7 défis d'embauche de freelances pour les entreprises internationales

L'embauche de travailleurs indépendants peut ouvrir l'accès à un vivier international de talents et d'expertise. Cependant, la gestion de cette force de travail internationale présente ses propres défis.

Ce guide explore en profondeur les complexités des obstacles juridiques et réglementaires, le dépassement des barrières culturelles et de communication, et l'assurance du contrôle de la qualité. Nous examinerons les défis des paiements internationaux, de l'intégration et la formation des freelances, ainsi que la sécurisation de vos données. Enfin, nous aborderons la question souvent négligée de la rétention et la fidélité des travailleurs indépendants, en fournissant des perspectives pour construire un réseau solide et fiable de freelances.

Lisez la suite pour découvrir comment Deel peut vous aider à surmonter ces défis !

1. Conformité légale et réglementaire

La conformité légale et réglementaire représente un défi majeur pour les entreprises internationales qui embauchent des travailleurs indépendants. Chaque pays a ses propres lois sur l'emploi, réglementations fiscales et exigences de conformité qui régissent la classification et gestion des indépendants.

La mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des sanctions sévères, y compris le paiement rétroactif d'impôts, de prestations et d'amendes. Ce sujet reste pertinent, car récemment, en mai 2023, Nike a fait l'objet d'un examen approfondi et de sanctions potentielles dépassant 530 millions de dollars en raison de la présumée mauvaise classification de milliers de travailleurs temporaires de bureau à l'échelle internationale.

Pour surmonter ces défis, les entreprises multinationales devraient envisager :

• Comprendre les lois locales : Comprendre et se conformer aux lois spécifiques sur l'emploi et la fiscalité de chaque pays où des freelances sont embauchés. Mettre à jour régulièrement ces connaissances pour rester conforme à tout changement.
• Pratiques de classification des audits : Effectuer des audits périodiques pour vérifier que les classifications des travailleurs sont exactes et conformes aux lois locales. Traiter rapidement toute divergence pour éviter d'éventuelles sanctions et garantir une conformité continue​.
• Mettre en œuvre des critères clairs de classification des travailleurs : Utilisez des tests et critères établis pour classer avec précision les travailleurs en tant qu'employés ou contractuels, en fonction du contrôle, de l'indépendance et de la nature du travail effectué.
• Rédiger des contrats précis : Assurez-vous que les contrats définissent clairement la nature de la relation, le périmètre du travail, les modalités de paiement, les obligations de confidentialité et les droits de propriété intellectuelle. Intégrez des clauses d'arbitrage ou d'autres mécanismes de résolution des conflits dans les contrats pour gérer les différends efficacement et minimiser les risques juridiques.
• Établir des processus de conformité fiscale : Déterminer et remplir les obligations fiscales, y compris les exigences de retenue à la source et de déclaration dans le pays de chaque travailleur. Utiliser des outils et des ressources pour gérer efficacement la conformité fiscale transfrontalière.

2. Barrières culturelles et de communication

Les barrières culturelles et de communication posent des défis majeurs aux entreprises internationales qui embauchent des travailleurs indépendants. Ces barrières peuvent facilement entraîner des malentendus, une baisse de productivité et des conflits, affectant négativement les résultats des projets.

• Différences linguistiques : La communication est cruciale dans la gestion des équipes internationales. Les barrières linguistiques peuvent entraîner des malentendus concernant les instructions et retours. Les entreprises devraient envisager d'utiliser des services de traduction et encourager l'utilisation d'un langage clair et simple pour minimiser les confusions.
• Variations de fuseaux horaires : Coordonner le travail à travers différents fuseaux horaires est une tâche difficile. Des horaires de travail non alignés peuvent entraîner des retards dans la communication et l'avancement des projets. Pour y remédier, définissez des heures de travail qui se chevauchent et utilisez des outils de planification pour les réunions et échéances.
• Normes culturelles : Les différentes cultures ont des normes et pratiques commerciales variées, ce qui influence le travail d'équipe et la communication. Comprendre et respecter ces variations culturelles peut améliorer la collaboration. Offrir une formation à la sensibilité culturelle pour les managers et travailleurs indépendants est un bon point de départ pour surmonter ces défis.

