Herramientas de trabajo remoto para equipos productivos

Trabajar en un proyecto en un entorno remoto puede presentar su propio conjunto de desafíos. La mayoría de ellos tienen que ver con la comunicación y la delegación de tareas, y parece que hay numerosas herramientas de colaboración entre las que puedes elegir.

Para ayudarte a enfrentar las opciones y los posibles obstáculos de un solo golpe, te damos nuestra selección de software de gestión de proyectos. Todos ellos te permitirán gestionar con éxito tu equipo remoto en tiempo real.

Así que, cuando el tiempo es esencial para tu proyecto, estas son las herramientas de trabajo a distancia a las que debes recurrir.

Trello

Hacer realidad cualquier proyecto es una tarea exigente en sí misma. ¿Por qué complicarse utilizando varias aplicaciones cuando una sola puede servir?

Trello es una gran solución de gestión de tareas y es muy fácil de usar. Puedes asignar tareas a los miembros de tu equipo remoto y supervisar su progreso. La comunicación del equipo también es crucial para el éxito de cualquier proyecto, ya que se necesita información lo antes posible. Trello facilita la comunicación con las personas con las que trabajas.

Por último, pero no menos importante, es muy colorido y fácil de ver. Así que, si te gusta codificar tus tareas con colores y aprecias los colores vibrantes, esta es la opción para ti.

PRECIOS: dependerá principalmente de cuántas personas vayan a utilizar la herramienta. Hay una opción gratuita que te ofrece un número ilimitado de tableros personales y hasta 10 MB por archivo adjunto. Si lo necesitas para un equipo más grande, el precio será de 9,99 dólares por usuario al mes para menos de 100 usuarios y de 17,5 dólares para más. Además, cuantos más usuarios tengas, más barato será el plan.

Wrike‍

Si buscas un enfoque más minimalista, entonces Wrike es la herramienta de gestión de proyectos de trabajo a distancia perfecta para ti. Ofrece todas las opciones que pueda necesitar para organizar un proyecto cuando se trabaja desde casa.

Pero, a diferencia de Trello, este software de trabajo a distancia utiliza tonos más tenues.

Entre los dos, Wrike definitivamente tiene un ambiente más serio. Teniendo esto en cuenta, las diferencias prácticas son bastante mínimas y ambas herramientas funcionan bien en todas las plataformas. Dado que el precio es prácticamente el mismo, se reduce más o menos a cuál te parece más atractivo.

PRECIOS: comienza gratis para hasta 5 usuarios, siguiendo con 9,80 dólares para hasta 15 usuarios y 24,80 dólares para hasta 200 usuarios. Para todo lo que sea más que eso, puedes contactar al departamento de ventas y conseguir una tarifa especial.

Asana

Asana es una opción popular para muchos equipos remotos debido a su funcionalidad y facilidad de uso. Esta aplicación web y móvil está diseñada para ayudar a los equipos remotos a organizar, seguir y gestionar su trabajo.

Lo mejor de esta herramienta es su variedad en el esquema del proyecto con sus vistas de tablero, línea de tiempo y lista, que emplean el principio Kanban. Puedes personalizar los flujos de trabajo en función de las necesidades del equipo y aumentar tu productividad, manteniendo todo en un solo lugar.

PRECIOS: tiene un plan gratuito para uso personal o para equipos pequeños. Hay dos planes de pago, Premium a 10,99 dólares y Business a 24,99 dólares al mes. Puedes inscribirte en un periodo de prueba gratuito y probar las funciones antes de tomar una decisión.

Monday.com‍

Monday.com lo tiene todo. Planificación, tareas, comunicación y mucho más. Este software te permite gestionar de forma remota tu equipo sin importar el proyecto o incluso la sucursal en la que estés trabajando.

Desde la ejecución de campañas de marketing a distancia hasta el impulso de ventas y la mejora de la experiencia del cliente, esta plataforma lo tiene todo.

