Formar una nueva subsidiaria extranjera o una entidad comercial local trae consigo varios costos iniciales, como el pago de tarifas de constitución, la contratación de expertos legales y de expansión internacional y el cumplimiento de los requisitos mínimos de capital para la constitución. Los costos únicos iniciales para estos servicios y funciones generalmente varían entre $60,000 y $120,000 dólares o más.
Sin embargo, muchos propietarios de empresas suelen descubrir cinco costos ocultos adicionales asociados con la formación y gestión de entidades, los cuales expondremos en este artículo.
1. Costos continuos de nómina global
Las empresas muchas veces pasan por alto los altos costos continuos que trae la administración de la nómina de los empleados a nivel internacional. Estos costos incluyen mantenerse al tanto de las complejas regulaciones de nómina en relación a los salarios mínimos, pago de horas extra, contribuciones a la seguridad social y retenciones de impuestos locales, que pueden variar significativamente en cada país.
Además del cumplimiento normativo y de gobernanza, las empresas también deben tener en cuenta el costo que acarrean las complejidades administrativas del procesamiento de nómina, como el cálculo de salarios, la retención de impuestos, la emisión de nóminas, la gestión de deducciones y la garantía de pagos puntuales. Estas tareas pueden resultar abrumadoras, especialmente para las empresas que operan en varios países con diferentes monedas y tipos de cambio.
A menos que estés planeando crear o capacitar a un equipo interno sobre las leyes de nómina locales, los métodos de pago disponibles, las monedas, los tipos de cambio, las regulaciones fiscales, las tasas y los plazos, las empresas internacionales generalmente subcontratan la gestión de la nómina con un proveedor local.
Administrar la nómina a través de varios proveedores locales puede resultar complicado si operas en varios países. Otra opción es contratar un agregador de nómina que utilice aliados externos para procesar esta localmente. Sin embargo, esto muchas veces resulta en soporte de baja calidad y múltiples puntos de contacto.
Una solución mucho más rentable es utilizar un Employer of Record (EOR) con capacidades de nómina global. Los EOR como Deel pueden ayudarte a contratar y administrar la nómina en más de 100 países por un costo anual de $7,188 USD en lugar de pagar entre $56,000 y $65,000 USD por año haciéndolo por tu cuenta.
Tomemos a Clara, por ejemplo:
Cómo Clara ahorra miles de dólares al mes con el EOR de Deel
Clara simplifica la gestión de sus gastos de empresa con una solución integral compuesta por tarjetas de crédito corporativas, un producto de pago y una plataforma digital de control de gastos.
Clara se fundó durante la pandemia en un entorno de trabajo virtual y remoto. Desde el principio, sabían que el talento no está ligado a la ubicación, por lo que necesitaban una solución que ofreciera la misma flexibilidad, sin tantas complicaciones.
Con Deel, Clara se ha abierto a la posibilidad de ahorrar a escala. Carolina Astaiza, Global People Director de Clara, explica:
”Para gestionar una nómina global, se necesitaría tener mínimo un software y un colaborador por nuevo país; esto, en promedio, nos costaría alrededor de $2,000 dólares por mes. Deel nos brinda economías de escala porque nos permite contratar talento sin costos adicionales”, afirmó. “Además, esos $2,000 USD no son fijos; a medida que crece la operación, ese número crece”.
Con Deel, los costos operativos de Clara siguen siendo los mismos a medida que la empresa crece, sin incurrir nunca en gastos exponenciales.
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2. Costos continuos de RR.HH
Muchas empresas subestiman lo costoso que es crear y capacitar un equipo interno de RR.HH para incorporar y apoyar a los empleados locales contratados a través de tu propia filial en el extranjero.
Si bien tu equipo de RR.HH existente puede ser competente gestionando empleados contratados en tu país o jurisdicción de origen, esperar que puedan administrar también la operación de RR.HH para los empleados contratados a través de tus nuevas entidades extranjeras no es realista, ya que las leyes y regulaciones relacionadas con la contratación y onboarding pueden variar significativamente de un país a otro.
