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7 min

Qu’est-ce qu’un audit de paie ?

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

30 décembre, 2024

Dernière mise à jour

21 janvier, 2025

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Sommaire

Pourquoi réaliser un audit de paie ?

Les étapes à suivre pour réussir un audit de paie

Rôle des audits internes et externes pour la paie

Quelles sont les conséquences juridiques des erreurs en paie ?

Législation française pour la paie et les audits de paie

Gagnez du temps et de l’argent grâce à l’expertise de Deel en gestion de la paie

Ce qu’il faut retenir
  • Un audit de paie garantit la conformité légale et identifie les erreurs tout en prévenant les risques financiers et juridiques pour votre entreprise, que vous soyez implanté en France ou à l’international.
  • Ce document stratégique optimise la gestion de la paie en améliorant la précision, l’efficacité et en sécurisant les processus grâce à des analyses approfondies.
  • Les solutions technologiques modernes de gestion de la paie, comme Deel, simplifient et automatisent les audits, tout en renforçant la transparence et la conformité.

Un audit de paie est une revue approfondie du système et des dossiers de paie d’une entreprise. L’objectif est de vérifier que les employés sont rémunérés correctement et que l’entreprise respecte les lois et réglementations en vigueur en matière de gestion de la paie. Un audit de paie complet examine divers éléments tels que les déclarations de charges fiscales, la classification des salariés, les calculs des heures supplémentaires, la gestion des avantages sociaux et d’autres pratiques de paie.

Que vous gériez une multinationale ou une PME, votre équipe RH doit planifier un audit de paie régulier dans un calendrier défini. Nos experts Deel en gestion de la paie vous disent tout sur ce sujet majeur de conformité RH.

Pourquoi réaliser un audit de paie ?

Un audit de paie garantit que l’entreprise respecte les bonnes pratiques et les exigences légales en vigueur en matière de gestion de la paie. Il aide à identifier des axes d’amélioration pour accroître l’efficacité et réduire les risques d’erreurs. Cet audit protège également contre la non-conformité dans la gestion des dossiers, les déclarations fiscales, les taux de rémunération et les bulletins de paie.

Lors d’un audit de conformité, l’auditeur examine divers documents : contrats de travail, déclarations fiscales, déclaration sociale nominative (DSN), et autres pièces relatives à la paie. Les objectifs de l’audit ? Repérer les éventuelles incohérences ou problèmes. Que vous choisissiez un audit externe mené par un expert-comptable ou un audit interne réalisé par vos gestionnaires de paie, la réalisation d’un audit apporte de précieuses informations.

Les avantages d’un audit de paie

Un audit de paie efficace offre de nombreux bénéfices à l’entreprise, parmi lesquels :

  • Garantir la conformité aux réglementations légales et sectorielles.
  • Repérer d’éventuelles erreurs ou incohérences dans les calculs de paie.
  • Réduire le risque de redressement et les sanctions financières.
  • Améliorer la précision et l’efficacité des processus de paie.
  • Détecter les zones de sur ou sous-dépense, pour fournir des informations stratégiques.
  • Identifier des opportunités d’amélioration de vos process de gestion de la paie.
  • Permettre aux salariés d’exprimer leurs préoccupations en matière de paie.

En somme, un audit de paie offre une vision globale des forces et faiblesses des systèmes de rémunération en place, tout en apportant des préconisations pour les améliorer. Voici une analyse détaillée de ces bénéfices :

Garantir la conformité aux exigences légales

Un audit de conformité de la paie vérifie que les pratiques de paie sont conformes aux lois applicables, notamment celles relatives au droit social, aux heures supplémentaires, à la gestion des avantages sociaux, et à l’application des conventions collectives, comme celle de la métallurgie. Ce contrôle est essentiel pour éviter les cas de contrôle ou les redressements.

Déceler les erreurs de calcul

L’audit de paie examine les détails des bulletins de salaire et du paramétrage des systèmes de paie afin de corriger d’éventuelles erreurs dans les calculs de salaire et des cotisations sociales.

Réduire les risques financiers et juridiques

Un audit précis permet de détecter et de corriger les erreurs, limitant ainsi les risques de poursuites, de pénalités ou de redressement URSSAF si vous êtes implanté en France. Cela contribue également à renforcer la fiabilité et la transparence du service paie vis-à-vis des parties prenantes.

Optimiser les processus internes

En identifiant des faiblesses dans le processus de paie, comme une mise à jour insuffisante ou une mauvaise allocation des heures supplémentaires, l’audit permet d’introduire des solutions innovantes, comme le déploiement d’un nouveau logiciel de paie performant ou l’automatisation de certaines tâches.

