Guía definitiva: PEO en Florida

Las empresas en Florida tienen que gestionar las complejas y cambiantes regulaciones de este estado. Asociarse con una organización de empleo profesional (PEO) puede ayudarles a garantizar el cumplimiento legal y, al mismo tiempo, optimizar sus operaciones de RR.HH. Los CFO y equipos financieros pueden delegar tareas administrativas al proveedor, lo que les deja más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas.

Sigue leyendo para obtener más información sobre el proceso y las ventajas de utilizar una PEO en Florida.

El papel de los servicios de una PEO de Florida

Las PEO ofrecen un servicio vital para las empresas que buscan subcontratar tareas de gestión de empleados y RR.HH. Estos servicios administrativos incluyen el procesamiento de nóminas, la administración de beneficios y el cumplimiento de las leyes estatales y federales.

Al asociarte con una PEO, las empresas establecen una relación de coempleo. Este acuerdo significa que el proveedor asume muchas de las obligaciones legales del empleador mientras que el cliente PEO conserva el control sobre las operaciones diarias.

Florida requiere que todas las empresas PEO que operan dentro de su jurisdicción obtengan una licencia del Departamento de Regulación Comercial y Profesional (DBPR). El proveedor debe asumir la responsabilidad de la retención y la declaración de impuestos, incluido el impuesto estatal de reempleo.

Las empresas también deben verificar que su PEO pueda garantizar paquetes de compensación laboral para su fuerza laboral. El Estado exige cobertura para todos los empleados, así que si no tienes planes adecuados, tu empresa podría ser sancionada.

Vale la pena recalcar que el Departamento de Ingresos de Florida no diferencia entre proveedores de PEO y empresas de leasing de personal. Si bien se pueden usar los términos indistintamente, este último se refiere a una agencia de empleo temporal que implica que otra empresa se encarga de todas o la mayoría de sus funciones de recursos humanos, incluidas la selección, contratación y gestión de empleados.

Beneficios de asociarse con una PEO de Florida

Una PEO permite a las empresas de Florida optimizar sus operaciones de RR.HH, mejorar los beneficios de los empleados y mantener el cumplimiento legal de las leyes estatales de manera continua.

Eficiencia

Los CFO y los equipos financieros tienen un objetivo clave y es optimizar las funciones centrales de recursos humanos para impulsar la eficiencia y controlar los gastos. La subcontratación de la gestión de RR.HH les ofrece una forma de reducir significativamente el tiempo y los recursos asignados a las tareas administrativas, lo que permite a los equipos centrarse más en la planificación y el análisis financieros estratégicos que en las operaciones diarias.

Una PEO también puede ofrecerle a tu empresa soluciones avanzadas de RR.HH que automaticen el procesamiento de nómina de EE.UU, la administración de beneficios y el análisis de datos. Estas herramientas agilizan los procesos que consumen mucho tiempo y permiten a los equipos priorizar los recursos de manera más efectiva. Como resultado, estos pueden centrarse en impulsar el crecimiento y la rentabilidad y, al mismo tiempo, tener la seguridad de que la empresa está en manos de expertos.

Acceso a la experiencia

Una PEO permite a las empresas, especialmente a PYMES y startups, acceder a conocimientos que de otro modo podrían estar fuera de su presupuesto. El servicio suele ser más rentable que contratar un departamento de RR.HHs a tiempo completo. Estas también tienen un modelo de precios mensual estándar que ayuda a las empresas a gestionar los gastos.

La experiencia de la PEO permite que tanto los equipos de RR.HH y finanzas como los CFO tomen decisiones totalmente informadas y basadas en datos. Con estos insights extra, es más probable que puedan hacer un seguimiento de las métricas correctas, que cumplan objetivos generales y que impulsen el crecimiento.

Planes asequibles de beneficios para empleados

Asociarse con una PEO permite a las empresas ofrecer paquetes más atractivos de beneficios para empleados. El proveedor puede reunir trabajadores de varias empresas para negociar mejores tarifas en planes como seguro médico, fondos de jubilación y compensación laboral.

En el mercado laboral de Florida, esta ventaja puede ayudar a las empresas a atraer a los mejores candidatos, ya que las pequeñas y medianas empresas pueden ofrecer planes similares a los de las grandes empresas y nivelar las condiciones de contratación.

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Gestión mejorada del cumplimiento legal

Sin la ayuda de expertos, las empresas a veces pueden tener dificultades para cumplir con las cambiantes leyes de Florida, arriesgándose a sanciones, demandas y daños a su reputación si no cumplen con estas regulaciones.

