Travailleur indépendant vs salarié : quelles différences ?

En France, la distinction entre travailleur indépendant et salarié est claire. Cependant, connaître les implications fiscales ou juridiques liées à ces deux catégories est parfois complexe.

Il est pourtant essentiel de maîtriser le sujet. Que vous soyez gestionnaire d'une PME ou cadre au sein d'une multinationale, il vous sera utile de savoir déterminer quel type de collaborateurs vous pourriez embaucher pour renforcer vos équipes.

Faire appel à un freelance ou embaucher un salarié ? Quel est le meilleur choix pour votre entreprise ? Cet article vous aidera à comprendre quels sont les avantages, les cadres juridiques, ainsi que les considérations fiscales liés aux statuts d'entrepreneurs indépendants et de salariés.

Qu'est-ce qu'un travailleur indépendant ?

On entend par travailleur indépendant tout type de travail effectué dans le cadre d'un contrat écrit individuel. En d'autres termes, votre entreprise n'embauche pas officiellement un travailleur indépendant. Ils n'ont pas de salaire, ni d'avantages sociaux.

Vous payez un sous-traitant au fur et à mesure qu'il effectue un travail. Une fois qu'il a achevé son projet, votre relation à court terme avec lui prend fin, à moins que vous ne continuiez à faire appel à ses services.

De nombreux entrepreneurs ont leur propre entreprise. C'est pourquoi la législation considère les entrepreneurs indépendants comme des travailleurs autonomes, autrement dit comme des personnes qui travaillent pour elles-mêmes. Cela signifie également que la réglementation en matière d'emploi, fédérale, locale ou nationale, ne s'applique pas aux entrepreneurs indépendants.

La Direction des Impôts considère les indépendants comme des travailleurs autonomes qui doivent payer leurs propres impôts. Il s'agit de l'impôt sur le revenu, auquel quiconque doit s'acquitter, salariés comme indépendants.

Si vous embauchez un entrepreneur indépendant, vous devez déduire son salaire de vos revenus. Vous devrez également lui remettre le formulaire fiscal 1099-MISCet le formulaire IRS (Internal Revenue Service) 1096 pour préciser la somme que vous lui avez versée.

Voici un aperçu général de ce qu'est un travailleur exerçant à son compte :

• Un travailleur indépendant établit sa propre facture, il travaille à son propre compte et assure la gestion administrative liée à la forme juridique de son statut d’indépendant.
• Le travailleur à son compte est responsable des heures de travail qu'il effectue.
• Le travailleur indépendant utilise généralement ses propres outils.
• Votre entreprise peut mettre fin à la collaboration avec un travailleur indépendant à tout moment, à condition de ne pas rompre le contrat en cours.
• Votre entreprise ne paie pas les avantages sociaux d'un indépendant, tels que l'assurance maladie, la sécurité sociale, l'indemnisation des accidents du travail, la protection sociale, les congés exceptionnels pour raisons familiales, arrêts maladie, etc.
  
  

Pourquoi embaucher un indépendant ?

Il y a de nombreux avantages à engager un entrepreneur indépendant. En voici quelques-uns :

Une embauche moins coûteuse Les travailleurs indépendants sont généralement une solution temporaire, qui n'exige pas de salaire annuel ni certaines dépenses telles que l'assurance chômage. De plus, vous n'aurez pas à dépenser des sommes considérables pour les former et les acclimater aux activités et à la culture de votre entreprise.

Un impact immédiat : Un indépendant ne rejoindra votre petite société que pour une courte période de temps. Étant donné qu'il travaille pour vous depuis si peu de temps, il est en mesure d'avoir un impact plus immédiat.

Flexibilité En général, un entrepreneur indépendant n'est pas lié à un projet de longue durée et n'est pas soumis à une contrainte de permanence. Cela signifie que vous avez la possibilité d'établir avec lui une relation de travail à court ou à long terme.

Qu'est-ce qu'un salarié ?

Un salarié est une personne qui appartient à la masse salariale de votre entreprise, qui travaille pour vous à temps plein et qui bénéficie des avantages sociaux habituels.

Vous leur remettrez généralement une promesse d'embauche puis un contrat de travail pour préciser les conditions de leur embauche.

En règle générale, les impôts sont retenus sur le salaire des employés (prélèvement à la source). Vous prélèverez également les taxes patronales, les taxes de sécurité sociale et autres charges incombant aux salariés, et qui représentent en général plus ou moins 20% du salaire brut. Les employés ont droit à des avantages sociaux, des congés maladie, des congés payés et à bien d'autres avantages liés au statut de salarié, aux cadres des diffférentes conventions collectives et aux conditions de travail.