Identifier les excès ou sous-dépenses

Un état des lieux des dépenses salariales met en lumière les éventuels excès budgétaires ou des sous-dépenses, pouvant indiquer un sous-effectif ou une mauvaise allocation des ressources au sein d’un secteur d’activité. Vous pouvez ensuite transmettre ces informations aux responsables financiers et contribuer à une meilleure allocation des ressources financières.

Favoriser l’amélioration continue

Un rapport d’audit bien structuré peut inclure des préconisations pour la mise en œuvre de nouvelles politiques, comme des accords d’entreprise, ou renforcer la formation professionnelle des responsables de la paie.

Prendre en compte les feedbacks des salariés

L’audit constitue une occasion de recueillir les observations des employés concernant leurs congés payés, l’exactitude de leurs bulletins ou tout autre aspect. Ce feedback constructif améliore leur satisfaction et fidélisation.

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Les défis fréquemment rencontrés lors des audits de paie

Même si l’audit est une démarche indispensable, certains obstacles peuvent freiner son efficacité.

  • Données incohérentes ou incomplètes. Des fichiers obsolètes, comme des heures supplémentaires non enregistrées ou des informations caduques, compliquent l’analyse. La mise à jour régulière des dossiers limite ces problèmes.
  • Mauvaise classification des employés. Une classification erronée entre travailleurs indépendants et salariés peut entraîner des erreurs de déclarations fiscales.
  • Technologies dépassées. Un logiciel SIRH vieillissant ou des outils archaïques peuvent engendrer des erreurs coûteuses. Opter pour des technologies modernes aide à automatiser et fiabiliser les contrôles.

Comment la technologie simplifie les audits de paie ?

Les avancées technologiques ont grandement simplifié la gestion de la paie, rendant les audits plus efficaces et fiables :

  • Systèmes automatisés : ces outils réduisent les calculs manuels et intègrent des fonctions comme la gestion des charges sociales, des charges patronales et des rapports en temps réel.
  • Solutions cloud (en ligne) : elles offrent une flexibilité accrue, permettant un accès aux données dématérialisé et sécurisé.
  • Intelligence artificielle : un outil basé sur l’IA peut analyser d’importants volumes de données pour détecter des anomalies comme des fraudes ou des écarts inhabituels dans les heures supplémentaires.

L’exploitation de ces règles et de ces outils améliore considérablement la conformité, tout en permettant de sécuriser les enjeux financiers et humains au sein de l’organisation.

Les étapes à suivre pour réussir un audit de paie

Plusieurs étapes sont nécessaires pour effectuer un audit de paie et garantir que le système de rémunération d’une entreprise est précis, fiable, et conforme aux lois et réglementations applicables. Nos experts en gestion de la paie mondiale vous donnent la checklist idéale pour réussir votre audit de paie.

Revue des processus et politiques de paie

Une étape essentielle dans la réalisation d’un audit de paie est l’analyse des processus et procédures encadrant les activités de paie. Cela inclut l’examen des politiques qui déterminent les taux de rémunération, le calcul des heures normales, des heures supplémentaires et la gestion des avantages sociaux.

Cette revue vise à identifier les éventuelles erreurs de paie, anomalies ou incohérences pouvant générer des imprécisions ou une non-conformité avec les obligations légales ou les directives spécifiques d’une convention collective. En identifiant ces écarts en amont, des actions correctives peuvent être mises en place.

Analyse des documents de paie

Lors de l’examen des documents, un auditeur passe en revue les bulletins de salaire, fiches de présence, relevés bancaires, déclarations de cotisations sociales, ainsi que les DSN pour vérifier que chaque information est exacte et à jour. Les formulaires fiscaux et paiements liés aux charges sociales sont également comparés au nombre total de salariés actifs afin d’assurer une gestion conforme et éviter le travail dissimulé.

Cette inspection minutieuse des données permet de repérer les incohérences et de proposer des recommandations pour garantir que les employés sont rémunérés conformément aux obligations légales.

Vérification des données d’emploi et des paiements

La vérification des données relatives à l’emploi et aux paiements implique de confirmer le nom du salarié, son numéro de sécurité sociale et son statut professionnel (freelance ou salarié). Sans oublier d’autres détails tels que l’éligibilité à la rémunération des heures supplémentaires, le montant correct des retenues fiscales et l’impôt sur le revenu.

L’auditeur contrôle aussi que tous les paiements, y compris les salaires, primes ou bonus, sont correctement calculés et autorisés. Cette étape est cruciale pour détecter d’éventuelles fraudes, paiements injustifiés ou autres irrégularités, tout en proposant des mesures préventives pour éviter leur réapparition.

Identification des erreurs et écarts comptables

À cette étape, les rapports d’audit sont comparés aux écritures comptables pour détecter des erreurs fréquentes telles que des taux de rémunération incorrects, des calculs inadaptés d’heures supplémentaires ou des déductions de charges sociales mal appliquées. Une identification proactive de ces erreurs de paie aide à réduire les conséquences juridiques et financières pour l’entreprise.