Los equipos de RR.HH deben estar preparados para manejar contratos laborales internacionales, clasificación de personal, onboarding y offboarding legal, documentación de cumplimiento normativo, autorizaciones laborales, administración de beneficios y verificaciones de antecedentes de acuerdo con las leyes y regulaciones locales.
Otra opción es subcontratar las tareas de RR.HH con proveedores locales. Sin embargo, este enfoque aún requiere recursos e inversiones adicionales, ya que es posible que necesites encontrar un nuevo proveedor para cada entidad separada que abras.
Al asociarte con un EOR global, puedes mantener una plantilla con pocas personas, reducir la carga administrativa de tu equipo actual y hacer crecer tu empresa a través de contrataciones globales sin tener que gestionar múltiples sistemas de RR.HH. y nómina.
Los EOR como Deel cuentan con más de 200 expertos legales y de RR.HH locales en espera, listos para vincular y respaldar a tus empleados globales.
Tomemos como ejemplo EasyBroker:
Cómo EasyBroker ahorra un 52% en comisiones al contratar a través de Deel
EasyBroker facilita la compra o el alquiler de una casa con optimizaciones digitales, diseños personalizables, búsquedas avanzadas y todo lo que necesitas para encontrar tu nuevo hogar.
Al ser una empresa estadounidense, EasyBroker utilizaba servicios tercerizados para contratar en México, pero las leyes laborales aprobadas en 2020 dificultaron este enfoque. Después de lidiar con procesos largos, tediosos y burocráticos de contratación, onboarding, offboarding, pago de nómina y más, decidieron buscar una solución legal y global.
"El onboarding de un nuevo miembro al equipo solía tomar dos semanas. Ahora, con Deel, toma menos de dos horas”, dijo Rodríguez León, Operations and People Coordinator. “Todo el proceso de nómina solía tomar de tres a cuatro días. Con Deel solo me lleva 10 minutos, además puedo cargar bonos con un solo clic. La plataforma es fácil de usar, tanto para contratar como para pagar, y la relación calidad-precio es un plus."
Con una plataforma fácil de usar como es la de Deel, EasyBroker ha simplificado sus procesos, ahorrando así un 52% en costos de tarifas y un 50% en tiempo de onboarding.
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3. Costos continuos de cumplimiento con las autoridades
Gestionar el cumplimiento de las entidades para una organización es una tarea crucial que exige una inversión continua para navegar por las regulaciones cambiantes.
La responsabilidad de garantizar el cumplimiento legal recae enteramente en las empresas locales, lo que requiere la supervisión de expertos internos o abogados subcontratados, lo que puede ser bastante costoso, ya que cuesta cientos de dólares por hora o miles de dólares por mes en concepto de anticipo.
Sin embargo, uno de los costos ocultos más importantes surge cuando una entidad no clasifica a los trabajadores correctamente, pasa por alto un cambio en las leyes laborales locales o no cumple con una visa o autorización de trabajo que vence, lo que genera costosas demandas, sanciones y daños a la reputación, que generalmente cuestan 2,71. veces más que mantener el cumplimiento legal.
El EOR ofrece a los clientes gestión de cumplimiento legal integrada y experiencia interna. El EOR de Deel está compuesto por más de 200 expertos legales que se mantienen al tanto del cumplimiento con las autoridades para reducir riesgos.
Deel también es el único proveedor de EOR en el mercado que utiliza monitoreo continuo a través de su Compliance Hub para brindar alertas de cumplimiento legal en tiempo real para 150 países, lo que te permite estar al tanto de tu estado de cumplimiento con las autoridades mientras contratas y administras a tus colaboradores con confianza en todo el mundo.
Tomemos como ejemplo a SiteMinder:
Cómo SiteMinder se expandió con confianza en mercados globales sin descuidar el cumplimiento legal gracias a Deel
SiteMinder se ha convertido en la plataforma abierta de comercio hotelero líder en el mundo, diseñada para que los hoteles y proveedores de alojamiento vendan, comercialicen, gestionen y hagan crecer sus negocios. SiteMinder, con sede en Sydney, Australia, es una empresa global con oficinas en Bangkok, Barcelona, Berlín, Dallas, Galway, Londres y Manila.