Lorsque vous embauchez un salarié, vous vous engagez dans une relation professionnelle à long terme. Dans la plupart des cas, le contrat de travail fixe un nombre d'heures de travail, que ce soit à temps plein ou à temps partiel. En fonction de ce qui a été été décidé au sein de votre entreprise, vous payerez vos employés à l'heure ou sur la base d'un salaire heddomaidaire ou mensuel.

Dans la plupart des cas, l'employeur fournit à l'employé les outils et l'équipement nécessaires à la réalisation de son travail.

Pourquoi embaucher un salarié ?

Il existe de nombreuses raisons qui peuvent vous pousser à embaucher une nouvelle recrue en tant que salarié. Par exemple, si votre entreprise met l'accent sur l'esprit d'équipe, c’est sans doute la meilleure solution pour mener vos projets à bien. Si votre employé travaille à temps plein, il peut contribuer à la constitution d'équipes plus fortes et mieux coordonnées.

L'embauche d'un salarié est judicieuse, notamment si vous recherchez des personnes talentueuses qui pourront peu à peu se familiariser avec votre entreprise et vos méthodes de travail. Un employé qui apprend à connaître votre entreprise est d’autant plus susceptible de se montrer efficace et de réaliser de meilleures performances professionnelles.

Salarié vs travailleur indépendant : quelles sont les principales différences ?

Vous devrez peut-être décider lequel de ces deux statuts conviendra le mieux à votre entreprise dans le contexte de votre activité économique ou selon vos contraintes administratives. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons rassemblé les principales différences entre un freelance et un salarié pour votre projet d’embauche.  

Droit du travail

Les lois relatives au travail couvrent les salariés, et non les travailleurs indépendants.

Pratiques d'embauche différentes

Un collaborateur potentiel postule à un emploi au sein de votre entreprise. Si votre responsable du recrutement ou votre équipe RH apprécie les qualifications et l'expérience du candidat, vous lui proposez le poste.

Une fois que le salarié a accepté l'offre d'emploi, votre entreprise peut lui demander des renseignements permettant de l'identifier, tels que sa date de naissance, sa situation familiale.

En revanche, un travailleur indépendant s'entretient généralement avec un service spécifique de votre entreprise qui nécessite de prestations de service. Le freelance qui est à son compte bénéficie de la liberté que lui confère son statut, il doit uniquement être en mesure de décrire les services qu'il peut fournir, dans quelles conditions et dans quel délai. En règle générale, il signe ensuite un contrat avec votre équipe juridique.

Documents fiscaux

À des fins fiscales, et notamment pour une embauche à l’international, un employé doit généralement remplir un formulaire. Il y indique son nom, son adresse, son numéro de sécurité sociale, son régime fiscal et le nombre des exonérations dont il bénéficie.

En tant que contribuable, un entrepreneur indépendant déclare ses ressources annuelles à la Direction générale des Finances publiques. Le formulaire W9 concernent uniquement les freelances qui exercent aux États-Unis ou bien à des entreprises multinationales qui ont des activités dans le monde entier et qui veulent sous-traiter localement. Le travailleur indépendant y inscrit son nom, son adresse, son numéro d'identification fiscale et la confirmation de la retenue à la source de l'impôt sur le revenu.

Déclaration à d'autres instances gouvernementales

Les salariés peuvent bénéficier de l’assurance chômage, de la prime d’activité ainsi que d’autres avantages sociaux, contrairement aux travailleurs indépendants qui cotisent différemment. Il est toutefois essentiel de déterminer correctement le statut du travailleur avec lequel vous désirez collaborer, car les amendes découlant d'une classification erronée de l’employé peuvent être préjudiciables tant sur le plan financier que juridique.

Paiement

D'une part, votre service de gestion des salaires paie un employé sur la base d'une période de paie stricte. Concrètement, cela signifie que vous convenez d'un salaire brut dans le cadre du contrat de travail lorsque vous embauchez un employé à temps plein. Les avantages sociaux sont généralement inclus dans l'indemnité. Cela concerne également les indemnités journalières prévues en cas d'accident du travail (assurance accident pour les indépendants exerçant Outre-Atlantique).

D'autre part, les services comptables de votre entreprise paieront un travailleur indépendant après avoir reçu une facture. Le contrat détermine quand et à quelle fréquence vous le payez, traditionnellement sur la base d'un projet.