Préconisations pour l’amélioration

Ces étapes aboutissent à des préconisations pour optimiser les audits futurs et améliorer la gestion de la paie. Les recommandations peuvent inclure :

  • L’amélioration des politiques et pratiques dans le service paie.
  • La mise en œuvre de nouvelles technologies, comme un logiciel de paie récent ou un SIRH plus performant.
  • La formation des gestionnaires de paie pour mieux fiabiliser les contrôles.

En résolvant les cas de non-conformité et en modernisant les pratiques de paie, les entreprises peuvent augmenter la précision de leurs processus, minimiser les erreurs et éviter les risques de redressement URSSAF.

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Rôle des audits internes et externes pour la paie

Les audits de paie peuvent être réalisés en interne ou en externe, chaque méthode présentant ses avantages spécifiques, que voici.

Audits internes de la paie

Les audits internes sont menés directement par l’équipe des ressources humaines ou le service paie de l’entreprise. Ces audits sont généralement moins coûteux et peuvent être planifiés plus fréquemment. Ils permettent d’offrir une première mise en place d’un contrôle régulier. Toutefois, ils présentent le risque de manquer d’objectivité en raison de l’implication directe des équipes internes.

Audits externes de la paie

Les audits externes sont réalisés par des professionnels indépendants, comme des experts-comptables certifiés. Ces audits apportent une analyse plus approfondie et impartiale, car ils sont effectués avec un regard extérieur. Cependant, ils peuvent être plus coûteux pour l’entreprise. Ce type d’audit s’avère particulièrement utile dans des cas de contrôle par l’URSSAF, ou pour renforcer la conformité à des obligations complexes, telles que les charges sociales ou les accords d’une convention collective.

Quelles sont les conséquences juridiques des erreurs en paie ?

Les erreurs dans la gestion de la paie peuvent entraîner des conséquences juridiques sérieuses. Voici les principales.

  • Infractions liées aux heures travaillées et salaires. Ne pas rémunérer correctement les heures supplémentaires ou ne pas respecter le salaire minimum en France peut exposer l’entreprise à des poursuites judiciaires.
  • Non-conformité fiscale. Des erreurs dans les déclarations fiscales ou les cotisations sociales peuvent entraîner des sanctions financières ou des contrôles URSSAF coûteux.
  • Rupture de contrat. Des erreurs dans le calcul des salaires peuvent violer les contrats de travail des employés et conduire à des litiges juridiques.

Un audit de paie aide les entreprises à garder une longueur d’avance sur ces questions en garantissant la conformité de la paie avec les lois et les réglementations locales en vigueur.

Législation française pour la paie et les audits de paie

Les entreprises opérant en France doivent rigoureusement respecter les articles L3243-1 à L3243-5 du Code du travail, qui régissent l’émission des bulletins de paie. En cas de non-conformité, elles s’exposent à des sanctions administratives ou, dans les cas les plus graves, à des contentieux devant les prud’hommes.

Depuis le 1er janvier 2017, la simplification des bulletins de salaire est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés. Cependant, la législation actuelle impose toujours des mentions spécifiques à intégrer, comme :

  • Le nom, l’adresse et le code APE de l’employeur.
  • Les informations du salarié : coordonnées, emploi, durée de travail rémunérée et conventions collectives applicables.
  • Les montants liés : salaire brut, cotisations sociales, congés payés, indemnités et salaire net.

De plus, l’article R3243-1 oblige les employeurs à inclure toutes les informations nécessaires pour garantir la transparence et la légalité des pratiques de paie. Les services RH et gestionnaires de paie doivent donc s’assurer, lors de la mise en œuvre des processus, qu’aucune donnée obligatoire ne manque.

Audit de conformité : prévenir et fiabiliser vos processus

Pour éviter des risques juridiques ou des redressements URSSAF, il est essentiel de procéder à un audit de conformité de la paie. Cette démarche permet :

  • De détecter d’éventuelles erreurs sur les bulletins de salaire.
  • De vérifier la conformité des paramètres des contrats de travail et des déclarations à l’URSSAF.
  • D’appliquer des corrections immédiates en cas de non-conformité et de mettre en place des mesures pour sécuriser le processus de paie.

Un audit de paie vous protège également de litiges chronophages et coûteux. En plus des vérifications techniques, il tient compte des jurisprudences récentes. Par exemple, la loi Travail du 8 août 2016 permet désormais la remise des bulletins sous forme électronique, sauf opposition explicite du salarié.

Gagnez du temps et de l’argent grâce à l’expertise de Deel en gestion de la paie

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