Impuesto sobre la nómina en EEUU: ejemplos y costos

Para ampliar tu fuerza laboral debes analizar detenidamente los costos de contratación de empleados, incluidos salarios, beneficios e impuestos sobre la nómina. En esta guía, exploramos la definición del impuesto sobre la nómina y los costos asociados para que puedas entender mejor cómo esto afecta a tu empresa.

¿Qué es el impuesto sobre la nómina?

El impuesto sobre la nómina es un tipo de impuesto que se deduce del pago que percibe un empleado. Algunos impuestos sobre la nómina se retienen del salario del empleado, otros los cubre el empleador y otros se dividen 50/50.

Los gobiernos utilizan los impuestos sobre la nómina para ayudar a cubrir los costos de varios programas públicos, incluidos el Seguro Social y Medicare. Los gobiernos locales tienden a utilizar los impuestos sobre la nómina para fines específicos, como transporte público o reparaciones de infraestructura. Algunos programas ayudan a garantizar que las personas tengan un salario digno cuando se jubilen.

Ejemplos de impuestos sobre la nómina

En EE.UU., los ejemplos de impuestos sobre la nómina incluyen:

• Los impuestos del Seguro Social, incluyendo la parte que le corresponde al empleador y al empleado respectivamente, de los montos adeudados del impuesto del Seguro Social.
• Los impuestos de Medicare que se retienen del pago del empleado.
• El impuesto del seguro de desempleo sobre la tasa de contribución del empleador para los empleados en la mayoría de los Estados, así como contribuciones de compensación por desempleo.
• El impuesto estatal del seguro de desempleo sobre la tasa de contribución del empleador para los empleados en la mayoría de los Estados. Esto generalmente se basa en las horas trabajadas por cada empleado o sus ganancias dentro de un período de tiempo determinado.
• Los impuestos de la Ley Federal del Impuesto al Desempleo (FUTA) se pagan al gobierno federal. Algunos empleadores reciben un crédito de compensación por los impuestos estatales de desempleo pagados.
• Las primas del seguro de compensación laboral, que cubren lesiones o enfermedades laborales que ocurren mientras los empleados están en el trabajo. Los empleadores en la mayoría de los Estados de EE.UU. deben contratar este seguro para su personal.
• La retención del impuesto sobre la renta sobre sueldos y salarios pagados a los empleados.

Los impuestos sobre la nómina varían de un país a otro. En el Reino Unido por ejemplo, los impuestos sobre la nómina se aplican a los salarios de los empleados para financiar sus programas de seguridad social. Estos pueden incluir el impuesto sobre la renta Pay As You Earn (PAYE) y las contribuciones al Seguro Nacional de los Empleados.

¿Cómo se calcula y paga el impuesto sobre la nómina?

Los empleadores generalmente hacen un seguimiento de la cantidad de impuestos que retienen del salario de un empleado y luego reportan esta información a su agencia estatal, la cual se encarga de calcular cualquier impuesto adicional sobre la nómina adeudado por el empleador.

Los empleadores deben retener impuestos sobre la renta de los ingresos de los empleados a menos que certifiquen su exención según las regulaciones fiscales específicas de su país. El Estado también puede exigirte que retengas impuestos sobre la renta personal de los salarios.

Para calcular la cantidad exacta de impuestos a retener del salario de los empleados, los empleadores necesitan el Formulario W-4, que se espera que cada empleado complete y presente. Los empleadores también deben dar a los empleados el formulario W-2 del IRS, un informe anual que indica sus salarios devengados e impuestos retenidos. La mayoría de los empleadores también deben incluir cálculos de impuestos sobre la nómina en los recibos de pago de los empleados.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige que los empleadores presenten formularios adicionales con sus declaraciones de impuestos anuales para informar las cantidades que retuvieron de los salarios de los empleados. Las empresas también deben reportar la parte del empleador de los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) y cualquier otro elemento relacionado con la nómina que se les aplique.

¿Qué pagan los empleadores del impuestos sobre la nómina?

Las tasas y responsabilidades del impuesto sobre la nómina están determinadas por las leyes locales y varían según el país. En algunos países, también varían según el Estado o la región. En Estados Unidos, los empleadores pagan cuatro impuestos federales sobre la nómina: Seguridad Social, Medicare, impuesto al desempleo e impuesto sobre la renta. En algunos casos, la carga se divide entre el empleado y el empleador.

Seguridad Social

FICA exige que el empleador y el empleado contribuyan a los programas de Medicare y Seguridad Social. La parte del Seguro Social de los impuestos FICA requiere una deducción del 12,4% sobre los ingresos de los empleados, según los límites del IRS. El empleador paga la mitad (6,2%) y el empleado paga la otra mitad.

Medicare

Medicare cuesta el 2,9% de los ingresos de tus empleados. La mitad de estos costos los asume el empleador y la otra mitad los empleados. Sin embargo, el porcentaje de impuesto sobre la nómina de los empleados tiende a aumentar un 0,9% cuando sus ingresos superan los $200.000 dólares anuales.

Es posible que haya un impuesto adicional de Medicare de acuerdo con la base salarial, los ingresos del trabajo y el tipo de póliza de seguro.

