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5 min

Qu’est-ce que l’offboarding ?

Expérience collaborateur

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

12 novembre, 2024

Dernière mise à jour

21 janvier, 2025

Sommaire

Quelle différence entre l’offboarding et l’onboarding ?

Qui gère le processus d’offboarding ?

Checklist d’un offboarding réussi

Quels sont les avantages d’un processus d’offboarding ?

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Points clés à retenir
  • Un offboarding bien organisé permet d’assurer une passation fluide tout en minimisant les conséquences négatives qu’un départ peut avoir sur vos équipes.
  • L’offboarding des employés sur le départ permet aussi de préserver vos données, en coupant les accès dont bénéficiaient les employés qui partent vivre de nouvelles aventures ailleurs.
  • S’il est bien mené, l’entretien de départ permet d’améliorer l’expérience des employés qui restent en poste.

L’offboarding désigne l’intervalle de temps qui va de la notification de départ d’un employé à son départ effectif de l’entreprise. Bien géré, ce temps de « préparation au départ » peut transformer une fin de contrat en opportunité pour l’entreprise. Pour rendre ce processus encore plus simple, Deel offre une solution qui facilite la gestion RH des départs, y compris dans le cas de départs d’employés travaillant à l’étranger.

Le processus d’offboarding est la dernière étape du cursus d’un employé au sein d’une entreprise. Le but de cette démarche ? Rester en bons termes avec les anciens collaborateurs, assurer la sécurité de l’entreprise, transférer l’expérience du collaborateur sortant à ses équipes ou à son remplaçant, et collecter du feedback sur l’entreprise.

C’est une étape idéalement assurée par les ressources humaines, une étape qui a lieu lors de la dernière semaine d’un employé dans l’entreprise. La plupart des éléments d’un offboarding bien mené ont d’ailleurs lieu le dernier jour de contrat de l’employé, juste avant son départ.

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Quelle différence entre l’offboarding et l’onboarding ?

L’offboarding désigne les démarches effectuées à la fin du contrat de travail d’un employé. L’onboarding, au contraire, décrit les étapes d’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise : sa formation, sa rencontre avec le reste des équipes, sa remise de matériel… Si l’onboarding est l’occasion pour votre entreprise de faire une bonne première impression, l’offboarding est l’étape qui vous permet de laisser une bonne image à vos futurs ex-salariés.

💡 Découvrez également notre article consacré à l’onboarding.

Qui gère le processus d’offboarding ?

En France, la plupart des départs sont gérés par les équipes RH. D’autres salariés peuvent être impliqués, comme le manager du collaborateur en partance, ou des membres de l’équipe de direction. Cela dépend du rôle de l’employé sortant ainsi que des raisons de son départ.

Checklist d’un offboarding réussi

L’offboarding n’est pas un processus à prendre à la légère. Il peut avoir des répercussions juridiques sur votre entreprise. Paradoxalement, c’est aussi une émanation et un élément clé de votre culture d’entreprise : un offboarding clair et structuré permet aux employés sortants de garder une bonne image de votre entreprise, ce qui favorise sa bonne réputation.

Voici les étapes clés à inclure dans tout processus d’offboarding :

