Comment assurer la conformité de votre main-d’œuvre à l’international

Recruter à l’international, que ce soit des salariés à l’étranger grâce aux services d’un employeur de référence (EOR), ou des freelances, pose une multitude de défis pour les entreprises. Le premier ? Maintenir la conformité avec les législations locales en matière de fiscalité et de droit du travail.

C’est un défi de taille, défi auquel de plus en plus d’entreprises font face, soucieuses qu’elles sont de recruter les meilleurs talents, même au-delà des frontières. En effet, le droit du travail à appliquer dépend de la résidence fiscale, mais aussi du statut professionnel (à temps plein, temps partiel ou indépendant) du travailleur que vous souhaitez recruter. Par exemple, si un freelance déclare lui-même ses revenus aux impôts (en général), ce n’est pas le cas de tous les salariés, en tout cas pas dans tous les pays.

L’entreprise a donc le devoir de bien classifier ses employés et de créer des contrats de travail en conformité avec les législations locales. Utiliser un EOR, comme Deel, peut faciliter ce processus, en permettant de confier à des experts les formalités administratives RH liées à l’embauche de talent à l’international.

NDLR : cet article est fourni à titre informatif et ne remplace pas un avis juridique. Pour des conseils adaptés à votre situation, consultez un professionnel du droit.

Quels sont les principaux défis en matière de conformité auxquels sont confrontées les entreprises qui recrutent à l’étranger ?

Les défis liés à la conformité à l’international sont multiples, et dépendent de votre type d’entreprise, de votre secteur d’activité, des talents que vous souhaitez recruter et de leur pays de résidence.

La mauvaise classification des employés

En 2022, des documents ont révélé que Nike, l’un des plus grands fournisseurs de chaussures et de vêtements au monde, avait supposément mal classé des milliers de travailleurs. Résultat des courses, la marque iconique pourrait recevoir une amende de plus de 530 millions de dollars (USD). C’est donc un réel enjeu pour les entreprises, avec de lourdes conséquences. Mais, comment s’assurer de respecter les lois ?

La classification erronée des employés désigne le procédé durant lequel une entreprise qualifierait un travailleur comme freelance ou consultant externe, par exemple, alors que ce dernier travaille en exclusivité et à temps plein pour elle. On parle alors de salariat déguisé, car cette pratique permet aux entreprises d’éviter de payer certaines cotisations, ou encore d’échapper à certaines obligations légales comme le respect du salaire minimum. En France comme dans beaucoup d’autres pays, cette pratique est interdite.

La mauvaise classification d’un ou plusieurs salariés n’est pas toujours délibérée. Elle peut aussi résulter d’une erreur, ou d’une négligence. Dans le cadre d’embauches à l’international, cette erreur peut découler d’une mauvaise connaissance du droit du travail local ou des spécificités régionales. Par exemple, dans l’Union européenne, la classification des travailleurs dépend de la relation entre employeur et travailleur ainsi que des législations locales sur le droit du travail. Aux États-Unis, par contre, c’est l’IRS et les lois de chaque état américain qui définissent les critères d’un CDI, CDD ou d’un freelance.

Deel aide les entreprises à classer les travailleurs en fonction des différentes réglementations locales et de la jurisprudence. Des centaines d’entreprises du monde entier font confiance à notre outil, qui affiche un taux de précision de plus de 90 %.

La conformité fiscale

La conformité fiscale est un vaste sujet, qui peut sembler ne pas vous concerner, surtout si vous travaillez principalement avec des freelances à l’international. Pourtant, même si ces travailleurs ont souvent la responsabilité de leurs propres déclarations fiscales, votre rôle est de vous assurer que leur contrat de travail et la gestion de la paie respectent la législation locale.

Par exemple, dans certains pays, les travailleurs indépendants ont droit au salaire minimum — à l’heure ou à la journée. Il en va de même pour le nombre d’heures légales de travail par semaine, la gestion des heures supplémentaires ou le timing de la gestion de la paie. Toutes ces obligations légales peuvent ajouter de la complexité à la gestion de travailleurs indépendants à l’international.

Côté salarié, la conformité fiscale est tout aussi complexe. Dans ce cas-là, l’entreprise doit adhérer aux lois du travail locales tout en effectuant les déclarations nécessaires, contributions à la Sécurité sociale, gestion des avantages sociaux et parfois déclarations de TVA. Chaque pays possède ses propres réglementations, et toute erreur de conformité à l’égard de ces lois peut entraîner des amendes, des litiges judiciaires et porter atteinte à la réputation de l’entreprise.

