¿Estás pensando en contratar trabajadores en remoto en México? ¿O quieres saber cuáles son las obligaciones y derechos que tienes por trabajar de esta manera? Sea cual sea tu caso, tienes que conocer el alcance de la ley del home office en dicho país para asegurar el cumplimiento. Lo primero que tienes que saber es que, en junio de 2023 (seis meses después de su publicación en el Diario Oficial de la Federación), se implementó la Norma Oficial Mexicana 037 STPS que formaliza la Ley de Teletrabajo. Esta normativa establece los derechos y obligaciones de empleadores y trabajadores en el marco del teletrabajo. Continúa leyendo para conocer más detalles:
Antecedentes de la NOM 037
En la pandemia, México no fue la excepción a la tendencia del home office para que la mayoría de las empresas pudieran continuar con el desarrollo de sus actividades. Gracias a esta medida, las organizaciones pudieron mantener cierto nivel de productividad, a pesar de la situación mundial. Sin embargo, esto planteó desafíos sobre cómo flexibilizar la cultura interna sin afectar la rentabilidad.
Ahora bien, según un estudio de KPMG, el 63% de las organizaciones planeaba mantener este esquema después de la pandemia. A su vez, el 40% consideraba que entre el 26% y 50% de su plantilla se mantendría haciendo home office. Y es aquí donde entra juego la NOM 037, justamente para regular esta modalidad laboral, que experimenta una tendencia en crecimiento.
De hecho, México obtuvo el séptimo lugar a nivel mundial en contratación internacional en nuestro más reciente reporte.
Definición y objetivos de la NOM 037
La Norma Oficial Mexicana 037 STPS, también conocida como NOM-037-STPS, es una regulación establecida por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) de México. Esta norma entró en vigor el 5 de diciembre y está diseñada para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en el entorno laboral. La NOM-037-STPS se basa en los principios establecidos en la Ley Federal del Trabajo (LFT) y busca promover condiciones de trabajo seguras y saludables, así como garantizar el acceso a la seguridad social para todos los empleados.
La NOM 037 define el home office como una forma de organización laboral que garantiza la flexibilidad y protección en el ambiente de trabajo remoto. Entre sus principales objetivos, se encuentra la promoción de un ambiente laboral seguro y saludable para quienes hacen teletrabajo, así como también la prevención de accidentes y enfermedades asociadas al mismo. Además, busca establecer responsabilidad para empresas y empleados en este contexto.
Alcance de la normativa
Esta normativa supuso modificaciones a la Ley Federal del Trabajo (LFT) y afecta tanto a empresas locales como internacionales que tengan empleados en México, y a trabajadores remotos en el país. Por lo tanto, si tu organización está radicada en Colombia y tienes interés en ampliar tu equipo con talento que reside en México, tienes que tener en cuenta esta política para que los contratos estén localizados correctamente, en línea con lo que establece el marco laboral vigente. De la misma manera, si tu empresa es local (por ejemplo, una fintech) y ofreces la modalidad de teletrabajo a tus empleados, también estás obligado a cumplir con la NOM 037.
Pero, ¿cuál es su impacto en la cultura laboral mexicana? La adopción de la nueva norma supone mayor adaptabilidad y flexibilidad en la organización del trabajo, con tecnologías de la información avanzadas que facilitan el desarrollo de las tareas de las personas trabajadoras. Eso también conduce a una cultura del trabajo más adaptable, en la que los empleados tienen una mejor capacidad para equilibrar su vida personal y laboral. Así, se trata de una forma de modernizar las prácticas del trabajo para impulsar la innovación interna, con procesos más eficientes, nuevas tecnologías y una mentalidad más abierta al cambio y la experimentación.
Implicaciones para las empresas
Como empleador o miembro del departamento de Recursos Humanos, es importante que estés al tanto de las implicaciones relacionadas con el teletrabajo para asegurarte de cumplir con las obligaciones legales, proporcionar la infraestructura y equipamiento adecuados, y garantizar la seguridad de los datos.
Obligaciones legales
Aquí te presentamos las más relevantes:
- Actualizar la lista de los trabajadores que hacen teletrabajo: tiene que incluir información como el nombre, género, estado civil, actividades a desarrollar, nombre y perfil del puesto de trabajo. Incluso debe especificarse el tiempo de la relación laboral que se utiliza para el teletrabajo, el número telefónico de contacto, el domicilio, los lugares de trabajo propuestos por el empleado y convenidos con el empleador, la razón social y el domicilio del centro de trabajo. Por último, debe detallarse el equipo de cómputo y ergonómico otorgado al empleado.
- Establecer y difundir una política de teletrabajo: debe estar alineada con las disposiciones del contrato colectivo de trabajo o el reglamento interno, en relación con los objetivos que te compartimos al comienzo. Asimismo, debes incorporar cuáles son los mecanismos de comunicación para evitar el aislamiento social, indicar las reglas de contacto garantizando la privacidad, y establecer la duración del horario de trabajo pactado o la distribución de los horarios de la jornada laboral, entre otros.