3. Contrôle de la qualité et suivi des performances

Gérer une équipe de travailleurs indépendants présente un ensemble unique de défis pour garantir un travail de qualité et une performance constante. Voici quelques-uns de ces défis complexes :

• Distance géographique : Contrairement aux employés internes, les sous-traitants sont souvent répartis dans différents lieux. Cette séparation physique rend difficile l'observation directe de leur environnement de travail ou de leur flux de travail, ce qui peut potentiellement conduire à manquer des signaux d'alerte pouvant affecter la qualité.
• Normes variables : Les travailleurs indépendants viennent de divers horizons et peuvent avoir des styles de travail ou des critères de qualité différents. Sans une communication claire et cohérente des attentes, le travail livré pourrait ne pas répondre à vos normes, entraînant des retouches et retards.
• Supervision limitée : Le niveau de supervision que vous pouvez exercer sur un freelance est intrinsèquement inférieur à celui d'un employé direct. Cela peut rendre difficile l'identification et la résolution des problèmes de performance dès le début, ce qui peut potentiellement affecter le calendrier et le budget du projet.
• Obstacles d'évaluation : Évaluer la performance des indépendants peut être plus complexe que celle des équipes internes. Les critères traditionnels d'évaluation de la performance peuvent mal s'appliquer au travail en freelance. Développer un système pour suivre des indicateurs pertinents, tels que les taux d'erreur ou la réalisation des étapes clés, est une bonne idée, mais nécessite une planification et une adaptation minutieuses.

4. Gestion des paiements internationaux

Gérer les paiements internationaux est une tâche complexe pour les entreprises internationales travaillant avec des freelances. Ces défis incluent le change de devises, les frais de transfert et la conformité aux réglementations fiscales.

• Fluctuations des devises : Les taux de change peuvent être imprévisibles, affectant votre budget et le revenu du travailleur indépendant. Fixer un taux ou utiliser le taux du marché aide à gérer cette incertitude.
• Frais de transfert : Les transferts internationaux entraînent souvent des frais. Être transparent dès le départ sur qui prend en charge ces coûts (généralement l'entreprise) permet d'éviter des malentendus par la suite.
• Complexités fiscales : Les paiements internationaux peuvent entraîner des problèmes fiscaux complexes. Vous devez comprendre les retenues à la source dans le pays du freelance et les exigences potentielles de déclaration pour votre localisation et la leur. Une légère erreur peut entraîner des amendes substantielles. Par exemple, en 2023, JPMorgan Chase a dû payer une amende de 98,2 millions de dollars pour un suivi inadéquat des activités de trading de l'entreprise et des clients, y compris le non-respect des réglementations internationales en matière de paiements et de fiscalité​​.
• Méthodes de paiement : Choisir comment payer les indépendants peut être délicat. De nombreuses options incluent les virements bancaires, les plateformes en ligne et les cartes de crédit. Bien qu'offrir des choix soit avantageux pour les freelances (ils sont payés selon leur préférence), chaque option peut avoir des inconvénients - délais de traitement lents, frais cachés, complications liées au change de devises, ou disponibilité limitée, selon la localisation du travailleur.
• Procédures de facturation : Établir un processus de facturation est fondamental mais souvent négligé, ce qui entraîne des retards et de la confusion dans les cycles de paiement. Le défi ici consiste à créer et maintenir des formats de factures standardisés et des directives de soumission spécifiées. Ceux-ci sont nécessaires pour les deux parties afin d'éviter toute incertitude concernant les montants et délais de paiement, ce qui pourrait causer des litiges et charges administratives.
• Conditions de paiement : Pour les projets à long terme, ne pas avoir de plan de paiement précis peut vous mener droit à la catastrophe. Les entrepreneurs risquent des problèmes de trésorerie, ce qui peut retarder le projet. Cela crée de la frustration des deux côtés, car vous vous inquiétez de l'avancement du projet tandis qu'ils ont du mal à payer les factures. Un calendrier de paiement structuré rend tout le monde heureux en garantissant des paiements prévisibles et des attentes claires.

5. Intégration des équipes et formation

Bien que les travailleurs indépendants apportent une richesse de compétences et de flexibilité, les intégrer efficacement dans votre équipe nécessite de surmonter des défis uniques. Contrairement aux employés à temps plein, les indépendants ne sont pas constamment immergés dans la culture et le flux de travail de votre entreprise. Voici quelques-uns des obstacles auxquels les entreprises sont confrontées lors de l'intégration et la formation des travailleurs indépendants :

• Friction de l'intégration à distance : Les travailleurs indépendants ne sont généralement pas physiquement présents au bureau. Cela peut rendre difficile la communication efficace de la culture d'entreprise, des flux de travail et des attentes lors de l'intégration.
• Lacunes de connaissances et inadéquations des compétences : Les freelances possèdent leurs propres ensembles de compétences et peuvent ne pas être familiers avec les outils ou processus spécifiques de votre entreprise. S'assurer qu'ils reçoivent la formation nécessaire pour accomplir efficacement les tâches peut être un défi.
• Contraintes de temps et considérations de coût : Développer et dispenser des programmes de formation complets peut être chronophage et coûteux. Équilibrer cet investissement avec la nature souvent basée sur des projets du travail des travailleurs indépendants nécessite une planification minutieuse.
• Maintenir la cohérence entre les projets : Avec un roulement constant de sous-traitants, il peut être difficile de garantir des expériences d'intégration et de formation cohérentes. Cela peut entraîner des lacunes dans les connaissances et des performances inégales entre les différents projets.
• Motivation et engagement : Les travailleurs indépendants travaillent souvent sur plusieurs projets simultanément. Les garder motivés et engagés dans la formation spécifique et les objectifs de votre entreprise peut être un défi.

