Guide complet de la gestion de la paie

Seulement un salarié français sur quatre se sent confiant quant à l'exactitude de sa fiche de paie, en particulier s'ils travaillent au sein d'une petite entreprise. Les entreprises comptant 20 employés ou moins sont en effet plus susceptibles d'accuser des retards dans le paiement des salaires ou de commettre des erreurs dans la gestion de la paie par rapport aux grandes entreprises.

En règle générale, les bulletins de salaire inexacts et les retards de paiement sont dus à une mauvaise gestion administrative du personnel. Si vous venez d'embaucher vos premiers employés ou si vous avez dépassé le stade de la gestion manuelle des fiches de paie, vous ne savez peut-être pas par où commencer.

Bien qu'un logiciel de gestion de la paie comme Deel puisse vous aider à rationaliser votre processus de paie, ce guide vous fournira les informations nécessaires pour assurer la mise en place et le traitement efficace des salaires. Nous vous expliquerons vous également comment un système de gestion de la paie peut être bénéfique pour votre entreprise.

Avertissement : cet article est consacré à la gestion de la paie et à la fiscalité pour les employeurs et les travailleurs étrangers, voulant exercer en France. Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue en aucun cas un conseil juridique ou fiscal.

Qu'est-ce que la gestion de la paie ?

La gestion de la paie est le processus qui gère les dossiers relatifs aux ressources humaines des employés, y compris les bulletins de paie, les avantages sociaux, les charges sociales et les déductions. Cela implique le calcul des bulletins de salaire, le paiement des salaires, la tenue des fiches de paie, la gestion des congés payés, la collecte des formulaires de déclaration sociale nominative (DSN) à l'URSSAF et la mise à jour régulière en fonction des évolutions de la réglementation.

Les entreprises, quelle que soit leur taille, ont différentes approches pour gérer la paie : manuellement, à l'aide de tableaux de bord ou automatiquement à l'aide d'un logiciel de gestion de paie. Certaines d'entre elles externalisent cette tâche chronophage à un prestataire comme une entreprise de portage salarial ou à un expert-comptable, afin de se concentrer sur leur cœur de métier. En France, il n'est pas rare de voir une entreprise externaliser sa gestion de la paie, notamment à cause des spécificités du Code du Travail et de la convention collective, qui diffère selon chaque secteur d’activité.

Types de paie

• La paie hebdomadaire : Vous payez les travailleurs un jour précis de la semaine, chaque semaine, tout au long de l'année.
• Bihebdomadaire : Vous payez les travailleurs le même jour de la semaine toutes les deux semaines.
• Bimensuelle : Vous payez les travailleurs deux fois par mois, soit un total de 24 paies par an.
• Mensuelle : Vous payez les travailleurs une fois par mois, généralement le dernier jour du mois.
  
  
  

Il s'agit également des calendriers de paie. Votre rythme de trésorerie, les attentes du marché et les lois internationales sur la paie auront une incidence sur le type de calendrier de paie que vous suivrez.

Processus de gestion des salaires : les étapes clés

Le processus de gestion des salaires ne se résume pas à la simple distribution de rémunérations. Il s'articule en trois phases principales : la pré-paie, le traitement de la paie et la post-paie.

1.La Pré-paie

Durant cette phase initiale, vous devez rassembler et vérifier toutes les informations relatives à la paie, telles que le nombre d’heures de travail déclarées, cela afin de comptabiliser les heures supplémentaires dépassant le cadre initial du contrat de travail, sans oublier les informations fiscales pertinentes.

En résumé, pour chaque employé vous devrez saisir des données telles que :

• Les heures travaillées
• Les primes obtenues
• Les modifications de salaire
• Les déductions et avantages sociaux
• Les modifications apportées aux données personnelles ou fiscales

Une fois ces informations collectées et saisies, vous pouvez procéder au calcul et au paiement du salaire.

