Les documents de fin de contrat : le guide complet

Terminer un contrat de travail, ce n’est pas seulement prévenir le salarié que celui-ci doit quitter l’entreprise. En France, cela entraîne plusieurs démarches administratives que vous devez suivre, que ce départ soit volontaire, ou non.

Par exemple, vous devez fournir en temps et en heure toute une série de documents obligatoires à votre salarié pour valider la rupture du contrat. Mais, quels sont ces documents, et quels sont les délais à respecter ? De plus, comment gérer ces formalités lorsque l’on travaille avec des talents en France ou à l’international ?

Notre guide complet sur les documents obligatoires en fin de contrat est là pour répondre à toutes vos questions. Et, si vous travaillez à l’international et avez besoin d’assurer la conformité de vos démarches RH, Deel propose une solution automatisée qui centralise la gestion des documents, quel que soit le pays où vous opérez !

Quels sont les documents à remettre à la fin du contrat de travail d’un salarié ?

Lorsqu’un contrat de travail se termine, un salarié, qu’il soit à temps plein, à temps partiel, en CDI, en travail temporaire, en CDD ou même en contrat d’alternance, doit obtenir plusieurs documents obligatoires de la part de son employeur.

C’est ce qui formalise la fin de son contrat de travail auprès de l’employeur, et ce qui lui permet ensuite de s’inscrire à Pôle Emploi ou à tout autre organisme pour obtenir les indemnités qui lui sont dues.

Il existe quatre documents importants à remettre à tout collaborateur sortant de l’entreprise.

1. Le certificat de travail

Ce document atteste que le salarié a bien travaillé au sein de l’entreprise, que ce soit pour plusieurs années ou juste le temps de sa période d’essai. Le type de contrat ou le motif de la rupture du contrat de travail n’ont aucune importance.

Ce document est obligatoire et doit comporter quelques mentions clés :

• nom et adresse de l’entreprise ;
• identité du salarié ;
• dates d’entrée et de sortie du salarié ;
• intitulé du ou des postes occupés durant le contrat ;
• mention du maintien des garanties de prévoyance et mutuelle (si applicable).

C’est ce document que le salarié sortant pourra montrer comme preuve d’expérience à un nouvel employeur ou à tout organisme qui pourrait lui fournir des droits sociaux.

2. Le reçu pour solde de tout compte

Ce document recense tous les paiements que le salarié reçoit à la fin de son contrat de travail. Cela peut être des indemnités de rupture, son dernier salaire au prorata, l’indemnité des congés payés qui n’ont pas été posées, toute prime ou tout bonus éventuel, ainsi que l’indemnité de fin du préavis (si le préavis a été dispensé).

Ce document doit impérativement être signé par le salarié. C’est ce qui pourra attester, en cas de litige, que ce dernier a bien validé et accepté les sommes perçues à la fin de son contrat.

D’ailleurs, une fois ce document signé, les sommes reçues ne pourront ensuite être contestées par le salarié que pendant 6 mois alors que, sans signature, celui-ci dispose de trois ans ! C’est donc un aspect de la gestion RH à ne surtout pas négliger.

3. L’attestation employeur (ou attestation France Travail)

C’est l’attestation Pôle Emploi qui va permettre au salarié de s’inscrire à France Travail et de toucher ses indemnités.

Ce document doit contenir plusieurs informations essentielles, comme :

• identité et coordonnées de l’employeur ;
• identité du salarié et son numéro de Sécurité sociale ;
• nature du contrat de travail (Contrat à durée indéterminée, CDD, etc.) ;
• motif de rupture du contrat ;
• date d’entrée et date de sortie dans l’entreprise ;
• montant des salaires perçus au cours des derniers mois.

Pour que le salarié touche ses allocations chômage, l’employeur doit transmettre ce document au collaborateur sortant et à France Travail. La remise tardive de ce document au service public pourrait entraîner du retard dans le versement des allocations chômage et de potentielles sanctions légales pour l’entreprise.

Veillez donc à être bien à jour sur l’envoi de tous les documents lors de l’offboarding de vos salariés.

4. Le récapitulatif de l’épargne salariale

Si l’entreprise propose un dispositif d’épargne salariale (participation, intéressement, PEE, PERCO, etc.), l’employeur doit remettre au salarié un état récapitulatif de ses droits à la fin de son contrat.

Ce document indique les sommes acquises par le salarié tout au long de son contrat de travail, les modalités pour débloquer cette épargne et les options éventuelles de retrait ou de transfert des fonds.

Et, pour les freelances ou travailleurs indépendants ?

Contrairement aux salariés, la remise des documents de fin de contrat d’un freelance n’est pas obligatoire. D’ailleurs, de nombreux travailleurs indépendants opèrent sans contrat de travail, ce qui rend très compliquée toute demande en cas de litige ou de rupture abusive du contrat.

Idéalement, à la fin de toute mission, le client devrait avoir réglé l’ensemble des factures émises par le freelance et transmettre un accusé de fin de mission, qui notifie de la date de fin de contrat.

