Comment se conformer au RGPD quand on est une start-up

Le RGPD s'applique dès que vous collectez votre première donnée personnelle : un e-mail, un nom, même une simple adresse IP. Et les chiffres récents de la CNIL parlent d'eux-mêmes : les sanctions se multiplient et les montants augmentent significativement chaque année.

Pour les start-up, le risque est d'autant plus grand. Collecte excessive de données par manque de cadrage, absence de processus formalisés, utilisation d'outils non conformes : ces erreurs fréquentes vous exposent à la fois juridiquement et financièrement. De plus, les investisseurs intègrent désormais un audit RGPD dans leur due diligence avant toute levée de fonds.

Ce guide vous aide à construire une conformité simple, progressive et adaptée aux réalités d'une start-up.

Les bases du RGPD expliquées simplement

Avant d'agir, il faut comprendre quelles règles s'appliquent concrètement à votre start-up pour savoir concrètement comment assurer la conformité RGPD. Voici l'essentiel à retenir.

Données personnelles : ce que ça inclut vraiment

Une donnée personnelle, c'est toute information qui permet d'identifier une personne, que ce soit directement (nom, e-mail, photo) ou indirectement (adresse IP, identifiant de connexion, numéro de téléphone). Cela concerne autant vos utilisateurs que vos employés et prospects.

Les 4 principes RGPD à connaître

• La minimisation impose de collecter uniquement ce qui est strictement nécessaire à votre activité : demander la date de naissance quand l'âge suffit constitue déjà une infraction.
• La transparence exige d'informer clairement les personnes de ce que vous faites avec leurs données, dans un langage accessible.
• La sécurité vous oblige à protéger ces données par chiffrement, gestion des accès et sauvegardes régulières.
• Enfin, le principe de finalité impose de définir précisément pourquoi vous collectez chaque donnée.

Pour approfondir ces obligations, consultez notre guide complet sur la conformité RGPD et les ressources CNIL dédiées aux startups.

Ce que risque votre start-up en cas de non-conformité

Les conséquences d'une non-conformité dépassent largement les simples amendes. Connaître ces risques vous permet de mesurer l'urgence d'agir et de comprendre comment éviter les sanctions RGPD pour votre start-up*.*

Des amendes qui menacent votre trésorerie

La CNIL peut infliger des sanctions allant jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé. En 2024, elle a prononcé 87 sanctions pour un total de 55 millions d'euros. Et non, les start-up ne sont pas épargnées : les amendes sont certes adaptées à leur taille, mais restent suffisamment importantes pour fragiliser sérieusement votre trésorerie.

Une réputation difficile à reconstruire

Au-delà des amendes, une violation de données ou un manquement RGPD rendu public détériore votre image. Vos utilisateurs vous confient leurs informations les plus sensibles : perdre cette confiance compromet votre capacité à acquérir de nouveaux clients et à fidéliser les existants.

Les 6 étapes pour mettre votre start-up en conformité

La conformité RGPD suit une méthode progressive qui permet de sécuriser vos pratiques, même avec des ressources limitées. Voici quelles mesures prendre en matière de RGPD pour votre start-up.

1. Cartographier vos traitements de données

Le registre des traitements est le socle de votre conformité. Pour chaque traitement, documentez quelles données vous collectez, pourquoi, qui y accède, où elles sont stockées, et combien de temps vous les conservez.

2. Identifier la base légale de chaque traitement

Chaque traitement doit reposer sur une base légale valide. Le consentement est nécessaire pour la prospection commerciale ou l'utilisation de cookies non essentiels. Définir correctement ces bases vous protège juridiquement et structure vos processus de collecte.

3. Rédiger les documents clés qui informent vos utilisateurs

• Votre politique de confidentialité explique comment vous traitez les données : lesquelles, pourquoi, combien de temps, avec qui vous les partagez, et comment exercer ses droits.
• Les mentions légales identifient le responsable de traitement et l'hébergeur.
• Les notices d'information apparaissent au moment de la collecte pour informer les personnes de manière ciblée.

Pour approfondir ce volet, consultez notre guide sur la protection des données.

4. Sécuriser techniquement vos données

La sécurité repose sur trois piliers :

• Le chiffrement protège les données en transit (HTTPS obligatoire) et au repos (bases de données chiffrées).
• La gestion des accès limite strictement qui peut consulter ou modifier les données : principe du moindre privilège, authentification forte, traçabilité.
• L'hébergement sécurisé privilégie des prestataires conformes RGPD, idéalement certifiés (ISO 27001), avec des serveurs dans l'UE.

5. Gérer les consentements de manière traçable

Lorsque vous collectez un consentement, vous devez pouvoir prouver qui a consenti, quand, et à quoi exactement. Stockez ces informations de manière horodatée et associez-les à l'identifiant de la personne. Le consentement doit pouvoir être retiré aussi facilement qu'il a été donné.