2. Traitement de la paie

Au cours de cette phase, vous calculez le salaire brut des employés (sur la base du nombre d'heures travaillées et des autres primes, sans retenue d'impôts). Ensuite, vous déduisez la contribution de l'employé aux avantages sociaux de son salaire. Une fois ces déductions effectuées, vous obtenez le salaire net de l'employé, que vous lui versez.

Pendant cette étape, vous mettez également de côté les charges sociales et les charges patronales.

3.Post-paie

L'étape post-paie comprend l'organisation et la tenue des registres. Durant cette phase, vous résolvez les problèmes liés aux fiches de paie, enregistrez les dossiers de paie et apportez les modifications nécessaires aux données des employés avant de procéder à la paie pour le cycle de paie suivant.

Vous avez des doutes sur la gestion de la paie à l’international ?

Restez en conformité et payez l'ensemble de votre personnel international directement depuis votre plateforme Deel.

Quelles sont les tâches associées à la gestion de la paie ?

Comme nous l'avons mentionné précédemment, une entreprise doit gérer plusieurs tâches clés de la paie tout au long des trois phases du cycle de la paie :

Calcul des salaires des employés

Le calcul précis des salaires est crucial pour le traitement correct de la paie, car vous devez vous assurer que tous les employés reçoivent le montant dû. Les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) reçoivent généralement un salaire fixe chaque mois, tandis que les salaires des employés payés à la tâche ou à l'heure varient en fonction du nombre d'heures travaillées. À noter que les heures supplémentaires doivent également être calculées et payées.

L'utilisation d'un logiciel de gestion du temps et des présences peut aider à rationaliser l'administration et les calculs de la paie.

Traitement des cotisations sociales

Les cotisations sociales sont prélevées juste après le calcul du salaire brut. En France, ces prélèvements comprennent les charges sociales obligatoires telles que la CSG, la CRDS, les cotisations retraite et les contributions pour l'assurance chômage. Ils peuvent également inclure des contributions pour des déductions volontaires, comme les cotisations à un plan d'épargne retraite.

Si un employé a une dette vis-à-vis de l'administration fiscale ou doit verser une pension alimentaire, une saisie sur salaire peut être nécessaire à ce stade pour garantir que le salaire de l'employé est utilisé pour régler ces obligations légales

Versement des salaires aux employés

Après déduction des cotisations sociales, les salariés reçoivent leur rémunération via la méthode de paiement définie par eux-mêmes ou par leur employeur. Les modes de paiement peuvent inclure le virement bancaire direct sur le compte de l'employé, le chèque, voire les portefeuilles électroniques (cryptomonnaie), bien que plus marginales.

Envoi des fiches de paie

Les fiches de paie, ou bulletins de salaire, sont des documents essentiels qui détaillent la composition de la rémunération des salariés. Ces bulletins permettent aux employés de comprendre leurs charges sociales et cotisations URSSAF, d'évaluer le paiement de leur salaire et de procéder correctement à leur déclaration d'impôts.

Conservation des documents de paie

En France, selon le Code du travail, les entreprises doivent conserver les bulletins de salaire pendant une durée minimale de cinq ans, même après le départ des salariés. Cette durée est de 3 ans minimum aux Etats-Unis. En cas d'audit ou de litige aux Prud'hommes, l'absence de ces documents peut entraîner la responsabilité de l'employeur et le paiement de pénalités.

Pour sécuriser et organiser ces documents importants, l'utilisation d'un logiciel de paie est une solution efficace.

Dix astuces pour une gestion de paie précise et efficace

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la gestion de la paie devient plus complexe, répétitive et potentiellement frustrante. Plus tôt vous instaurez un système de gestion de paie performant et adaptatif, plus il sera aisé de le faire évoluer au rythme de l'expansion de vos effectifs et des nécessités de votre entreprise.

1. Prévoir suffisamment de temps pour chaque cycle de paie

Il est crucial de consacrer assez de temps de travail pour passer en revue les documents fiscaux des salariés, les heures travaillées et d'autres informations pertinentes pour la paie. Les dirigeants d'entreprise peuvent passer jusqu'à cinq heures à calculer les salaires et les cotisations sociales de leurs employés avant chaque paie (voire plus s'ils paient leurs salariés toutes les semaines ou toutes les deux semaines). Si vous souhaitez gagner du temps, envisagez d'utiliser un logiciel de paie pour automatiser ce processus.