Si vous êtes freelance, assurez-vous de faire signer un contrat, ou à minima un devis, avant tout début de travail pour vous assurer que votre client respecte vos conditions. Vous pouvez même y indiquer un préavis de départ en cas de rupture de contrat si vous le souhaitez.

Les obligations de l’employeur en fonction du type de contrat

Les obligations de l’employeur par rapport au salarié lors de la rupture de son contrat de travail dépendent de son statut.

Fin de CDI

Un CDI peut être arrêté par les deux parties lors de la période d’essai, ou se terminer par un licenciement, une démission ou une rupture conventionnelle.

Dans tous les cas, le Code du travail demande à l’employeur de fournir à l’employé son certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation employeur au plus tard le dernier jour du contrat. Le cas échéant, l’employé pourrait attaquer l’employeur pour non-respect du droit du travail et engendrer des litiges judiciaires.

Si votre employé n’est pas physiquement présent au bureau, pour cause d’arrêt maladie ou parce qu’il travaille à l’étranger, vous pouvez transmettre ces documents par lettre recommandée avec accusé de réception.

Seul cas particulier : le licenciement économique. Dans ce cas précis, l’employeur doit proposer un contrat de sécurisation professionnelle (CSP) aux salariés concernés, leur permettant d’accéder plus rapidement aux allocations chômage et à un accompagnement pour leur parcours professionnel.

Fin de CDD

Un CDD peut s’arrêter à la date prévue sur le contrat de travail, ou en rupture anticipée s’il y a accord entre les deux parties, faute grave, cas de force majeure ou une requalification de contrat en CDI.

Parmi les documents obligatoires à remettre à la fin d’un CDD se trouvent :

• certificat de travail ;
• reçu pour solde de tout compte ;
• attestation employeur (France Travail) ;
• état récapitulatif de l’épargne salariale (si applicable).

En termes de délai de remise de documents, ce sont les mêmes que pour un CDI. Côté indemnisation, un CDD reçoit 10 % de son salaire brut total en indemnité de fin de contrat, sauf si le motif de rupture est une faute grave, ou lourde, ou s’il est embauché en CDI dans la même entreprise.

Fin de contrat d’apprentissage

Un contrat d’apprentissage peut prendre fin à l’échéance de celui-ci, ou en cas de rupture anticipée. S’il y a rupture anticipée pendant les 45 premiers jours en entreprise, l’employeur ne doit aucun document au salarié, si ce n’est une simple notification écrite. Si elle intervient après ces 45 jours, alors la rupture ne peut intervenir que par accord mutuel ou en cas de faute grave ou d’inaptitude.

De plus, un employé en contrat d’apprentissage n’a pas le droit à une indemnité de rupture de contrat, sauf expressément mentionné dans sa convention collective.

Le saviez-vous ?

Si un employé est embauché en CDI après un contrat d’apprentissage, il n’a pas à bénéficier de période d’essai, sauf si cela est demandé par la convention collective.

Fin de contrat avec un freelance

C’est la nature d’un contrat de freelance que de prendre fin après complétion de la mission ou à une date préétablie (sinon, attention aux risques de requalification !).

Si le droit du travail français ne prévoit pas de règles spécifiques pour ce type de rupture ; il existe tout de même quelques bonnes pratiques à suivre pour assurer une relation positive et professionnelle avec ses talents sur le long terme :

• Respect du contrat initial : vérifiez les clauses de fin de mission (délai de préavis, conditions de résiliation, etc.).
• Paiement final : assurez-vous que toutes les factures dues ont été réglées.
• Documents recommandés :
  • accusé de réception de la fin de mission ;
  • attestation de mission (optionnelle, mais utile pour le freelance) ;
  • archivage des échanges et des contrats en cas de litige futur ou demandes au conseil de prud’hommes.

Comment gérer les documents de fin de contrat pour des équipes internationales ?

Si vous recrutez des talents à l’international, qu’il s’agisse d'employés ou de freelances, alors vous devez pouvoir assurer la bonne conformité avec les lois du travail locales.

En effet, c’est toute la complexité des équipes inter-pays : celle d’être à jour sur toutes les obligations que cela implique en fonction du pays de résidence de votre salarié ou travailleur indépendant.

Par exemple, si, en France, vous devez fournir un solde de tout compte et une attestation employeur, ce n’est pas le cas aux États-Unis, où il vous sera demandé le dernier bulletin de paie et le formulaire W-2. En Allemagne, vous devrez fournir le Zeugnis ainsi que l’attestation de fin de contrat ; au Royaume-Uni, le formulaire P45, etc.

Chaque pays possède ses propres particularités liées au droit du travail, et leur non-respect peut entraîner de lourdes sanctions financières et légales pour votre entreprise. Néanmoins, gérer tous ces aspects de la conformité RH, et être à jour sur toutes les nouveautés liées au droit du travail de chaque pays peut rapidement devenir un casse-tête chronophage pour vos équipes RH. C’est pour cela que de nombreuses entreprises choisissent de passer par un EOR, comme Deel, qui assure la bonne conformité de tous vos contrats de travail, onboarding et offboarding, dans plus de 150 pays !

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