Guide ultime de la gestion de la paie à l’international

Vous cherchez une solution pour simplifier le traitement de la paie internationale tout en garantissant la conformité et des paiements ponctuels pour votre équipe mondiale ? De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés à naviguer entre les lois locales, les variations fiscales, les fluctuations des devises et les différentes méthodes de paiement lorsqu’elles opèrent dans plusieurs pays.

Grâce à son expertise en matière de paie globale et à ses 200 experts juridiques internes, Deel comprend ces complexités et a développé des solutions adaptées aux paiements internationaux. Dans ce guide, nous vous présentons des stratégies concrètes et des solutions éprouvées que vous pouvez mettre en œuvre dès maintenant pour simplifier vos opérations de paie internationale.

Le résultat ? Un processus fluide et efficace qui réduit les charges administratives, garantit la conformité réglementaire et permet de payer votre personnel avec précision et à temps, quel que soit leur lieu de résidence. Deel vous offre ce guide complet de la gestion de la paie internationale.

Qu’est-ce que le traitement de la paie internationale ?

Le traitement de la paie internationale désigne la gestion et la distribution des paiements aux employés étrangers ou aux freelances pour le travail qu’ils effectuent pour votre entreprise.

Également appelé traitement de la paie globale, ce processus est plus complexe que d’ajouter des employés ou freelances étrangers à un processus de paie existant. Vous devez vous familiariser avec les lois sur l’emploi, les lois fiscales et d’autres réalités financières de chaque nouveau pays où résident vos collaborateurs.

7 composantes uniques de la gestion de la paie internationale

Le traitement de la paie internationale est plus complexe que le traitement de la paie nationale, car de nombreux facteurs supplémentaires entrent en jeu lorsque vous payez des travailleurs étrangers.

1. Lois et réglementations locales

Le droit du travail sur un marché étranger peut différer de celui de votre pays. C’est l’un des plus grands défis en matière de paie pour les entreprises souhaitant s’étendre à l’international. À chaque fois que vous embauchez un employé ou un freelance dans un nouveau pays, vous devez comprendre et vous conformer aux exigences locales suivantes :

• Les taux d’imposition et les échéances ;
• Les avantages sociaux obligatoires pour les employés ;
• Les salaires minimums ;
• Les heures maximales de travail hebdomadaire ;
• La définition de l’employé vs. freelance.

2. Rémunération des employés à travers différents pays

Avant de vous lancer sur un nouveau marché, il est essentiel de déterminer le moment, la méthode et le montant des paiements internationaux.

• Quand ? Chaque pays a ses propres périodes de paie, ce qui signifie que vous devrez peut-être payer vos employés internationaux à des moments différents. Préparez-vous à gérer des paiements hebdomadaires, mensuels, voire quotidiens, en fonction des accords de branche et des lois locales sur l’emploi.
• Comment ? Les méthodes de paiement des employés internationaux peuvent différer de celles utilisées pour payer les travailleurs locaux. Chèques papier, virements bancaires, transferts d’argent et portefeuilles numériques ont chacun leurs propres frais de conversion et délais de traitement.
• Combien ? Chaque pays applique ses propres standards de rémunération et ses réglementations (comme le salaire minimum). Avant de faire une offre à un employé étranger, il est crucial de calculer les taxes et les cotisations locales qui seront déduites de son salaire brut afin de garantir une rémunération nette compétitive et attractive. Découvrez comment fixer la rémunération des employés internationaux en remote.

De plus, certains pays ont des pratiques salariales spécifiques, comme le la prime de 13e mois.

La prime de 13e mois est une prime versée en fin d’année, en complément des 12 mois de salaire habituels. Il est obligatoire dans certains pays comme la Grèce ou l’Argentine, tandis qu’il relève simplement des bonnes pratiques dans d’autres, notamment en Amérique latine.

En savoir plus sur les réglementations en matière d’emploi dans notre guide sur l’embauche internationale.

3. Lois fiscales nationales et internationales

Les taxes sur la paie sont un sujet complexe, d’autant plus lorsqu’il faut jongler avec les différences d’un pays à l’autre. Chaque pays applique un impôt sur le revenu au niveau national et régional, mais les montants varient considérablement.