Por ejemplo, recientemente Florida revisó las leyes sobre elegibilidad laboral y verificación de antecedentes, y ahora los empleadores deben llevar a cabo controles más exhaustivos de los candidatos o arriesgarse a recibir multas de hasta 1.000 dólares por día. Afortunadamente, las PEO pueden ayudar a las empresas a entender estos cambios y a mantenerse actualizadas con estas y otras regulaciones.

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Leyes laborales, de nómina y empleo en Florida

Si bien las leyes de Florida son moderadas en comparación con las de estados como California y Nueva York, siguen siendo bastante completas. Veamos algunas de las leyes estatales laborales, de nómina y empleo específicas de la Florida:

Leyes que regulan la nómina y los beneficios

• Salario mínimo: la tarifa actual en Florida es de $12 dólares por hora. Según la Ley de Salario Mínimo de Florida, la tarifa aumenta $1 cada septiembre, por lo que aumentará a $13 por hora en 2024. En caso de incumplimiento, está establecida una multa de $1,000 dólares.
• Notificación de salario mínimo: los empleadores deben poner un aviso con información sobre el salario mínimo de Florida en un lugar público donde todos sea visible para todos el personal.

• Horas extras: Florida se acoge a la ley federal sobre tarifas de horas extras. El Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL) establece que los empleados tienen derecho a recibir pago de horas extras cuando trabajan más de 40 horas a la semana
• Licencia por enfermedad remunerada: Florida no tiene una política estatal específica en cuanto a licencia por enfermedad remunerada, es decir que los empleadores pueden determinar sus propias pautas para regular esto. Las empresas estatales pueden implementar un pool de licencias por enfermedad en el que el personal se done su tiempo libre entre sí.
• Leyes de transparencia salarial: aunque Florida actualmente no exige que las empresas publiquen los salarios en las ofertas de trabajo, la iniciativa está ganando popularidad entre las empresas.
• Beneficios: Florida no exige que las empresas ofrezcan beneficios como pólizas de seguro o planes de jubilación, pero la ley federal exige que los empleadores con 50 o más FTE cumplan con la FMLA. Las leyes estatales dicen que el seguro grupal no puede ser obligatorio y los trabajadores tienen la libertad de rechazar o retirarse de estos planes.
• Ciclos y días de pago: no existen regulaciones estatales sobre días de pago en Florida. Los empleadores deben seguir las leyes laborales federales que les exigen pagar a los trabajadores mínimo una vez al mes.
• Protección de licencia por violencia doméstica: los empleados tienen derecho a solicitar y tomar hasta 3 días hábiles de licencia laboral en cualquier período de 12 meses en caso de que este o un familiar suyo sea víctima de violencia doméstica o sexual.
  
  

Leyes laborales

• Pausas para comer y descansar: Florida no exige que los empleadores ofrezcan un tiempo de descanso o una pausa para comer a los trabajadores a menos que sean menores de 18 años, los cuales tienen derecho a un descanso de 30 minutos por cada cuatro horas que trabajen según el estatuto local.

• Competencia: los empleadores no pueden prohibir a los trabajadores comprarle a sus competidores. Si el estado considera que existe una amenaza de despido por estos motivos, las empresas pueden incurrir en sanciones.

• Asientos: ciertos trabajadores tienen derecho a sentarse cuando no están participando activamente en su trabajo.

• Discriminación: los empleadores no pueden discriminar por sexo o género. Todos los empleados deberían recibir el mismo pago por un trabajo equivalente, a menos que exista un sistema basado en antigüedad, mérito o ingreso variable.
  
  

Leyes de empleo

• Clasificación de trabajadores: Florida define como “empleado” a una persona que acepta un puesto permanente en el que realiza un trabajo bajo la dirección de un empleador a cambio de un salario determinado. La clasificación errónea es un delito grave, lo que significa que podría castigarse con cárcel.

• Informes: todas las empresas con sede en Florida deben informar sobre su personal en un reporte trimestral del empleador a efectos de impuestos y beneficios.

• Elegibilidad: los empleadores deben verificar la disponibilidad de sus trabajadores para el empleo dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del contrato. Deben utilizar el sistema de verificación electrónica del estado y conservar los registros durante un máximo de tres años.

Requisitos adicionales y cumplimiento legal

La información anterior cubre sólo algunas de las leyes laborales, de nómina y de empleo en Florida.