2. Programmer des rappels dans le calendrier de paie

Créez un calendrier de paie sur Google Agenda pour recevoir des notifications quelques jours avant les dates importantes de paie, comme le jour du paiement des salaires et les échéances de déclaration sociale nominative (DSN). Configurez chaque alerte pour avoir suffisamment de temps pour accomplir la tâche avec sérénité. Au fur et à mesure que votre équipe grandit, vous pouvez partager ce calendrier avec vos salariés pour favoriser la transparence et les informer de la date à laquelle ils seront payés. Une transparence qui vous garantit une bonne image de marque employeur.

3. Documenter les procédures de paie

Documenter tous les processus de gestion de paie dans un manuel facilite l'audit des procédures de temps à autre et la recherche d'améliorations. Cela simplifie également l'intégration des nouveaux gestionnaires de paie, si jamais vous décidez de leur confier cette responsabilité.

4. Former des salariés à la gestion de la paie

Avec l'évolution constante des logiciels d'automatisation de la paie, il est crucial que le personnel chargé de la paie se tienne au courant des dernières tendances et meilleures pratiques en matière de paie. Diverses formations sont disponibles pour améliorer la collaboration entre les membres de l'équipe, aider à automatiser les tâches répétitives et élargir les connaissances en matière de gestion de la paie.

Si vous êtes la seule personne à gérer la paie et que vous ne passez pas par un prestataire externe, il est important d'expliquer aux employés le fonctionnement de la paie et de leur faire comprendre l'importance de soumettre leurs heures et leurs documents à temps s'ils veulent être payés à temps.

5. Prévoir des paiements supplémentaires

Lors de l'établissement du budget et de la planification de la paie, n'oubliez pas de prévoir les paiements supplémentaires que vous pourriez effectuer, comme les primes de fin d'année.

La paie ne concerne pas seulement les traitements et les salaires, mais aussi d'autres types de rémunération des employés, comme les commissions, les primes, les remboursements et le 13e mois. Assurez-vous que ces paiements supplémentaires sont planifiés et que la date de paiement se situe dans l'année fiscale en cours afin de pouvoir ajuster correctement l'impôt sur le revenu de l'employé sur les formulaires d'imposition.

6. Assurer une mise à jour régulière des données relatives aux salariés

Les informations relatives à la masse salariale au sein de l’entreprise, comme les adresses, les noms de famille et les salaires, peuvent changer au fil du temps. Il est donc essentiel de prévoir des révisions régulières de ces données ou de demander aux employés de vérifier leurs informations pour s'assurer qu'elles sont à jour.

Corriger les données après avoir effectué les paiements peut s’avérer chronophage et représenter un coût inattendu pour votre entreprise. Il est donc important de confirmer les données des employés, comme les adresses et les numéros d'identification fiscale (NIF), avec les employés avant de remplir les formulaires fiscaux auprès de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP).

7. Opter pour un logiciel de paie évolutif

Choisissez une solution de gestion de la paie qui correspond non seulement aux besoins actuels de votre entreprise, mais aussi à vos ambitions de croissance.

Un logiciel évolutif signifie que vous n'aurez pas besoin de changer de système de paie à mesure que votre équipe s'agrandit. Changer de solution de paie implique de nouvelles sessions de formation, une nouvelle configuration, des problèmes potentiels de sécurité des données et de nouveaux processus à mettre en place.

8. Solliciter l’avis des salariés

Il est important de demander à vos employés de vous faire part de leurs commentaires afin de déterminer si le processus de paie est simple et efficace. Ne faites pas de suppositions sur la perception des employés en matière de paie. Surtout, en considérant que la confiance dans l'aptitude de l'employeur à payer correctement les salaires est un facteur clé de rétention du personnel.

