Top 6 redenen voor global payroll outsourcing (en hoe het hele proces in z'n werk gaat)

Het betalen van je werknemers, zowel lokaal als internationaal, gaat verder dan alleen het overmaken van hun salaris aan het einde van de maand. Payroll processen kunnen een enorme tijdverslinder en stressbron zijn, daarom hebben 73% van de bedrijven besloten om de payroll (lees hier meer: wat is payrolling?) uit te besteden.

Uitbesteden maakt het regelen van belastingaangifte, salarisberekening en andere gerelateerde taken makkelijker en efficiënter, of je nou een kleine ondernemer bent of een payroll expert in een groot bedrijf.

Met Deel kun je jouw betalingen aan freelancers, employer services (EOR) en loonadministratie samenbrengen op één platform.

In dit artikel gaan we in op de voordelen van het uitbesteden van de payroll en leggen we uit hoe je de juiste payroll dienstverlener kiest, zodat je de loonverwerking kosteneffectiever en makkelijker maakt voor jouw team.

Wat is global payroll uitbesteden?

Global payroll outsourcing is het inschakelen van een externe dienstverlener om de payroll taken van jouw bedrijf uit te voeren. Een payroll dienstverlener zorgt bij global payroll outsourcing dat:

• Alle loonbetalingen op tijd en volgens de afspraken met jouw medewerkers worden uitgevoerd
• Betalingen nauwkeurig en in overeenstemming met lokale wetten plaatsvinden
• Loondocumentatie en werknemersinformatie veilig en beveiligd worden beheerd

Payroll dienstverleners houden zich puur bezig met de uitbetaling van lonen aan jouw werknemers. Er bestaat een misverstand dat payrolldiensten ook HR-diensten zouden omvatten, zoals helpen bij het werven van nieuwe medewerkers.

HR- en payroll-uitbesteding zijn echter twee verschillende dingen. HR kan worden uitbesteed aan een aparte dienstverlener en hoewel sommige bedrijven beide aanbieden (zoals Deel), houdt een payrollbedrijf zich echt alleen bezig met payroll.

Grootste voordelen van het uitbesteden van payroll services

Wat zijn de voordelen van global payroll uitbesteden? Het uit handen geven van een deel of alle payroll taken aan een externe partij kan bijdragen aan efficiëntere payroll processen, minder risico op non-compliance en het zekerstellen van correcte belastingbetalingen en loonstroken. Laten we de voordelen eens nader onder de loep nemen:

Minder risico op non-compliance

Of je nou lokaal of internationaal je payroll voert, je wilt zeker weten dat je voldoet aan de loonwetgeving voor je werknemers.

Loonwetten verschillen per land, en soms zelfs per staat of provincie. Deze wetten bepalen hoe medewerkers hun beloning ontvangen, wanneer je ze moet betalen en welke looninhoudingen er zijn, zoals zorgverzekeringen en sociale zekerheidsbijdragen.

Het op de voet volgen van de naleving van die wetten in één regio vergt veel tijd en expertise. Als jouw bedrijf internationaal uitbreidt, groeit die werkdruk mee. Door deze payroll taken uit te besteden aan een dienstverlener met specifieke kennis op lokaal niveau, krijgt jouw team de rust en zekerheid dat je voldoet aan internationale loon- en arbeidswetten.

Kosten besparen met global payroll outsourcing voor bedrijven

Over het algemeen zijn de kosten voor het uitbesteden van payrolldiensten lager dan het opzetten van een eigen interne payroll-afdeling. De besparingen zijn het grootst voor bedrijven in regio's met een hoog kostenniveau, dus op plekken waar het werven, aannemen, inwerken en trainen van een volledige payroll-afdeling een flinke investering is (tenzij je remote medewerkers aanneemt).

Global payroll outsourcing stelt organisaties die wereldwijd opereren ook in staat om geld te besparen als ze één wereldwijde payroll dienstverlener gebruiken. Als je in meerdere landen medewerkers in dienst neemt en uitbetaalt, dan moet je meestal meer payrollmedewerkers en juridische adviseurs aantrekken, wat behoorlijk in de kosten kan lopen. Het stelt je team ook bloot aan het risico van misclassificatie.