6. Mettre en place des procédures pour les droits des personnes

Les utilisateurs peuvent exercer cinq droits principaux : accéder à leurs données, les rectifier, les supprimer, s'opposer à leur traitement, ou demander leur portabilité. Vous disposez d'un mois pour répondre à ces demandes.

Faire vivre la conformité RGPD au quotidien

Au-delà de la mise en conformité initiale, le RGPD exige une vigilance continue et une véritable culture d'entreprise orientée protection des données. Voici comment appliquer le RGPD au quotidien.

Sensibiliser votre équipe aux bons réflexes

La conformité ne repose pas sur une seule personne : chaque membre de votre équipe manipule des données personnelles. Le commercial qui collecte des contacts, le développeur qui conçoit un formulaire, le responsable RH qui gère les dossiers employés.

Choisir des outils RH et CRM conformes (le cas The Landbanking Group)

De bons outils internes sont essentiels. The Landbanking Group en a fait l'expérience. Cette start-up allemande gérait ses données employés sur trois plateformes différentes et des feuilles Excel. Cette dispersion rendait impossible toute sécurisation efficace et compromettait la capacité à répondre aux droits d'accès ou d'effacement. En centralisant tout sur Deel HR, l'entreprise a considérablement réduit sa surface de risque et simplifié sa conformité opérationnelle.

Comment automatiser la conformité RGPD pour votre start-up ?

Pour une start-up, gérer manuellement la conformité RGPD consomme un temps précieux que vous pourriez consacrer à votre croissance. Heureusement, les solutions modernes automatisent une grande partie de ces obligations.

Des plateformes pour centraliser registre et consentements

Plusieurs outils spécialisés vous aident à maintenir votre registre des traitements à jour, à gérer les consentements avec traçabilité complète, et à générer automatiquement la documentation requise.

Sécuriser l'accès aux données sensibles

Les solutions de gestion des accès (IAM) contrôlent précisément qui peut consulter ou modifier quelles données. L'authentification multi-facteurs, les journaux d'audit détaillés, et la révocation automatique des accès quand un collaborateur quitte l'entreprise renforcent considérablement votre sécurité.

Centraliser vos données RH avec Deel Platform

La gestion des données employés et contractors représente un défi particulier pour les start-up en croissance, surtout à l'international. Deel Platform centralise l'ensemble de vos informations RH sur une infrastructure sécurisée et conforme RGPD.

Pour structurer efficacement votre gestion RH, consultez notre guide SIRH pour start-up.

Assurer la conformité multi-pays avec Deel Compliance

Si vous employez des personnes dans plusieurs pays, chaque juridiction impose ses propres règles de protection des données, souvent plus strictes que le RGPD. Deel Compliance intègre automatiquement ces exigences locales dans votre infrastructure RH.

Découvrez comment structurer votre conformité RH à l'international.

Votre check-list de conformité en 8 points

• Registre des traitements : documentez tous vos usages de données (clients, employés, prospects) avec finalités et durées de conservation.
• Politique de confidentialité : publiez un document clair expliquant comment vous traitez les données et comment exercer ses droits.
• Sécurité technique : activez HTTPS, chiffrez vos bases de données, limitez les accès aux données sensibles, sauvegardez régulièrement.
• Consentements traçables : collectez et stockez les preuves de consentement avec horodatage, permettez un retrait facile.
• Procédures pour les droits : définissez qui traite les demandes d'accès, de rectification ou de suppression, respectez le délai d'un mois.
• Documentation complète : rassemblez vos politiques internes, contrats avec sous-traitants, et preuves de conformité pour les audits.
• Processus formalisés : formez vos équipes, intégrez le privacy by design dans vos développements, planifiez des audits réguliers.
• Données RH sécurisées : centralisez les informations employés et contractors sur une plateforme conforme comme Deel Platform pour réduire les risques.

Transformer la conformité en avantage concurrentiel

Le RGPD ne doit pas être perçu comme une contrainte administrative, mais comme un véritable levier de confiance qui renforce votre crédibilité auprès de vos utilisateurs, partenaires et investisseurs. Les start-up qui intègrent la protection des données dès leurs premières étapes se distinguent clairement lors des levées de fonds et rassurent leurs clients sur la sécurité de leurs informations.

Pour les start-up qui développent des équipes internationales, la complexité augmente rapidement. Aussi, moderniser votre infrastructure RH avec des solutions centralisées et conformes vous fait gagner un temps précieux et réduit significativement vos risques juridiques.

Sécurisez vos données, simplifiez votre conformité RGPD et protégez votre start-up à l'international grâce à Deel Platform et Deel Compliance.

Demandez une demo pour découvrir comment centraliser et sécuriser vos données RH.