Recueillir des retours d'information peut vous inciter à proposer une formation supplémentaire sur la gestion des salaires. Cela peut également vous aider à développer de nouvelles façons d'optimiser le processus de paie.

9. Externaliser vos services de gestion de la paie

Confier la gestion de la paie à un prestataire de services spécialisé ou à un tiers déclarant (TD) permet de gagner du temps, d'assurer la conformité avec la réglementation française et de se libérer d'une tâche administrative.

Le nombre d'entreprises qui externalisent les services de gestion de la paie augmente pour une bonne raison. En effet, l'externalisation de la paie coûte généralement moins cher que l'embauche d'employés à temps plein pour s'occuper du processus. De plus, vous avez généralement accès à un logiciel de gestion de la paie et à une prise en charge de la part d'experts en paie. Que demander de plus ?

10. À l’international : consulter votre fournisseur de services de paie (ICP)

Si vous dirigez une équipe mondiale et externalisez la gestion des salaires à des fournisseurs de services de paie, il est crucial de demander conseil à votre ICP sélectionné. Ces experts de la gestion de la paie internationale connaissent les meilleures pratiques dans divers pays et peuvent offrir des conseils précieux.

Un ICP est un fournisseur local de services de paie qui fournit des services de paie dans un pays où une entreprise souhaite s'implanter. En choisissant un ICP, vous bénéficiez de leur connaissance approfondie des réglementations locales, ce qui peut aider à assurer la conformité et à optimiser les processus de paie.

En effet, comprendre les régulations des autorités fiscales locales génère des économies considérables pour l'employé ou l'employeur, car certains paiements peuvent être exempts d'impôts ou de cotisations sociales. Par exemple, des employeurs non-polonais vont tout à fait ignorer qu'en Pologne, les coûts patronaux et les cotisations de sécurité sociale pour certains employés diminuent considérablement après avoir atteint le plafond annuel pour la base des assurances invalidité et retraite. Et ceci n’est qu’un exemple parmi tant d’autres.

Comment gérer la paie d'une équipe internationale avec un logiciel de paie ?

La gestion de paie mondiale est un système qui vous permet de réaliser des paiements internationaux à des employés étrangers. Lors de la gestion de la paie globale, vous devez respecter les régulations fiscales locales et les lois du travail, variant bien sûr d'un pays à l'autre.

Toutefois, si vous décidez d'embaucher à l'étranger, vous avez plusieurs façons de gérer la paie :

1. Embauchez des travailleurs indépendants et laissez-les gérer leurs impôts. De cette façon, vous n'avez qu'à payer vos employés au lieu de naviguer dans les lois du travail locales et autres labyrinthes administratifs particulièrement chronophages.
2. Ouvrez une filiale étrangère et travaillez avec un ICP. De cette façon, vous avez accès à une expertise locale et n'avez pas à vous soucier des changements potentiels de loi, car vous avez toujours un interlocuteur au courant.
3. Utilisez les services d’Employer of Record (EOR), à savoir des entreprises de portage salarial, et externalisez les processus de paie et d'embauche. Les EOR s’avèrent être un moyen sûr d'embaucher des employés internationaux tout en garantissant une totale conformité, une sécurité transparente des données et un processus de paie rationalisé.

Consultez notre modèle de paie à l’international pour une répartition des tâches de paie quotidiennes et familiarisez-vous avec la manière dont vous pouvez effectuer des modifications de manière efficace.

Choisir un système de gestion de la paie : les critères clés

Lors de la recherche d'une solution de gestion de la paie complète, il ne faut rien laisser au hasard, même si vous utilisez pour la première fois un logiciel de gestion de la paie.

