En los últimos 6 meses, gran parte del mundo se ha visto obligado a adoptar un modelo de trabajo desde casa. Esto viene con muchos desafíos, en particular, los empleadores están buscando maneras de seguir la productividad de sus empleados que trabajan desde casa.
La línea que separa el seguimientode la microgestión no siempre está clara.
Es importante que comuniques a tu equipo cómo piensas hacer un seguimiento de su rendimiento. Es fundamental que te asegures de que tienes visibilidad sobre los proyectos en los que trabajan tus colaboradores, al tiempo que les das libertad y espacio para trabajar. Antes de establecer tu plan de mejora del rendimiento y de los resultados del trabajo desde casa, es vital que establezcas una comunicación sana con tu equipo.
Asegúrate de tener claro el estilo de comunicación y establece conjuntamente los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con fecha límite) de tu equipo. Independientemente de si trabaja con personal de la oficina o con trabajadores remotos.
Gestión del rendimiento para equipos remotos
Hay algunas áreas clave en las que debes centrarte.
- 4 pilares de la gestión del rendimiento
- Establecimiento de los KPI para los trabajadores a distancia
- Mejores prácticas
- Herramientas de seguimiento del rendimientos
Los planes eficaces de gestión del rendimiento tienen muchas ventajas, entre las que se incluyen: la reducción de costos, el aumento de la productividad y la conciliación de la vida laboral y personal. Antes de entrar en materia, aclaremos qué significa realmente la gestión del rendimiento.
¿Qué es la gestión del rendimiento para los trabajadores remotos?
Las empresas a menudo se confunden con la gestión del rendimiento, pensando que se trata de hacer un seguimiento de las tareas y controlar la productividad. Sí, eso es una gran parte, pero lo que no reconocen son las métricas menos cuantificables para el seguimiento de la gestión del rendimiento.
Más que un seguimiento de las tareas, la gestión del rendimiento es un proceso de comunicación continuo de evaluación y retroalimentación entre un trabajador y un empleador. Las evaluaciones periódicas del rendimiento ofrecen a los trabajadores la oportunidad de reevaluar el progreso de un colaborador y las acciones que está llevando a cabo hacia los objetivos de toda la empresa.
Estas evaluaciones ayudan a las empresas a valorar el rendimiento de su personal para garantizar la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. También da una oportunidad para que los trabajadores y los empleadores se reajusten.
El simple cambio a una herramienta organizativa no es la única solución. La forma de medir la productividad de los trabajadores remotos es seguir los 4 pilares de la gestión del rendimiento y establecer OKRs y KPIs claros y definidos para que tu equipo los siga. Ahora, ¡vamos a entrar en materia!
4 pilares de la exitosa gestión del rendimiento
Estos son los pilares más importantes:
- Planificación, priorización y fijación de objetivos
- Seguimiento y retroalimentación
- Desarrollo y mejora de las competencias
- Recompensas y compensaciones
Planificación, priorización y fijación de objetivos
Establecer objetivos y resultados clave (OKR) ayudará a desglosar las prioridades del trimestre. Cada colaborador debe trabajar con su equipo para decidir entre 3 y 5 objetivos que se ajusten a los de la empresa.
El siguiente paso es asegurarse de que se sabe cómo hacer un seguimiento de los KPI para cada OKR (lo estudiaremos más a fondo en el artículo).
Seguimiento y retroalimentación
Antes de hacer un seguimiento, decide qué método y sistema de retroalimentación vas a utilizar. Aquí algunos:
- Feedback de los directivos: evaluaciones de los superiores del trabajador. Las evaluaciones de la alta dirección son fundamentales para garantizar que se cumplan los KPI y los OKR.
- Autoevaluación: un trabajador que autoevalúa su rendimiento.
- Evaluaciones de 180 y 360 grados: uno de los métodos más precisos de medición del rendimiento que es una combinación de autoevaluación, evaluación de los compañeros, revisiones de los subordinados y evaluaciones de sus superiores.
Desarrollo y mejora de las habilidades
Gracias a las revisiones del rendimiento, los trabajadores pueden ver dónde tienen que mejorar. Además, con la información obtenida, los empresarios pueden ayudarles a alcanzar todo su potencial. La responsabilidad de mejorar el rendimiento recae tanto en el trabajador como en el empresario. Si el presupuesto de la empresa lo permite, ofrecerle al personal la oportunidad de participar en cursos y/o seminarios adicionales para mejorar sus habilidades les permitirá crecer aún más en su función.
