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14 min read
Accélérez vos processus de paie avec la gestion de la paie en temps réel
Global Payroll
Auteur
L'équipe Deel
Dernière mise à jour
07 mai, 2025
Publié
17 avril, 2025
Points clés à retenir :
- La paie en temps réel réduit considérablement les délais en effectuant les calculs bruts en net (BN) immédiatement, offrant des résultats plus rapides et des cycles de paie plus flexibles.
- Elle permet de détecter et de corriger les erreurs rapidement, offrant ainsi des processus de correction plus simples et qui limitent les risques de paiements retardés, voire inexacts.
- En offrant une visibilité anticipée des résultats, la paie en temps réel facilite une prise de décision éclairée et une gestion des coûts plus efficace.
La gestion de la paie est un processus essentiel et complexe pour toute entreprise. Quand elle est mal gérée, elle affecte directement la satisfaction des salariés, le respect des réglementations locales et la planification financière. En effet, tout travail mérite salaire : chaque collaborateur s’attend logiquement à ce que sa paye soit calculée et versée correctement, à chaque fois.
Pourtant, en France, 55 % des professionnels RH déclarent consacrer au moins la moitié de leur temps à des tâches administratives (Baromètre RH 2024, Éditions Tessot et Payfit). Cela limite leur capacité à se concentrer sur des enjeux stratégiques et contribue à des retards dans les processus de paie. Une situation également liée à des inefficacités dans les logiciels de paie ou les solutions d'externalisation de la paie pas toujours adaptées.
Cette situation s'explique par le fait que, traditionnellement, la gestion de la paie repose encore sur des cycles rigides, nécessitant plusieurs jours, avec des étapes séquentielles, des saisies manuelles et une communication prolongée entre les employeurs et les prestataires locaux de services de paie.
La paie en temps réel révolutionne cette approche. En automatisant les calculs et en fournissant des résultats instantanés, elle élimine les blocages, réduit les erreurs (une aubaine pour assurer la conformité de la paie) et met à disposition des équipes les données nécessaires pour prendre des décisions plus rapidement.
Dans cet article de Deel, découvrons comment fonctionne la gestion de la paie en temps réel, les problèmes qu'elle résout et les avantages qu'elle offre aux entreprises gérant des paies à l'international.
Les limites de la gestion de la paie traditionnelle
Pour de nombreuses entreprises, la gestion de la paie dans plusieurs pays implique de travailler avec un prestataire local ou un système de gestion de la paie dispersé dans chaque région. Ce processus complexe inclut plusieurs étapes :
- Collecte des données : rassembler les informations nécessaires à la paie depuis divers systèmes, tels que le suivi du temps de travail, les avantages sociaux et celles provenant des plateformes RH. Ces différentes données doivent ensuite être consolidées manuellement dans un format accepté par le prestataire de paie.
- Soumission de la demande et attente : les calculs de paie sont effectués par le prestataire. Ce processus peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours, selon la région, la complexité des données et les outils utilisés, avec souvent une visibilité limitée ou inexistante sur la procédure.
- Identification des erreurs (après traitement) : les erreurs sont détectées une fois le traitement terminé. Les données corrigées doivent alors être soumises de nouveau pour un second traitement.
- Finalisation et paiement : une fois les erreurs résolues, la paie est finalisée, et les paiements sont effectués (souvent juste avant ou après la date prévue).
Ce modèle entraîne fréquemment les défis suivants :
Retards dans le traitement de la paie
La gestion traditionnelle de la paie oblige généralement les organisations à envoyer leurs données bien avant la date effective de la paie pour respecter des délais rigides. Cela s’explique par le fait que les moteurs de paie locaux, responsables des calculs du brut en net (BN), peuvent nécessiter plusieurs heures, voire plusieurs jours, pour effectuer le traitement.
Pendant cette période, il est impossible pour les équipes d’apporter des modifications ou de gérer des changements de dernière minute, créant alors des goulots d’étranglement, retardant les paiements et accroissant inutilement le stress lié au cycle de paie. Il s’agit d’un processus totalement rigide.
Manque de visibilité
Une fois les données soumises pour traitement, les entreprises se retrouvent dans l’incapacité de suivre ou de surveiller ce qui se passe pendant les calculs jusqu’à ce que les résultats soient retournés, souvent avec des erreurs.
Ce manque de transparence empêche les équipes RH et financières de vérifier ou valider les données, retardant ainsi leur capacité à prendre des décisions éclairées. Sans informations en temps réel, elles peinent à ajuster leurs budgets, à anticiper les coûts liés à la main-d’œuvre ou à détecter les anomalies de paie, ce qui crée des inefficacités et fait manquer des opportunités stratégiques.
Forte dépendance aux interventions manuelles
En raison de l’implication complexe des infrastructures locales, une grande partie du travail de préparation et de validation des données de paie reste manuelle. Les équipes de votre service dédié à la gestion de la paie doivent formater, vérifier et examiner les données avant de les soumettre.
Cette dépendance à l’intervention humaine ralentit les flux de travail et augmente le risque d’erreurs lié aux calculs, à la conformité ou aux audits de paie. Par ailleurs, le côté répétitif et chronophage de ces tâches éloigne les équipes RH et financières de leurs priorités stratégiques.
Impossibilité de corriger les erreurs rapidement
Les erreurs dans la paie, comme des informations manquantes ou des données incorrectes, ne sont souvent détectées qu’après la fin du traitement de la paie. Ce retard oblige les équipes à revenir en arrière, corriger les erreurs, soumettre de nouveau les données et attendre un recalcul, ce qui peut entraîner des délais manqués ou des paiements tardifs pour les salariés.