Comment définir le statut de travailleur indépendant ?

Le statut d'entrepreneur indépendant dépend du type de contrat qu'un travailleur signe avec une entreprise. Un travailleur indépendant est un travail qu'un employeur paie pour chaque projet, et non à l'heure, sauf si vous proposez un taux journalier moyen (TJM).

Même si le paiement a été calculé sur la base d'un certain nombre d'heures, vous devrez toujours payer au freelance le montant convenu au début de sa mission. 

Il existe également une autre façon de procéder. Il s’agit du portage salarial qui est une relation contractuelle tripartite entre l’entreprise cliente, une entreprise de portage salarial et le travailleur indépendant. 

Comment les travailleurs indépendants sont-ils payés ?

• Veillez à le classer correctement et à déterminer s'il s'agit d'un sous-traitant, d'un freelance ou d'un employé permanent.
• Choisissez la meilleure méthode de paiement et convenez des modalités de paiement.
• Rassemblez les bons documents pour l'IRS aux Etats-Unis.

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Classification erronée des employés

Si la classification de votre employé est erronnée, par exemple si vous le déclarez en tant quen tant qu'entrepreneur alors qu’il s’agit bien d’un employé, vous vous exposez à des pénalités financières conséquentes. Cela est d’autant plus important si votre employé travaille à l’international. 

De nombreuses entreprises commettent l'erreur de classer leurs employés de manière erronée parce qu'elles veulent éviter de payer les avantages sociaux dont la plupart des employés devraient bénéficier, tels que les congés payés, l'assurance maladie et la part des charges sociales incombant à l'employeur.

Cependant la classification erronnée des employés, qui est traitée différemment selon les États et les pays peut être complexe à appréhender. Si vous avez des doutes quant à la possibilité que votre sous-traitant soit un employé dissimulé, vous pouvez consulter le simulateur de "réalité économique" fourni par la FLSA (Fair Labor Standards Act) afin de déterminer si vous respectez bien toutes les règles en vigueur.

Comment requalifier un travailleur indépendant en salarié ?

Vous avez peut-être déjà collaboré avec un entrepreneur indépendant à plusieurs reprises et qui vous a donné entière satisfation, vous souhaitez l'embaucheren tant que salarié dans votre entreprise. Vous devez suivre un processus strict pour requalifier un travailleur indépendant en employé, en voici les différentes étapes :

1. Déterminer le statut du travailleur

• Dans quelle mesure exercez-vous un contrôle sur le comportement du travailleur ?
• Avez-vous un contrôle financier sur le travailleur ?
• Quelle est la durée de votre relation avec le travailleur ? De quel type de relation s'agit-il ?

Si vous déterminez que vous pouvez requalifier le travailleur indépendant en employé, remplacez le formulaire 1099 par le formulaire W-2.

2. Aviser le salarié du changement

Assurez-vous que le travailleur est informé de votre proposition d’embauche. L'idéal est de lui faire une proposition écrite afin de garder une trace de vos échanges. 

N'oubliez pas que les travailleurs indépendants tiennent à leur liberté. Veillez donc à leur proposer un ensemble d'avantages sociaux particulièrement compétitifs qui donnent matière à reflexion....

3. Apporter les ajustements nécessaires au collaborateur nouvellement embauché

Faites en sorte que votre nouveau collaborateur se sente le bienvenu dans votre entreprise. Vous pouvez le faire en le présentant au reste de l'équipe et en le faisant participer à un processus d'intégration convivial (onboarding). Vous pouvez également envisager de lui assigner un référent pour l'aider à assimilier son nouveau rôle. 

4. Intégrer le salarié dans le système de paie de l'entreprise

Collaborez avec votre service des ressources humaines pour collecter toutes les informations nécessaires et les enregistrer dans le dossier du nouveau salarié. À noter, pour les Etats-Unis vous ne paierez plus votre nouveau salarié par le biais d'un formulaire W9. Veillez donc à mettre en œuvre ce changement lorsque vous l'ajouterez à votre outil de gestion de paie.

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Comprendre les nuances liées à l'embauche de travailleurs indépendants n'est pas aussi simple qu'on pourrait le croire, surtout lorsqu'il s'agit d'embaucher des collaborateurs à l'étranger.

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Cet article ne constitue en aucun cas un conseil juridique ni fiscal. Si vous avez des questions en matière de déclaration, nous vous recommandons de contacter votre conseiller fiscal.