  • Documentation. Demandez à l’employé qui souhaite partir de vous remettre une lettre de démission ou une demande écrite de rupture conventionnelle. Ces documents doivent indiquer officiellement la date de fin de contrat souhaitée et le motif du départ. Indiquez à l’employé qui quitte l’entreprise les grandes lignes du processus d’offboarding, afin qu’il sache ce qui l’attend.
  • Transfert de connaissances. Assurez-vous que vos équipes prévoient le temps nécessaire pour une passation de connaissances entre l’employé qui s’en va et celui qui va le remplacer. Mettez-en place un transfert d’e-mails et assurez-vous que les nouveaux collaborateurs sont bien formés sur l’ensemble des tâches qui étaient jusque-là prises en charge par l’employé sortant.
  • Restitution des biens de l’entreprise. Avant le départ du salarié, celui-ci doit vous avoir rendu les documents et les biens dont l’entreprise lui a laissé l’usage pendant la durée de son contrat : voiture de fonction, ordinateur, écran, téléphone, carte de stationnement… 
  • Workflow. Retirez l’employé sortant des boucles de discussions, du compte Slack de l’entreprise et des projets en cours. Remplacez-le par la personne reprenant ses fonctions.
  • Paie et avantages sociaux. Préparez le dernier salaire de l’employé, versement qui peut inclure les congés payés non consommés, les primes du 13e mois, les commissions non versées, les remboursements… Versez-lui son solde de tout compte et fournissez-lui les documents fiscaux nécessaires. Retirez ensuite l’employé de votre liste de paie (payroll).
  • Comptes. Fermez les comptes professionnels de l’employé (sauvegardez ou exportez ses données et son travail au préalable). Supprimez son accès aux canaux de communication internes de l’entreprise, aux comptes de messagerie, aux logiciels tiers, à Google Drive, aux profils sociaux de l’entreprise, aux cartes de crédit et aux badges d’identification. Supprimez aussi son accès aux mots de passe utilisés dans votre entreprise.
  • Annonces. Annoncez le départ de l’employé à vos équipes. Mettez également à jour votre site web et l’annuaire de vos employés. Veillez aussi à prévenir vos contacts externes ou vos clients, avant de les mettre en relation avec le remplaçant désigné.
  • Entretien de départ. L’entretien de départ est un élément clé d’une bonne stratégie d’offboarding. Il vous permet d’interroger l’employé sortant sur les raisons de son départ, les axes d’amélioration de l’entreprise – ce qu’il a aimé, son point de vue sur l’équipe ou la culture d’entreprise, ce que vous auriez pu faire pour qu’il reste, et tout autre sujet pertinent. Gardez toutefois en tête qu’un employé sur le départ n’a pas grand-chose à gagner à améliorer une organisation qu’il est sur le point de quitter. Attendez-vous à des remarques mesurées, prudentes, consensuelles.
  • Communication claire. Indiquez au salarié la date à laquelle il peut s’attendre à recevoir son dernier paiement. Vous pouvez également lui faire signer un accord de non-concurrence à ce moment-là.

Quels sont les avantages d’un processus d’offboarding ?

Un processus d’offboarding bien structuré est un atout pour votre entreprise. Il permet à votre équipe RH de mieux anticiper et gérer les départs.

Rend le départ plus positif pour les employés

Un offboarding RH permet de faire du départ d’un salarié une expérience positive, ou tout du moins neutre. Grâce à ce processus, l’employé sortant peut garder une bonne image de votre entreprise, ce qui améliore la réputation de celle-ci auprès de vos collaborateurs actuels ou futurs.

Assure la sécurité de l’entreprise

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise, il peut embarquer avec lui des données sensibles. C’est pour cela que la mise en place d’un processus strict d’offboarding est essentielle, notamment en matière de sécurité des données. Votre équipe RH pourra suivre la feuille de route du processus de départ, ce qui lui permettra de couper les accès à des bases de données critiques ou de changer des mots de passe importants.

Permet une bonne transition au sein des équipes

La base d’un offboarding réussi réside aussi dans la transmission des connaissances entre l’employé sortant et son remplacement au sein de l’entreprise. C’est un moment clé qui permet de s’assurer qu’il n’y a aucune perte de savoir-faire après le départ du collaborateur.

Offre des opportunités d’apprentissage pour l’entreprise

Le processus d’offboarding n’est pas uniquement destiné aux employés. Lors de l’entretien de sortie de l’employé, les équipes RH peuvent l’interroger sur son expérience au sein de l’entreprise. Pour que cela soit concluant, il faut que l’entretien soit mené de façon ouverte et non conflictuelle. L’idée est d’obtenir le maximum d’informations sur la manière d’améliorer le quotidien des salariés qui restent en poste, afin de maximiser leur fidélité.

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