Als je samenwerkt met een wereldwijde payroll dienstverlener die internationale payroll wetten door en door kent, verklein je je risico op foute classificatie. Dit vermindert ook je risico op boetes en straffen die tot honderdduizenden dollars kunnen oplopen.

Het gebruik van een alles-in-één oplossing die payroll, HR en meer combineert op één platform - zoals Deel dat doet - kan je bovendien waardevolle inzichten opleveren.

Betere ervaringen voor groeiende teams met global payroll outsourcing voor je bedrijf

Payroll verwerken en nalevingsnormen handhaven: het is een pittige klus voor je payroll-afdelingen, die vaak al overbelast zijn – vooral als je organisatie snel groeit. Vaak leidt deze hoge druk tot vertragingen en fouten in de payroll.

Als snelgroeiend bedrijf wil je een payroll dienstverlener die met je mee kan groeien. Door taken uit te besteden, kun je erop rekenen dat je payroll de nauwkeurige aandacht krijgt die nodig is om soepel te draaien. Zo kan je eigen boekhoudteam zich focussen op de kernactiviteiten die nodig zijn om je team te ondersteunen tijdens de groei.

Verhoogde data-beveiliging

Global payroll outsourcen kan zorgen voor maximale gegevensbeveiliging en zelfs diefstal, identiteitsfraude en andere risico's voorkomen. Als een dienstverlener payroll gegevens verwerkt voor werknemers in de Europese Unie (EU), moeten ze voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook moet je dienstverlener een gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO) hebben, die beschrijft hoe beide partijen je gegevens verwerken en opslaan volgens de AVG. Dit omvat een degelijk beveiligingsbeleid, encryptie, fysieke data-beschermingsmaatregelen en risico-inschattingen.

Minder payrollfouten

Voor veel organisaties is onjuiste data-invoer de grootste stoorzender voor een efficiënte payroll. Een payroll dienstverlener heeft maar één taak: zorgen dat betalingen correct gebeuren en belastingwetten worden nageleefd. Daardoor is de kans op fouten kleiner dan bij een intern boekhoudteam.

Payroll fouten kunnen een negatieve impact hebben op je medewerkers, hun budgetten en levens ontwrichten en onnodige stress veroorzaken. Fouten en vertragingen in de payroll kunnen bovendien het vertrouwen en het positieve beeld van jouw organisatie ondermijnen. Wanneer jouw mensen te laat worden betaald, zullen ze gaan twijfelen aan je financiële stabiliteit en managementcapaciteiten.

Soms zijn de gevolgen van een payroll fout ernstiger dan alleen een werknemer die moppert over een ontbrekend bedrag op zijn loonstrook. Foutief ingediende federale loonbelastingen kunnen leiden tot boetes en juridische problemen met lokale overheidsinstanties.

Efficiëntere processen

De meeste payroll dienstverleners blijven up-to-date met de nieuwste technologieën, omdat ze op die manier hun dienstverlening continu kunnen verbeteren en het beste kunnen bieden aan hun klanten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan slimme automatiseringsoplossingen en AI-mogelijkheden, waardoor salarisadministrateurs zich kunnen concentreren op het optimaliseren van je payrollsysteem. Uiteindelijk zorgt dit voor meer efficiëntie en vermindert het menselijke fouten.

Om de payroll efficiëntie nog verder te verhogen, kies je voor een gecentraliseerde payroll dienstverlener, zoals Deel.

Hoe werkt global payroll outsourcing?

Als je overweegt om een externe dienstverlener in te huren, betekent dit dat je gevoelige werknemersinformatie moet delen. Verzeker jezelf ervan dat je een correcte gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO) hebt om eventuele juridische problemen te voorkomen mocht de uitbestedingsservice onzorgvuldig omgaan met je payroll gegevens.