Deel Global Payroll
Une gestion de la paie simplifiée et axée sur l'international
Comment fonctionne la gestion de la paie en temps réel ?
La rémunération en temps réel est rendue possible grâce à l’intégration entre Deel et le moteur universel de paie de PaySpace, spécialement conçu pour gérer les calculs de paie dans tous les pays.
En s’appuyant sur des règles et des formules modulaires spécifiques à chaque pays, opérées sur un moteur unique, Deel effectue directement les calculs du brut en net (BN) directement sur sa propre infrastructure. Cela évite de dépendre des moteurs locaux utilisés par des partenaires tiers.
Par exemple, le système calcule instantanément une prime correctement, selon le respect des règles fiscales du Royaume-Uni ou du Brésil, par exemple.
Voici les différentes étapes du processus :
- Saisie des informations : les détails liés à la paie, tels que les salaires, les primes et les heures supplémentaires, sont intégrés au système de paie dès qu’ils sont prêts.
- Calculs instantanés : le moteur de paie de Deel traite immédiatement les données BN, en appliquant automatiquement les règles fiscales et de conformité propres à chaque pays.
- Vérification et finalisation : les équipes paie peuvent examiner en temps réel les résultats générés, puis finaliser la paie.
Grâce à cette approche révolutionnaire, la gestion de la paie devient plus précise, rapide et flexible. Cela vous permet de clôturer la période de paie, qu'elle soit bimensuelle, bihebdomadaire, ou bien une paie hors cycle en toute sérénité. Cela tout en respectant les réglementations locales et en conservant un délai confortable avant la date limite.
Quels sont les différents avantages de la paie en temps réel ?
La paie en temps réel apporte plus d’efficacité, de précision et de visibilité à chaque cycle de paie. Voici un aperçu des bénéfices que cette méthode offre à votre entreprise.
Rapidité et efficacité
La paie en temps réel réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des salaires. Les calculs du brut au net, qui prenaient auparavant plusieurs heures ou jours, sont aujourd’hui exécutés instantanément.
Ce traitement rapide aide les responsables paie à passer plus vite de la collecte des données à la finalisation, libérant du temps pour traiter d’autres priorités ou gérer des ajustements imprévus.
Exemple : Pendant une fin de trimestre très chargée, un responsable RH dans une usine s'aperçoit qu’un nouveau salarié n’a toujours pas été ajouté au système RH. Cet employé a déjà travaillé 10 jours, mais ses informations n’ayant pas été saisies avant la date limite de la paie, il risque de ne pas recevoir son salaire.
Dans un système traditionnel, le responsable devrait envoyer à la hâte les données au prestataire de paie pour demander un traitement ad hoc, ce qui génèrerait des retards et des coûts additionnels. Avec la paie en temps réel, ce même responsable peut saisir les données manquantes et garantir un paiement juste et dans les délais.
Correction immédiate des erreurs
La paie en temps réel valide automatiquement les données soumises et signale les anomalies, comme des champs incomplets ou des chiffres erronés, dès qu'elles sont détectées. Les équipes peuvent ainsi corriger les erreurs bien avant la finalisation, réduisant le risque de retard ou d’insatisfaction des salariés, ce qui peut conduire à une baisse de la motivation au travail.
Exemple : un gestionnaire de paie globale dans une entreprise de conseil remarque que les codes fiscaux d’un nouvel employé au Brésil sont incomplets. Avec une méthode classique, cette erreur ne serait détectée que plusieurs jours plus tard, ce qui risquerait de retarder le premier paiement de cet employé. Grâce à la paie en temps réel, le système signale immédiatement les informations fiscales manquantes, permettant au gestionnaire de paie de corriger le problème directement et de finaliser la paie sans interruption.
Visibilité et accès aux données grâce à la paie en temps réel
Avec les processus traditionnels, les entreprises n’ont souvent aucune visibilité pendant la période de calcul de la paie. Avec Deel et la paie en temps réel, les équipes accèdent facilement à leurs résultats prévisionnels en un clic, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées et d’ajuster plus rapidement leurs stratégies.
Exemple : un directeur financier dans une entreprise de logiciels doit préparer une réunion avec des investisseurs et souhaite connaître le montant probable des cotisations sociales pour le mois de novembre. Avec une méthode classique, l’équipe paie devrait attendre plusieurs jours avant d’obtenir les données traitées par le prestataire. Au lieu de cela, le directeur financier peut utiliser la paie en temps réel pour accéder instantanément aux données actuelles, obtenir des projections précises pour la réunion et ajuster la stratégie de recrutement en fonction des actuels coûts salariaux.
Avec la paie en temps réel, vous transformez le processus de paie en une expérience fluide, rapide et flexible, garantissant une conformité totale et une satisfaction optimale pour vos équipes.
J’ai utilisé de nombreuses plateformes RH et de paie au fil des années, mais Deel est de loin ma préférée. Elle est efficace, intuitive, et a considérablement amélioré nos opérations.
—Abbie Yeo,
DRH, Petvisor
Simplifiez la gestion de la paie internationale avec la paie en temps réel de Deel
La paie n’a pas à être lente, manuelle ou inefficace. Bien au contraire !
Avec Deel, vous pouvez simplifier la gestion de la paie globale grâce à une technologie qui garantit précision, flexibilité et rapidité. Aucun tiers n’est nécessaire pour le traitement des salaires.
Notre fonctionnalité de paie en temps réel repose entièrement sur le moteur de paie natif de Deel. De la synchronisation automatique des données des collaborateurs à la gestion des besoins spécifiques en matière de fiscalité et de conformité dans chaque pays, Deel Global Payroll permet à vos équipes de se concentrer sur l’essentiel : constituer et gérer une équipe épanouie et performante.
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