Voici les caractéristiques à privilégier dans un logiciel de gestion de la paie :

• Évolutivité : Le logiciel doit offrir une solution simple pour gérer la paie de quelques employés ou d'une grande entreprise avec des milliers d'employés.
• Assistance : Il est essentiel que le logiciel donne accès à des conseils d'experts et à un SAV disponible 24/7.
• Diversité des options de paiement : Le logiciel doit offrir aux travailleurs différentes méthodes de paiement, telles que le dépôt direct ou les cryptomonnaies.
• Protection des données : Le logiciel doit offrir le cryptage des données, l'authentification multifactorielle et être en conformité avec le RGPD, en particulier si vous embauchez à l'étranger.
  Libre accès à des fonctionnalités clés : Le logiciel doit offrir des fonctions en accès libre permettant aux employés d'entrer leurs heures et de modifier leurs informations.
• Paie globale : Le logiciel doit offrir des options de paie globale afin que vous puissiez embaucher à l’international.

L'automatisation numérique de la paie : 5 raisons de l'adopter

En dépit de l'évolution technologique, une portion significative des entreprises américaines continue d'utiliser la méthode traditionnelle pour gérer leur paie, à savoir le format papier. Bien que cette méthode puisse sembler appropriée lorsqu'il s'agit d'un seul employé, elle comporte des risques d'erreurs simples mais particulièrement coûteuses lors de la saisie des données et du calcul de la paie.

Voici pourquoi une majorité d'entreprises optent pour l'automatisation numérique de la paie.

Assurer une gestion précise des finances de l'entreprise

L'automatisation de la paie permet de réduire les erreurs de traitement, qui peuvent entraîner le mécontentement des salariés, des amendes coûteuses, voire des problèmes juridiques considérables.

La dématérialisation de la gestion de la paie vous permet de calculer avec précision les salaires et les déductions. Pour cela, il vous suffit d'entrer les données des employés une seule fois dans le système. Vous pouvez également intégrer le logiciel à d'autres outils que vous utilisez pour la gestion des ressources humaines (intranet d’entreprise, ATS) ou synchroniser les données entre les différentes plateformes.

De plus, la plupart des systèmes de paie digitalisés vous permettent de conserver les documents de paie (soldes de tout compte, bulletins de paie, contrat de travail, notes de frais, etc.) sous forme électronique. Un format en somme plus sûr et mieux organisé que les copies papier.

Consacrer moins de temps et de ressources à la gestion de la paie

L'automatisation de la paie réduit les heures et les efforts consacrés à la préparation des salaires à chaque période de paie.

Une enquête de Quickbooks réalisée en 2020 a montré que les gérants de petites entreprises trouvent généralement la gestion de la paie compliquée et frustrante. Ils sous-estiment souvent le temps nécessaire au traitement de leur paie et y consacrent environ cinq heures à chaque cycle de paie.

Avec un logiciel de dématérialisation de la gestion de la paie, vous n'avez pas besoin de faire de calculs. L'application le fait pour vous, ce qui vous permet de passer moins de temps sur ces tâches chronophages.

Éviter les retards de paiement et les erreurs de saisies

Il est essentiel d'éviter les retards de paiement et les erreurs de saisie pour que les employés soient satisfaits.

En effet, les retards de paiement peuvent causer des problèmes aux employés et avoir un effet néfaste sur leur expérience, ce qui augmente le taux de rotation du personnel et dégrade assurément votre marque employeur. Le recrutement et la formation de nouveaux employés coûtent plus cher que l'investissement dans un logiciel de paie qui permet d'effectuer des paiements précis et ponctuels.

Automatiser le calcul des charges sociales

Les dirigeants d'entreprise qui ne déclarent pas les charges sociales à temps peuvent faire face à de lourdes pénalités, des intérêts sur les arriérés d'impôts et même des poursuites pénales de la part de l'administration fiscale.

Ces pénalités peuvent être facilement évitées grâce aux systèmes de paie numériques qui recueillent automatiquement les informations fiscales des employés, calculent les charges sociales et les transmettent à l'administration fiscale. La plupart des logiciels proposent des alertes qui vous rappellent que vous devez payer les charges sociales à temps.

Protéger les données sensibles de vos collaborateurs

Il n'est pas sécurisé de conserver les fiches de paie et les données des employés dans une armoire, même si celle-ci est fermée à clé. Les logiciels de digitalisation de la gestion de la paie offrent plusieurs niveaux de protection qui protègent les données de paie contre les accès non autorisés. Ces options de protection comprennent le stockage dans le cloud, le chiffrement et l'authentification multifacteur.