Informatie die je payrollbedrijf mogelijk nodig heeft:

• Contactgegevens van medewerkers
• Salarisniveau
• Functietitel
• Aanstellingsdatum
• Contracttype

Gebruiken je medewerkers tijdkaarten of software om hun gewerkte uren bij te houden? De payroll service heeft waarschijnlijk toegang tot deze informatie nodig om de betalingen correct te berekenen en via loonstrookjes of directe stortingen te leveren.

Payroll dienstverleners kunnen ook loonbelastingen regelen, zodat je voldoet aan de lokale belastingregels, ongeacht waar je mensen zich bevinden. Je moet mogelijk specifieke belastingformulieren en andere noodzakelijke werknemersinformatie aanleveren, zoals hun socialezekerheidsnummers of belastingidentificatienummers.

Het proces van payroll verwerking door een externe dienstverlener bestaat meestal uit de volgende stappen:

1. Opzetperiode: tijdens deze periode moet je alle benodigde informatie aan het gekozen payrollbedrijf verstrekken. Je bevestigt het tarief en de werkuren voor elke medewerker
2. Tijdens de betalingsperiode heeft de payroll dienstverlener het aantal gewerkte uren van elke werknemer nodig. Deze gegevens worden ingevoerd in hun software om de lonen te berekenen. Meestal moet je deze informatie nog wel even bevestigen
3. Zodra het brutosalaris is berekend, doet de payroll service de inhoudingen voor- en na-belasting. Dit zijn bijvoorbeeld inkomstenbelasting, alimentatie, arbeidsongeschiktheidsverzekering en werknemersvoordelen
4. Nadat het nettosalaris is berekend, regelt jouw payroll service de betalingen, levert de loonstrookjes aan je werknemers en verricht het andere noodzakelijke betalingen, inclusief belastingen tijdens het belastingseizoen
5. Als bedrijfseigenaar ontvang je salarisrapporten voor elke betalingscyclus.

Wat zijn je opties voor global payroll outsourcing?

Wanneer je besluit te kiezen voor een externe payroll dienstverlener moet je van te voren goed je budget, groeiplannen en de capaciteit van je payroll team overwegen.

Full-service payrollbedrijf

Full-service payrollbedrijven hebben een schat aan ervaring met het uitvoeren van payroll en het garanderen van belastingnaleving voor bedrijven. Als je internationaal personeel aanneemt, overweeg dan een wereldwijde payroll dienstverlener zoals Deel, die de verantwoordelijkheid op zich neemt om je door onbekende payroll wetten en best practices te loodsen.

Deel is een alles-in-één HR-platform voor wereldwijde teams. Deel onderscheidt zich door:

• Wereldwijde dekking met payroll in meer dan 100 landen, het aannemen van freelancers in 150 landen en het aannemen van werknemers in meer dan 90 landen via de eigen infrastructuur

• 24/7 snelle, betrouwbare ondersteuning, plus een toegewijde accountmanager voor elk team

• Minder handmatig werk dankzij 11+ automatiseringen, automatische betalingen en facturering, en contractwijzigingen die je direct op het platform kunt maken

• Meer controle en flexibiliteit over betalingen met geavanceerde opties voor salarisfinanciering, betalingen buiten de normale cyclus, 8+ contractbeëindigingsopties, Deel Cards en meer.

Professionele werkgeversorganisatie (PEO)

Het inschakelen van een PEO betekent dat je ook toegang krijgt tot HR-diensten. Dit is doorgaans duurder dan het uitbesteden aan een bedrijf dat zich puur op payrollservices richt.

Payroll outsourcing voor global startups & bedrijven: payroll software

Het gebruik van payroll software wordt niet echt gezien als uitbesteding, aangezien het nog steeds inzet van jouw team vereist. Maar als je team momenteel spreadsheets gebruikt om de payroll handmatig te beheren, is de investering in payroll software een enorme stap vooruit.

Accountant voor freelancers

Voor kleine bedrijven die werken met freelancers en ZZP-ers, kan een accountant financieel voordeliger zijn. Let wel op dat jouw contract met de accountant duidelijk is, om mogelijke problemen met de verkeerde classificatie van werknemers te voorkomen. Deel helpt met payroll voor freelancers.