Otra ley que es importante mencionar es el impuesto de reempleo de Florida que los empleadores deben pagar a un fondo fiduciario. El estado utiliza este dinero para pagar beneficios de asistencia por desempleo a los solicitantes elegibles. Las empresas pagan el impuesto sobre los primeros $7,000 dólares que pagan a sus empleados cada año, pero no deducen esa cantidad de los salarios.

Si existe alguna superposición entre las leyes estatales y federales, los empleadores deben seguir la política que beneficie a los trabajadores con más derechos o protecciones.

Cómo elegir la PEO adecuada en el estado de Florida

El conjunto único de leyes y regulaciones estatales de Florida exige un enfoque consciente al elegir una PEO. A continuación te contamos el paso a paso para asegurarte de que tu proveedor se alinee con los objetivos e intereses de tu empresa.

1. Define las necesidades de tu empresa

Empieza con una revisión exhaustiva de tus servicios de RR.HH actuales, buscando específicamente posibles ahorros de tiempo o costos. Además, considera tu crecimiento potencial para saber si la PEO puede adaptarse y escalar contigo.

Detalla los servicios exactos que necesitarás para gestionar todas tus tareas de RR.HH. Las áreas clave de enfoque son el procesamiento de nóminas, la administración de beneficios y la gestión del cumplimiento legal.

2. Investiga proveedores de PEO con experiencia en Florida

Limita tu búsqueda a proveedores de PEO con una larga trayectoria y que sean reconocidos en Florida. Puedes buscar testimonios y reseñas para encontrar casos de éxito confiables. Antes de iniciar negociaciones, pide referencias a cualquier proveedor de servicios con el que te comuniques.

3. Analiza el valor de los servicios y beneficios

Analiza si la PEO ofrece los servicios que necesitas a un precio competitivo. Pon mucha atención a los paquetes de beneficios que ofrecen en términos de calidad, alcance y asequibilidad. Estos planes deberían cubrir lo esencial como cobertura médica, fondo de jubilación y seguro de compensación laboral.

Comprueba que la PEO que elijas tenga opciones personalizables que le permitan adaptarse a las cambiantes necesidades de RR.HH de tu empresa.

4. Evalúa las capacidades de cumplimiento legal y gestión de riesgos

Explora las estrategias de la PEO para mantener el cumplimiento legal continuo de las diferentes regulaciones y requisitos del estado de Florida. El proveedor ideal debería tener un enfoque proactivo para mitigar el riesgo y reducir los errores. Por ejemplo, Deel tiene un Compliance Hub en el que los clientes pueden acceder a las últimas actualizaciones sobre los cambios en las leyes a nivel mundial.

5. Verifica el nivel de soporte y servicio al cliente

Consulta los tiempos de respuesta, la disponibilidad y las opciones de contacto de la PEO. ¿Sus expertos en atención al cliente se encuentran en la misma zona horaria que tus empleados de la Florida? ¿Solo están disponibles por e-mail o tu equipo puede contactarlos directamente a través de un chat? ¿Tendrás un customer success manager dedicado o te pasarán a alguien nuevo cada vez que tengas un problema?

La comunicación eficaz es fundamental para una relación de coempleo fluida con una PEO. Al aclarar todas tus dudas, podrás tener la tranquilidad de saber que estás eligiendo al proveedor adecuado.

6. Revisa y negocia el contrato

Asegúrate de entender cada detalle de los términos, condiciones, tarifas y cláusulas de cancelación. Si es necesario, busca asesoramiento legal profesional para revisar el contrato, negociar términos que se adapten a las necesidades e intereses de tu empresa y aclarar las responsabilidades de cada una de las partes.

7. Plan de implementación y transición

Prepara a tu equipo para la transición al servicio de la PEO, explica todos cambios que vendrán y los beneficios esperados. Serán más receptivos si entienden las razones y el objetivo de la decisión de la empresa, y si hay un proceso de onboarding gradual que no los abrume.

Determina un cronograma de implementación con la PEO, incluidos los check-in points para garantizar que se cumpla con el cronograma. La comunicación y colaboración efectivas les permitirán informarse mutuamente sobre posibles problemas y así podrán resolverlos rápidamente.

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*Dado por Deel PEO US, LLC, Deel Employment Services, LLC, o a través de la asociación de Deel con proveedores autorizados donde sea necesario.

Disclaimer: este artículo fue creado con fines informativos y no debe considerarse asesoramiento legal. Contacta a un abogado calificado para obtener ayuda sobre temas legales. El contenido de está publicación esta actualizado a la fecha de la publicación.