Lamentablemente, monday.com no ofrece ninguna opción gratuita, salvo por un tiempo limitado. Sin embargo, una vez que le eches un vistazo, podrás decidir si vale la pena la inversión. Sin embargo, hay pocas herramientas de trabajo a distancia que estén tan bien diseñadas.

PRECIOS: tiene 4 planes: Básico, Estándar, Pro y Enterprise. El precio va desde 8 dólares y hasta 16 dólares por usuario al mes. A diferencia de las otras herramientas de nuestra lista, la diferencia entre los planes es lo que obtienes, no cuántas personas tienen acceso a ella.

‍GitHub

¿Quieres sacar el máximo partido a tu equipo de desarrollo? Si es así, debes elegir el mejor software para ayudar a tus desarrolladores a maximizar su potencial. GitHub es una plataforma de desarrollo en la que se puede alojar y revisar código, gestionar proyectos y crear software. Esta plataforma de código abierto es utilizada por 50 millones de desarrolladores, lo que la convierte en el Northstar de las herramientas de desarrollo de software.

PRECIOS: tiene muchísimos planes, incluyendo planes para estudiantes y profesores; Free, Team (4 usuarios/mes), Enterprise (21 usuarios/mes), y GitHub One, que no tiene precio.

Ahora bien, si tu equipo de trabajo remoto no es grande, puede que la opción gratuita sea la solución perfecta para ti. Este plan también es estupendo para los freelancers o desarrolladores independientes que buscan establecer nuevos equipos o probar algunas herramientas útiles. Sin embargo, si eres parte de un equipo más grande que requiere más coordinación, definitivamente vale la pena invertir en algunos de los planes más avanzados.

Con tanta gente trabajando desde fuera de la oficina, algunos procesos pueden alargarse durante mucho tiempo, especialmente cuando entran en juego diferentes zonas horarias. Esto, a su vez, puede ralentizar el tiempo de respuesta de su equipo remoto y provocar problemas más graves.

Por eso es importante invertir en las herramientas de automatización adecuadas y agilizar el flujo de trabajo diario de tu empresa.

HubSpot

Con la automatización de los procesos, sean cuales sean y esté donde esté tu equipo, HubSpot definitivamente se gana un lugar en nuestra lista.

Puede ayudarte a expandir tu negocio de una manera más completa y optimizar los esfuerzos de colaboración de tus equipos remotos. Es una herramienta de automatización todo-en-uno que es casi esencial para cualquier empresa con miembros de equipos remotos. Es adecuada tanto si tu equipo realiza tareas de diseño y desarrollo como de redacción y edición.

Sin embargo, tanta funcionalidad viene acompañada de un precio elevado. La buena noticia es que puedes elegir diferentes planes y personalizar la experiencia a tus necesidades particulares.

PRECIOS: muchas herramientas gratuitas para Marketing, Ventas y CRM, y Atención al Cliente. Sin embargo, si quieres sacarle el máximo partido a esta herramienta de trabajo remoto, puedes elegir uno de los tres planes, que van desde los 40 hasta los 3.200 dólares al mes, dependiendo de las herramientas que necesites.

Si buscas alternativas a Google Docs, hay algunas herramientas especialmente diseñadas para mantener organizados a los miembros de tu equipo remoto.

Basecamp

Lo bueno de Basecamp es que te ayuda a conseguir muchas herramientas de trabajo remoto en una sola aplicación. Puede ayudarte a sustituir Gmail, G Suite y Microsoft Office, así como Dropbox u otras herramientas para compartir archivos.

Este enfoque "todo en uno" es la razón por la que muchos equipos optan por Basecamp, especialmente si trabajan a distancia. Además, si tu equipo está creciendo o prevés un crecimiento en el futuro, ¡esta es la solución perfecta para ti!

PRECIOS: ofrece una única tarifa plana para todos sus usuarios. La tarifa es de 99 dólares al mes, sin importar el tamaño de tu equipo. Aunque pueda parecer un poco caro, sobre todo para los equipos más pequeños, si se observan todas las características que ofrece Basecamp, la relación precio-valor parece bastante razonable.