L’un des exemples les plus marquants de ces dernières années ? Google, qui a dû faire face à d’importantes difficultés après avoir manqué à ses obligations fiscales en France. En conséquence, l’entreprise a accepté de payer plus d’un milliard d’euros aux autorités françaises pour mettre fin aux allégations de fraude fiscale.

Deel vous aide à rester en bonne conformité grâce à son service de gestion de la paie à l’international. L’EOR prend en charge le calcul des taxes applicables et des contributions sociales en plus de faire, pour vous, les déclarations nécessaires dans plus de 150 pays. Notre but ? Simplifier la vie de vos équipes et vous permettre de rester en bonne conformité, même au-delà des frontières.

Protection des données et RGPD

Plus les entreprises partent à la conquête de l’international, plus le sujet de la protection des données devient complexe. En effet, les lois applicables dépendent des pays ou des espaces économiques, comme le RGPD de l’Union européenne. Ces législations encadrent la façon dont les données doivent être traitées par votre entreprise, ce qui peut être extrêmement complexe et chronophage pour vos équipes. Le non-respect de ces dernières peut vous exposer à de lourdes sanctions.

Un exemple marquant du risque associé est la violation du RGPD par Meta en 2023. L’entreprise a été condamnée à une amende record de 91 millions d’euros pour ne pas avoir respecté la protection transfrontalière des données prévue par le RGPD.

Chez Deel, nous savons qu’encadrer la protection des données à l’international peut être complexe. C’est pourquoi nous avons conçu une solution capable d’assurer la conformité avec de nombreuses réglementations, comme le RGPD, à l’international. Grâce à des technologies avancées comme le chiffrement de bout en bout, l’authentification multifacteurs (MFA) et des mises à jour automatisées, nous garantissons une sécurité optimale à chaque étape.

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Suivre l’évolution des réglementations

Les lois ne sont pas fixes, et changent au gré du climat politique et des décisions internes de chaque pays. C’est pourquoi il peut sembler complexe, voire impossible, de se tenir à jour sur toutes les législations du pays d’embauche de vos salariés à l’international, en particulier si vous êtes une entreprise sans département juridique. Le risque ? Des litiges coûteux et une atteinte à la réputation de l’entreprise.

Un exemple récent illustre bien cette problématique : Chanel a été sanctionné au Royaume-Uni pour ne pas avoir respecté les lois sur le salaire minimum. La marque de luxe n’a pas versé un total de 70 413 £ à 250 travailleurs de son centre de distribution à Croydon. Résultat : l’entreprise a dû régulariser les paiements et s’exposait à une amende pouvant atteindre 20 000 £. Une preuve que même les entreprises les plus établies ne sont pas à l’abri des erreurs en matière de droit du travail.

Avec Deel Compliance Hub, vous pouvez suivre et anticiper les évolutions des législations internationales. Notre solution surveille en temps réel les changements dans le droit du travail et autres textes annexes, et vous alerte immédiatement de toute modification.

Quelles sont les conséquences de la non-conformité à l’international ?

La conformité, notamment concernant les lois du travail à l’international, n’est pas un sujet à prendre à la légère. Tout non-respect ou omission peut exposer votre entreprise à des préjudices financiers, légaux et réputationnels.

Pénalités financières

La non-conformité aux lois et aux réglementations locales peut entraîner de lourdes amendes, ce qui peut pénaliser la santé financière de votre entreprise. C’est le cas de nos précédents exemples, Google et Nike, qui en ont fait les frais.

Être identifié comme non conforme sur un sujet peut aussi vous mettre à risque de contrôle fiscal. Celui-ci peut mettre en lumière des erreurs précédentes, des manques de paiements, le non-paiement d’heures supplémentaires ou des fraudes, qui seront à leur tour pénalisables, avec une amende souvent majorée.

Risques juridiques

Ne pas respecter les réglementations en matière de classification des travailleurs peut exposer une entreprise à des litiges coûteux et chronophages. Si un travailleur estime que ses droits ont été bafoués – qu’il s’agisse d’une mauvaise classification, d’heures supplémentaires impayées ou d’une absence de protections légales – il peut engager des poursuites. Ces litiges ne se limitent pas aux sanctions financières : ils perturbent également les opérations quotidiennes et nuisent à la réputation de l’entreprise.

Un exemple marquant est l’affaire FedEx, qui s’est retrouvée au cœur d’un contentieux juridique impliquant des milliers de chauffeurs aux États-Unis. Initialement classés comme indépendants, ces travailleurs ont revendiqué les protections accordées aux employés. Après plusieurs années de procès, l’entreprise a dû verser 228 millions de dollars pour régler le différend.