Sin embargo, con tantos empleados trabajando en todo el mundo y nuevas oficinas en proceso, garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales locales era un desafío constante para SiteMinder. Como empresa que cotiza en bolsa, está sujeta a estrictos estándares de auditoría y cumplimiento legal, por lo que fué aún más desafiante.
Para abordar estos desafíos, SiteMinder tomó una decisión fácil al elegir a Deel.
"Elegir Deel fue una decisión fácil; la plataforma simplifica el cumplimiento legal a nivel global de SiteMinder y da la escalabilidad necesaria para ser consistente con sus operaciones de RR.HH en todo el mundo, dijo Bec Donnelly, VP of People de SiteMinder. “La transición a Deel nos ha ahorrado aproximadamente 2 o 3 días al mes en tiempo y costos de administración. Solíamos tener varias personas en todo el mundo tratando de coordinar y diagnosticar problemas o llevar a cabo procesos manuales. Los ahorros incluyen múltiples salarios y tiempo de productividad."
4. Costos de salida
Después de muchos meses de lidiar con el proceso de constitución y gastar entre $60,000 y $120,000 USD en la creación de la entidad extranjera, la idea de tener que cerrarla es probablemente un trago amargo. Sin embargo, con tasas de fracaso empresarial a nivel global de entre el 20% y el 40%, vale la pena considerar esta posibilidad y este costo.
Disolver una entidad puede implicar largos procesos legales e implicaciones financieras. Por ejemplo, en el Reino Unido se necesitan al menos tres meses para disolver una empresa, sin incluir ningún trabajo previo. El costo de cerrar una sociedad de responsabilidad limitada en este país puede variar considerablemente según las circunstancias. Eliminar una empresa solvente del registro de empresas te costará £10 libras esterlinas, pero liquidar una empresa insolvente puede costar £4.000 libras esterlinas o más.
Sin embargo, cuando se contrata a través de un EOR, el acuerdo es mucho más flexible, por lo que suele ser una mejor opción para las empresas que buscan probar un mercado en particular antes de establecerse de forma más permanente, lo cual es mucho más costoso.
Si bien el costo de los servicios de EOR varía según el proveedor, los costos iniciales suelen ser bajos ya que no aplican las tarifas de instalación de entidad, por el contrario, las plataformas EOR suelen cobrar una tarifa de servicio anual por empleado. Estas suelen ser más predecibles que las tarifas de gestión de entidades, que pueden variar según la estructura empresarial y los requisitos legales.
Los EOR como Deel te ayudan a despedir a tus empleados internacionales de manera respetuosa y sensible para proteger a tu empresa y dejar al empleado con una buena impresión.
Una vez que Deel recibe tu solicitud de salida o despido, notificamos al empleado y calculamos y preparamos automáticamente los pagos finales en función de la fecha de despido, las leyes laborales locales y nacionales, el tiempo libre utilizado y cualquier elemento adicional como la indemnización por despido.
Tomemos como ejemplo a DevBase:
Cómo DevBase automatizó más de 20 procesos de RR.HH (incluidos despidos) con Deel API
DevBase es una empresa de desarrollo de software que ofrece soluciones de software personalizadas para empresas de todos los sectores. La empresa ofrece servicios a clientes de todo el mundo ya que tiene un modelo de trabajo totalmente remoto.
DevBase necesitaba una solución todo en uno de RR.HH y pagos internacionales para consolidar los datos de sus colaboradores internacionales y automatizar los procesos, desde el onboarding y los gastos hasta las modificaciones y finalizaciones de contratos.
"Tener un lugar para contratos y pagos con muchos métodos de retiro fue clave para nosotros en ese momento. Luego, descubrimos que Deel tiene mucho más que ofrecer que eso", explica Oscar Mastroberti, Head of Recruiting and HR en DevBase.
Al utilizar la API de Deel, DevBase pudo automatizar todo el ciclo de vida de los empleados y ahorrar más de 278 horas mensuales en operaciones de RR.HH y tareas administrativas.
Normalmente, el personal de RR.HH. representa entre el 10 y el 15% de la plantilla total. Pero con la automatización de Deel API, ahora es diferente.