Notion

Si estás buscando herramientas wiki que impulsen la colaboración de tu equipo y faciliten tu vida laboral diaria, Notion es algo que definitivamente querrás en tu kit de herramientas para trabajar desde casa.

Esta aplicación te permite crear bases de datos, calendarios y recordatorios, todo en un solo lugar, lo que la convierte en una gran alternativa a los numerosos archivos de Excel o a las desordenadas carpetas de Google Drive. Esto garantizará que tu equipo remoto ahorre tiempo a la hora de comunicarse, así como de completar las tareas.

Además, Notion da un montón de plantillas para hacer que tu espacio de trabajo digital sea más fácil de navegar en función de las necesidades específicas del equipo. Además, el software es intuitivo, fácil de usar y accesible a través de las plataformas. La aplicación móvil de Notion también funciona muy bien para los casos en los que no estás cerca de tu portátil y necesitas un acceso rápido.

PRECIOS: desde gratuito hasta 8 dólares por usuario al mes. Además, puedes probar cada plan de forma gratuita y ver si te gusta o elegir un plan específico que tú y tu equipo necesiten.

Herramientas de comunicación que te permitirán tener reuniones como en la oficina

Como hemos mencionado antes, no hay éxito en los negocios sin una comunicación adecuada.

Dado que la mayoría de nosotros trabajamos a distancia, normalmente en zonas horarias diferentes, la comunicación, incluso con un equipo pequeño, puede ser extremadamente difícil. Estar al tanto de todo y transmitir tus ideas a tu equipo remoto puede convertirse en una molestia, especialmente si tienes poco tiempo para hacer las cosas.

Ya sean sesiones de brainstorming, reuniones de equipo o la planificación de un proyecto, con las herramientas de comunicación adecuadas las respuestas de tu equipo serán fluidas.

Slack

Slack es el pan de cada día de la comunicación corporativa. Es sensible y fácil de navegar, que es básicamente todo lo que tu equipo necesita de cualquier aplicación de comunicación.

Además de las funciones habituales de los chats de equipo, como la mensajería instantánea en grupo, el etiquetado, la fijación de mensajes y la facilidad para compartir archivos, Slack guarda todo el historial de chats de tu equipo remoto en su propio almacenamiento en la nube (con un plan de pago), por lo que no tienes que preocuparte de perder nada.

Además, esta herramienta de trabajo remoto te permite realizar videollamadas con hasta 15 personas (para los planes de pago), aunque puede que no sea la aplicación mejor optimizada para realizar videoconferencias.

PRECIOS: ofrece dos planes de precios. El plan Estándar es de 6,67 dólares al mes por usuario (perfecto para pequeñas empresas) y el plan Plus es de 12,50 dólares al mes (para empresas más grandes).

Zoom

En cuanto a las soluciones de videochat, Zoom es la que funciona más rápido y es de más fácil acceso. Esté donde esté tu equipo remoto, esta herramienta te ayudará a realizar reuniones de video e intercambiar información sin problemas. Incluso puedes hacer que tus reuniones online se graben para poder volver a ellas o compartirlas con las personas que no hayan podido asistir.

Esta solución de respaldo puede impulsar realmente el potencial de tus reuniones. El uso compartido de pantallas funciona a la perfección en esta aplicación, e incluso puedes compartir varias pantallas al mismo tiempo en una misma reunión.

Desgraciadamente, el intercambio de archivos a través de Zoom resulta un poco torpe, probablemente debido a que el chat de la aplicación es más débil. Sin embargo, esto puede depender de tus preferencias.

Con todo, esta herramienta de comunicación es una gran alternativa a Skype o Microsoft Teams, ya que funciona más rápido y tiene un aspecto más profesional.

PRECIOS: es gratuito solo para reuniones personales que están limitadas por el tiempo también (40 minutos). Los planes de pago oscilan entre 150 y 200 dólares al año, dependiendo de cuántos usuarios y tiempo necesites para tus reuniones.

