Cómo elegir un PEO o proveedor de nómina de EE.UU ideal

Para las empresas que buscan reducir las cargas administrativas, garantizar el compliance de la nómina con regulaciones en constante cambio y mejorar la satisfacción de los trabajadores, invertir en la PEO (organización profesional de empleadores) o proveedor de nómina adecuado debe ser una prioridad absoluta.

Si bien un proveedor de nómina se especializa en varios aspectos del procesamiento de nómina, una PEO ofrece una gama más amplia de servicios, que incluyen la gestión de RR.HH, beneficios, riesgos y compliance.

Estas soluciones pueden ayudar a agilizar procesos internos, como el cálculo y el pago de impuestos sobre la nómina, y ayudar a las empresas a reducir costos. Considera los siguientes factores al evaluar tu próximo PEO o proveedor de nómina.

1. ¿Qué tan escalables y flexibles son los servicios?

A medida que tu empresa crece y evoluciona, tu software y herramientas deben seguir el ritmo. Para preparar tu inversión para el futuro, asóciate con una PEO o un proveedor de nómina que se adapte a tus necesidades a medida que estas cambian. Esto es lo que debes buscar:

• Capacidad para manejar una gran cantidad de colaboradores a medida que más personas se van sumando a tu empresa.
• Infraestructura para apoyar la expansión a nivel global.
• Personalización del servicio para elegir las funciones específicas que necesitas.
• Una función de informes que pueda manejar un volumen de datos cada vez mayor.
• Opciones de beneficios que pueden adaptarse a las necesidades cambiantes de tus colaboradores.
• Expertos en compliance para ayudarte a lidiar con los cambios en las leyes laborales locales, estatales y federales.

Considera una plataforma que te permita administrar la nómina a nivel local y global para facilitar el crecimiento nacional e internacional.

Ver también: Nómina centralizada vs. descentralizada

2. ¿Cuánto trabajo manual se requiere?

Selecciona un proveedor de nómina o PEO con flujos de trabajo automatizados para reducir la cantidad de trabajo manual involucrado en los servicios de nómina y RR.HH. El 85% de los empleadores que utilizan la automatización dicen que hacerlo les ahorra tiempo y aumenta la eficiencia, eliminando tareas que consumen mucho tiempo, como la recopilación de documentos, los cálculos de nómina y la entrega de recibos de pago.

Los procesos automatizados también pueden aumentar la precisión y el compliance de tu equipo, ya que se reducen los errores y se garantiza la coherencia. Esto es especialmente beneficioso para los informes y análisis de datos, ya que genera informes precisos y estandarizados que le brindan a tu equipo información clara y valiosa sobre los costos de nómina, el desempeño de los colaboradores y más.

La plataforma que elijas también debe incluir opciones de autoservicio automatizadas que permitan a los colaboradores acceder y actualizar información personal, ver recibos de pago, administrar la inscripción a beneficios y enviar solicitudes de tiempo libre. También deberías poder optimizar los flujos de trabajo mediante integraciones con otros sistemas, como un software de contabilidad o de seguimiento de candidatos.

Ver también: 9 procesos de RR.HH para automatizar hoy (y cómo hacerlo con Deel)

3. ¿Qué tan completos son tus paquetes de beneficios?

La gestión y administración de beneficios son servicios estándar de las PEO. Un paquete integral de beneficios para colaboradores atrae a los mejores candidatos e impulsa la retención de talento, ya que los beneficios siguen siendo uno de los principales motivadores de la rotación en el lugar de trabajo.

Cuando se implementan correctamente, los paquetes de beneficios mejoran la satisfacción de los colaboradores al contribuir a una cultura laboral positiva y posicionar a tu empresa como empleador preferido.

Al iniciar una relación de coempleo con una PEO, obtienes acceso a una amplia gama de beneficios de primer nivel a un costo competitivo, que incluyen:

• Beneficios de salud: major medical, enfermedades críticas, dental, visión, telesalud, atención directa.
• Seguro: seguro de vida, 401(k) y contribuciones paralelas del empleador, seguro de discapacidad a corto y largo plazo, seguro contra accidentes y gap.
  
  

La PEO ideal estadounidense también ofrecerá apoyo para tareas administrativas como la gestión del compliance de ACA y la administración de COBRA. Los beneficios ofrecidos por la PEO deben alinearse con las necesidades de tus colaboradores y respaldar tu estrategia general de gestión del talento.

