4 types de calendrier de paie, et comment choisir le bon

Les responsables de la paie doivent prendre en compte de nombreux critères pour choisir un calendrier de paie adapté à leur équipe. Ce calendrier doit être simple à gérer, respecter les lois locales, et répondre aux besoins des salariés. Cet article de Deel vous présente les types de calendriers de paie les plus répandus, avec leurs avantages et inconvénients. Nous aborderons aussi les éléments essentiels à considérer pour bien choisir.

Qu’est-ce qu’un calendrier de paie ?

Un calendrier de paie correspond à la fréquence à laquelle les salariés perçoivent leur salaire. Le bon choix dépend de votre trésorerie, des attentes du marché du travail, et des réglementations nationales ou locales. Mettre en place un calendrier régulier permet de garantir un revenu prévisible pour les employés et de mieux maîtriser les finances de l’entreprise. Le calendrier de paie est différent du type de période de paie, qui désigne la durée pendant laquelle les salariés accumulent des heures avant qu’un nouveau bulletin de salaire ne commence.

Les calendriers de paie les plus courants

Votre calendrier de paie détermine la fréquence et le moment où vos salariés sont rémunérés. Il est important de faire le bon choix dès le départ pour éviter les perturbations. Même si vous êtes le seul salarié, il est utile d’instaurer une habitude dès le départ. Vous avez le choix entre les fréquences de paiement suivantes.

Paie hebdomadaire

Avec un calendrier de paie hebdomadaire, les salariés sont payés le même jour chaque semaine tout au long de l’année. Par exemple, vos salariés reçoivent leur salaire tous les vendredis, soit 52 versements par an.

Avantages

La paie hebdomadaire est efficace pour les salariés payés à l’heure qui font beaucoup d’heures supplémentaires ou ont un emploi du temps irrégulier. Elle permet une rémunération rapide, sans devoir attendre longtemps pour que les heures supplémentaires soient payées.

Inconvénients

Ce calendrier génère le plus grand nombre de périodes de paie, ce qui augmente les coûts de traitement. Il nécessite davantage de temps et d’efforts pour le service paie ou RH, notamment pour le calcul des heures, la gestion des feuilles de temps et l’émission des bulletins chaque semaine.

Paie toutes les deux semaines

Un calendrier de paie bimensuel consiste à rémunérer les salariés le même jour tous les quinze jours. Par exemple, tous les vendredis une semaine sur deux, soit 26 versements par an. Aux États-Unis par exemple, 36,5 % des entreprises privées adoptent cette fréquence, ce qui en fait la plus courante.

Ce modèle est couramment utilisé pour les salariés horaires comme mensualisés, car il permet un accès régulier aux fonds et aide à gérer la trésorerie personnelle.

Avantages

Le calendrier bimensuel (toutes les deux semaines) facilite le calcul des heures supplémentaires pour les salariés horaires. Il aide aussi ces derniers à mieux gérer leur budget. Par exemple, un salarié qui perd une semaine de salaire pour cause d’arrêt maladie peut rattraper les heures la semaine suivante.

Inconvénients

Le principal inconvénient tient au fait que les cotisations, généralement mensuelles, sont plus difficiles à calculer. Autre particularité : deux mois dans l’année comprennent suffisamment de jours pour occasionner trois périodes de paie, contrairement au calendrier bimensuel. Cela peut être vu comme un bonus pour les salariés, mais cela représente du travail supplémentaire et irrégulier pour le service paie.

Paie bimensuelle

Un calendrier de paie bimensuel implique de verser les salaires deux fois par mois, soit 24 versements par an. En général, les entreprises effectuent un paiement en début ou en fin de mois, et un second le 15 du mois.

Avantages

Ce type de calendrier est bien adapté à la gestion des déductions liées aux avantages sociaux, qui sont souvent facturés sur une base mensuelle (assurances, etc.). Il nécessite moins de temps et de coûts par période de paie, et sa régularité facilite la gestion pour les équipes comptables. Les salariés mensualisés peuvent y trouver leur compte, car cela leur permet d’aligner leurs principales dépenses sur les dates de versement.

Inconvénients

Le calendrier bimensuel est moins adapté aux salariés horaires, car il complique le suivi des heures supplémentaires. Il peut aussi être difficile d’ajuster les besoins en trésorerie pour verser plusieurs salaires importants le même jour.