- Informar a los empleados y a la Comisión de Seguridad e Higiene sobre los riesgos asociados al teletrabajo: implica proporcionar información sobre posibles riesgos para la salud y la seguridad que puedan surgir. Esto incluye factores de riesgo ergonómico y factores de riesgo psicosocial ya sea por el mobiliario no ergonómico o el estrés, el aislamiento y la fatiga mental, que pueden surgir debido a la falta de interacción social y el equilibrio entre vida laboral y personal.
- Contar con la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud: al respecto, debes otorgar las facilidades necesarias a la comisión para su validación.
- Respetar los horarios pactados y la privacidad: por un lado, se trata de garantizar el derecho a la desconexión de tus empleados. Por el otro, no se pueden recurrir a prácticas invasivas para verificar la conexión o disponibilidad del talento. De esta manera, las cámaras o micrófonos son de uso obligatorio para reuniones, capacitaciones y videoconferencias, exclusivamente.
- Proveer equipamiento acorde: como empleador, debes darle acceso a tus empleados a las herramientas necesarias para su desempeño. Por ejemplo, una silla y escritorio ergonómico.
Infraestructura y equipamiento
Los elementos que las empresas deben proporcionar a quienes trabajan home office son:
- Silla ergonómica u otra que sea apropiada.
- Insumos necesarios para un buen desempeño, como el envío de información digital.
- Objetos adicionales que garanticen condiciones ergonómicas o posturales, como es el caso de un cojín en la espalda que actúe como soporte.
Una política de entrega de equipo de trabajo te ayuda a establecer pautas sobre cómo pedir, distribuir y usar correctamente los equipos.
Consideraciones sobre la privacidad y seguridad de los datos
En materia de seguridad y privacidad de la información, la NOM 037 indica que debes proteger los datos personales de tus empleados, como su nombre, dirección o correo electrónico. Para eso, es importante que implementes medidas de seguridad que protejan esta información sensible del acceso no autorizado, además de posibles pérdidas, robo o destrucción. Esto significa que debes adoptar tecnología y prácticas que mantengan la confidencialidad de la información relacionada con el trabajo de tus empleados.
A propósito, quizás te interese conocer sobre la ley de outsourcing en México. En este otro blog, te contamos en qué consiste la reforma y cómo modifica el concepto de subcontratación en el país.
Implicaciones para los trabajadores
De acuerdo con Expansión, al menos el 24% de los encuestados informaron tener un conocimiento limitado sobre la Política NOM 037. Si te encuentras de este lado, no te preocupes, aquí te compartimos los datos clave que tienes que conocer como empleado remoto en México.
Derechos y obligaciones
En primer lugar, todo empleado en modalidad de home office tiene derecho a un equilibrio entre su vida laboral y personal, así como a recibir el equipo necesario para realizar sus funciones. Ahora bien, sobre sus obligaciones, estas son las principales:
- Colaborar con las verificaciones de seguridad salud: esto es brindar las facilidades por escrito para una comprobación física de las condiciones de seguridad y salud para trabajar, si estás de acuerdo como trabajador.
- Adherir a la política de teletrabajo: en tanto cumplir con las directrices establecidas en la política mencionada.
- Comunicar alteraciones o problemas: en relación a las condiciones de seguridad y salud en el trabajo que impidan el desarrollo del teletrabajo. En este escrito debes incluir la fecha de elaboración y la de ocurrencia, tu nombre y la descripción del acontecimiento.
- Cuidar el equipamiento y los materiales provistos: esto significa que debes resguardar y mantener en buen estado los equipos, materiales y mobiliario proporcionado por el empleador para el desarrollo de tus actividades.
- Atender las políticas y mecanismos de protección de datos: en línea con lo establecido por parte del empleador, además de las restricciones sobre su uso y almacenamiento.
Responsabilidades y compromisos
En cuanto a las responsabilidades que tienes como trabajador al trabajar bajo esta modalidad, debes leer y comprender la política de teletrabajo de la empresa, y cumplir con todas las disposiciones que se establezcan en ella. Además, eres responsable de la conservación de los equipos y mobiliario provistos por tu empleador, y debes utilizar dichas herramientas de forma responsable, así como también debes cumplir las demás obligaciones que te comentamos antes.
Aparte de todo eso, esta normativa señala la importancia de la participación de los empleados en los procesos de capacitación que la empresa proporciona en relación con la seguridad y salud en el ámbito laboral, y el hecho de mantener la confidencialidad de la información.
Salud y seguridad laboral
Hay una serie de medidas de seguridad y ergonomía que deben garantizarse en el home office. Veamos cuáles son:
- Disponer de un área de trabajo organizada: debe estar limpia y ordenada, con buena iluminación, con temperatura y ventilación agradable, y con un nivel de ruido que no impida la concentración.