Votre entreprise est tenue de respecter les lois fiscales aux États-Unis et dans chaque pays où elle embauche. Un formulaire oublié ou un impôt non payé peut entraîner des pénalités fiscales. Les freelances, quant à eux, gèrent leurs propres déclarations d’impôts et doivent vérifier les conventions fiscales entre leur pays et le vôtre pour éviter la double imposition. Ils doivent notamment remplir les formulaires W-8BEN ou W-8BEN-E s’ils travaillent aux États-Unis.

Heureusement, la plupart des pays ont aujourd’hui dématérialisé leurs procédures fiscales pour simplifier les déclarations. Grâce à un logiciel de paie offrant des fonctionnalités liées aux taxes, vous pouvez gérer les obligations fiscales internationales directement depuis votre pays d’origine. Assurer la conformité fiscale de votre processus de paie est essentiel pour accompagner votre expansion à l’international, en particulier si vous gérez un grand nombre d’employés dans plusieurs pays.

4. Avantages sociaux des employés

Les avantages sociaux sont un élément clé du package de rémunération d’un employé. Une offre attractive peut vous aider à attirer et fidéliser des talents à l’échelle mondiale.

Dans la plupart des pays, la Sécurité sociale est une obligation pour l’employeur. Elle inclut généralement :

• La couverture des soins de santé des employés ;
• Les cotisations pour la retraite ;
• L’assurance invalidité et chômage ;
• L’indemnisation des accidents du travail.

De nombreux pays exigent également que l’employeur accorde des congés payés annuels (jusqu’à 30 jours par an dans certains cas) ou prenne en charge le premier mois de congé maternité, le reste pouvant être couvert par l’État selon les cas.

Une fois les obligations légales définies, vous pouvez ajouter des avantages complémentaires : primes de télétravail, primes bien-être, paiement en cryptomonnaie, ou autres bonus qui renforcent l’attractivité de votre entreprise.

5. Frais bancaires et taux de change

Le traitement de la paie internationale implique l’envoi de fonds à l’étranger, ce qui engendre des frais. Par exemple, si vous utilisez les virements SWIFT (un réseau sécurisé de messagerie interbancaire pour les transferts internationaux), chaque transaction peut vous coûter entre 25 et 50 dollars.

Les fluctuations des taux de change représentent également un défi pour les entreprises opérant à l’international. Dans de nombreux pays, vous devez verser les salaires en devise locale. Si le taux de change évolue de manière défavorable entre votre devise et celle de vos employés, votre budget de paie peut être affecté.

6. Protection des données

L’Union européenne a renforcé le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018, imposant des normes plus strictes en matière de confidentialité. La protection des données est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, en particulier celles disposant d’une main-d’œuvre internationale. Plus les données de paie sont accessibles à de nombreux employés, plus il est crucial de respecter les réglementations en vigueur dans chaque pays d’embauche.

Réduire les risques passe par la suppression des e-mails non cryptés et l’élimination des données redondantes des employés. Si vous externalisez la gestion de votre paie, un prestataire tiers aura accès aux données sensibles de vos collaborateurs. Il est donc essentiel de mettre en place un accord de traitement des données (DPA), un contrat entre votre entreprise et le prestataire de paie garantissant un traitement sécurisé et conforme au RGPD, tout en vous offrant une protection juridique en cas de violation.

Deel adopte une approche proactive en matière de sécurité des données :

• Cadres, politiques et processus conformes au RGPD ;
• Authentification unique sécurisée (SSO) avec Okta ;
• Sécurisation des transferts de données via SSL/HTTPS ;
• Chiffrement des données en transit et au repos ;
• Mises à jour régulières du système et tests d’intrusion ;
• Conformité SOC2 ;
• Programme de sécurité basé sur la norme ISO 27001.

En savoir plus sur la sécurité des données chez Deel.

7. Expansion des ressources humaines dans une entreprise

Mettre en place une paie internationale n’est que la première étape lorsqu’une entreprise se développe à l’international. À mesure que la société grandit, vous aurez rapidement besoin d’une équipe dédiée à la gestion des employés, à l’administration, à l’intégration des nouvelles recrues et bien plus encore.

Réduisez la charge de travail des RH grâce à des outils automatisés performants, comme un système d’information des ressources humaines (SIRH). Votre équipe passera moins de temps sur des tâches répétitives et pourra se concentrer sur l’amélioration de l’expérience employé et la gestion du capital humain.