Recompensas y compensaciones
Las empresas pueden optar por implementar un programa de recompensas basado en el nivel de rendimiento de sus trabajadores remotos. Algunas opciones de recompensas y compensaciones son
- Bonificaciones monetarias a final de mes
- Regalos de agradecimiento
- Días libres adicionales
- Certificados de regalo (por ejemplo, restaurantes, cafeterías)
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KPI y métricas para el seguimiento del rendimiento
Esto garantizará que te mantengas en el camino de alcanzar tus metas y objetivos. Tu equipo remoto debería establecer KPI semanales además de mensuales. Es importante supervisar el progreso más de cerca. Corregir el rumbo a menudo lleva un poco más de tiempo cuando todo el personal es remoto, por lo que supervisar el progreso y actuar rápidamente cuando las cosas dan un giro, es clave para mantenerse en el camino.
Establecer KPI específicos para cada departamento que tenga relación con los objetivos de la empresa es algo que cobra aún más importancia cuando se trabaja con equipos remotos. Intenta establecer entre 5 y 10 KPI, aunque habrá KPI compartidos entre los departamentos, la mayoría de los KPI deberían ser específicos para cada función. Por ejemplo, para ventas, el seguimiento del volumen de llamadas, la tasa de conversión de clientes potenciales o los ingresos por representante de ventas. Para marketing, el número de clientes potenciales cualificados que se generan, el costo de adquisición de clientes y el retorno de la inversión. Cada equipo tendrá su propio conjunto de métricas, en las que también deben basarse las revisiones de rendimiento.
La mejor manera de hacer un seguimiento del rendimiento de tu equipo y de supervisar los KPI que se han establecido es utilizando un software de gestión del rendimiento. Medir con precisión la productividad de los trabajadores remotos y supervisar el rendimiento de forma continua es más fácil cuando se automatiza.
Cómo hacer un seguimiento de la productividad mientras se trabaja desde casa: mejores prácticas
No tiene por qué ser un reto minucioso. Con las expectativas correctas, la comunicación, la supervisión de los colaboradores y los periodos de control, el seguimiento de la productividad y el rendimiento resultará sencillo.
- Establece expectativas claras y comunícalas - El seguimiento comienza con la definición clara de las expectativas de un colaborador y de los aspectos de su rendimiento que se supervisarán. Comunica a tu personal la frecuencia de estas evaluaciones y cómo se llevarán a cabo.
- Garantiza una carga de trabajo saludable - Una forma segura de que tu equipo tenga éxito es crear metas y objetivos saludables para que los alcancen. Esto no significa establecer metas simples y fáciles de alcanzar, sino hacerlas realistas.
- Apoya su autonomía - El seguimiento del rendimiento parecerá excesivamente intrusivo si utiliza rastreadores GPS en sus dispositivos, controlas todas sus comunicaciones, rastreas los sitios que visitan, etc.
- Seguimiento de los trabajadores - El uso de software es crucial para entender las necesidades y los problemas de tu equipo.
- Presta atención a los indicadores de rendimiento tanto tangibles como intangibles - Algunas empresas no tienen en cuenta la imagen completa del rendimiento y solo se fijan en los números. En muchos puestos, aspectos como el compromiso de los clientes y la satisfacción de los mismos son indicadores de rendimiento esenciales, aunque a menudo se pasan por alto.
- Programa revisiones frecuentes - Dedicar tiempo a las revisiones periódicas es esencial para ayudar a corregir el rumbo cuando sea necesario. Si no se realizan comprobaciones periódicas, los trabajadores pueden sentir una pérdida de apoyo y perder la motivación, lo que conducirá a una pérdida de productividad.
Aunque todo lo anterior constituye un conjunto de buenas prácticas, una de las más importantes para los empresarios, a la hora de hacer un seguimiento de los trabajadores a distancia, es centrarse en los resultados por encima de la asistencia de los colaboradores. Si un trabajador está rindiendo bien y completando su trabajo a tiempo y al más alto nivel, no deberían exigirse prácticas de asistencia estrictas. Centrarse más en los resultados que en la asistencia, no solo da a los empleados la libertad de tomar el control de su día, sino que también les hace sentir un mayor sentido de propiedad. Como resultado, su rendimiento tiende a mejorar sustancialmente.
Herramientas de seguimiento del rendimiento
Una vez que hayas decidido por una solución de software, es importante educar a tus trabajadores remotos sobre cómo utilizarla. Es aconsejable introducir una cultura de control y seguimiento del tiempo con el software, para que los trabajadores se acostumbren a utilizar el sistema. Fomenta la responsabilidad con tu personal remoto expresando la importancia del seguimiento del rendimiento y cómo al final les beneficiará en su función.
El uso de un software de gestión del rendimiento te permite recopilar comentarios en tiempo real, mejorar la comunicación con tu equipo y permite a los responsables de recursos humanos analizar los comentarios y los datos para poder adaptar los planes de mejora del rendimiento personal para cada empleado. Los datos recogidos en las revisiones del rendimiento permiten a las empresas identificar los puntos débiles y ofrecen la oportunidad de corregir el rumbo y mejorar. Con un software para gestionar los ciclos de revisión del rendimiento, tu empresa podrá mantenerse en el camino de los objetivos de toda la compañía y alcanzar su máximo potencial.
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