Paie mensuelle

Avec un calendrier de paie mensuel, les versements sont effectués une fois par mois, en général le dernier jour du mois. En raison des réglementations locales, ce calendrier est souvent réservé aux travailleurs indépendants ou dirigeants, ou bien dans le cadre d’un modèle de rémunération à la commission.

Avantages

L’un des principaux atouts de la paie mensuelle est son coût de traitement réduit. Avec seulement 12 périodes de paie par an, ce calendrier est le moins chronophage et le plus économique. Il est également plus simple à gérer pour les administrateurs RH, notamment pour les déductions liées aux avantages, généralement mensuelles. Il facilite aussi la gestion du 13e mois, lorsqu’il existe.

Inconvénients

Dans les pays anglo-saxons, peu d’entreprises choisissent ce calendrier. Il s’agit de l’option la moins populaire, tant pour les entreprises que pour les salariés, car il est plus difficile de gérer ses dépenses avec seulement 12 versements par an. Cependant, en France, c’est le mode de paiement le plus répandu. En effet, toutes les charges et les prélèvements sont mensualisés.

Législation internationale sur la paie

La mondialisation de la main-d’œuvre et l’essor des équipes à distance ont renforcé l’attention portée aux processus de paie à l’international. Les lois sur la paie à l’étranger influencent le choix du calendrier de paie et doivent être prises en compte si vous avez des salariés dans plusieurs pays. Par exemple, si votre équipe recrute en France, vous devez généralement rémunérer votre salarié une fois par mois en euro (EUR). Le droit du travail français interdit le paiement en espèces pour un salaire mensuel supérieur à 1 500 €. Le virement bancaire est le moyen de paiement autorisé.

Au Mexique, les salariés exécutant un travail manuel doivent être payés au moins chaque semaine, tandis que les autres doivent être rémunérés toutes les deux semaines au minimum. La réglementation évolue en permanence, comme le montre le récent accord États-Unis–Mexique–Canada (AEUMC), qui permet au Mexique de faire appliquer son droit du travail contre des entreprises américaines.

Aux Pays-Bas, le contrat de travail doit mentionner le calendrier de paie, laissant le choix à l’employeur d’un paiement mensuel ou hebdomadaire (en EUR). Les paiements hebdomadaires doivent être effectués dans un délai d’un mois après la date prévue, et les paiements mensuels dans un délai de trois mois. Se familiariser avec les spécificités de la paie internationale vous aidera à faire le bon choix pour votre entreprise et pour vos salariés.

Coûts de traitement de la paie

Chaque cycle de paie a un coût pour l’entreprise, coût qu’il faut prendre en compte avant de choisir le calendrier adapté. Ce choix aura également une incidence sur le coût global d’un salarié. Ces coûts doivent être alignés sur le rythme de trésorerie de votre entreprise. La gestion de la paie est souvent l’un des postes de dépenses les plus élevés, il faut donc que les fonds soient disponibles pour couvrir à la fois les frais de traitement et les paiements des salaires.

C’est un point particulièrement crucial pour les fondateurs de start-up ou les travailleurs indépendants, qui doivent veiller à maîtriser leurs dépenses. Conseil pratique : investir dans un système de paie automatisé et des applications de gestion financière peut réduire considérablement le temps nécessaire au traitement de la paie, vous faisant ainsi gagner du temps et de l’argent.

Heures supplémentaires et autres avantages

Les heures supplémentaires et les avantages sociaux peuvent compliquer le processus de paie, car leur calcul prend plus de temps. Les avantages pour les salariés à l’international, comme l’assurance maladie ou les régimes de retraite, nécessitent également une gestion rigoureuse lors du traitement de la paie.

Par exemple, toute déduction liée à une assurance maladie doit être validée par l’employeur et le salarié pour éviter tout problème de trésorerie.

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Il y a de nombreux éléments à coordonner pour rémunérer une équipe internationale. Pour autant, le fait d’effectuer des paiements à l’international ne devrait pas être un casse-tête. Avec Deel, vous pouvez gérer votre paie en un clic et calculer automatiquement les impôts selon les périodes de paie.

Deel fait partie des prestataires de paie à l’international les mieux notés, avec une note de 4,6/5 sur G2 et 4,8/5 sur TrustPilot. Grâce à nos options multi-devises, à nos services de paie complets et à nos méthodes de retrait variées, vos équipes sont toujours payées en temps et en heure, et vous bénéficiez d’une équipe satisfaite qui peut se concentrer sur son travail.

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