FAQ gestion de la paie

Voici quelques informations clés sur la gestion de la paie.

Quelles sont les responsabilités d'un gestionnaire de paie ?

Le gestionnaire de paie a pour mission de consolider les données relatives aux employés, collectées via le logiciel de suivi du temps, avant le jour de paie. Son rôle est de s'assurer que toutes ces informations sont correctement saisies dans le logiciel de paie. C’est lui qui transmet ensuite toutes ces informations à l’administration fiscale.

Il a également pour tâche de traiter tous les paiements de manière précise et conforme, de tenir à jour les registres de paie et de générer des rapports de paie. En outre, il est chargé de recruter, former et superviser les nouveaux membres de son équipe.

Quel est le rôle des RH dans la gestion des salaires ?

La gestion des salaires n'est qu'une des nombreuses responsabilités que peut avoir un service des ressources humaines. Les RH gèrent aussi le recrutement, l'embauche, l'intégration, la rédaction des contrats, la formation des employés, l'organisation d'événements visant à renforcer l'esprit d'équipe et la culture d'entreprise. Dans les grandes entreprises, les services de paie et de ressources humaines sont généralement distincts.

Comment préparer la paie de mes salariés ?

Pour préparer la paie de vos employés en France, vous devez :

• Obtenir un numéro SIRET pour votre entreprise
• Collecter les formulaires de déclaration d'embauche des salariés et vous assurer que toutes les informations sont correctes
• Choisir un calendrier de paiement approprié
• Collecter les données de votre système de suivi du temps de travail pour calculer les salaires
• Calculer et retenir les cotisations sociales sur les bulletins de salaire de vos employés
• Envoyer à vos employés leur bulletin de salaire chaque mois
• Déclarer et payer les cotisations sociales à l'Urssaf
  
  Aux États-Unis, le processus est un peu différent. Par exemple, les entreprises doivent obtenir un numéro d'identification de l'employeur (EIN), recueillir les formulaires W-4 et W-2 des employés et retenir les impôts sur les chèques de salaire.

Qu'est-ce que le traitement de la paie en cycle complet ?

Le traitement de la paie en cycle complet consiste à traiter l'intégralité de la paie entre deux jours de paie. La durée de votre cycle complet de paie dépend du calendrier que vous avez choisi. Ce calendrier est également appelé fréquence de paie.

En France, la plupart des entreprises paient leurs employés une fois par mois, conformément à la loi. Aux États-Unis, la fréquence de paiement peut varier, certaines entreprises choisissant de payer leurs employés toutes les deux semaines.

Avec Deel, simplifiez votre gestion de paie globale

La gestion de la paie peut s'avérer complexe, surtout lorsque votre entreprise opère à l'échelle internationale. Cependant, en planifiant à l'avance, en automatisant les tâches répétitives et en révisant régulièrement le processus, vous pouvez garantir une paie exacte tout en offrant à vos employés une expérience positive.

Grâce à la solution de gestion de paie globale de Deel, vous pouvez gérer sans effort la paie locale et internationale sur une seule plateforme. Vous avez ainsi la possibilité de payer vos employés et vos sous-traitants en un seul clic, tout en vous assurant de respecter toutes les réglementations fiscales et les lois du travail en vigueur dans plus de 90 pays.

Deel se distingue des autres fournisseurs par sa capacité à automatiser l'ensemble du processus de paie, y compris l'intégration avec vos systèmes RH et de comptabilité. De plus, Deel offre une solution centralisée qui gère les salaires, les taxes, les avantages et les paiements des employés dans différents pays, tout en respectant les lois locales.

Voici comment Deel se situe par rapport à d'autres fournisseurs*.

En savoir plus sur la solution Gestion de Paie Globale de Deel.

*Ces données ont été collectées le 30 mars 2022 et sont susceptibles d'être modifiées. Deel ne fait aucune déclaration quant à l'exhaustivité ou l'exactitude des informations fournies.