Ver también: ¿Qué son los beneficios laborales?

4. ¿Tienen especialistas internos?

Seleccionar un proveedor con un equipo interno de especialistas legales y de nómina no solo te ayuda a resolver problemas complejos de impuestos y compliance, sino que también mejora tu experiencia diaria como cliente. Así es como:

• El conocimiento profundo de las regulaciones de nómina, los requisitos de compliance y las leyes laborales te guía de una manera precisa y adaptada a tus necesidades comerciales.
• Las respuestas rápidas a las consultas y la resolución rápida de asuntos legales o de RR.HH complejos evitan demoras o errores comunes con la dependencia externa.
• La calidad constante del servicio respalda una relación de trabajo positiva y permite a los especialistas obtener una comprensión más profunda de su empresa.
• El control directo sobre la seguridad y la confidencialidad de los datos protege la información confidencial de los colaboradores y reduce los riesgos de filtración.
  
  

Por otro lado, escoger un proveedor que subcontrate la nómina y la experiencia legal puede generar retrasos en la comunicación, ya que la información debe pasar a través de varios intermediarios.

Estos proveedores también pueden tener menos control sobre la calidad de los servicios subcontratados, lo que podría afectar la precisión y el compliance de los procesos legales y de nómina y por ende puede haber riesgos de seguridad.

5. ¿Qué tan fácil de usar es la plataforma?

Una plataforma intuitiva de PEO o de nómina acelerará la adopción de productos por parte de tu equipo, reducirá los errores de los usuarios y mejorará la experiencia general de los colaboradores.

Probar la experiencia en la plataforma puede ser difícil si no tienes acceso a los servicios de una PEO o proveedor de nómina. Sin embargo, existen algunas formas de solucionar esta limitación, incluidas las visitas guiadas a la plataforma.

Considera lo siguiente:

• Evalúa la intuición de la navegación en la plataforma y si puedes encontrar lo que buscas de forma rápida y eficaz.
• Verifica flujos de trabajo optimizados y eficiencia de las tareas, con la plataforma guiando a los usuarios a través de cada paso de la tarea requerida.
• Evalúa la adaptabilidad y personalización de la plataforma y si las funciones se pueden ajustar para satisfacer tus necesidades comerciales.
• Pregunta sobre el acceso a recursos de capacitación y soporte, como onboarding y curso de formación para tu equipo de RR.HH.
• Solicita un demo o un período de prueba gratuito para experimentar la plataforma de primera mano.

6. ¿Cuáles son las capacidades de gestión de datos y generación de informes?

Elegir un proveedor de nómina o PEO con análisis de datos e informes personalizables te ayudará a hacer mejoras significativas en tus operaciones de RR.HH. La plataforma adecuada debería brindar información sobre los costos laborales globales, informes de nómina, tendencias de la fuerza laboral, seguimiento de la plantilla y más.

Al explorar las capacidades de datos de una plataforma, busca:

• Informes de nómina estandarizados en todos los países.
• Opciones de informes personalizables.
• Acceso a datos en tiempo real.
• Capacidad para generar informes para determinados países, tipos de trabajador u otros segmentos únicos.
• Acceso a datos de benchmarking salarial e insights probados de la industria.
• Prácticas de privacidad y seguridad de datos para proteger la información confidencial de los colaboradores y garantizar el compliance de las normas de protección de datos.

Ventaja para tu marca empleadora: la remuneración

Con la estrategia de remuneración adecuada, tu organización puede obtener una ventaja competitiva en tu mercado, reducir costos asociados a esto y retener el talento por más tiempo.

7. ¿Cómo protegen tu información?

Como propietario de una empresa, debes llevar a cabo la due diligence para entender las medidas de seguridad de los datos y los protocolos de compliance del proveedor. La seguridad sólida y confiable garantiza que la información de los colaboradores esté siempre protegida, se mantenga el compliance de las normas de protección de datos y se mitiguen los riesgos de ciberseguridad.

Considera los siguientes factores de seguridad al evaluar un posible PEO o proveedor de nómina:

• Las prácticas de cifrado de datos deben estar activas durante el tránsito y en reposo.
• Las prácticas de seguridad interna deben incluir controles de acceso personalizables y capacitación de los colaboradores sobre seguridad de los datos.
• Deben existir procedimientos y políticas claros para manejar las violaciones de datos.
• La plataforma debe someterse periódicamente a auditorías o evaluaciones de seguridad externas hechas por empresas independientes de terceros.