Certains de ces systèmes RH intègrent directement un logiciel de paie (ou favorisent des intégrations avec d’autres logiciels de paie), ce qui permet à votre équipe d’accéder aux données en temps réel dans un outil centralisé. Si vous recherchez un logiciel RH conçu pour une gestion internationale, essayez Deel.

4 façons de gérer la paie internationale

Vous vous demandez si vous pouvez gérer la paie internationale par vous-même ? Pour une petite entreprise, intégrer un nouveau pays dans la gestion de la paie peut se faire sans trop de difficultés. Cependant, à mesure que votre effectif grandit, le processus devient plus complexe et chronophage. Voici les différentes options qui s’offrent à vous pour gérer la paie internationale.

1. Utiliser un logiciel de paie

Un logiciel de paie est une solution Cloud qui permet d’organiser, de suivre et de distribuer automatiquement les paiements des travailleurs. La plupart de ces outils sont évolutifs : ils permettent d’envoyer des paiements et de générer des bulletins de paie pour de grandes équipes en quelques clics.

Si vous souhaitez externaliser et automatiser la gestion de la paie internationale tout en gardant un certain contrôle et une supervision, un logiciel de paie international est une bonne option. Ces outils accélèrent le processus tout en vous laissant entièrement responsable de la gestion de la paie.

Avantages d’un logiciel de paie :

• Réduction des erreurs manuelles ;
• Gain de temps grâce à l’automatisation ;
• Accès à des experts locaux en paie et à un support client.

Inconvénients d’un logiciel de paie :

• Nécessité d’avoir des spécialistes internes pour utiliser l’outil ;
• Licence payante requise.

2. Faire appel à un prestataire de paie global

Les prestataires de paie globale, comme Deel, sont des entreprises spécialisées dans la gestion de la paie pour le compte de leurs clients. Leur rôle est de s’occuper des paiements des employés, du traitement des fiches de paie, de la gestion des taxes et bien plus encore.

Avant de choisir un prestataire de paie internationale, renseignez-vous sur leurs frais de gestion, consultez les avis clients et demandez un contrat avant de signer.

Avantages des prestataires de paie :

• Aucune licence requise ;
• Pas besoin de spécialistes internes en paie ;
• Accès à une expertise locale et internationale.

Inconvénient des prestataires de paie :

• Investissement initial plus important qu’un simple logiciel de paie.

Avec la solution de paie internationale de Deel, vous n’avez pas besoin de vous familiariser avec les différentes réglementations et pratiques salariales mondiales.

Vous déléguez la gestion de la paie à nos experts, qui prennent en charge les salaires, les taxes et les obligations légales de manière précise et ponctuelle. Deel vous permet de gérer la paie à l’échelle mondiale sans avoir besoin de chercher un prestataire différent pour chaque pays où vous recrutez.

Comment payer les employés internationaux avec Deel Global Payroll ?

Une fois votre package de paie validé sur la plateforme Deel, vous avez deux options de paiement :

• « Payment by Deel » : Deel gère entièrement le paiement des employés.
• Payment by Client : vous payez directement vos employés via un prestataire local.

Processus pour « Payment by Deel »

1. Sélectionnez l’entité avec le statut « En attente de paiement » pour consulter votre relevé de paie.
2. Choisissez votre méthode de paiement.
3. Vérifiez le récapitulatif et confirmez le paiement.

Processus pour « Payment by Client »
Si vous effectuez directement les paiements, Deel vous fournit un fichier CSV contenant tous les détails nécessaires. Sur le tableau de bord Deel, procédez ainsi :

1. Sélectionnez l’entité avec le statut « En attente de paiement ».

2. Accédez à l’onglet « Paiement » pour voir le montant total dû et les détails des paiements par employé.

3. Cliquez sur « Marquer comme payé », effectuez le paiement depuis votre banque et confirmez qu’il est bien réalisé.

4. Marquez comme « Terminé ».

3. Externaliser la gestion de la paie à un Employer of Record (EOR)

Un Employer of Record (EOR) est une entreprise tierce qui vous permet d’embaucher des salariés à l’étranger sans créer de filiale locale dans chaque pays où vous recrutez. Les EOR, comme Deel, prennent en charge la gestion de la paie, les taxes, les contrats de travail, les feuilles de temps, les avantages sociaux et bien plus encore.