6. Maintenir la sécurité des données

Maintenir la sécurité des données lorsqu'on travaille avec des sous-traitants peut donner l'impression de marcher sur une corde raide. Bien que vous donniez la priorité à la protection des informations sensibles, la collaboration avec des parties externes amène des risques supplémentaires. Voici pourquoi garder vos données en sécurité devient un défi complexe :

• Contrôle limité : Contrairement à vos propres employés, vous avez moins de contrôle direct sur les pratiques de sécurité d'un prestataire. Leurs systèmes et protocoles peuvent ne pas être alignés avec les vôtres, augmentant ainsi les vulnérabilités potentielles.
• Problème de partage des données : Les projets nécessitent souvent le partage d'informations confidentielles avec des sous-traitants. Bien que cela soit nécessaire, cela crée un équilibre délicat – s'assurer que le travailleur indépendant dispose des données dont il a besoin pour réaliser la mission professionnelle tout en minimisant la quantité d'informations sensibles auxquelles il accède.
• Le facteur humain : Les fuites de données accidentelles sont une menace constante. Un employé d'un sous-traitant pourrait envoyer par inadvertance des informations sensibles au mauvais destinataire, ou un ordinateur portable perdu contenant des détails de projet pourrait entraîner une violation majeure.
• Menaces en évolution : L'industrie de la cybersécurité est en constante évolution, avec de nouvelles tactiques de piratage qui émergent en permanence. Suivre ces menaces nécessite une vigilance continue, ce qui peut être un défi et peut nécessiter une équipe dédiée à la cybersécurité et la conformité.

7. Fidélisation et loyauté des freelances

Construire un réseau solide de travailleurs indépendants fiables est la meilleure stratégie commerciale pour toute entreprise qui travaille beaucoup avec des sous-traitants indépendants. Cela permet d'assurer une production continue et de haute qualité. Cependant, les entreprises internationales négligent souvent la question de la fidélisation de ces précieux travailleurs. Examinons les défis liés à la rétention des indépendants :

• L'économie des petits boulots : L'essor de l'économie des petits boulots signifie que les freelances ont plus d'options que jamais. Ils peuvent facilement passer d'un projet ou d'un client à un autre, ce qui rend difficile la fidélisation à long terme et élève le niveau de ce que les entreprises doivent offrir pour les conserver.
• Prix vs. valeur : Trouver le bon équilibre entre rentabilité et travail de qualité. Se concentrer uniquement sur le prix peut attirer les entrepreneurs les moins chers, mais cela peut entraîner un roulement constant de partenaires peu fiables.
• Lacunes de communication : Une communication claire et cohérente est essentielle pour instaurer la confiance et la fidélité. Les malentendus ou un manque de réactivité peuvent entraîner de la frustration et, en fin de compte, la perte de talents indépendants.
• Manque de reconnaissance : Se sentir valorisé est important pour tout le monde. Ne pas reconnaître les contributions d'un freelance ou négliger de fournir des retours positifs peut leur donner l'impression d'être simplement un rouage dans la machine, les poussant à chercher des clients qui apprécient leur travail.

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Fatigué des complexités de la gestion d'une équipe d'indépendants internationaux ? Deel transformera votre expérience de gestion des freelances, en simplifiant tout, de l'embauche aux paiements.

Voici comment Deel simplifie la gestion des travailleurs indépendants à l'échelle mondiale :

• Contrats flexibles : Choisissez parmi une gamme de modalités de paiement, allant des contrats à tarif fixe, au paiement à la mission, ou aux contrats par étapes pour répondre aux besoins de votre projet.
• Conformité et paiements automatisés : Réduisez les risques et la charge de travail avec le système automatisé de Deel qui gère les lois fiscales locales et garantit des paiements internationaux en temps voulu.
• Intégration et gestion fluides : Simplifiez votre processus d'intégration et obtenez des contrats numériques juridiquement valides ainsi qu'une interface facile à utiliser pour gérer plusieurs freelances.
• Ressources humaines et paie simplifiées : Intégrez Deel à vos systèmes RH et de paie existants pour une gestion des indépendants sans effort.
• Protection contre la mauvaise classification : Le Employer of Record de Deel protège votre entreprise des problèmes juridiques causés par une mauvaise classification des travailleurs.

Et pour vos travailleurs indépendants, Deel propose :

• La facturation et gestion fiscale sans effort : Des outils automatisés rendent la facturation et la gestion fiscale comme un jeu d'enfant.
• Des paiements rapides et flexibles : Recevez vos paiements rapidement grâce à diverses options et calendriers de paiement.
• Deel card et assurance santé : Profitez d'un accès immédiat à vos gains et à des options de soins de santé.
• Connexion communautaire : Réseautez avec d'autres prestataires de services à distance.

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