Impuesto de desempleo

Para el impuesto de desempleo, los empleadores pagan hasta el 6% sobre los primeros $7,000 dólares que gana el empleado. Al final, el empresario paga todo. Si pagas tus impuestos a tiempo, la tasa puede bajar hasta el 0,6%.

Impuesto sobre la renta

El impuesto sobre la renta se puede retener completamente del salario de un empleado, pero el porcentaje cambia dependiendo de cuánto gana. Además, es posible que quieras reclamar desgravaciones para ellos, lo que ayuda a reducir aún más los impuestos a pagar. En última instancia, cuanto más subsidios soliciten los empleados, menos dinero tendrá que pagar el empleador en impuestos sobre la nómina al final del año.

Deducciones

Los empleadores pueden deducir gastos (como uniformes o herramientas de trabajo) del pago de un empleado, siempre y cuando su salario no termine cayendo por debajo del salario mínimo. En algunos casos, se pueden hacer deducciones de los ingresos de un empleado en caso de llegar tarde a su turno, de no presentarse en absoluto o de tomarse un tiempo libre sin permiso.

Créditos fiscales

Puedes obtener un crédito fiscal según el año fiscal, la empresa o si eres un trabajador independiente dueño de una empresa unipersonal. Algunos países pueden eximirte del pago de impuestos si operas una organización sin ánimo de lucro. La vejez también puede determinar a cuánto crédito fiscal tienes derecho por año. Las personas elegibles para el seguro de discapacidad también pueden estar exentas de impuestos estatales sobre la nómina. Los contribuyentes también pueden solicitar un crédito fiscal por hijos.

Preguntas frecuentes en relación al impuesto sobre la nómina

¿Cuál es la diferencia entre el impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta?

La diferencia entre el impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta se reduce a quién es responsable de pagar el impuesto y qué financia.

Los impuestos sobre la nómina son responsabilidad del empleador, aunque algunas contribuciones se dividen con el empleado. El impuesto sobre la nómina normalmente se destina a programas como el Seguro Social y Medicare, pero esto depende del nivel de gobierno (estatal o federal).

El impuesto sobre la renta es el impuesto que se paga sobre la cantidad de dinero que se gana al año y es responsabilidad del empleado. Por lo general, se destina al gasto público y a los servicios públicos.

¿Qué es la retención de nómina?

La retención de nómina se produce cuando el empleador retiene una parte del salario bruto de un empleado a efectos fiscales. También se conoce como retención del impuesto sobre la nómina.

La retención de nómina se produce antes de que el empleado reciba su pago. El monto retenido depende de las leyes locales de impuesto sobre la renta y sobre los ingresos del empleado. Los fondos retenidos se pagan a gobiernos y agencias locales, como el IRS.

¿Cuándo se deben pagar los impuestos sobre la nómina del empleador?

Como empleador, debes retener impuestos sobre la nómina cuando pagas a tus empleados cada año fiscal. Por lo general, el impuesto se retiene de su salario y se paga a las autoridades pertinentes mensual o quincenalmente. Obtén más información sobre las fechas de vencimiento del impuesto sobre la nómina.

¿Quién paga el impuesto sobre la nómina (empleado vs. contratista)?

Si eres empleado, es responsabilidad de tu empleador cubrir el impuesto sobre la nómina. Por otro lado, los trabajadores independientes deben hacerse cargo de los beneficios del Seguro Social y cubrir el impuesto al trabajo por cuenta propia.

Dependiendo de la relación laboral, el alcance del trabajo y otros factores, un freelancer podría considerarse un empleado y estar sujeto a diferentes leyes laborales.

¿Cómo puedo reducir los impuestos sobre la nómina?

Hay varias formas de reducir la cantidad de dinero que tu empresa paga en obligaciones tributarias:

• Asegúrate de presentar y pagar todos los pagos trimestrales estimados a tiempo. No hacerlo podría resultar en una multa y cargos por intereses.
• Presenta tus declaraciones de impuestos incluso si no debes ninguno. No presentar la solicitud puede resultar en sanciones y multas. Algunos Estados cobran tarifas de presentación, mientras que otros imponen sanciones adicionales por pagos atrasados o falta de pago de obligaciones tributarias.
• Guarda recibos y facturas de todos los gastos comerciales en los que incurras al llevar a cabo operaciones de tu empresa. Esto puede incluir artículos como suministros de oficina, compras de equipos de trabajo y compensación de empleados.
• Mantén registros detallados de cada deducción que hayas hecho del pago de un empleado para asegurarte de no cometer errores y de que estos no estén pagando impuestos de más. Además, asegúrate de que los empleados conozcan su sueldo bruto.
• Mantén registros precisos de todos los ingresos generados por las operaciones. Además, registra cualquier outflow que pueda haberse deducido del pago de un empleado o de otro lugar para evitar pagar impuestos sobre la nómina de más o presentar informes de impuestos inexactos.
• Utiliza deducciones fiscales y otros incentivos o programas financieros a los que tu empresa pueda acogerse. Estos pueden incluir créditos del gobierno federal, estatal y local, así como planes de jubilación patrocinados por el empleador, como 401(k) (que permiten diferir los ingresos a futuro), beneficios de seguro médico a través del Programa de Marketplace de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas (SHOP), entre otros.
• Considera contratar una empresa de contabilidad para que te ayude con tu contabilidad, presentación y otras obligaciones relacionadas con los impuestos.

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