"En este momento todavía somos una empresa con un 5% de personal de RR.HH para 130 personas. Eso es extremadamente eficiente para cualquier empresa. Es un gran KPI que nos muestra que somos supremamente productivos y eficientes gracias a todas las integraciones que tenemos. Deel jugó un papel clave en esto. Todas las validaciones que antes hacía el equipo de reclutamiento, con Deel, ahora se hacen de forma automática", afirmó Mastroberti.
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5. Costos indirectos
Al establecer tu entidad jurídica separada, recuerda que los costos involucrados van más allá de los gastos directos de constitución.
Los costos indirectos también pueden acumularse rápidamente, incluidos los gastos de viaje para reuniones con abogados, contadores, consultores de auditoría y RR.HH, el costo de traducir, imprimir y enviar documentos legales, abrir cuentas bancarias locales y contratar representantes locales, sin mencionar el tiempo y la energía que inviertes en coordinar todo el proceso durante muchos meses.
Con una solución EOR, estos costos son inexistentes. Simplemente elige en qué nuevo mercado te gustaría construir una presencia local, busca candidatos talentosos y relájate mientras nuestros equipos dedicados se ponen a trabajar en la incorporación de nuevos empleados, el manejo de la nómina, la administración de beneficios, la redacción de los DPI y todo lo demás.
En la actualidad, Deel es el mayor proveedor de EOR, con más de 20.000 empleados activos a tiempo completo en más de 95 entidades. Más de 20.000 empresas, incluidos nombres reconocidos como Dropbox, Nike y Shopify, confían en Deel para las necesidades de sus equipos globales.
Tomemos como ejemplo a Project44:
Cómo Project44 ahorra alrededor de $500.000 dólares al año desde que se cambió a Deel
Project44 es una empresa de software que tiene como misión mejorar las cadenas de suministro. Su sede principal está en Chicago y cuenta con una fuerza laboral que abarca 25 países, la empresa adopta un enfoque global hacia la conectividad multimodal para permitir que los profesionales de la cadena de suministro y logística hagan un seguimiento del inventario a lo largo de su viaje.
Una vez que Project44 comenzó su expansión, el equipo concluyó que tenían que ser más eficientes.
“Consideramos muchas opciones, pero elegimos Deel principalmente por el fácil uso de la plataforma y, en segundo lugar, porque vimos que estaban en modo de hipercrecimiento, esto parecía una opción perfecta que podría ayudarnos a lograr nuestros objetivos de expansión”, explicó Chloe Riesenberg, People Specialist en Project44.
Project44 tenía una pequeña fuerza laboral compuesta por freelancers antes de asociarse con Deel. Ahora, la empresa ha contratado a 129 personas en 25 países diferentes. En comparación con lo que pagaban por otros servicios, con la cantidad de miembros del equipo que tienen ahora, Project44 está obteniendo ahorros de más de $500,000 al año con Deel.
Mitiga los costos ocultos y administra todas las entidades en un solo lugar con Deel
Como plataforma todo en uno, Deel agiliza el cumplimiento de las leyes laborales locales, las regulaciones fiscales y los requisitos de RR.HH en más de 110 países, lo que reduce la carga de las complejidades legales y regulatorias para el empleo y la administración a nivel global.
Los precios de los servicios EOR de Deel empiezan en $599/mes e incluye:
- Manejo de servicios de nómina local, administración de beneficios, impuestos y cumplimiento legal.
- Paquetes de beneficios competitivos adaptados a cada país.
- Soporte por parte de más de 200 expertos legales y de RR.HH locales
- Protección total de IP.
- Más de 20 integraciones para RR.HH, finanzas y más
Cuando los clientes pasan del modelo de EOR a entidades propias, Deel puede continuar apoyándolos con servicios de constitución de entidades y nómina global. Los clientes pueden utilizar múltiples servicios de Deel para satisfacer sus necesidades, utilizando el modelo EOR para algunas ubicaciones y Global Payroll para otras, además de contratar freelancers.
Para analizar tus opciones con un experto, programa hoy un demo de 30 minutos con nuestro equipo.
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