses entreprises. Dans ce cas, elle sera exprimée en pourcentage des indemnités de congés. Par exemple, certaines conventions collectives prévoient que la prime corresponde à 10 % des indemnités de congés payés du salarié.

Les modalités de calcul de cette prime sont infinies, et peuvent être basées sur de nombreux critères, comme le salaire mensuel, l’ancienneté, le nombre d’enfants à charge, le pouvoir d’achat ou le prorata du temps travaillé durant l’année pour les salariés embauchés en cours d’année. Tout dépend des textes qui régissent sa mise en place initiale.

À quelle date la prime de vacances est-elle versée ?

La date de versement de la prime de vacances dépend des dispositions prévues dans le texte correspondant, qu’il s’agisse d’un accord d’entreprise ou d’une convention collective. Il n’existe pas de calendrier légal spécifique, mais plutôt des usages adoptés par une majorité d’entreprises :

• Versement entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre

Dans de nombreuses conventions collectives, la période de versement de la prime de vacances doit être située entre ces deux dates, qui correspondent aux mois durant lesquels les salariés prennent généralement leurs congés d’été.

• Versement en fonction des congés payés

Dans certaines entreprises, la prime de vacances est versée en même temps que les indemnités de congés payés, au moment où le salarié part effectivement en congé. Cette approche permet d’associer directement la prime au départ en vacances.

• Versement différé ou en plusieurs fois

La prime de vacances peut être versée en une fois ou au contraire distillée au long de l’année. Si cela dépend des accords collectifs, scinder la prime peut aussi aider à la rétention des talents, qui doivent rester dans l’entreprise pour toucher l’intégralité de leur prime.

• Zoom sur les exceptions

Certains versements de primes de vacances peuvent être exceptionnels, comme lors de l’onboarding ou de l’offboarding d’un collaborateur. En effet, le calcul de la prime de vacances sera fait au prorata du temps de présence.

Il en va de même en cas d’arrêt maladie, de congé sans solde ou de congé maternité. Sauf disposition prévue spécifiquement dans les textes, la prime de vacances devra être versée en intégralité.

La prime de vacances pour les salariés à l’international

Avec la mondialisation et la démocratisation du télétravail, de plus en plus d’entreprises recrutent des talents au-delà des frontières. Cela permet d’ouvrir le vivier de collaborateurs disponible et d’enrichir ses équipes avec de nouvelles cultures, façons de travailler ou de réfléchir, mais cela peut être aussi un réel casse-tête pour maintenir une bonne conformité.

Si vous donnez des primes de vacances à vos salariés dans un pays, alors la logique voudrait que ces mêmes avantages sociaux s’appliquent à l’ensemble de votre masse salariale, même à l’international. Pourtant, en fonction des législations locales, du Code du travail et des accords de conformité, cela peut ne pas être si évident.

C’est pour cela que de nombreuses entreprises font le choix de se tourner vers un EOR, comme Deel, qui permet de gérer la paie en toute conformité dans plus de 150 pays.

Deel, une solution pour gérer les primes de vacances à l’international

Grâce à sa plateforme tout-en-un, Deel simplifie la gestion des ressources humaines d’une entreprise, du recrutement à la promesse d’embauche et versement des primes, comme celles de vacances, dans plus de 150 pays.

Vos équipes peuvent ainsi travailler en toute conformité et respecter les législations locales, sans avoir à créer d’entité sur place. Les experts de Deel se chargent de tout, vos équipes peuvent de nouveau se concentrer sur leur cœur de métier et se délaisser des tâches administratives.

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