Atteinte à la réputation de l’entreprise

Cette conséquence est moins flagrante que les deux précédentes, mais elle peut être bien plus dommageable. En effet, si vous êtes confrontés à des poursuites judiciaires à cause du non-respect de la conformité, votre réputation peut être atteinte. Une mauvaise image qui va pénaliser vos embauches, l’attrait de votre entreprise auprès d’investisseurs et même la conversion client.

Un exemple frappant est Cognizant, un géant des services IT, qui s’est retrouvé sous le feu des projecteurs en 2019. Des enquêtes ont révélé que des modérateurs de contenu embauchés sous des contrats précaires étaient exposés à des contenus choquants sans bénéficier d’un soutien psychologique suffisant. Face aux révélations, l’entreprise a subi une vague de critiques qui a mis en doute son engagement pour le bien-être des travailleurs.

Quelles sont les bonnes pratiques pour rester conformes tout en embauchant à l’étranger ?

Vous l’avez vu, la conformité n’est pas un élément à négliger, en particulier si vous étendez vos opérations et votre recrutement à l’international. Mais, si cela paraît complexe, il existe tout de même quelques bonnes pratiques à suivre pour faciliter vos démarches.

Utiliser des plateformes centralisées

Suivre les réglementations de plusieurs pays peut vite devenir un casse-tête. Une plateforme centralisée permet de simplifier les processus en regroupant toutes les informations essentielles en un seul endroit. Deel vous permet d’accéder en temps réel et en quelques clics à la classification des travailleurs, les obligations fiscales, la paie et plus, le tout depuis une seule plateforme centralisée.

Faire des audits réguliers

L’une des façons les plus simples d’éviter tout problème est de faire un audit régulier de la classification de votre masse salariale, de leurs contrats et de la gestion de la paie. C’est un effort continu, certes, mais qui peut vous aider à identifier en amont tout point de friction et assurer que vous restiez toujours à jour avec les nouvelles réglementations.

Avec l’outil d’évaluation du risque de requalification de Deel, vous pouvez régulièrement vérifier la classification de vos travailleurs et vous assurer qu’ils sont correctement enregistrés en tant que salariés ou indépendants, selon les exigences locales. De plus, nos solutions de gestion de la paie internationale le processus de paiement et garantissent que vos contributions fiscales et sociales sont toujours exactes et conformes, où que se trouvent vos collaborateurs.

Utiliser une expertise locale

Chaque pays a ses propres réglementations à suivre en matière de droit du travail. Si votre entreprise recrute régulièrement à l’international, connaître toutes les législations de chaque pays où se trouvent vos employés va rapidement devenir impossible. C’est pour cela qu’en cas de doute, le mieux est de déléguer à des experts locaux. Chez Deel, nous utilisons un large réseau d’experts locaux pour assister sur les réglementations d’un pays à un autre. Ces équipes ont une connaissance précise des nuances et des législations locales à appliquer pour assurer votre parfaite conformité.

Automatiser les process

La conformité est un processus long-terme, ce qui peut laisser place à des délais, des erreurs humaines, des retards ou des manquements de la part de vos équipes. C’est pour cela que l’outil de suivi de conformité de Deel a été créé. Cette plateforme intuitive vous permet de visualiser et d’être notifié en temps réel de toute modification méritant votre attention dans les pays où se trouve votre force de travail. Cette gestion simplifiée vous aide à réduire considérablement les risques ou oublis. Plus besoin de suivre de très près les évolutions juridiques d’on ne sait combien de pays. Vos équipes peuvent de nouveau se concentrer sur leur cœur de métier et laisser l’outil de Deel faire le reste.

Gérez la conformité internationale en toute simplicité avec Deel

Assurer la conformité de vos travailleurs, qu’ils soient salariés ou indépendants, à l’international peut sembler complexe. Pour autant, ces défis ne doivent pas entraver la croissance de votre entreprise, ou votre souhait de diversifier vos équipes avec des talents internationaux.

Deel vous donne tous les outils nécessaires pour recruter et gérer vos effectifs en toute conformité, où qu’ils soient :

• Conformité. Vous pouvez suivre en temps réel et sur une plateforme centralisée les mises à jour des réglementations locales. Vous pouvez ainsi anticiper les risques et être alerté en cas de besoin.
• Classification des travailleurs. Deel vous assure que vos travailleurs indépendants sont correctement classifiés selon les lois locales, et vous aide à éviter les risques de requalification.
• Contrats localisés. Accédez à des modèles de contrats adaptés aux exigences légales de chaque pays, pour garantir que vos accords respectent la réglementation en vigueur.
• Gestion de la paie. Automatisez la gestion de la paie, des taxes et des avantages sociaux avec un système intégré qui assure des paiements précis et conformes dans chaque région.

Alors, envie de simplifier votre gestion de la conformité à l’international ? Demandez une démo.