Tandem‍

Cuando tienes un equipo distribuido que trabaja desde todo el país (o el mundo), la comunicación puede ser un poco difícil. Afortunadamente, Tandem está ahí para facilitar la comunicación

Esta plataforma de comunicación es una gran solución tanto para las comprobaciones rápidas con los miembros de tu equipo como para los esfuerzos de colaboración cuando se trabaja en proyectos más grandes. Si hay cosas que son demasiado difíciles o que requieren mucho tiempo para expresarlas por escrito, Tandem te respalda. Con funciones como el uso compartido de la pantalla, la captura de pantalla, las videollamadas instantáneas y la colaboración en equipo, nada será demasiado difícil de mostrar o explicar.

Además de todo esto, Tandem es un poco más que una aplicación de comunicaciones corriente. Cuenta con más de cuarenta integraciones de aplicaciones externas (como office online e incluso Deel) que pueden ayudarte a maximizar el flujo de trabajo colaborativo de tu equipo remoto. Dado que puedes participar en reuniones virtuales al instante, Tandem también resulta útil para las reuniones espontáneas de equipos remotos.

PRECIOS: hay dos planes de precios mensuales: 20 y 40 dólares para 5 usuarios. Si decides pagar anualmente, puedes ahorrar un 5%. También hay un plan gratuito que te ofrece todas las funciones básicas que necesitas para empezar y probarlo.

Join.me

Si Microsoft Teams, Skype o Zoom te parecen demasiado complicados y llenos de opciones y funciones innecesarias que apenas utilizas, Join.me es el software de colaboración perfecto para ti. La premisa de esta herramienta de trabajo remoto es que lo fácil es hermoso y lo simple es mejor. Join.me cree que todas las características extra son irrelevantes a menos que encuentres un propósito específico para ellas.

Esto, por supuesto, no significa que no se comparta la pantalla o que no se realicen capturas de pantalla, sino que es más sencillo. También es una buena solución para organizar seminarios web para hasta 50 personas.

PRECIOS: hay tres planes que puedes elegir: Lite, Pro y Business. La diferencia de precio es significativa, pero las características que vienen con ellos hacen que valga la pena. El plan Lite cuesta 10 dólares, el Pro 20 dólares y el Business 30 dólares al mes. Ten en cuenta que aunque los precios se cotizan mensualmente, se facturan anualmente.

En el mundo actual, es difícil hacer un seguimiento de todas las contraseñas que tenemos. Aunque no pasa nada si se olvidan los datos de acceso a ese sitio de Groupon, es una historia totalmente diferente cuando se trata de las contraseñas de la empresa.

¿Quién se olvida de eso?, te preguntarás. "¿No es una información muy importante que utilizamos en nuestro trabajo todos los días?". Pues bien, aunque así sea, trabajar a distancia puede complicar un poco las cosas. Trabajar desde casa tiende a mezclar nuestra vida privada y profesional.

Lo mismo ocurre con Internet. Esto significa que no puedes hacer que tu equipo remoto utilice sus cuentas personales para guardar los datos de acceso a tu empresa.

Así que, si no quieres que ninguna información importante para tu empresa sufra el destino de ese cupón de gimnasio no canjeado, echa un vistazo a estas prácticas y seguras herramientas de gestión de contraseñas.

1Password

Si quieres asegurarte de que nadie pueda acceder a tus contraseñas, utiliza 1Password. Se trata de un pequeño e ingenioso artilugio para cuando tu equipo remoto maneja datos sensibles. Protege tu información con una contraseña maestra que solo tú tienes, lo que lo hace extremadamente útil cuando tu equipo trabaja a distancia.

Además, tus datos de acceso están protegidos con una clave secreta en todos los demás dispositivos. Por último, este software de trabajo remoto encripta toda la información enviada desde y hacia sus servidores y tus dispositivos.

En definitiva, da una protección integral que hace que tus contraseñas estén completamente seguras y siempre accesibles, con la opción de añadir también una extensión para Chrome.

PRECIOS: tiene 2 planes empresariales con un costo de 4 y 8 dólares por usuario al mes. Además, si eres parte de una empresa más grande, puedes obtener un precio especial adaptado a tus necesidades y capacidades.