- Tener comodidad: por medio de mobiliario ergonómico que evite que la espalda, los hombros o el cuello acumulen tensiones. Por eso, se debe tener un escritorio, silla ergonómica y todo aditamento postular que evite riesgos ergonómicos.
- Resguardar la privacidad: se debe contar con un espacio físico que asegure la privacidad durante la jornada laboral para evitar interrupciones o interferencia. Además, se requiere una perspectiva de género para conciliar el trabajo con la vida familiar y personal, y se deben contar con las pausas y tiempos de descanso necesarios. También, se contempla el derecho a la desconexión.
Adaptándose al cambio
Pasos para las empresas
1. Actualiza la información de tus empleados
Es fundamental que mantengas la base de datos de tu equipo actualizada, como los puestos que corresponden a cada uno, la modalidad de trabajo elegida y las actividades que desarrollan. Si hubiera un cambio en el domicilio de un empleado, éste debería notificarte para asegurar la precisión en esta información.
2. Evalúa las condiciones de trabajo
Crea un listado de verificación para evaluar las condiciones del espacio de trabajo en casa de los colaboradores. En ella podrías incorporar preguntas relacionadas a la conectividad a Internet y si cuentan con los elementos ergonómicos necesarios para evitar tensión postural. Veamos algunos ejemplos de preguntas que podrías incluir:
- En el lugar de trabajo seleccionado, ¿dispone de un espacio físico de al menos 2 metros cuadrados para ser utilizado como plano de trabajo, y una altura de al menos 2,5 metros?
- En el lugar de trabajo, ¿cuenta con ventanas cerca del plano de trabajo (escritorio o mesa de trabajo)?
- Sobre la mesa, escritorio o superficie del lugar de trabajo, ¿tiene esta una altura entre 72 cm y 76 cm?
3. Redacta una política de teletrabajo
Esta política debe cumplir con las disposiciones del contrato colectivo de trabajo. Pero, también, aquí es importante que tengas en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Deja en claro cuáles son los mecanismos de comunicación.
- Especifica los horarios de la jornada laboral, particularmente aquellas horas en las que los empleados en teletrabajo deben estar disponibles.
- Describe cómo calificarás la calidad del trabajo y los procesos de revisión que aplicarás para garantizar mismas condiciones y cargas de trabajo.
- Contempla eventualidad para que tus empleados sepan qué hacer si presentan inconvenientes con la conexión a Internet, por ejemplo.
- Proporciona información sobre cómo proteger los datos y cómo utilizar herramientas de seguridad en los dispositivos laborales.
4. Crea mecanismos de supervisión
De esta forma, podrás garantizar el cumplimiento de los estándares mínimos del home office definidos por la normativa. Para eso, realiza encuestas de satisfacción de manera periódica para comprender el grado de satisfacción de tus empleados con las condiciones de trabajo al hacer home office. Puedes incluir preguntas relacionadas con la ergonomía del espacio de trabajo, la disponibilidad de recursos, el equilibrio entre la vida laboral y personal, y la comunicación con la empresa.
Otra buena práctica de supervisión es el seguimiento de indicadores de bienestar, como el absentismo, las enfermedades y los accidentes de trabajo. Gracias a la definición y monitoreo de estos indicadores, podrás identificar potenciales problemas y tomar medidas preventivas que ayuden a reducir la rotación de personal, por ejemplo.
5. Diseña un programa de capacitación
Por último, brinda capacitación relacionada con la seguridad y salud en el trabajo para tus empleados. Algunos temas podrían ser la importancia de la ergonomía, la prevención de riesgos psicosociales y el manejo del estrés. La capacitación puede ser presencial o virtual, y debe ser actualizada periódicamente.
Conoce las herramientas que te ayudarán a mejorar la colaboración, cultura y productividad de tu equipo.
Recomendaciones para los trabajadores
Además de tener en cuenta todos los puntos que aquí te hemos enseñado, puedes seguir los siguientes consejos:
- Pregunta sobre las medidas de seguridad que se están tomando para proteger tus datos personales y la información confidencial.
- Protege tu espacio de trabajo, para que sea seguro y ergonómico. Y usa una red Wi-Fi segura y bloquea el acceso de tus dispositivos con contraseñas seguras.
- Mantén una buena comunicación con la empresa, informando sobre cualquier cambio en tu situación. Si hubiera un incidente de seguridad, es importante que lo informes cuanto antes.
Contrata empleados en México asegurando el cumplimiento
Al contratar en diferentes países, es común que muchas empresas cometan pequeños errores que generan importantes problemas de cumplimiento legal. El desconocimiento sobre la localización de los contratos según las leyes locales, como es el caso de México, puede suponer multas graves. ¿Quieres estar un paso adelante en este tema? Descarga nuestra guía gratuita para contratar empleados en México.
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