Sans un EOR, vous devez ouvrir une succursale étrangère pour embaucher des employés internationaux, ce qui est une démarche longue et coûteuse. Les Employers of Record (EOR) offrent une solution plus rapide et plus abordable pour les entreprises qui souhaitent recruter à l’international. Certaines entreprises EOR, dont Deel, permettent également l’embauche de freelances à l’international.

Il arrive que l’on confonde un EOR avec un PEO (Professional Employer Organization). Cependant, ces services ne sont pas identiques. Avec un PEO, vous partagez les responsabilités légales liées à l’emploi via une relation de co-emploi, mais ces services ne permettent pas une embauche internationale. En revanche, un PEO international correspond bien à un EOR.

Avantages des EOR :

• Externalisation complète de la gestion de la paie et du recrutement ;
• Possibilité d’embaucher des talents partout dans le monde ;
• Réduction des risques de non-conformité grâce à l’expertise locale.

Inconvénient des EOR :

• Investissement plus important que pour un logiciel de paie, en raison des services RH supplémentaires.

Deel est l’un des principaux prestataires d’Employer of Record (EOR), avec plus de 20 000 employés actifs répartis dans plus de 95 entités entièrement détenues et gérées par Deel.

Chaque entité s’appuie sur des experts locaux en paie et en ressources humaines pour garantir une expérience optimale aussi bien pour les employés que pour les clients, sans recourir à des prestataires tiers.

Les sociétés de transfert d’argent permettent d’envoyer des fonds à l’international, souvent à des tarifs compétitifs et dans de nombreuses devises.

Si votre principale préoccupation est de trouver un moyen d’envoyer de l’argent à l’étranger, des services comme PayPal, Payoneer, Revolut, Western Union et Wise peuvent être une solution pour vous.

Cependant, ces plateformes ne couvrent qu’une infime partie du processus de paie. Elles ne prennent pas en charge :

• Le traitement des salaires ;
• Les prélèvements d’impôts et de charges sociales ;
• La gestion des avantages sociaux ;
• La conformité avec la réglementation locale.

Pour une entreprise qui embauche à l’international, les transferts d’argent ne suffisent pas.

Avantages des sociétés de transfert d’argent :

• Taux de change compétitifs ;
• Large couverture internationale.

Inconvénients des sociétés de transfert d’argent :

• Aucun traitement de la paie ;
• Pas de gestion des obligations fiscales ni de conformité légale.

Avec Deel, vous pouvez payer via un virement manuel depuis votre compte bancaire, Wise ou Mercury. Vous pouvez également lier un mode de paiement pour effectuer des transactions via ACH, SEPA, BACS, PAD, Brex, carte bancaire (crédit/débit), ou même envoyer un paiement en cryptomonnaie via Coinbase.

Vous pouvez facilement ajouter une nouvelle méthode de paiement sur Deel. Tout ce que vous avez à faire, c’est sélectionner l’option de paiement que vous souhaitez ajouter, saisir les informations demandées dans la fenêtre suivante, et enregistrer le mode de paiement pour l’utiliser ultérieurement.

À lire également : Comment payer vos travailleurs à distance dans plusieurs pays.

Vous avez encore des questions, notamment sur la fiscalité internationale ? Retrouvez ci-dessous plus d’informations sur le traitement de la paie.

Facilitez la gestion de la paie avec Deel, la solution de paie globale la plus simple

Payer votre équipe internationale ne devrait pas être un frein à l’embauche à l’échelle mondiale. Trouver la meilleure méthode de paiement ou gérer les différentes devises et frais bancaires peut vite devenir un casse-tête lorsqu’on le fait seul. C’est pourquoi la meilleure solution pour la plupart des entreprises est de s’appuyer sur un service comme Deel.

Avec Deel, payer votre équipe devient simple :

• Payez l’ensemble de votre équipe en un clic ;

• Effectuez les paiements dans la devise locale de vos travailleurs, via leur méthode de paiement préférée ;

• Offrez à vos collaborateurs une Deel Card, leur permettant de recevoir et d’utiliser leurs fonds sans avoir à les transférer sur leur compte bancaire ;

• Accédez à des options de paiement locales supplémentaires pour simplifier le processus de paie internationale.

Pour en savoir plus sur la solution de paie mondiale de Deel, réservez dès maintenant une démo produit de 30 minutes avec un expert.