Dashlane

Una forma de mantener tus contraseñas fuertes es hacerlas lo más aleatorias posible. Esto es exactamente lo que Dashlane se enorgullece de hacer. Además de la autenticación de dos factores básica (2FA), crean y autocompletan todas sus contraseñas para mantener tu información fuera de las manos equivocadas.

Puedes utilizar Dashlane para autocompletar tu información de pago en cualquier dispositivo autorizado, lo cual es bueno teniendo en cuenta que también ofrecen planes para uso personal. Dashlane tiene una extensión de Chrome para facilitar el acceso.

PRECIOS: no hay planes empresariales gratuitos para Dashlane. Si quieres probarlo gratis, puedes optar por el plan personal. Aparte de eso, puedes obtener dos planes empresariales que cuestan $5 y $8 por mes.

SSH - Secure Shell

Secure Shell es una gran forma de asegurar tus datos en redes no seguras. Es una herramienta de trabajo remoto que todo equipo profesional debería tener en su arsenal. No solo detiene la fuga de información, sino que también protege tus redes de la interferencia externa mediante la encriptación del contenido.

Además, Secure Shell ofrece una variedad de opciones de protección por contraseña y de encriptación. Aunque este no es el enfoque principal de la herramienta, todavía lo tiene cubierto en esa parte. Básicamente, se trata de una herramienta de protección "todo en uno" que protegerá la red de tu equipo en cualquier parte del mundo.

También hay una versión de código abierto si quieres contribuir al código tú mismo. Se llama OpenSSH, se utiliza sobre todo para soluciones que no son de Windows y para la monitorización de la red, así como para la gestión multiplataforma de sistemas remotos.

PRECIOS: es un poco más difícil de determinar porque Secure Shell ofrece una serie de productos y la mayoría de ellos no tienen precios publicados por adelantado. Esto puede dificultar la decisión de qué productos necesitas, ya que encontrar el equilibrio perfecto entre precio y utilidad es crucial. Sin embargo, te animan a ponerte en contacto con su equipo de ventas y crear un plan perfectamente adaptado a las necesidades de tu equipo.

A veces, la forma más fácil de sacar el máximo partido a una herramienta es comprobar el código por ti mismo. Si en general no te gustan las grandes y famosas herramientas que hemos mencionado hasta ahora, echa un vistazo a estos gadgets de código abierto que harán que trabajar desde casa sea mucho más fácil, sin romper la alcancía.

• Jitsi - una herramienta de videoconferencia. Bastante simple y fácil de usar. Cuenta con planes completamente gratuitos. Hay que tener en cuenta que puede no ser la mejor solución para equipos grandes.
• Drawpile Whiteboard - aunque no es exactamente una herramienta de trabajo a distancia, esta pizarra de dibujo puede ayudarte a ti y a tu equipo a tener algunas sesiones locas de lluvia de ideas. Además, es completamente gratuita.
• Joplin - esta aplicación para tomar notas y hacer tareas es fácil de usar y aún está en su fase inicial, por lo que es completamente gratuita. Por supuesto, puedes optar por donar o patrocinar a los desarrolladores si encuentras la herramienta útil en tu negocio.
• Taiga - una herramienta de tablero kanban siempre es buena para organizar. Ya sea tu propio día de trabajo o todo el proyecto, esta pequeña e ingeniosa pieza de software te ayudará.

Sé más productivo

Después de leer nuestra lista de herramientas útiles para el trabajo a distancia, debería resultarte más fácil tener un día productivo y hacer todo a tiempo, incluso si no estás acostumbrado a trabajar a distancia. De este modo, podrás disfrutar de todas las ventajas de trabajar desde casa.

Y no olvides que hay otras formas de hacer que el día pase más rápido. Pon tu música favorita, prepárate una taza de café o té y no te olvides de estirarte de vez en cuando.

Evita caer en el tobogán de las redes sociales si no has terminado todas las tareas importantes del día. Sentirse bien te hará más productivo y te ayudará a afrontar los retos diarios.

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