Revisa el estado de acreditación del proveedor, como estar acreditado por ESAC (Employer Services Assurance Corporation), el IRS (Internal Revenue Service) o estar calificado como PEO certificado con CPEO (Certified Professional Employer Organization).

8. ¿Qué tan receptivo es su servicio al cliente?

El servicio al cliente juega un papel fundamental al seleccionar un PEO o un proveedor de nómina de EE. UU. debido a su impacto directo en la experiencia general y la eficiencia de las funciones de RR.HH y administración de nómina.

Un proveedor con un servicio al cliente receptivo y eficiente garantiza la resolución oportuna de problemas, soporte confiable y orientación experta, creando una experiencia fluida y satisfactoria para los clientes.

Aquí hay seis pasos que puedes seguir para evaluar el nivel de servicio al cliente de un proveedor:

• Investiga la reputación del proveedor en cuanto a servicio al cliente leyendo testimonios de clientes actuales, particularmente en relación a la capacidad de respuesta, el profesionalismo y la eficacia del equipo de soporte.
• Evalúe los canales de comunicación disponibles del proveedor para atención al cliente, como teléfono, email, chat en vivo o un portal online.
• Pregunta sobre su tiempo de respuesta a las consultas de los clientes y la disponibilidad de su equipo de soporte.
• Explora la disponibilidad de documentación, preguntas frecuentes y bases de conocimientos, como el servicio de asistencia técnica de Deel, que abordan consultas comunes y te permiten encontrar soluciones de forma independiente.
• Revisa el acuerdo de servicio (SLA) para obtener detalles sobre la atención al cliente, como los tiempos de respuesta y resolución esperados y los procedimientos de soporte.
• Solicita un período de prueba para experimentar de primera mano el servicio de atención al cliente de la plataforma y toma nota de su capacidad de respuesta y profesionalismo.

9. ¿Cómo garantizan el compliance legal y de nómina?

Al evaluar un proveedor de PEO o de nómina de EE.UU., prioriza el compliance para garantizar la estabilidad financiera, la reputación y las perspectivas de crecimiento a largo plazo de tu empresa.

Los fallos en el compliance pueden generar cargas financieras inesperadas, como multas costosas, acciones legales y daños a la reputación, lo que conlleva al desgaste de los empleados o dificultades en la contratación. Al asociarte con una PEO o un proveedor de nómina que cumple con las normas, cuidas tu estabilidad financiera y evitas gastos inesperados asociados con sanciones y disputas legales.

Con Deel, las empresas minimizan el riesgo de non-compliance para obtienen una base sólida para las operaciones globales:

• Expertos internos: el equipo de Deel de más de 200 especialistas internos legales, de nómina y de impuestos te ayudan a lidiar con las nóminas internacionales, las regulaciones laborales y el compliance tributario en todas las jurisdicciones.
• Contratos localizados: adaptamos los contratos para alinearlos con las leyes laborales locales, reduciendo las brechas de compliance y los errores en la contratación global.

• Revisión continua: los contratos se actualizan periódicamente para mantenerse alineados con los requisitos legales locales que están cambiando constantemente.

• Mantenimiento de registros centralizado: todos los documentos se almacenan en un solo lugar, lo que te da una visibilidad clara del estado de compliance.
• Documentos de compliance: Deel garantiza la documentación necesaria para la configuración del equipo de manera legal en diferentes países.

Ver también: Checklist de compliance de nómina global

Simplifica la gestión de nómina y RR.HH en EE.UU. con Deel

Deel facilita la gestión de nómina y RR.HH, ya sea que contrates en un Estado, en todo el país o en todo el mundo. Como solución de RR.HH. todo en uno para equipos globales, Deel te permite administrar todo lo que necesitas para contratar y pagar a tu fuerza laboral, todo en una sola plataforma.

Con una calificación de facilidad de uso de 9,3 en G2, los testimonios de los clientes han descrito el uso de Deel como "una experiencia perfecta con una interfaz fácil de usar y funciones avanzadas que facilitan el manejo de procesos complejos de nómina y de pago".